No son pocas las empresas, incluidas las startups, que consideran trasladar su oficina debido a la expansión del negocio o a la revisión de costos. Sin embargo, una mudanza de oficina implica muchos procedimientos y costos que difieren de los de una mudanza residencial. En este artículo, explicamos de forma clara los puntos de atención al trasladar una oficina y los pasos para celebrar un contrato de arrendamiento.
¿Qué debe tenerse en cuenta al trasladar una oficina?
Para que el traslado de una oficina sea exitoso, es importante conocer de antemano los puntos de atención. A continuación, explicamos los principales.
Asegurarse de no omitir ningún trámite
Al trasladar una oficina, cambia el domicilio principal de la empresa, por lo que es necesario notificarlo a la oficina de asuntos legales, la oficina de seguridad social y la oficina tributaria. Además, procure no olvidar los siguientes trámites.
- Notificación de cambio de domicilio a la oficina postal
- Aviso del cambio de dirección a socios comerciales
- Trámites de electricidad, gas, agua y teléfono
- Contratación temprana de la empresa de mudanzas
- Solicitud al contratista de remodelación de la nueva oficina
Planificar el calendario de traslado de forma organizada
No es raro que un traslado de oficina tarde alrededor de seis meses desde la decisión hasta la finalización. Como el aviso de rescisión suele establecerse con más de seis meses de antelación, conviene elaborar un calendario con suficiente margen. También es importante coordinarse con los empleados y ajustar las fechas para no afectar la operación del negocio.
¿Cuáles son los pasos para celebrar el contrato de arrendamiento de una oficina?
La celebración de un contrato de arrendamiento avanza por etapas, desde la recopilación de información hasta la ocupación. Veamos cada paso en orden.
Paso 1: Recopilar información
Antes de buscar una propiedad, conviene revisar la siguiente información.
- Tipo de contrato: comprender la diferencia entre un contrato de arrendamiento ordinario y un contrato de arrendamiento a plazo fijo
- Periodo de renta gratuita: confirmar si existe un periodo de exención de renta de entre 1 y 3 meses aproximadamente
- Método de cálculo de la renta: en muchos casos se calcula sobre el área bruta (superficie que incluye las zonas comunes)
- Calidad de la gestión del edificio: comprobar el estado de limpieza y el sistema de respuesta ante desastres
Paso 2: Elaborar un plan de financiación
Los costos asociados al traslado de una oficina abarcan muchas partidas. Los principales conceptos y referencias de precio son los siguientes.
| Concepto de costo | Referencia |
|---|---|
| Depósito y garantía | De 6 a 12 meses de la renta mensual |
| Costo de obra interior | De 100.000 a 200.000 yenes por tsubo |
| Obra de restitución al estado original (pequeña a mediana escala) | De 20.000 a 50.000 yenes por tsubo |
| Obra de restitución al estado original (gran escala) | De 50.000 a 100.000 yenes por tsubo |
| Costo de mudanza | De 20.000 a 50.000 yenes por empleado |
| Eliminación de artículos innecesarios (camión de 2 toneladas) | 70.000 a 80.000 yenes |
Paso 3: Elegir la propiedad
Al elegir una propiedad, conviene priorizar tres aspectos: la ubicación, el potencial futuro y el estado del inmueble. Existen diversos tipos, como oficinas mensuales y oficinas compartidas, por lo que es importante elegir una propiedad adecuada al tamaño del negocio y a sus perspectivas de crecimiento.
Paso 4: Celebrar el contrato de arrendamiento
Una vez decidida la propiedad, se avanza al contrato tras ajustar las condiciones con el arrendador. Celebrar el contrato comprendiendo plenamente la explicación de los asuntos importantes es clave para prevenir problemas. En el contrato se especifican la renta, la superficie arrendada y la fecha de entrega, entre otros puntos.
Paso 5: Ocupar la oficina
Una vez completado el pago de los diversos gastos y la entrega de llaves, se procede a ocupar la nueva oficina.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Q. ¿Hasta cuándo debe darse el aviso de rescisión para un traslado de oficina?
En general, el aviso de rescisión debe darse con seis meses de antelación. Asegúrese de revisar lo indicado en el contrato.
Q. ¿Qué es el periodo de renta gratuita?
Es el periodo durante el cual se exime del pago de la renta después de la ocupación. Considerando el periodo de mudanza, en muchos casos se establece en torno a 1 a 3 meses.
Q. ¿Cuál es la diferencia entre un contrato de arrendamiento ordinario y uno a plazo fijo?
Mientras que un contrato de arrendamiento ordinario no puede finalizarse sin el consentimiento del inquilino, un contrato de arrendamiento a plazo fijo implica volver a celebrar un nuevo contrato al vencimiento del plazo. Existe la posibilidad de una revisión de la renta al renovar.
