Le modèle de gestion locative qui utilise les ressources humaines locales est un système dans lequel des ressources humaines talentueuses vivant dans les zones rurales participent à la gestion des propriétés dans les zones urbaines via des systèmes cloud et des environnements de travail à distance. Chez INA&Associates, notre objectif va bien au-delà de la simple réduction des coûts. Notre objectif est de créer un environnement dans lequel les employés peuvent travailler sans être limités par leur emplacement et d'offrir une qualité de gestion stable aux propriétaires.
Dans la gestion locative, il existe des tâches qui ne peuvent être effectuées que localement et des tâches qui peuvent être entièrement gérées en ligne. La réponse aux demandes, la confirmation du paiement, le travail administratif lié au contrat, les modalités de réparation, la création de rapports, le contact avec le propriétaire, etc. peuvent être effectués à distance avec une haute qualité si la conception commerciale est correctement conçue. En revanche, les inspections sur place et les réparations d’urgence nécessitent une collaboration avec les entreprises partenaires et le personnel local.
Points clés de cet article
- L'utilisation des ressources humaines locales réduit non seulement les coûts de personnel, mais améliore également la capacité de recrutement, le PCA et la continuité des activités.
- Il est important de concevoir la gestion locative en séparant les opérations à distance et sur site.
- La collaboration entre les centres d'appels, la gestion du cloud et les entreprises partenaires locales soutient la qualité.
- Sans divulgation au propriétaire, la gestion à distance semble délicate.
- L'approche de l'INA en matière de ressources humaines consiste à évaluer les personnes en fonction de leurs résultats et de leur intégrité, plutôt que de leur localisation.
Pourquoi des ressources humaines locales sont-elles nécessaires à la gestion locative ?
Le secteur de la gestion immobilière est confronté à des problèmes tels que le manque de main d’œuvre, l’individualisation, la disponibilité le week-end et la nuit et une grande quantité de paperasse. D’un autre côté, il existe des personnes dans les zones rurales qui possèdent des compétences élevées mais qui ne sont pas adaptées à un style de travail à temps plein en raison de la famille, de l’éducation des enfants, des soins infirmiers, de la condition physique, des circonstances locales, etc.
Si vous concevez votre entreprise en pensant au travail à distance, ces ressources humaines pourront assumer les tâches essentielles de gestion locative. Pour les entreprises, cela renforcera leurs capacités de recrutement, pour les travailleurs, cela élargira les opportunités et pour les propriétaires, cela conduira à un système de gestion stable.
La raison pour laquelle l'INA utilise le terme « capital humain » plutôt que « ressources humaines » est que nous considérons les personnes comme des actifs qui créent de la valeur, plutôt que comme une simple force de travail. Utiliser les ressources humaines locales est une initiative qui applique cette idée au domaine de la gestion locative.
Travail pouvant être effectué à distance / travail requis localement
Pour rendre la gestion locative à distance, vous devez décomposer vos opérations. Plutôt que de tout faire à distance, nous séparons les tâches qui sont importantes sur des sites distants des tâches qui nécessitent une assistance sur site.
| Opérations | Assistance à distance | Collaboration locale |
|---|---|---|
| Demandes de locataires | Accueil, enregistrement de l'historique, première réponse | Confirmation sur place en cas d'urgence |
| Gestion des dépôts | Confirmation de dépôt, préparation de relance, reporting | Documentation si nécessaire |
| Contrat/renouvellement | Préparation de documents, contrat électronique, gestion des délais | Lorsqu'une explication en face à face est requise |
| Arrangement de réparation | Sélection des entrepreneurs, confirmation des devis, gestion de l'avancement | Visite à un entrepreneur local |
| Règlement de déménagement | Organisation du dossier, confirmation du devis, création du décompte | Témoignage de déménagement, photographie |
| Rapport du propriétaire | Rapport mensuel, rapport de réparation, partage des revenus et dépenses | Confirmation sur place d'une construction à grande échelle |
Sans cette décomposition, la gestion à distance peut paraître « lointaine et difficile ». En revanche, si l’étendue du travail et la répartition des responsabilités sont claires, la distance ne sera pas un obstacle majeur.
Système d'exploitation qui ne réduit pas la qualité
Trois mécanismes sont nécessaires pour maintenir la qualité grâce à la gestion des locations à distance.
- Système cloud qui enregistre l'historique des réponses
- Point de contact pour recevoir les communications des résidents
- Réseau d'entreprises partenaires locales
Si un historique des réponses est conservé, vous pouvez vérifier le processus même si le responsable change. Si vous disposez d’un centre d’appels, la réception primaire la nuit et les jours fériés sera stable. Si nous disposons d’une entreprise partenaire locale, nous pourrons répondre sur place aux problématiques telles que les fuites d’eau, les écluses, les dysfonctionnements des équipements, etc.
| Comment ça marche | Valeur pour les propriétaires |
|---|---|
| Gestion du cloud | Visualisez l'état de la propriété, l'historique des réparations et l'état des paiements |
| Centre d'appels | Réduire les délais de réponse initiale aux résidents |
| Entreprise partenaire locale | Capable d'effectuer des interventions d'urgence et des réparations |
| Ressources humaines à distance | Fonctionnement stable du traitement administratif, du reporting et de la coordination |
| Rapports transparents | Créer une situation où il est facile de déléguer des tâches même à distance |
La confiance dans la gestion à distance se crée grâce à l’enregistrement et au partage, et non par la psychologie.
Avantages pour les propriétaires
Un modèle de gestion qui utilise les ressources humaines locales présente de multiples avantages pour les propriétaires.
La première est la continuité des activités. Étant donné que les ressources humaines ne sont pas concentrées en un seul endroit, il est difficile d'arrêter les opérations même en cas de catastrophe, de maladie infectieuse, de perturbation de la circulation, etc. Ceci est important du point de vue du PCA.
Deuxièmement, nous examinerons notre structure de coûts. Il est plus facile de maîtriser les coûts fixes car nous ne comptons pas sur de grands bureaux en centre-ville ou sur un personnel qui oblige les employés à venir travailler. Cependant, si vous ne faites appel qu'à des prix bas, la qualité de la gestion se détériorera, c'est pourquoi la conception commerciale et le contrôle qualité sont une condition préalable.
Troisièmement, assurez-vous de l’expertise. Même si vous vivez dans une zone rurale, nous pouvons embaucher des personnes compétentes en informatique, en immobilier, en comptabilité, en affaires juridiques et en service client. Être capable d'embaucher en fonction des capacités plutôt que de l'emplacement donne à une société de gestion un avantage concurrentiel.
Divulgation d'informations pour éviter l'anxiété lors de la gestion à distance
Ce qui inquiète les propriétaires en matière de gestion à distance, ce n’est pas tant le fait qu’ils ne soient pas physiquement présents, mais plutôt l’incapacité de voir la situation. C'est pourquoi la divulgation d'informations est si importante.
- Historique des demandes des locataires
- Date et heure de réception des demandes de réparation et état de la réponse
- Devis fournisseur et décision de commande
- Statut des dépôts et gestion des impayés
- Planning de déménagement et préparation du recrutement
- Bilan mensuel et suggestions d'amélioration
Si ces éléments sont visualisés, le propriétaire peut comprendre la situation même si la société de gestion travaille à distance. En fait, elle peut être plus transparente que la seule gestion papier ou téléphonique.
Comment l'utilisation des ressources humaines locales s'articule-t-elle avec la philosophie de l'INA ?
L'objectif de l'INA est de créer une société où les personnes qui travaillent dur sont justement évaluées. Vivre en zone rurale, élever des enfants ou s'occuper d'un membre de la famille, ou ne pas pouvoir se rendre quotidiennement au centre-ville ne devrait pas vous empêcher de démontrer vos capacités.
La gestion locative est un travail qui nécessite des réponses honnêtes, des dossiers précis, des contrôles réguliers et une considération envers les locataires et les propriétaires. Il s'agit d'un domaine où la qualité est davantage déterminée par l'attitude et la structure de la personne que par le lieu.
La gestion locative qui utilise les ressources humaines locales est un modèle qui non seulement protège la propriété du propriétaire mais élargit également les possibilités des travailleurs. L'INA estime qu'en combinant l'investissement dans les ressources humaines et l'utilisation de la technologie, nous pouvons changer la façon dont la gestion immobilière est effectuée.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Q1. Qu’est-ce qu’une gestion locative faisant appel aux ressources humaines locales ?
R. Il s'agit d'un modèle dans lequel les ressources humaines vivant dans les zones locales sont responsables des opérations de gestion locative à l'aide de systèmes cloud et du travail à distance. Un accompagnement local sera réalisé en collaboration avec des entreprises partenaires.
Q2. La gestion à distance va-t-elle ralentir le temps de réponse ?
R. Cela dépend du système. Si vous entretenez de bonnes relations avec votre historique de réponses, votre centre d'appels et vos entreprises partenaires locales, vous pourrez peut-être avancer plus rapidement qu'une gestion individuelle en face à face.
Q3. Que faire si une confirmation sur place est requise ?
R. Les partenaires et le personnel locaux vérifieront et partageront des photos et des rapports sur le cloud. Sur la base de ces informations, le personnel à distance se présentera au propriétaire et prendra les dispositions nécessaires pour les réparations.
Q4. Que doivent vérifier les propriétaires ?
A. Assurez-vous que l'historique des interventions est visible, que la progression des réparations est partagée, qu'il existe un système sur site en cas d'urgence et que le travail ne s'arrête pas même en l'absence du responsable.
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