O dever de cuidado de um gestor prudente é o dever do inquilino de usar e manter um imóvel alugado com o cuidado exigido pelos padrões socialmente aceitos enquanto o inquilino estiver alugando o imóvel. Na gestão de aluguer, estes termos não são utilizados simplesmente para determinar que o dano é da responsabilidade do inquilino, mas são utilizados para explicar a causa do dano, quando foi descoberto, se o aviso foi dado e como difere do desgaste normal.
É importante que as sociedades gestoras e os proprietários não limitem o dever de cuidado de um bom gestor apenas ao momento da mudança. Somente quando temos fotos tiradas no momento da mudança, explicações dadas no momento do contrato, histórico de contactos durante o arrendamento e registos de reparações é que conseguimos fornecer uma explicação convincente no momento da mudança.
Pontos principais deste artigo
- O dever de diligência é o dever de utilizar o imóvel com o cuidado que normalmente se esperaria de um inquilino.
- A existência de violação será determinada com base na causa do dano, no período de negligência, na notificação, no conteúdo do contrato e nas provas.
- A ideia é não sobrecarregar o inquilino com o desgaste normal e a deterioração ao longo do tempo.
- A sociedade gestora deve vincular e explicar os registos no momento da entrada, durante a entrada e na saída.
- Notificação antecipada e evidência de vazamentos de água, mofo, mau funcionamento de equipamentos, animais de estimação e renovações não autorizadas são a chave para prevenir problemas.
Qual é o dever de cuidado de um gestor prudente?
O dever de cuidar de um bom gerente é uma abreviatura de "dever de cuidar de um bom gerente". O artigo 400 do Código Civil estipula a obrigação de preservação de bens específicos com o cuidado de um gestor prudente, determinado à luz de contratos, outras causas e convenções sociais relativas às transações, até a entrega do bem.
No campo do arrendamento, é fácil compreender que isto significa que o inquilino utiliza o imóvel com o cuidado que seria esperado de um residente normal enquanto o inquilino está alugando o imóvel. Por exemplo, se você notar um vazamento de água, mas deixá-lo sem vigilância por muito tempo, se negligenciar a ventilação ou a limpeza, causando a propagação de mofo, ou se fizer um grande buraco na parede sem permissão, isso pode facilmente se tornar um problema.
Por outro lado, o dever de cuidado de um gestor prudente não é uma base universal para uma reclamação. A exposição solar, pequenos amassados causados pela instalação de móveis e o envelhecimento natural do equipamento podem ser considerados desgaste normal e deterioração ao longo do tempo e serão cobertos pelo proprietário. Na liquidação de saída, isso deve ser considerado junto com a explicação prática sobre restauração à condição original e prevenção de uso indevido na gestão de aluguel.
Onde surge o risco de violação?
Os problemas relacionados com violações do dever de diligência de um gestor prudente são mais prováveis de ocorrer quando não está claro quando o dano foi detectado e como foi tratado, e não quando o dano em si foi tratado. Se o inquilino nos tivesse contactado de imediato, teria sido uma pequena reparação, mas se a reparação for deixada sem vigilância e espalhada pelo fundo do chão ou no interior das paredes, torna-se difícil explicar a classificação do encargo.
Na prática de gestão, separamos e verificamos os quatro pontos a seguir.
| Itens a verificar | Pontos a serem observados | Registos da sociedade gestora |
|---|---|---|
| Causa | Intencional/negligente, uso normal, equipamento envelhecido, defeito na lateral do edifício | Fotos tiradas durante a mudança, histórico de reparos, idade do equipamento |
| Quando foi descoberto | Quando a anormalidade foi reconhecida? | Contacto com inquilinos, registos de patrulha, registos de inspecção |
| Notificação | O inquilino comunicou prontamente | E-mail, memorando telefônico, histórico de bate-papo |
| Prevenir a propagação | Os danos se espalharam devido à negligência? | Fotos no local, estimativas e comentários do contratante |
Se você disser ao inquilino: “Isso é uma violação do dever de cuidado de um administrador prudente”, sem resolver o problema, o inquilino não ficará satisfeito. Primeiramente separaremos os fatos e depois explicaremos a classificação dos ônus. Esta ordem é importante.
Fluxo inicial ao receber notificação anormal
Ao determinar o dever de diligência de um gestor prudente, o registo da resposta inicial é de grande importância. Em particular, quando se trata de vazamentos de água, mofo e mau funcionamento do equipamento, o intervalo de tempo entre o relatório inicial e a resposta leva diretamente ao aumento dos danos.
Será mais fácil para a sociedade gestora explicar o processo seguinte, padronizando-o.
| Resposta inicial | Detalhes de implementação | Registos a manter |
|---|---|---|
| Recepção | Verifique quando, de quem e com quais sintomas | Data e hora da recepção, pessoa de contacto e notas de sintomas |
| Solicitação de foto | Solicite fotos gerais e em close ao inquilino | Fotos, vídeos e data e hora da filmagem |
| Instruções de emergência | Promover ações para evitar a propagação de danos, como corte de água, ventilação e suspensão de uso | Instruções e histórico de transmissão |
| Organizando uma empresa de reparos | Contratação de empresa de reparação em função do grau de urgência | Data e hora do agendamento, visita agendada, nome da empresa |
| Confirmar causa | Verifique a deterioração do equipamento, o método de utilização e o tempo que não foi utilizado | Relatório do empreiteiro, fotos no local, cotação |
| Classificação de custos | Separação de ônus do locador, ônus do inquilino e possibilidade de rateio | Memorando de julgamento, termos do contrato, histórico de explicações |
Esta tendência não se destina a perseguir os inquilinos. Tanto o facto de o inquilino nos ter contactado rapidamente como a pronta resposta da sociedade gestora são importantes para manter como registos. Quanto mais registros você mantiver, menor será a probabilidade de ser emocional ao explicar o pagamento posteriormente.
Tabela de julgamento do dever de cuidado de um gestor prudente por caso
Resumiremos os casos que frequentemente surgem na gestão de arrendamento na perspectiva da sociedade gestora. O que se segue é uma orientação prática, uma vez que os julgamentos individuais variam dependendo dos detalhes do contrato, da condição da propriedade e das provas.
| Casos | Exemplos em que é provável que o encargo seja suportado pelo inquilino | Exemplos em que é provável que o encargo seja suportado pelo proprietário | Respostas da sociedade gestora |
|---|---|---|---|
| Vazamento de água | Vazamento de água não foi atendido e causou danos ao piso e andares inferiores | As principais causas foram deterioração de tubulações e falhas de equipamentos | Data e hora do primeiro relatório, fotos e diagnóstico do contratante salvos |
| Molde | A condensação é deixada sem vigilância e há pouca limpeza ou ventilação | As causas incluem isolamento estrutural insuficiente ou vazamentos de água | Verifique o ambiente interno, explicação sobre ventilação e histórico de reparos |
| Mau funcionamento do equipamento | Negligenciar ruídos e anormalidades para causar mais danos | Falhas naturais devido à deterioração ao longo do tempo | Manter histórico de contato e ano modelo do equipamento |
| Animais de estimação | Criação em violação do contrato, odores fortes, arranhões em pisos e ferragens | Pequenos sinais de utilização que normalmente seriam esperados dentro das condições de licença | Comparação de provisões especiais para animais de estimação, explicação no momento da mudança e fotos da mudança |
| Renovação não autorizada | Furos na parede, instalação de prateleiras, trabalhos de cablagem, etc. realizados sem autorização | Obra já aprovada pelo senhorio | Verifique se existe registro de aprovação |
A questão não é atribuir de forma ampla a responsabilidade do inquilino. Reivindique apenas o que pode ser explicado e não se force a reivindicar o que não pode ser explicado. Isto protegerá a confiança entre a sociedade gestora e o proprietário a longo prazo.
Como devem ser divididos os papéis dos proprietários, sociedades gestoras e inquilinos?
Falar sobre o dever de cuidado de um gestor prudente parece injusto se for dirigido apenas aos inquilinos. Na prática, será mais fácil compreender se as funções do proprietário, da sociedade gestora e do inquilino forem explicadas separadamente.
| Posição | Papel principal | Problemas causados pela escassez |
|---|---|---|
| Proprietário | Manutenção de equipamentos, reparações necessárias e partilha de informação com a sociedade gestora | Mesmo equipamentos antigos e defeituosos podem facilmente ser vistos como responsabilidade do inquilino |
| Empresa de gestão | Explicação no momento do contrato, recepção de comunicações, registos, modalidades de reparação, explicação da liquidação | Os critérios de julgamento tornam-se individualizados e as explicações tornam-se confusas ao sair |
| Inquilinos | Use com cuidado normal, notifique anormalidades precocemente e evite a propagação de danos | A expansão dos danos devido à negligência provavelmente se tornará um problema para os inquilinos. |
Se você comunicar essa divisão de funções no momento da assinatura do contrato ou no guia de mudança, será mais fácil para os inquilinos entenderem o que devem fazer. A empresa de gestão também pode orientá-lo usando os mesmos padrões desde o momento em que você se muda, em vez de trazer de repente o jargão jurídico quando você se muda.
Como você explica a fronteira entre o desgaste normal e a deterioração pelo envelhecimento?
A explicação mais facilmente mal compreendida do dever de cuidado de um gestor prudente é a fronteira entre o desgaste normal. Se você viver uma vida normal, seus pisos, papéis de parede e equipamentos serão gradualmente danificados. Se o inquilino for responsável por tais mudanças naturais, a mudança criará um forte sentimento de desconfiança.
As diretrizes do Ministério de Terras, Infraestruturas, Transportes e Turismo para restaurar a propriedade ao seu estado original também distinguem entre desgaste normal e envelhecimento e desgaste causado pela intenção ou negligência do inquilino. A empresa gestora não deve assumir a postura de “cobrar porque está sujo”, mas sim “há uma causa que excede o uso normal, por isso forneceremos uma explicação e forneceremos evidências”.
Por exemplo, os danos causados pelo sol ao papel de parede são geralmente considerados desgaste, enquanto manchas de alcatrão e odores causados pelo fumo podem ser considerados uma responsabilidade para o inquilino. Marcas leves deixadas por móveis não são iguais a arranhões profundos causados pelo arrastamento de objetos pesados.
Para obter mais informações sobre o escopo e os custos do trabalho de restauração, O que é trabalho de restauração? Conteúdo, custos e solução de problemas que os proprietários de aluguel devem saber também pode ser útil.
Trilhas e fluxo de notificações que as administradoras devem deixar
Para evitar problemas relacionados com o dever de diligência de um gestor prudente, a redação do contrato por si só não é suficiente. São necessárias explicações que os residentes possam compreender e registos que possam ser verificados posteriormente.
É uma boa ideia que a administradora padronize o fluxo a seguir.
| Tempo | Detalhes de implementação | Registos a manter |
|---|---|---|
| Antes de se mudar | Verifique fotos do interior, estado do equipamento, arranhões e sujeira | Fotos, folha de cheque, assinatura |
| No momento do contrato | Explicar o dever de cuidado de um gestor prudente, dever de notificar e assuntos proibidos | Explicação de assuntos importantes, contrato, nota explicativa |
| Durante a mudança | Se você receber um relato de um problema, registre a data e hora da recepção e os detalhes | Email, memorando de chamada, solicitação de reparo |
| No momento do reparo | Organizar causas, medidas emergenciais e estimativas de custos | Relatórios, estimativas e fotos do empreiteiro |
| Na hora de sair | Comparar com o registo no momento da mudança e explicar a classificação dos encargos | Registro de testemunho da mudança, detalhes do assentamento |
É especialmente importante não apenas dizer ao residente: “Se houver algo incomum, entre em contato conosco o mais rápido possível”. Ao especificar claramente as informações de contato, os métodos de recepção e o escopo da resposta de emergência, será mais fácil evitar que os danos aumentem devido à negligência.
Como posso explicar isso aos inquilinos para que eles sejam facilmente convencidos?
Ao explicar o dever de cuidado de um bom administrador a um inquilino, é importante não impor-lhe terminologia jurídica. Na prática, as seguintes expressões podem ser usadas:
- Dever de diligência: “Dever de diligência na utilização do imóvel com o cuidado que geralmente é exigido durante o período de aluguer.”
- Obrigação de notificação: “Devemos notificá-lo o mais rápido possível sobre quaisquer incidentes que possam causar danos generalizados, como vazamentos de água ou mau funcionamento de equipamentos”.
- Desgaste normal: “Como regra geral, o inquilino não tem que arcar com o peso das peças que envelhecem naturalmente com a vida normal”.
- Responsabilidade do inquilino: ``Em caso de danos que excedam o uso normal ou danos que se espalhem devido à negligência, poderemos pedir-lhe que suporte os custos após a confirmação da base.''
O objetivo da explicação não é facilitar a reivindicação quando você se mudar. Para evitar que os danos se espalhem durante a ocupação, o proprietário, o inquilino e a empresa gestora precisam estar na mesma página. Uma empresa de gestão que faça isso com cuidado será confiável não apenas para solucionar problemas, mas também para proteger os ativos do proprietário.
O texto da notificação será mais fácil de transmitir se for especificado da seguinte forma.
Se você descobrir vazamentos de água, mofo, ruídos incomuns ou danos ao equipamento, entre em contato com a empresa gestora antes que os danos se espalhem. Ao entrar em contato conosco, envie-nos uma foto mostrando a data e hora da descoberta, localização e condição para que possamos providenciar rapidamente os reparos e confirmar a causa. O inquilino não será obrigado a arcar com os custos até que a propriedade se deteriore devido ao uso normal, mas se o dano se espalhar devido à negligência, poderemos pedir ao inquilino que cubra os custos após confirmar a situação.
O objetivo deste texto não é impor apenas obrigações ao inquilino. Ao informar-lhes antecipadamente que o produto não tem de suportar o peso da deterioração devido ao uso normal, será mais fácil incentivar o contacto precoce.
Perguntas frequentes (FAQ)
Q1. Qual é o dever de cuidado de um gestor prudente?
R. É obrigação do inquilino usar e armazenar o imóvel alugado com os cuidados exigidos pelos padrões socialmente aceitos enquanto o inquilino estiver alugando o imóvel. Na gestão de alugueres, este é o padrão para determinar a causa dos danos e se a propriedade foi deixada sem vigilância.
Q2. Se aparecer mofo, é sempre uma violação do dever de cuidado de um bom gestor?
R. Não é necessariamente uma violação. Se o problema se espalhar devido à falta de limpeza ou ventilação, é provável que se torne um problema, mas se a causa for devido à estrutura do edifício, fuga de água ou mau funcionamento do equipamento, o proprietário poderá ter de tomar medidas.
Q3. Se os defeitos do equipamento não forem tratados, o inquilino será responsável?
R. Se o inquilino não entrar em contato conosco por um longo período após perceber algo anormal e o dano aumentar, o inquilino será considerado responsável pela responsabilidade. No entanto, se a causa principal for o envelhecimento do equipamento ou uma falha inicial, verificaremos os registros e tomaremos uma decisão.
Q4. O que a sociedade gestora deve registar?
R. Você deve deixar uma série de fotos na mudança, folhas de verificação, explicações no momento da contratação, histórico de contato na mudança, relatório da oficina de reparos, fotos na saída e dados de pagamento. Quanto mais registros estiverem conectados, mais objetiva será a explicação.
Q5. O dever de diligência de um gestor prudente também se aplica aos proprietários?
R. Sim. Se o proprietário negligenciar a manutenção do equipamento, fazer as reparações necessárias e partilhar informações com a sociedade gestora, será difícil explicar como atribuir a responsabilidade exclusivamente ao inquilino.
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Citações/Referências
- Pesquisa de Direito Eletrônico "Direito Civil"
- Ministério de Terras, Infraestrutura, Transportes e Turismo "Problemas e Diretrizes Relacionadas à Restauração à Condição Original"
- Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo "Site do Portal de Direito Empresarial de Gestão de Habitação de Aluguel"
