Nicht wenige Unternehmen, darunter auch Start-ups, ziehen einen Büroumzug in Betracht, wenn das Geschäft wächst oder Kosten überprüft werden sollen. Allerdings fallen bei einem Büroumzug viele Verfahren und Kosten an, die sich von einem privaten Umzug unterscheiden. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Punkte beim Büroumzug und die Schritte zum Abschluss eines Mietvertrags verständlich.
Worauf ist bei einem Büroumzug zu achten?
Damit ein Büroumzug gelingt, ist es wichtig, die relevanten Punkte im Vorfeld zu kennen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Aspekte.
Darauf achten, dass keine Formalitäten übersehen werden
Wenn ein Büro verlegt wird, ändert sich der Hauptsitz des Unternehmens. Daher sind Meldungen beim Rechtsamt, bei der Sozialversicherung und beim Finanzamt erforderlich. Vergessen Sie außerdem die folgenden Schritte nicht.
- Ummeldung bei der Post
- Mitteilung der Adressänderung an Geschäftspartner
- Abwicklung für Strom, Gas, Wasser und Telefon
- Frühzeitige Beauftragung eines Umzugsunternehmens
- Beauftragung eines Innenausbauunternehmens für das neue Büro
Den Umzugszeitplan planvoll erstellen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Büroumzug vom Beschluss bis zum Abschluss etwa ein halbes Jahr dauert. Da die Kündigungsankündigung häufig mehr als sechs Monate im Voraus festgelegt ist, sollten Sie einen Zeitplan mit ausreichend Puffer erstellen. Wichtig ist, Termine mit den Mitarbeitenden abzustimmen, damit der Geschäftsbetrieb nicht beeinträchtigt wird.
Welche Schritte gehören zum Abschluss eines Büromietvertrags?
Der Abschluss eines Mietvertrags erfolgt schrittweise von der Informationssammlung bis zum Einzug. Sehen wir uns die einzelnen Schritte der Reihe nach an.
Schritt 1: Informationen sammeln
Bevor Sie mit der Immobiliensuche beginnen, sollten Sie die folgenden Informationen prüfen.
- Vertragsform：Den Unterschied zwischen einem regulären Mietvertrag und einem befristeten Mietvertrag verstehen
- Freimiete：Prüfen, ob es einen mietfreien Zeitraum von etwa 1 bis 3 Monaten gibt
- Berechnung der Miete：Oft wird auf Basis der Bruttofläche gerechnet (einschließlich Gemeinschaftsflächen)
- Qualität des Gebäudemanagements：Reinigungszustand und Notfallmaßnahmen prüfen
Schritt 2: Finanzplanung erstellen
Die Kosten für einen Büroumzug sind vielfältig. Die wichtigsten Kostenpositionen und Richtwerte sind wie folgt.
| Kostenpunkt | Richtwert |
|---|---|
| Kaution/Sicherheitsleistung | 6 bis 12 Monatsmieten |
| Innenausbaukosten | 100.000 bis 200.000 Yen pro Tsubo |
| Rückbaukosten (klein bis mittel) | 20.000 bis 50.000 Yen pro Tsubo |
| Rückbaukosten (groß) | 50.000 bis 100.000 Yen pro Tsubo |
| Umzugskosten | 20.000 bis 50.000 Yen pro Mitarbeitendem |
| Entsorgung nicht benötigter Gegenstände (2-Tonnen-Lkw) | 70.000 bis 80.000 Yen |
Schritt 3: Immobilie auswählen
Bei der Auswahl einer Immobilie sollten Sie drei Punkte besonders berücksichtigen: Lage, Zukunftsfähigkeit und Zustand der Immobilie. Da es verschiedene Optionen wie Monthly Offices und Shared Offices gibt, ist es wichtig, eine Immobilie zu wählen, die zur Unternehmensgröße und zu den Wachstumsaussichten passt.
Schritt 4: Mietvertrag abschließen
Sobald die Immobilie feststeht, geht es nach der Abstimmung der Bedingungen mit dem Vermieter in den Vertragsschluss. Entscheidend zur Vermeidung von Problemen ist, den Vertrag erst nach einem gründlichen Verständnis der wichtigen Hinweise abzuschließen. Im Vertrag werden unter anderem Miete, Mietfläche und Übergabetermin festgehalten.
Schritt 5: Einzug
Nachdem die verschiedenen Kosten bezahlt und die Schlüssel übergeben wurden, erfolgt der Einzug in das neue Büro.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F. Bis wann muss die Kündigung eines Büros angekündigt werden?
In der Regel muss die Kündigung sechs Monate im Voraus angekündigt werden. Prüfen Sie unbedingt die Angaben im Vertrag.
F. Was ist eine Freimietzeit?
Damit ist der Zeitraum gemeint, in dem nach dem Einzug keine Miete anfällt. Unter Berücksichtigung der Umzugsphase wird häufig ein Zeitraum von etwa 1 bis 3 Monaten vorgesehen.
F. Worin liegt der Unterschied zwischen einem regulären Mietvertrag und einem befristeten Mietvertrag?
Ein regulärer Mietvertrag kann ohne Zustimmung des Mieters nicht einfach beendet werden, während ein befristeter Mietvertrag mit Ablauf der Laufzeit endet und neu abgeschlossen wird. Bei der Verlängerung kann eine Mietanpassung erfolgen.
