包括新創企業在內，因事業擴大或成本檢視而考慮辦公室搬遷的企業並不少見。然而，辦公室搬遷會產生許多不同於住宅搬家的手續與費用。本文將以淺顯易懂的方式說明辦公室搬遷時的注意事項，以及締結租賃契約的步驟。
辦公室搬遷需要注意什麼？
要讓辦公室搬遷順利完成，事先掌握注意事項非常重要。以下說明主要重點。
避免遺漏各項手續
辦公室搬遷後，公司的本店所在地會發生變更，因此需要向法務局、社會保險事務所及稅務署辦理申報。此外，以下手續也請勿遺漏。
- 向郵局提交遷居申請
- 通知往來客戶地址變更
- 辦理電力、瓦斯、自來水與電話手續
- 及早安排搬家公司
- 委託新辦公室裝修業者施工
有計畫地擬定搬遷時程
從決定搬遷到完成搬遷，辦公室搬遷花費約半年的情況並不少見。由於解約預告通常多半設定在六個月以前，因此應擬定留有餘裕的時程。為避免影響業務運作，與員工協調並調整日程十分重要。
締結辦公室租賃契約的步驟是什麼？
租賃契約的締結會從資訊蒐集到進駐，依序分階段推進。以下依序看看各個步驟。
步驟1：蒐集資訊
在尋找物件之前，請先確認以下資訊。
- 契約形式：了解一般借家契約與定期借家契約的差異
- 免租期：確認是否有約1至3個月的租金免除期間
- 租金計算方式：多數情況下以總面積（包含共用部分的面積）計算
- 大樓管理品質：確認清潔狀況及災害發生時的應變體制
步驟2：擬定資金計畫
辦公室搬遷涉及的費用項目相當廣泛。主要費用項目與行情如下。
| 費用項目 | 行情 |
|---|---|
| 押金・保證金 | 相當於月租金的6至12個月 |
| 室內裝修工程費 | 每坪10萬至20萬日圓 |
| 原狀回復工程（小至中規模） | 每坪2萬至5萬日圓 |
| 原狀回復工程（大規模） | 每坪5萬至10萬日圓 |
| 搬遷費用 | 每位員工2萬至5萬日圓 |
| 廢棄物清運（2噸車） | 7萬至8萬日圓 |
步驟3：選擇物件
選擇物件時，應重視地點條件、未來發展性與物件狀態這三點。由於月租辦公室、共享辦公室等類型多元，因此選擇符合事業規模與成長預期的物件非常重要。
步驟4：締結租賃契約
物件確定後，會在與房東協調條件後進入簽約程序。在充分理解重要事項說明的前提下再簽約，是避免糾紛的關鍵。契約書中會明確記載租金、承租面積、交付時間等內容。
步驟5：進駐
完成各項費用支付與鑰匙交接後，即可進駐新辦公室。
常見問題（FAQ）
Q. 辦公室搬遷的解約預告最晚需要在什麼時候提出？
一般而言，需要在六個月前提出解約預告。請務必確認契約書中的記載內容。
Q. 什麼是免租期？
指進駐後租金可被免除的一段期間。考量搬遷期間，通常會設定約1至3個月。
Q. 一般借家契約與定期借家契約有什麼差異？
一般借家契約在未取得租戶同意的情況下不得終止；另一方面，定期借家契約則是在期間屆滿後重新締結新契約的形式。續約時有可能調整租金。
