Pour les startups et les entreprises de la nouvelle économie, le choix des bureaux est une décision majeure qui peut faire ou défaire l'activité. Choisir un bureau adapté à la taille de l'entreprise et à ses perspectives permet de concilier maîtrise des coûts et croissance. Cet article présente les types de bureaux, les points clés du choix et les ordres de grandeur des prix.
Quels types de bureaux une startup peut-elle choisir ?
Les startups disposent de plusieurs options de bureaux. Comprenez les caractéristiques de chacune pour choisir la formule la plus adaptée.
Bureau en location classique
La location de bureaux est la formule la plus courante : on loue par contrat un espace au sein d'un immeuble de bureaux. On peut aménager librement un espace dédié à son entreprise et inspirer confiance aux partenaires, mais le dépôt de garantie peut atteindre 12 mois de loyer, d'où des frais de démarrage élevés.
Espaces partagés et coworking
Il s'agit de partager l'espace de travail avec d'autres entreprises. Les frais initiaux et mensuels sont fortement réduits. Cela favorise les échanges entre sociétés mais, en l'absence de bureau privatif, la sécurité et la concentration peuvent poser problème.
Bureau virtuel
Service qui ne fournit que le droit d'utiliser une adresse et un numéro de téléphone. C'est l'option la plus économique lorsqu'on n'a pas besoin d'espace physique. L'immatriculation de la société y est possible, mais cette formule ne convient pas pour recevoir des clients ou pour des activités présentielles.
Bureau locatif (rental office)
Location d'un bureau privatif à l'heure ou au mois. Bureau et environnement de communication étant déjà en place, on peut commencer à travailler immédiatement. La liberté d'aménagement est limitée, mais les contrats courts sont possibles, offrant une grande flexibilité.
Quels points considérer lorsqu'une startup choisit son bureau ?
Choisissez votre bureau en évaluant globalement les points suivants.
Surface et durée de contrat alignées sur le plan d'affaires
Anticipez votre plan de recrutement et prévoyez une surface adaptée à l'effectif dans 1 à 2 ans. Pour les startups en phase de croissance, les contrats courts ou les bureaux extensibles sont adaptés.
Emplacement et accessibilité
Choisissez l'emplacement en tenant compte de la facilité de transport pour les salariés et de l'accessibilité pour les clients. Le centre-ville est avantageux pour la crédibilité, mais les loyers y sont plus élevés.
Équilibre des coûts
Un repère courant est de limiter les coûts liés au bureau à 10-15 % du chiffre d'affaires. Évaluez non seulement le loyer, mais aussi l'électricité, les communications et les charges communes pour juger du coût total.
Sécurité et environnement de communication
Pour les startups IT, une connexion Internet haut débit et la sécurité sont des conditions indispensables. Vérifiez aussi la présence de contrôle d'accès et de caméras de surveillance.
Quels sont les loyers de bureau par zone ?
Connaissez le marché des loyers dans les principales zones.
| Zone | Loyer (par tsubo / mois) |
|---|---|
| Tokyo · Marunouchi/Otemachi | 30 000 à 50 000 yens |
| Tokyo · Shibuya/Ebisu | 20 000 à 40 000 yens |
| Tokyo · Shinjuku/Ikebukuro | 15 000 à 30 000 yens |
| Tokyo · Gotanda/Meguro | 15 000 à 25 000 yens |
| Osaka · Umeda/Honmachi | 10 000 à 20 000 yens |
Les zones prisées des startups sont autour de Shibuya, Gotanda et Akihabara : les zones où se concentrent les entreprises IT sont aussi avantageuses pour le recrutement. Il peut être utile de consulter un spécialiste de la gestion immobilière.
Quels points importants vérifier lors de la signature du bail de bureau ?
- Préavis de résiliation : généralement, un préavis de 3 à 6 mois est requis
- Obligation de remise en état : vérifiez à l'avance les règles de remise en état à la sortie
- Conditions de restitution du dépôt de garantie : clarifiez le taux d'amortissement et le délai de restitution
- Interdictions : vérifiez les restrictions sur l'enseigne et l'aménagement intérieur
Questions fréquentes (FAQ)
Quel budget consacrer au bureau d'une startup ?
En général, 10 à 15 % du chiffre d'affaires est un repère. En phase initiale, il est recommandé de viser 5 à 10 % puis de monter en gamme progressivement à mesure que le chiffre d'affaires croît.
Peut-on cumuler domicile et bureau ?
L'immatriculation de la société à domicile est possible, mais en cas de logement loué, il peut y avoir des restrictions contractuelles. Une formule hybride consiste à immatriculer la société dans un bureau virtuel tout en travaillant à domicile.
Combien coûte un déménagement de bureau ?
Le coût varie selon la taille, mais pour un bureau d'une dizaine de personnes, comptez 2 à 5 millions de yens. Prévoyez aussi la période de double loyer entre l'ancien et le nouveau bureau.
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