De nombreuses entreprises, y compris les start-up, envisagent de transférer leurs bureaux pour accompagner leur développement ou revoir leurs coûts. Cependant, un déménagement de bureau entraîne de nombreuses démarches et dépenses qui diffèrent d’un déménagement résidentiel. Dans cet article, nous expliquons clairement les points de vigilance lors d’un transfert de bureau et les étapes de conclusion d’un bail.
À quoi faut-il faire attention lors d’un transfert de bureau ?
Pour réussir un transfert de bureau, il est important d’identifier à l’avance les points de vigilance. Voici les principaux éléments à retenir.
Veiller à ne rien oublier dans les démarches
Le transfert d’un bureau modifie le siège principal de l’entreprise, ce qui impose des déclarations auprès du bureau des affaires juridiques, du bureau de la sécurité sociale et de l’administration fiscale. En outre, veillez à ne pas oublier les démarches suivantes.
- Déclaration de changement d’adresse auprès de la poste
- Information des partenaires commerciaux du changement d’adresse
- Démarches pour l’électricité, le gaz, l’eau et le téléphone
- Réservation anticipée de l’entreprise de déménagement
- Demande d’intervention auprès de l’entreprise de rénovation du nouveau bureau
Établir un calendrier de transfert de manière planifiée
Il n’est pas rare qu’un transfert de bureau prenne environ six mois entre la décision et l’achèvement. Comme le préavis de résiliation est souvent fixé à plus de six mois à l’avance, il convient d’établir un calendrier avec une marge suffisante. Il est également important de se coordonner avec les employés et d’ajuster les dates afin de ne pas perturber l’activité.
Quelles sont les étapes pour conclure un bail de bureau ?
La conclusion d’un bail progresse par étapes, de la collecte d’informations jusqu’à l’emménagement. Examinons chaque étape dans l’ordre.
Étape 1 : Recueillir des informations
Avant de rechercher un bien, il convient de vérifier les informations suivantes.
- Type de contrat : comprendre la différence entre un bail ordinaire et un bail à durée déterminée
- Franchise de loyer : vérifier s’il existe une période d’exonération de loyer d’environ 1 à 3 mois
- Méthode de calcul du loyer : dans de nombreux cas, le calcul se fait sur la surface brute (surface incluant les parties communes)
- Qualité de la gestion de l’immeuble : vérifier l’état de propreté et le dispositif de réponse en cas de sinistre
Étape 2 : Élaborer un plan de financement
Les coûts liés à un transfert de bureau sont variés. Les principaux postes de dépense et leurs fourchettes sont les suivants.
| Poste de dépense | Fourchette |
|---|---|
| Dépôt de garantie et caution | De 6 à 12 mois de loyer mensuel |
| Coût des travaux d’aménagement intérieur | De 100 000 à 200 000 yens par tsubo |
| Travaux de remise en état (petite à moyenne échelle) | De 20 000 à 50 000 yens par tsubo |
| Travaux de remise en état (grande échelle) | De 50 000 à 100 000 yens par tsubo |
| Frais de déménagement | De 20 000 à 50 000 yens par employé |
| Élimination des objets inutiles (camion de 2 tonnes) | 70 000 à 80 000 yens |
Étape 3 : Choisir le bien
Lors du choix d’un bien, il convient d’accorder une attention particulière à trois points : l’emplacement, le potentiel futur et l’état du bien. Il existe différents formats, comme les bureaux mensuels ou les espaces de coworking, d’où l’importance de choisir un bien adapté à la taille de l’activité et à ses perspectives de croissance.
Étape 4 : Conclure le bail
Une fois le bien sélectionné, le contrat est conclu après négociation des conditions avec le bailleur. Signer le contrat après avoir bien compris la notice explicative des points importants est essentiel pour prévenir les litiges. Le contrat précise notamment le loyer, la surface louée et la date de remise des locaux.
Étape 5 : Emménager
Une fois le règlement des différents frais et la remise des clés terminés, l’emménagement dans les nouveaux bureaux peut avoir lieu.
Questions fréquentes (FAQ)
Q. Jusqu’à quand faut-il donner le préavis de résiliation pour un transfert de bureau ?
En règle générale, le préavis de résiliation doit être donné six mois à l’avance. Veillez à vérifier impérativement les dispositions du contrat.
Q. Qu’est-ce que la période de franchise de loyer ?
Il s’agit de la période pendant laquelle le loyer est exonéré après l’emménagement. En tenant compte de la période de déménagement, elle est souvent fixée à environ 1 à 3 mois.
Q. Quelle est la différence entre un bail ordinaire et un bail à durée déterminée ?
Alors qu’un bail ordinaire ne peut pas être interrompu sans l’accord du locataire, un bail à durée déterminée implique la conclusion d’un nouveau contrat à l’échéance. Une révision du loyer peut intervenir au moment du renouvellement.
