Não são poucas as empresas, incluindo startups, que consideram mudar de escritório devido à expansão dos negócios ou à revisão de custos. No entanto, a mudança de escritório envolve muitos procedimentos e custos diferentes de uma mudança residencial. Neste artigo, explicamos de forma clara os pontos de atenção na mudança de escritório e as etapas para celebrar um contrato de locação.
Quais são os pontos de atenção na mudança de escritório?
Para que a mudança de escritório seja bem-sucedida, é importante entender com antecedência os pontos de atenção. A seguir, explicamos os principais.
Evite falhas nos procedimentos
Ao mudar de escritório, a sede da empresa é alterada, por isso é necessário comunicar a mudança ao departamento de assuntos jurídicos, ao escritório de seguro social e à repartição fiscal. Além disso, não se esqueça dos seguintes procedimentos.
- Notificação de mudança de endereço aos Correios
- Comunicação de alteração de endereço aos parceiros comerciais
- Procedimentos de eletricidade, gás, água e telefone
- Contratação antecipada da empresa de mudança
- Solicitação à empresa de reforma do novo escritório
Elabore o cronograma da mudança de forma planejada
Não é raro que uma mudança de escritório leve cerca de seis meses desde a decisão até a conclusão. Como muitas vezes o aviso prévio de rescisão é definido com mais de seis meses de antecedência, elabore um cronograma com folga. É importante coordenar com os colaboradores e ajustar as datas para que não haja impacto nas operações.
Quais são as etapas para celebrar o contrato de locação de um escritório?
A celebração do contrato de locação avança em etapas, desde a coleta de informações até a ocupação. Vamos ver cada etapa em ordem.
Etapa 1: Reunir informações
Antes de procurar um imóvel, confira as informações abaixo.
- Forma de contrato: entender a diferença entre contrato de locação comum e contrato de locação por prazo determinado
- Carência de aluguel: verificar se há um período de isenção de aluguel de cerca de 1 a 3 meses
- Método de cálculo do aluguel: em muitos casos, o cálculo é feito com base na área bruta (área que inclui as partes comuns)
- Qualidade da gestão do edifício: verificar as condições de limpeza e a estrutura de resposta em caso de desastre
Etapa 2: Elaborar o planejamento financeiro
Os custos envolvidos na mudança de escritório abrangem muitos itens. Os principais itens de custo e a faixa de valores são os seguintes.
| Item de custo | Faixa de valor |
|---|---|
| Caução/depósito de garantia | 6 a 12 meses do aluguel mensal |
| Custo de obra interna | 100 mil a 200 mil ienes por tsubo |
| Obra de restauração ao estado original (pequena a média escala) | 20 mil a 50 mil ienes por tsubo |
| Obra de restauração ao estado original (grande escala) | 50 mil a 100 mil ienes por tsubo |
| Custo de mudança | 20 mil a 50 mil ienes por funcionário |
| Descarte de itens desnecessários (caminhão de 2 toneladas) | 70 mil a 80 mil ienes |
Etapa 3: Escolher o imóvel
Na escolha do imóvel, dê prioridade a localização, potencial futuro e estado do imóvel. Há diversos tipos, como escritórios mensais e escritórios compartilhados, por isso é importante escolher um imóvel adequado ao porte do negócio e à perspectiva de crescimento.
Etapa 4: Celebrar o contrato de locação
Depois de decidir o imóvel, o processo segue para o contrato após o ajuste de condições com o locador. Celebrar o contrato somente após compreender plenamente a explicação dos pontos importantes é a chave para evitar problemas. No contrato constam claramente itens como aluguel, área locada e data de entrega.
Etapa 5: Ocupação
Após a conclusão do pagamento das despesas e da entrega das chaves, a empresa poderá ocupar o novo escritório.
Perguntas frequentes (FAQ)
Q. Até quando é necessário apresentar o aviso prévio de rescisão para a mudança de escritório?
Em geral, é necessário apresentar o aviso prévio de rescisão até seis meses antes. Verifique sempre o que está previsto no contrato.
Q. O que é o período de carência de aluguel?
É o período em que o aluguel é isento após a ocupação. Considerando o período da mudança, é comum que sejam concedidos cerca de 1 a 3 meses.
Q. Qual é a diferença entre contrato de locação comum e contrato de locação por prazo determinado?
No contrato de locação comum, ele não pode ser encerrado sem o consentimento do locatário, enquanto o contrato de locação por prazo determinado é um formato em que um novo contrato é firmado ao término do prazo. Há possibilidade de revisão do aluguel na renovação.
