ベンチャー企業をはじめ、事業拡大やコスト見直しでオフィス移転を検討する企業は少なくありません。しかし、オフィス移転には住居の引越しとは異なる多くの手続きや費用が発生します。この記事では、オフィス移転時の注意点と賃貸借契約締結のステップをわかりやすく解説します。
オフィス移転で注意すべきことは何か？
オフィス移転を成功させるためには、事前に注意点を把握しておくことが重要です。主なポイントを解説します。
手続きに漏れがないようにする
オフィスを移転すると会社の本拠地が変更になるため、法務局・社会保険事務所・税務署への届出が必要です。さらに、以下の手続きも忘れないようにしましょう。
- 郵便局への転居届
- 取引先への住所変更連絡
- 電気・ガス・水道・電話の手続き
- 引越し業者の早期手配
- 新オフィスのリフォーム業者への依頼
移転スケジュールを計画的に立てる
オフィス移転は決定から完了まで半年ほどかかるケースも珍しくありません。解約予告は半年以上前に設定されていることが多いため、余裕のあるスケジュールを立てましょう。業務に支障が出ないよう社員と連携し、日程を調整することが大切です。
オフィスの賃貸借契約を締結するステップとは？
賃貸借契約の締結は、情報収集から入居まで段階的に進みます。各ステップを順番に見ていきましょう。
ステップ1：情報を集める
物件探しの前に、以下の情報を確認しておきましょう。
- 契約形態：普通借家契約と定期借家契約の違いを理解する
- フリーレント：1〜3ヶ月程度の賃料免除期間があるか確認
- 賃料の算出方法：グロス面積（共有部分を含む面積）で計算されることが多い
- ビル管理のクオリティ：清掃状況や災害時の対応体制を確認
ステップ2：資金計画を立てる
オフィス移転にかかる費用は多岐にわたります。主な費用項目と相場は以下のとおりです。
| 費用項目 | 相場 |
|---|---|
| 敷金・保証金 | 月額賃料の6〜12ヶ月分 |
| 内装工事費 | 1坪あたり10〜20万円 |
| 原状回復工事（小〜中規模） | 1坪あたり2〜5万円 |
| 原状回復工事（大規模） | 1坪あたり5〜10万円 |
| 引越し費用 | 社員1人あたり2〜5万円 |
| 不用品廃棄（2トン車） | 7〜8万円 |
ステップ3：物件を選ぶ
物件選びでは、立地条件・将来性・物件の状態の3つを重視しましょう。マンスリーオフィスやシェアオフィスなど多様な種類があるため、事業規模や成長見込みに合った物件を選ぶことが重要です。
ステップ4：賃貸借契約を締結する
物件が決まったら、貸主との条件調整を経て契約に進みます。重要事項説明を十分に理解した上で契約することがトラブル防止のカギです。契約書には賃料、賃貸対象面積、引渡し時期などが明記されます。
ステップ5：入居
諸費用の支払いと鍵の受け渡しが完了したら、新オフィスへの入居となります。
よくある質問（FAQ）
Q. オフィス移転の解約予告はいつまでに必要？
一般的に6ヶ月前までに解約予告が必要です。契約書の記載を必ず確認してください。
Q. フリーレント期間とは？
入居後に賃料が免除される期間のことです。引越し期間を考慮し、1〜3ヶ月程度設けられるケースが多いです。
Q. 普通借家契約と定期借家契約の違いは？
普通借家契約はテナントの同意がないと打ち切りできない一方、定期借家契約は期間満了で新規契約を結び直す形態です。更新時に賃料改定の可能性があります。
