Le devoir de diligence en tant que gestionnaire prudent est le devoir d'un locataire d'utiliser et d'entretenir un bien locatif avec le soin requis par les normes socialement acceptées pendant que le locataire loue le bien. En gestion locative, ces termes ne servent pas simplement à déterminer que le dommage est à la charge du locataire, mais servent à expliquer la cause du dommage, quand il a été découvert, si une notification a été donnée et en quoi il diffère de l'usure normale.
Il est important que les sociétés de gestion et les propriétaires ne limitent pas le devoir de diligence d'un bon dirigeant au seul moment du déménagement. Ce n'est que lorsque nous disposons de photos prises lors de l'emménagement, d'explications données au moment du contrat, de l'historique des contacts pendant la location et des dossiers de réparation que nous sommes en mesure de fournir une explication convaincante au moment du déménagement.
Points clés de cet article
- Le devoir de diligence est le devoir d'utiliser le bien avec le soin que l'on attend normalement d'un locataire.
- L'existence d'une violation sera déterminée en fonction de la cause du dommage, de la période de négligence, de la notification ou non, du contenu du contrat et des preuves.
- L’idée n’est pas de faire supporter au locataire l’usure normale et la détérioration au fil du temps.
- La société de gestion doit relier et expliquer les enregistrements lors de l'emménagement, lors de l'emménagement et lors du déménagement.
- Une notification précoce et des preuves de fuites d'eau, de moisissures, de dysfonctionnements d'équipement, d'animaux domestiques et de rénovations non autorisées sont la clé pour prévenir les problèmes.
Quel est le devoir de diligence d’un dirigeant prudent ?
Le devoir de diligence d'un bon manager est l'abréviation de « devoir de diligence d'un bon manager ». L'article 400 du Code civil stipule l'obligation de conserver les objets spécifiques avec le soin d'un gestionnaire prudent, déterminé en fonction des contrats, d'autres causes et des conventions sociales concernant les transactions, jusqu'à la livraison de l'objet.
Dans le domaine de la location, il est facile de comprendre que cela signifie que le locataire utilise la propriété avec le soin que l'on attend d'un résident normal pendant que le locataire loue la propriété. Par exemple, si vous constatez une fuite d’eau mais que vous la laissez sans surveillance pendant une longue période, si vous négligez la ventilation ou le nettoyage, provoquant la propagation de moisissures, ou si vous percez un grand trou dans le mur sans autorisation, cela peut facilement devenir un problème.
En revanche, le devoir de diligence d’un dirigeant prudent ne constitue pas un fondement universel pour une réclamation. L'exposition au soleil, les bosses mineures dues à l'installation des meubles et le vieillissement naturel de l'équipement peuvent être considérés comme une usure et une détérioration normales au fil du temps et seront couverts par le propriétaire. Lors du règlement de sortie, il faut l’examiner avec l’explication pratique de la remise en état d’origine et de la prévention des abus en gestion locative.
Où survient le risque de violation ?
Les problèmes liés aux violations du devoir de diligence d'un gestionnaire prudent sont plus susceptibles de survenir lorsqu'il n'est pas clair quand le dommage a été constaté et comment il a été traité, plutôt que le dommage lui-même. Si le locataire nous avait contactés immédiatement, il s'agirait d'une réparation mineure, mais si la réparation est laissée sans surveillance et étendue au bas du sol ou à l'intérieur des murs, il devient difficile d'expliquer la classification de la charge.
Dans la pratique du management, on sépare et vérifie les quatre points suivants.
| Éléments à vérifier | Points à surveiller | Registres de la société de gestion |
|---|---|---|
| Parce que | Intentionnelle/négligence, usage normal, matériel vieillissant, défaut côté bâtiment | Photos prises lors de l'emménagement, historique des réparations, âge du matériel |
| Quand il a été découvert | Quand l’anomalie a-t-elle été reconnue ? | Contacts avec les locataires, dossiers de patrouille, dossiers d'inspection |
| Notifications | Le locataire a-t-il rapidement signalé | E-mail, mémo téléphonique, historique des discussions |
| Prévenir la propagation | Les dégâts se sont-ils étendus à cause de la négligence ? | Photos sur place, estimations et commentaires de l'entrepreneur |
Si vous dites au locataire : « Il s'agit d'une violation du devoir de diligence d'un gestionnaire prudent », sans régler le problème, le locataire ne sera pas satisfait. Tout d’abord, nous séparerons les faits, puis expliquerons la classification des charges. Cet ordre est important.
Flux initial lors de la réception d'une notification anormale
Pour déterminer le devoir de diligence d'un gestionnaire prudent, le dossier de la réponse initiale revêt une grande importance. En particulier, lorsqu’il s’agit de fuites d’eau, de moisissures et de dysfonctionnements d’équipements, le délai entre le signalement initial et l’intervention entraîne directement une augmentation des dommages.
Il sera plus facile pour la société de gestion d'expliquer le processus suivant en le standardisant.
| Réponse initiale | Détails de mise en œuvre | Registres à conserver |
|---|---|---|
| Réception | Vérifiez quand, de qui et avec quels symptômes | Date et heure de réception, personne de contact et notes sur les symptômes |
| Demande de photos | Demander des photos générales et rapprochées au locataire | Photos, vidéos, date et heure de prise de vue |
| Instructions d'urgence | Transmettre des actions pour empêcher la propagation des dommages, telles que la fermeture de l'eau, la ventilation et la suspension de l'utilisation | Instructions et historique des transmissions |
| Organiser une entreprise de réparation | Organiser une entreprise de réparation en fonction du degré d'urgence | Date et heure de l'arrangement, visite prévue, nom de l'entreprise |
| Confirmer la cause | Vérifier la détérioration de l'équipement, la méthode d'utilisation et la durée d'inutilisation | Rapport de l'entrepreneur, photos sur place, devis |
| Classification des coûts | Trier le fardeau du propriétaire, celui du locataire et la possibilité de répartition | Mémo de jugement, termes du contrat, historique des explications |
Cette tendance n’a pas pour but de séduire les locataires. Tant le fait que le locataire nous a contacté rapidement que la réponse rapide de la société de gestion sont tous deux importants à conserver dans les archives. Plus vous conservez de dossiers, moins vous risquez d’être émotif lorsque vous expliquerez le paiement à une date ultérieure.
Tableau de jugement du devoir de diligence d'un gestionnaire prudent par cas
Nous résumerons les cas qui se présentent souvent en gestion locative du point de vue de la société de gestion. Ce qui suit est une ligne directrice pratique, car les jugements individuels varieront en fonction des détails du contrat, de l’état de la propriété et des preuves.
| Cas | Exemples de cas où la charge est susceptible d'être supportée par le locataire | Exemples de cas dans lesquels la charge est susceptible d'être supportée par le propriétaire | Réponses de la société de gestion |
|---|---|---|---|
| Fuite d'eau | Une fuite d'eau a été laissée sans surveillance, causant des dommages au sol et aux étages inférieurs | Les principales causes étaient la détérioration de la tuyauterie et la défaillance des équipements | Date et heure du premier rapport, photos et diagnostic de l'entrepreneur enregistrés |
| Moule | La condensation est laissée sans surveillance et il y a peu de nettoyage ou de ventilation | Les causes incluent une isolation structurelle insuffisante ou des fuites d'eau | Vérifiez l'environnement intérieur, l'explication de la ventilation et l'historique des réparations |
| Dysfonctionnements de l'équipement | Négliger les bruits et les anomalies pour causer plus de dégâts | Ruptures naturelles dues à la détérioration au fil du temps | Conserver l'historique des contacts et l'année modèle de l'équipement |
| Animaux | Elevage en violation du contrat, odeurs fortes, rayures sur sols et aménagements | Signes mineurs d'utilisation normalement attendus dans les conditions du permis | Comparaison des dispositions spéciales pour animaux de compagnie, explication au moment de l'emménagement et photos du déménagement |
| Rénovation non autorisée | Trous dans le mur, installation d'étagères, travaux de câblage, etc. effectués sans autorisation | Travaux déjà approuvés par le propriétaire | Vérifier s'il existe un dossier d'approbation |
Il ne s’agit pas de situer largement la responsabilité du locataire. Revendiquez uniquement ce qui peut être expliqué et ne vous forcez pas à revendiquer ce qui ne peut pas être expliqué. Cela protégera la confiance entre la société de gestion et le propriétaire à long terme.
Comment répartir les rôles des propriétaires, des sociétés de gestion et des locataires ?
Parler du devoir de diligence d'un gestionnaire prudent semble injuste s'il s'adresse uniquement aux locataires. En pratique, il sera plus facile de comprendre si les rôles du propriétaire, de la société de gestion et du locataire sont expliqués séparément.
| Poste | Rôle principal | Problèmes causés par la pénurie |
|---|---|---|
| Propriétaire | Maintenance des équipements, réparations nécessaires et partage d'informations avec la société de gestion | Même le matériel vieillissant et défectueux peut facilement être considéré comme la responsabilité du locataire |
| Société de gestion | Explication au moment de la conclusion du contrat, réception des communications, dossiers, modalités de réparation, explication du règlement | Les critères de jugement s'individualisent et les explications s'estompent lors d'un déménagement |
| Locataires | Utiliser avec soin normal, signaler les anomalies rapidement et empêcher les dommages de se propager | L’augmentation des dégâts dus à la négligence deviendra probablement un problème pour les locataires. |
Si vous communiquez cette répartition des rôles au moment de la signature du contrat ou dans le guide d'emménagement, il sera plus facile pour les locataires de comprendre ce qu'ils doivent faire. La société de gestion peut également vous guider en utilisant les mêmes normes dès votre emménagement, plutôt que d'évoquer brusquement le jargon juridique lors de votre déménagement.
Comment expliquez-vous la frontière entre l’usure normale et la détérioration due au vieillissement ?
L’explication la plus facilement mal comprise du devoir de diligence d’un gestionnaire prudent est la limite entre l’usure normale. Si vous vivez une vie normale, vos sols, papiers peints et équipements seront progressivement endommagés. Si le locataire est responsable de ces changements naturels, le déménagement créera un fort sentiment de méfiance.
Les directives du ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme pour remettre les biens immobiliers dans leur état d'origine font également une distinction entre l'usure normale et le vieillissement, et l'usure causée par l'intention ou la négligence du locataire. La société de gestion ne doit pas adopter la position de « vous facturer parce que c'est sale », mais plutôt « il y a une cause qui dépasse l'usage normal, nous fournirons donc une explication et fournirons des preuves ».
Par exemple, les dommages causés par le soleil au papier peint sont généralement considérés comme une usure, tandis que les taches de goudron et les odeurs causées par le tabagisme peuvent être considérées comme une responsabilité pour le locataire. Les marques légères laissées par les meubles ne sont pas les mêmes que les rayures profondes causées par le déplacement d'objets lourds.
Pour plus d'informations sur l'étendue et les coûts des travaux de restauration, Qu'est-ce qu'un travail de restauration ? Contenu, coûts et dépannage que les propriétaires doivent connaître peut également être utile.
Pistes et flux de notifications que les sociétés de gestion doivent laisser
Pour prévenir les problèmes liés au devoir de diligence d’un gestionnaire prudent, la seule formulation du contrat ne suffit pas. Des explications que les résidents peuvent comprendre et des dossiers pouvant être vérifiés ultérieurement sont nécessaires.
Il est judicieux que la société de gestion standardise le flux suivant.
| Calendrier | Détails de mise en œuvre | Registres à conserver |
|---|---|---|
| Avant d'emménager | Vérifier les photos intérieures, l'état de l'équipement, les rayures et la saleté | Photos, feuille de contrôle, signature |
| Au moment du contrat | Expliquer le devoir de diligence d'un gestionnaire prudent, le devoir de notification et les questions interdites | Explication de points importants, contrat, note explicative |
| Lors de votre emménagement | Si vous recevez un rapport faisant état d'un problème, enregistrez la date et l'heure de réception ainsi que les détails | E-mail, mémo d'appel, demande de réparation |
| Au moment de la réparation | Organiser les causes, les mesures d'urgence et les estimations de coûts | Rapports, estimations et photos de l'entrepreneur |
| Au moment du déménagement | Comparez avec le dossier au moment de l'emménagement et expliquez la classification du fardeau | Registre des témoins du déménagement, détails du règlement |
Il est particulièrement important de ne pas simplement dire au résident : « S'il y a quelque chose d'inhabituel, veuillez nous contacter dès que possible. » En précisant clairement les coordonnées, les méthodes d'accueil et la portée de l'intervention d'urgence, il sera plus facile d'éviter que les dommages ne s'aggravent en raison de la négligence.
Comment expliquer cela aux locataires pour qu'ils soient facilement convaincus ?
Lorsqu’on explique le devoir de diligence d’un bon gestionnaire à un locataire, il est important de ne pas lui imposer une terminologie juridique. En pratique, les expressions suivantes peuvent être utilisées :
- Devoir de diligence : « Devoir de diligence d'utiliser le bien avec le soin généralement requis pendant la période de location. »
- Obligation de notification : "Nous devons vous signaler dans les plus brefs délais tout incident susceptible de provoquer des dégâts étendus, tels que des fuites d'eau ou des dysfonctionnements de matériels."
- Usure normale : "En règle générale, le locataire ne doit pas supporter le poids des pièces qui vieillissent naturellement du fait d'une vie normale."
- Responsabilité du locataire : ``En cas de dommages dépassant l'usage normal ou de dommages s'étendant par négligence, nous pourrons vous demander d'en supporter le coût après en avoir confirmé le motif.''
Le but de cette explication n’est pas de faciliter la réclamation lors d’un déménagement. Afin d’éviter que les dégâts ne se propagent pendant l’occupation, le propriétaire, le locataire et la société de gestion doivent être sur la même longueur d’onde. Une société de gestion qui le fait avec soin sera digne de confiance non seulement pour le dépannage, mais également pour la protection des actifs du propriétaire.
Le texte de la notification sera plus facile à transmettre s'il est spécifié comme suit.
Si vous découvrez des fuites d'eau, des moisissures, des bruits inhabituels ou des dégâts matériels, merci de contacter la société de gestion avant que les dégâts ne se propagent. Lorsque vous nous contactez, veuillez nous envoyer une photo indiquant la date et l'heure de la découverte, le lieu et l'état afin que nous puissions organiser rapidement les réparations et confirmer la cause. Le locataire ne sera pas tenu d'en supporter les frais jusqu'à ce que le bien se détériore en raison d'une utilisation normale, mais si les dégâts se sont propagés par négligence, nous pourrons demander au locataire de prendre en charge les frais après confirmation de la situation.
L’intérêt de ce texte n’est pas d’imposer uniquement des obligations au locataire. En leur disant à l'avance que le produit ne doit pas supporter le fardeau de la détérioration due à une utilisation normale, il sera plus facile d'encourager un contact précoce.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Q1. Quel est le devoir de diligence d’un dirigeant prudent ?
A. Il est de l'obligation du locataire d'utiliser et de stocker le bien locatif avec le soin requis par les normes socialement acceptées pendant que le locataire loue le bien. En gestion locative, c’est la norme pour déterminer la cause d’un dommage et si un bien a été laissé sans surveillance.
Q2. Si de la moisissure apparaît, est-ce toujours une violation du devoir de diligence d’un bon manager ?
R. Ce n’est pas nécessairement une violation. Si le problème se propage en raison d'un manque de nettoyage ou de ventilation, il est susceptible de devenir un problème, mais si la cause est due à la structure du bâtiment, à une fuite d'eau ou à un dysfonctionnement de l'équipement, le propriétaire devra peut-être prendre des mesures.
Q3. Si les défauts des équipements ne sont pas traités, le locataire en sera-t-il responsable ?
A. Si le locataire ne nous contacte pas pendant une longue période après avoir constaté quelque chose d'anormal et que les dégâts augmentent, le locataire sera considéré comme responsable de la responsabilité. Toutefois, si la cause principale est un équipement vieillissant ou une panne initiale, nous vérifierons les dossiers et prendrons une décision.
Q4. Que doit enregistrer la société de gestion ?
A. Vous devez laisser une série de photos lors de l'emménagement, des feuilles de contrôle, des explications au moment du contrat, un historique des contacts lors de l'emménagement, un rapport de l'entreprise de réparation, des photos lors du déménagement et des détails de paiement. Plus il y aura d’enregistrements connectés, plus l’explication sera objective.
Q5. Le devoir de diligence d’un gestionnaire prudent s’applique-t-il également aux propriétaires ?
R. Oui. Si le propriétaire néglige d'entretenir l'équipement, d'effectuer les réparations nécessaires et de partager les informations avec la société de gestion, il sera difficile d'expliquer comment en imputer la responsabilité uniquement au locataire.
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Citations/Références
- Recherche de droit e-Gov "Droit civil"
- Ministère des Terres, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme "Problèmes et lignes directrices liées à la restauration à l'état d'origine"
- Ministère des Territoires, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme « Site portail du droit des affaires sur la gestion des logements locatifs »
