La remise en état d'origine signifie que le locataire restitue les dommages dans la mesure requise par la loi ou le contrat lors du déménagement du bien loué. Il ne s'agit pas de remettre le bien dans le même état exact qu'au moment de sa location et, en règle générale, l'usure normale et les détériorations dans le temps ne sont pas incluses dans la charge du locataire.
Dans le domaine de la gestion locative, les termes « remise à l'état d'origine », « remise à l'état d'origine » et « remise à l'état actuel » ont tendance à être utilisés de manière interchangeable. Cependant, si la formulation est ambiguë, les explications aux locataires, les devis et la base de règlement du départ deviendront ambigus. Même de petites différences terminologiques peuvent susciter une grande méfiance.
Points clés de cet article
- En pratique lors d'un déménagement hors d'un bien locatif, il est fondamental de recourir à la « remise en état d'origine ».
- « Condition d'origine » fait référence à l'état d'origine et « Condition actuelle » fait référence à l'état actuel, ils ont donc des significations différentes.
- La remise du bien dans son état d'origine n'implique normalement pas de faire supporter au locataire la charge de l'usure ou de la détérioration dans le temps.
- Dans le devis et le décompte, il est nécessaire d'expliquer non seulement la terminologie mais également la raison de la charge.
- Il est important que le personnel de direction partage les normes dans des mots compréhensibles pour les résidents.
Qu'est-ce que la restauration à l'état d'origine ?
La remise en état d'origine est la notion de restauration des dommages causés par une utilisation intentionnelle ou négligente du locataire, une utilisation au-delà de l'usage normal ou une violation du devoir de diligence d'un bon gestionnaire au moment du déménagement. L'article 621 du Code civil et les directives du ministère du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme pour la remise à l'état d'origine précisent également qu'il est important de faire la distinction entre l'usure normale et le vieillissement.
Par exemple, des dommages causés par le soleil au papier peint ou de légères bosses causées par la pose de meubles peuvent survenir dans la vie normale. En revanche, les taches causées par le tabac, les griffures d'animaux, les moisissures qui se sont propagées faute de nettoyage, les trous faits sans autorisation, etc., pourront être pris en charge par le locataire.
L'important est d'expliquer « ce qui a causé le dommage » plutôt que de « réclamer parce que c'est sale ». Dans la gestion locative, il est nécessaire de documenter le fondement des décisions à la fois en mots et dans des documents.
La relation entre les dépôts de garantie et la révision du Code civil est Comment les dépôts de garantie et la remise en état ont-ils évolué avec la révision du Code civil ? Contre-mesures pratiques pour les bailleurs est organisé en détail.
Quelle est la différence entre la restauration à l'état d'origine, la restauration à l'état d'origine et la restauration au statu quo ?
Le mot correct à utiliser en gestion locative est « remise en état d’origine ». « Restauration à son état d'origine » est également utilisé dans un sens similaire, mais « restauration à son état d'origine » est une expression plus juridique et pratique dans les contrats de location et les règlements.
D’un autre côté, nous devons être prudents quant au « rétablissement du statu quo ». La « situation actuelle » fait référence à l’état actuel devant vous. L'état dans lequel la propriété est endommagée lorsque vous déménagez est également considéré comme « l'état actuel », donc si vous écrivez « restauré à l'état actuel », il devient difficile de savoir ce qui doit être restitué et où.
| Terminologie | Signification | Comment l'utiliser en gestion locative |
|---|---|---|
| Restauration à l'état d'origine | Restauration dans la mesure nécessaire sur la base de l'état d'origine | Utilisé dans les règlements de déménagement, les contrats et les estimations |
| Restauration à l'état d'origine | Retour à l'état d'origine | Souvent utilisé dans la construction et les travaux intérieurs |
| Restauration de l'état actuel | Expressions ambiguës faisant référence à la restauration de l'état actuel | A éviter dans la pratique de la location |
Il est plus sûr d'utiliser une terminologie cohérente dans les documents internes de la société de gestion, les formulaires de règlement de déménagement, les devis et les courriels adressés aux locataires. Lorsque les mots sont alignés, les critères de jugement le sont également.
En pratique, il est plus facile de se tromper en séparant les mots utilisés selon le type de document.
| Document/Scène | Notation recommandée | Raison |
|---|---|---|
| Contrat de location | Restauration à l'état d'origine | Facile à relier avec l'article 621 du Code Civil et la pratique du règlement de sortie |
| Déclaration de règlement du déménagement | Frais de restauration, charge du locataire, charge du propriétaire | Directement lié à l'explication du fardeau des coûts |
| Devis de construction | Travaux de restauration, réparation, retapissage, nettoyage | Répartition des détails de construction pour une explication facile |
| Manuel interne | Restauration unifiée à l'état d'origine | Variation réduite des explications selon le responsable |
| Conversation avec une entreprise de construction intérieure | La restauration à l'état d'origine est également utilisée, mais elle est utilisée dans le règlement des loyers | Ne confondez pas conditions de construction et conditions de règlement |
| Courriel aux locataires | Notion de restauration, usure normale et détérioration dans le temps | Remplacer les termes juridiques par le langage courant |
En partageant ce tableau au sein de votre entreprise, vous pouvez réduire les variations d'expressions telles que « restauration à l'état d'origine » dans les estimations, « restauration à l'état actuel » dans les relevés de règlement et « coût de restauration » dans les e-mails. La normalisation de la terminologie est une tâche préventive et non une réponse à des plaintes.
Pourquoi une utilisation abusive de la terminologie entraîne-t-elle des problèmes d'expulsion ?
L’utilisation abusive de la terminologie pose problème car elle empêche les locataires de comprendre de quoi ils sont responsables. Surtout lors d'un déménagement, puisque le montant du remboursement du dépôt de garantie et des frais supplémentaires entrent en jeu, un langage ambigu peut directement créer un sentiment de méfiance.
Par exemple, si l'estimation indique seulement « restauration complète de l'état actuel », le locataire ne pourra pas en déterminer le coût. S'agit-il d'un remplacement de chiffon, d'une réparation de sol ou d'un nettoyage ? De plus, on ne sait pas s'il s'agit d'une usure normale ou si elle est intentionnelle ou négligente de la part du locataire.
L’explication que le personnel administratif doit utiliser est de la forme :
- "Ces dégâts ne sont pas visibles sur les photos prises lors de l'emménagement, et seraient causés par des dégâts lors du déplacement des meubles, nous avons donc estimé qu'ils seront à la charge du locataire."
- "Les coups de soleil sur ce papier peint seront traités comme un vieillissement dû à une utilisation normale et seront pris en charge aux frais du propriétaire."
- "Nous vérifierons les zones où la moisissure s'est développée en raison du manque de nettoyage séparément de l'usure normale."
De cette façon, si vous expliquez la terminologie, la cause du dommage et la classification des charges comme un ensemble, le règlement du départ sera beaucoup plus facile. Des explications honnêtes et transparentes sont fondamentales pour maintenir la confiance dans une société de gestion.
En revanche, les expressions telles que celles-ci sont à éviter :
| Expressions à éviter | Pourquoi c'est dangereux | Exemples de paraphrases |
|---|---|---|
| Restauration complète de l'état actuel | On ne sait pas exactement ce qui sera restitué et où | La part du locataire dans les travaux de restauration sera détaillée |
| Revenir complètement à l'état d'avant l'emménagement | On dirait que cela inclut l'usure normale et la détérioration due à l'âge | Vérifier les dommages au-delà d'une utilisation normale |
| C'est sale, donc le locataire doit tout payer | Cette explication ignore la cause et l'âge | Vérifiez la cause de la tache et l'état au moment de l'emménagement et résolvez le problème. |
| Je vous facturerai car c'est écrit dans le contrat | Il ne précise pas si vous comprenez et acceptez le contenu | Je confirme que cela entre dans le cadre de la convention particulière expliquée au moment du contrat |
Cette reformulation n'a pas pour but de favoriser le locataire. Il s’agit de garantir que le bailleur est en mesure de réclamer ce qu’il peut réclamer sur la base de ses motifs. En pratique, il est préférable de fournir une explication simple en termes précis plutôt que de formuler une demande forte en termes vagues.
Comment doit-il être rédigé dans le devis/déclaration de règlement ?
Dans le devis et le décompte, il est important de ne pas limiter les travaux à un ensemble complet de travaux de restauration. Si vous notez séparément les éléments de travail, l'emplacement, la quantité, le prix unitaire, la classification des charges et la raison de la décision, il sera plus facile pour les locataires et les propriétaires de confirmer les détails.
En pratique, organisez au minimum les éléments suivants.
| Article | Exemple |
|---|---|
| Localisation | Toile murale de style occidental, sol de salle de bain, porte de cuisine |
| Contenu | Rembourrage, réparation, nettoyage |
| Parce que | Taches de fumée, dégâts matériels, usure normale, détérioration liée au vieillissement |
| Classification des charges | Charge de l'emprunteur, charge du propriétaire, partage proportionnel |
| Base | Photos à l'emménagement, témoignage du déménagement, dispositions particulières du contrat |
Le terme « remise à l’état d’origine » est largement utilisé précisément parce qu’il est pratique. Or, plus les mots sont utiles, plus il faut les décomposer. La qualité de la gestion se reflète dans ces détails.
Le coût et l'étendue des travaux de restauration sont disponibles dans [Qu'est-ce qu'un travail de restauration ?] Veuillez également consulter Contenu, coûts et dépannage que les propriétaires doivent connaître.
Lors de la vérification d'une citation, examinez non seulement la terminologie mais également le contenu de la notation « ensemble complet ». Par exemple, si vous dites simplement « 80 000 yens pour un ensemble complet de travaux de restauration », vous ne savez pas combien il en coûtera pour réparer le papier peint, le sol, le nettoyage ou la réparation des accessoires.
Une fois la cotation reçue par la société de gestion, elle vérifiera au minimum les points suivants :
- Les éléments de construction sont-ils divisés par emplacement ?
- Pouvez-vous confirmer la quantité, le prix unitaire et la gamme ?
- Est-il suffisamment granulaire pour séparer la charge du locataire et celle du propriétaire ?
- Est-il possible de vérifier les photos d'emménagement et les enregistrements des témoins de sortie ?
- Y a-t-il des articles qui subissent une usure normale/une détérioration due au vieillissement ?
Si la granularité de l’estimation est grossière, les détails du règlement le seront également. Si les détails du règlement sont approximatifs, l’explication au locataire le sera également. Afin de réduire les tracas liés au déménagement, il est important de préparer les mots et les éléments dès l’étape du devis.
Exemple de paraphrase pour expliquer aux résidents
Lorsqu’on explique les choses aux locataires, il est plus facile de transmettre l’information en les traduisant dans le langage courant plutôt qu’en utilisant simplement des termes juridiques. Le personnel de direction est chargé de comprendre correctement la terminologie technique et de la convertir en expressions plus faciles à comprendre pour l'autre partie.
Par exemple, vous pourriez l'expliquer ainsi :
- Remise à l'état d'origine : "L'idée est de réparer les pièces qui ont été endommagées au-delà d'une utilisation normale, plutôt que les pièces qui ont naturellement vieilli du fait d'une vie normale."
- Usure normale : ``Il s'agit d'une usure naturelle qui survient au cours de la vie quotidienne, donc en règle générale, nous ne chargeons pas le locataire.''
- Vieillissement : « Une pièce qui vieillit naturellement avec le temps. »
- Devoir de diligence : « Obligation d'utiliser le bien avec le soin généralement requis pendant la durée de la location. »
Le but de l’explication n’est pas de vaincre l’autre personne. L’objectif est de mettre le locataire et le propriétaire sur la même longueur d’onde et de parvenir à un règlement sur lequel ils peuvent s’entendre. C’est là qu’intervient la puissance humaine de la société de gestion.
Checklist que les sociétés de gestion doivent uniformiser au sein de leur entreprise
La terminologie de la remise à l'état d'origine ne s'imposera dans le domaine qu'une fois unifiée au sein de l'entreprise. Si chaque responsable utilise des expressions différentes, la qualité de l’explication variera même pour un même bien.
Les sociétés de gestion doivent standardiser les éléments suivants :
- Utiliser "remise à l'état d'origine" dans le contrat
- Ne pas utiliser l'expression « rétablissement de l'état actuel » dans le devis.
- Conservez les photos d'emménagement et de déménagement dans le même emplacement de stockage
- Partager le tableau de classement de l'usure normale, de la détérioration liée au vieillissement et de la négligence intentionnelle.
- Si la charge doit être payée par le locataire, enregistrez-en la cause et le motif.
- Si vous utilisez un contrat particulier, conservez une trace de l'explication au moment de la conclusion du contrat.
- Les détails du règlement doivent être exprimés dans des termes compréhensibles pour le locataire
Même si cela peut sembler une petite unification, la création de normes comme celle-ci réduira les problèmes d’expulsion. Chez INA, nous pensons que la gestion locative n’est pas une simple démarche administrative, mais un métier qui crée de la confiance.
Lors des examens internes, il sera plus facile de les mettre en pratique si vous vérifiez la déclaration de règlement de sortie et le texte envoyé par courrier électronique dans les perspectives suivantes.
| Réviser les éléments | Choses à vérifier |
|---|---|
| Terminologie | Existe-t-il un mélange de restauration à l'état d'origine, de restauration à l'état d'origine et de restauration au statu quo ? |
| Parce que | La cause du dommage est-elle écrite ? |
| Classification de la charge | La charge est-elle divisée en charge du locataire, charge du propriétaire et part au prorata ? |
| Base | Est-ce lié aux photos prises au moment de l'emménagement, aux dispositions particulières du contrat et aux enregistrements des témoins ? |
| Explication | Les mots sont-ils utilisés de manière à ce que le locataire puisse en comprendre le sens ? |
Une fois ce système de révision établi, même les nouveaux membres du personnel peuvent fournir des explications avec un certain niveau de qualité. Une terminologie unificatrice est également efficace pour réduire les coûts de l’éducation.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Q1. Restauration à l’état d’origine et restauration à l’état d’origine signifient-elles la même chose ?
R. Bien qu'ils soient utilisés dans des sens similaires, il convient d'utiliser le terme « remise en état d'origine » dans la pratique de la location. La restauration à l'état d'origine est souvent utilisée dans le cadre de travaux de construction et de décoration intérieure, et il est plus sûr d'utiliser des expressions uniformes dans les contrats et les règlements.
Q2. Est-il interdit d'utiliser le terme « restauration du statu quo » ?
R. Bien qu’il ne devienne pas immédiatement invalide en vertu de la loi, son sens est ambigu et doit être évité. « Statut actuel » fait référence à l'état actuel du bien, il est donc préférable d'utiliser le terme « remis dans son état d'origine » en règlement de départ pour éviter tout malentendu.
Q3. Tous les frais de restauration sont-ils à la charge du locataire ?
R. Ce n'est pas entièrement la responsabilité du locataire. L'usure normale et la détérioration dans le temps sont, en principe, à la charge du bailleur. Pour que le locataire supporte la charge, des preuves telles que des dommages intentionnels ou négligents, des dommages dépassant l'usage normal ou un accord particulier sont nécessaires.
Q4. Que doit enregistrer la société de gestion ?
A. Vous devez laisser une photo lors de votre emménagement, une photo lors de votre déménagement, un historique des réparations, un historique des contacts avec le locataire, un devis et les détails du paiement. Plus vous disposez de documents, plus votre explication du règlement du déménagement sera objective.
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Citations/Références
