El deber de cuidado como administrador prudente es el deber del inquilino de usar y mantener una propiedad de alquiler con el cuidado requerido por los estándares socialmente aceptados mientras el inquilino alquila la propiedad. En la gestión de alquileres, estos términos no se utilizan simplemente para determinar que el daño es responsabilidad del inquilino, sino que se utilizan para explicar la causa del daño, cuándo se descubrió, si se dio aviso y en qué se diferencia del desgaste normal.
Es importante que las sociedades gestoras y los propietarios no limiten el deber de diligencia de un buen gestor únicamente al momento de mudarse. Solo cuando tenemos fotografías tomadas al mudarnos, explicaciones dadas en el momento del contrato, historial de contactos durante el arrendamiento y registros de reparaciones podremos brindar una explicación convincente al momento de mudarnos.
Puntos clave de este artículo
- El deber de diligencia es el deber de utilizar la propiedad con el cuidado que normalmente se esperaría de un inquilino.
- La existencia de violación se determinará con base en la causa del daño, el período de negligencia, si se dio aviso, el contenido del contrato y las pruebas.
- La idea es no cargar al inquilino con el desgaste normal y el deterioro con el tiempo.
- La sociedad gestora deberá vincular y explicar los registros al entrar, durante la entrada y al salir.
- La notificación temprana y la evidencia de fugas de agua, moho, mal funcionamiento de los equipos, mascotas y renovaciones no autorizadas son la clave para prevenir problemas.
¿Cuál es el deber de diligencia de un administrador prudente?
El deber de diligencia de un buen gerente es una abreviatura de "deber de diligencia de un buen gerente". El artículo 400 del Código Civil establece la obligación de conservar determinadas cosas con cuidado de administrador prudente, determinado a la luz de los contratos, otras causas y convenciones sociales sobre las transacciones, hasta la entrega de la cosa.
En el ámbito del alquiler, es fácil entender que esto significa que el inquilino utiliza la propiedad con el cuidado que se esperaría de un residente normal mientras alquila la propiedad. Por ejemplo, si nota una fuga de agua pero la deja desatendida durante mucho tiempo, si descuida la ventilación o la limpieza, lo que provoca que se propague moho, o si hace un agujero grande en la pared sin permiso, esto puede convertirse fácilmente en un problema.
Por otra parte, el deber de diligencia de un administrador prudente no es una base universal para una reclamación. La exposición al sol, las abolladuras menores causadas por la instalación de muebles y el envejecimiento natural del equipo pueden considerarse desgaste y deterioro normal con el tiempo y serán cubiertos por el propietario. En la liquidación de salida, conviene considerarlo junto con la explicación práctica sobre la restauración al estado original y cómo evitar malos usos en la gestión del alquiler.
¿Dónde surge el riesgo de infracción?
Es más probable que surjan problemas relacionados con violaciones del deber de diligencia de un administrador prudente cuando no está claro cuándo se notó el daño y cómo se manejó, en lugar del daño en sí. Si el inquilino se hubiera puesto en contacto con nosotros inmediatamente, habría sido una reparación menor, pero si la reparación se deja desatendida y se extiende hasta el fondo del piso o dentro de las paredes, resulta difícil explicar la clasificación de la carga.
En la práctica de la gestión, separamos y verificamos los siguientes cuatro puntos.
| Elementos para comprobar | Puntos a mirar | Registros de la empresa gestora |
|---|---|---|
| Causa | Intencional/negligente, uso normal, equipo antiguo, defecto en el edificio | Fotografías tomadas al mudarse, historial de reparaciones, antigüedad del equipo |
| Cuando fue descubierto | ¿Cuándo se reconoció la anomalía? | Contacto con inquilinos, registros de patrulla, registros de inspección |
| Notificación | ¿El inquilino informó con prontitud? Correo electrónico, nota telefónica, historial de chat | |
| Prevenir la propagación | ¿Se ha extendido el daño debido a la negligencia? | Fotos, estimaciones y comentarios del contratista |
Si le dice al inquilino: "Esto es una violación del deber de diligencia de un administrador prudente", sin solucionarlo, el inquilino no quedará satisfecho. Primero separaremos los hechos, para luego explicar la clasificación de cargas. Este orden es importante.
Flujo inicial al recibir una notificación anormal
Para determinar el deber de cuidado de un administrador prudente, el registro de la respuesta inicial es de gran importancia. En particular, cuando se trata de fugas de agua, moho y mal funcionamiento de los equipos, el desfase entre el informe inicial y la respuesta conduce directamente a un aumento de los daños.
Será más fácil para la sociedad gestora explicar el siguiente proceso estandarizándolo.
| Respuesta inicial | Detalles de implementación | Registros que deben mantenerse |
|---|---|---|
| Recepción | Compruebe cuándo, de quién y con qué síntomas | Fecha y hora de recepción, persona de contacto y notas de síntomas |
| Solicitud de foto | Solicitar fotos generales y de primeros planos al inquilino | Fotos, vídeos, fecha y hora del rodaje |
| Instrucciones de emergencia | Transmitir acciones para evitar la propagación de daños, como corte de agua, ventilación y suspensión de uso | Instrucciones e historial de transmisión |
| Organizar una empresa de reparación | Contratar una empresa de reparación según el grado de urgencia | Fecha y hora de concertación, visita programada, nombre de la empresa |
| Confirmar causa | Verificar deterioro del equipo, método de uso y tiempo de permanencia sin uso | Informe del contratista, fotografías del sitio, cotización |
| Clasificación de costos | Clasificación de la carga del propietario, la carga del inquilino y la posibilidad de reparto | Memorándum de sentencia, términos del contrato, historial de explicaciones |
Esta tendencia no pretende perseguir a los inquilinos. Es importante mantener como registro tanto el hecho de que el inquilino se comunicó con nosotros rápidamente como la pronta respuesta de la empresa administradora. Cuantos más registros mantenga, menos probable será que se emocione al explicar el pago en una fecha posterior.
Cuadro de valoración del deber de diligencia de un gestor prudente por caso
Resumiremos los casos que se suelen presentar en la gestión del alquiler desde la perspectiva de la sociedad gestora. La siguiente es una guía práctica, ya que los juicios individuales variarán según los detalles del contrato, la condición de la propiedad y las pruebas.
| Casos | Ejemplos en los que es probable que la carga recaiga en el inquilino | Ejemplos en los que es probable que la carga recaiga en el propietario | Respuestas de la sociedad gestora |
|---|---|---|---|
| Fuga de agua | Fuga de agua quedó desatendida, provocando daños en el pavimento y plantas inferiores | Las principales causas fueron el deterioro de las tuberías y fallos en los equipos. Fecha y hora del primer informe, fotografías y diagnóstico del contratista guardados | |
| Molde | La condensación se deja desatendida y hay poca limpieza o ventilación | Las causas incluyen aislamiento estructural insuficiente o fugas de agua | Verifique el ambiente interior, la explicación de la ventilación y el historial de reparaciones |
| Mal funcionamiento del equipo | Desatender ruidos y anormalidades para causar más daño | Fallos naturales por deterioro con el tiempo | Mantener el historial de contactos y el año del modelo del equipo |
| Mascotas | Crianza en violación del contrato, olores fuertes, rayones en pisos y accesorios | Señales menores de uso que normalmente se esperarían dentro de las condiciones del permiso | Comparación de disposiciones especiales para mascotas, explicación al momento de la entrada y fotos de la salida |
| Renovación no autorizada | Agujeros en la pared, instalación de estanterías, trabajos de cableado, etc. realizados sin permiso | Obra que ya ha sido aprobada por el arrendador | Verificar si existe un registro de aprobación |
No se trata de ubicar de manera amplia la responsabilidad del inquilino. Reclama sólo lo que se puede explicar y no te fuerces a reclamar lo que no se puede explicar. Esto protegerá la confianza entre la sociedad gestora y el propietario a largo plazo.
¿Cómo deberían dividirse los roles de los propietarios, las sociedades gestoras y los inquilinos?
Hablar del deber de diligencia de un administrador prudente suena injusto si se dirige únicamente a los inquilinos. En la práctica, será más fácil de entender si se explican por separado las funciones del propietario, la sociedad gestora y el inquilino.
| Posición | Papel principal | Problemas causados por la escasez |
|---|---|---|
| Propietario | Mantenimiento de equipos, reparaciones necesarias e intercambio de información con la empresa gestora | Incluso los equipos viejos y defectuosos pueden considerarse fácilmente responsabilidad del inquilino |
| Sociedad gestora | Explicación en el momento de la contratación, recepción de comunicaciones, registros, arreglos de reparación, explicación de liquidación | Los criterios de juicio se individualizan y las explicaciones se vuelven borrosas al mudarse |
| Inquilinos | Úselo con el cuidado normal, notifique las anomalías a tiempo y evite que los daños se propaguen | Es probable que los crecientes daños debidos a la negligencia se conviertan en un problema para los inquilinos. |
Si comunicas esta división de roles en el momento de firmar el contrato o en la guía de mudanza, será más fácil para los inquilinos entender qué deben hacer. La empresa administradora también puede guiarlo utilizando los mismos estándares desde el momento en que se muda, en lugar de mencionar repentinamente la jerga legal cuando se muda.
¿Cómo se explica el límite entre el desgaste normal y el deterioro por envejecimiento?
La explicación más fácilmente malentendida del deber de cuidado de un gerente prudente es el límite entre el desgaste normal y el desgaste. Si lleva una vida normal, sus pisos, papel tapiz y equipos se dañarán gradualmente. Si el inquilino es responsable de esos cambios naturales, mudarse creará una fuerte sensación de desconfianza.
Las directrices del Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo para restaurar la propiedad a su estado original también distinguen entre el desgaste normal y el envejecimiento, y el desgaste causado por la intención o negligencia del inquilino. La empresa gestora no debe adoptar la postura de "facturarle porque está sucio", sino "hay una causa que excede el uso normal, por lo que le daremos una explicación y proporcionaremos pruebas".
Por ejemplo, el daño causado por el sol al papel tapiz generalmente se considera desgaste, mientras que las manchas de alquitrán y los olores causados por el tabaquismo pueden considerarse una responsabilidad para el inquilino. No son lo mismo las marcas ligeras que dejan los muebles que los rayones profundos provocados por el arrastre de objetos pesados.
Para obtener más información sobre el alcance y los costos de los trabajos de restauración, también puede ser útil consultar ¿Qué es el trabajo de restauración? Contenidos, costos y solución de problemas que los propietarios de alquileres deben conocer.
Rutas y flujo de notificaciones que deben dejar las gestoras
Para evitar problemas relacionados con el deber de diligencia de un administrador prudente, la redacción del contrato por sí sola no es suficiente. Se requieren explicaciones que los residentes puedan entender y registros que puedan verificarse más adelante.
Es una buena idea que la sociedad gestora estandarice el siguiente flujo.
| Tiempo | Detalles de implementación | Registros que deben mantenerse |
|---|---|---|
| Antes de mudarse | Ver fotos del interior, estado del equipamiento, rayones y suciedad | Fotos, hoja de cheque, firma |
| En el momento del contrato | Explique el deber de diligencia de un administrador prudente, el deber de notificar y los asuntos prohibidos | Explicación de asuntos importantes, contrato, nota explicativa |
| Mientras se muda | Si recibe un informe de un problema, registre la fecha y hora de recepción y los detalles | Correo electrónico, nota de llamada, solicitud de reparación |
| En el momento de la reparación | Organizar causas, medidas de emergencia y estimaciones de costos | Informes, estimaciones y fotografías del contratista |
| Al momento de mudarse | Comparar con el registro al momento de mudarse y explicar la clasificación de la carga | Registro de testigos de la mudanza, detalles del acuerdo |
Es especialmente importante no simplemente decirle al residente: "Si hay algo inusual, comuníquese con nosotros lo antes posible". Al especificar claramente la información de contacto, los métodos de recepción y el alcance de la respuesta de emergencia, será más fácil evitar que los daños aumenten debido a la negligencia.
¿Cómo puedo explicar esto a los inquilinos para que se convenzan fácilmente?
Al explicar el deber de diligencia de un buen administrador a un inquilino, es importante no imponerle terminología legal. En la práctica, se pueden utilizar las siguientes expresiones:
- Deber de diligencia: “Deber de diligencia de utilizar el inmueble con el cuidado que generalmente se requiere durante el periodo de alquiler”.
- Obligación de notificar: "Debemos notificarle lo antes posible cualquier incidencia que pueda causar daños generalizados, como fugas de agua o mal funcionamiento de los equipos".
- Desgaste normal: “Por regla general, el inquilino no tiene que soportar el peso de piezas que envejecen naturalmente con la vida normal”.
- Responsabilidad del inquilino: ``En caso de daño que exceda el uso normal o daño que se extienda debido a negligencia, podemos pedirle que se haga cargo del costo después de confirmar la base.''
El propósito de la explicación no es facilitar el reclamo cuando se muda. Para evitar que los daños se extiendan durante la ocupación, el propietario, el inquilino y la empresa administradora deben estar en sintonía. Se confiará en una empresa de gestión que haga esto con cuidado no sólo para solucionar problemas, sino también para proteger los activos del propietario.
El texto de la notificación será más fácil de transmitir si se especifica de la siguiente manera.
Si descubre fugas de agua, moho, ruidos inusuales o daños en el equipo, comuníquese con la empresa administradora antes de que el daño se extienda. Cuando se comunique con nosotros, envíenos una fotografía que muestre la fecha y hora del descubrimiento, la ubicación y el estado para que podamos organizar las reparaciones rápidamente y confirmar la causa. El inquilino no estará obligado a hacerse cargo del coste hasta que la propiedad se deteriore debido al uso normal, pero si el daño se ha extendido por negligencia, podremos pedirle al inquilino que cubra el coste después de confirmar la situación.
El objetivo de este texto no es imponer únicamente obligaciones al inquilino. Al decirles de antemano que el producto no tiene que soportar la carga del deterioro debido al uso normal, será más fácil fomentar el contacto temprano.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P1. ¿Cuál es el deber de diligencia de un administrador prudente?
A. Es obligación del inquilino usar y almacenar la propiedad en alquiler con el cuidado requerido por las normas socialmente aceptadas mientras el inquilino esté alquilando la propiedad. En la gestión de alquileres, este es el estándar para determinar la causa del daño y si la propiedad ha quedado desatendida.
Q2. Si aparece moho, ¿es siempre una violación del deber de diligencia de un buen administrador?
R. No es necesariamente una infracción. Si el problema se extiende debido a la falta de limpieza o ventilación, es probable que se convierta en un problema, pero si la causa se debe a la estructura del edificio, fugas de agua o mal funcionamiento del equipo, es posible que el propietario deba tomar medidas.
Q3. Si los defectos del equipo no se tratan, ¿será responsable el inquilino?
R. Si el inquilino no se comunica con nosotros durante un tiempo prolongado después de notar algo anormal y el daño aumenta, el inquilino será considerado responsable de la responsabilidad. Sin embargo, si la causa principal es el envejecimiento del equipo o una falla inicial, verificaremos los registros y tomaremos una decisión.
Q4. ¿Qué debe registrar la sociedad gestora?
R. Deberás dejar una serie de fotos al momento de la mudanza, hojas de chequeo, explicaciones al momento de la contratación, historial de contactos al momento de la mudanza, informe de la empresa reparadora, fotos al momento de la mudanza y detalles de pago. Cuantos más registros estén conectados, más objetiva será la explicación.
P5. ¿El deber de diligencia de un administrador prudente se aplica también a los propietarios?
R. Sí. Si el propietario descuida el mantenimiento del equipo, realiza las reparaciones necesarias y comparte información con la empresa administradora, será difícil explicar cómo asignar la responsabilidad únicamente al inquilino.
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Citas/Referencias
- Búsqueda de leyes de gobierno electrónico "Derecho civil"
- Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo "Problemas y directrices relacionadas con la restauración a su estado original"
- Sitio del portal de derecho empresarial de gestión de viviendas de alquiler" del Ministerio de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo"
