包括初创企业在内，因业务扩张或成本重估而考虑办公室搬迁的企业并不少见。然而，办公室搬迁会产生许多不同于住宅搬家的手续和费用。本文将通俗易懂地解读办公室搬迁时的注意事项以及签订租赁合同的步骤。
办公室搬迁时需要注意什么？
要想顺利完成办公室搬迁，提前掌握注意事项非常重要。下面将说明主要要点。
避免遗漏各项手续
办公室搬迁后，公司注册地址会发生变化，因此需要向法务局、社会保险事务所和税务署提交申报。此外，以下手续也不要忘记办理。
- 向邮局提交迁居申报
- 通知交易伙伴地址变更
- 办理电、燃气、水和电话手续
- 尽早安排搬家公司
- 委托新办公室装修公司施工
有计划地制定搬迁时间表
从决定搬迁到完成搬迁，办公室搬迁花费半年左右的情况并不少见。由于解约预告通常会设定在六个月以上之前，因此应当制定留有余地的时间表。为避免影响业务运营，与员工协同并调整日程十分重要。
签订办公室租赁合同的步骤是什么？
租赁合同的签订会从信息收集到入驻分阶段推进。下面按顺序来看各个步骤。
步骤1：收集信息
在寻找房源之前，请先确认以下信息。
- 合同形式：了解普通租赁合同与定期租赁合同的区别
- 免租期：确认是否有约1至3个月的租金减免期
- 租金计算方式：多数情况下按建筑面积（包含共用部分的面积）计算
- 楼宇管理质量：确认清洁状况及灾害发生时的应对机制
步骤2：制定资金计划
办公室搬迁涉及的费用种类很多。主要费用项目及参考区间如下。
| 费用项目 | 参考区间 |
|---|---|
| 押金/保证金 | 相当于月租金的6至12个月 |
| 室内装修费 | 每坪10万至20万日元 |
| 恢复原状工程（小至中规模） | 每坪2万至5万日元 |
| 恢复原状工程（大规模） | 每坪5万至10万日元 |
| 搬迁费用 | 每名员工2万至5万日元 |
| 废弃物处理（2吨车） | 7万至8万日元 |
步骤3：选择房源
选择房源时，应重点关注区位条件、未来发展性和房源状态这三点。由于月租办公室、共享办公室等类型多样，因此选择符合企业规模和成长预期的房源非常重要。
步骤4：签订租赁合同
房源确定后，在与出租方协调条件后进入签约流程。在充分理解重要事项说明的基础上签约，是防止纠纷的关键。合同中会明确记载租金、承租面积、交付时间等内容。
步骤5：入驻
在各项费用支付完毕并完成钥匙交接后，即可入驻新办公室。
常见问题（FAQ）
Q. 办公室搬迁的解约预告最迟需要在什么时候提出？
通常需要在六个月前提出解约预告。请务必确认合同中的记载内容。
Q. 什么是免租期？
指入驻后租金被免除的一段期间。考虑到搬迁周期，通常会设置约1至3个月。
Q. 普通租赁合同和定期租赁合同有什么区别？
普通租赁合同在未取得承租人同意的情况下不能终止，而定期租赁合同则是在期满后重新签订新合同的形式。续约时存在调整租金的可能性。
