O modelo de gestão de arrendamento que utiliza recursos humanos locais é um sistema em que recursos humanos talentosos residentes em zonas rurais participam na gestão de propriedades em zonas urbanas através de sistemas em nuvem e ambientes de trabalho remotos. Na INA&Associates, o nosso foco é mais do que apenas a redução de custos. Nosso objetivo é criar um ambiente onde os funcionários possam trabalhar sem ficarem restritos ao local e fornecer qualidade de gestão estável aos proprietários.
Na gestão de aluguer, existem trabalhos que só podem ser realizados localmente e trabalhos que podem ser totalmente realizados online. Resposta a consultas, confirmação de pagamento, trabalho administrativo relacionado ao contrato, arranjos de reparos, criação de relatórios, contato com o proprietário, etc. podem ser realizados remotamente com alta qualidade se o design do negócio for adequadamente projetado. Por outro lado, as inspeções no local e os reparos emergenciais exigem a colaboração de empresas parceiras e funcionários locais.
Pontos principais deste artigo
- A utilização de recursos humanos locais não só reduz os custos de pessoal, mas também melhora a capacidade de recrutamento, o BCP e a continuidade dos negócios.
- É importante desenhar a gestão do aluguer separando as operações remotas e presenciais.
- A colaboração entre call centers, gerenciamento de nuvem e empresas parceiras locais apoia a qualidade.
- Sem divulgação ao proprietário, o gerenciamento remoto parece desconfortável.
- A abordagem do INA aos recursos humanos é avaliar as pessoas com base nos seus resultados e integridade, e não na sua localização.
Por que são necessários recursos humanos locais para a gestão de aluguéis?
O setor de administração imobiliária se depara com questões como falta de mão de obra, individualização, disponibilidade nos finais de semana e noites e grande quantidade de burocracia. Por outro lado, há pessoas nas zonas rurais que possuem elevadas competências, mas não estão adaptadas a um estilo de trabalho a tempo inteiro devido à família, à criação dos filhos, aos cuidados de enfermagem, à condição física, às circunstâncias locais, etc.
Se você projetar seu negócio pensando no trabalho remoto, esses recursos humanos poderão assumir as funções básicas de gerenciamento de aluguel. Para as empresas, isto reforçará as suas capacidades de recrutamento, para os trabalhadores irá expandir as oportunidades e para os proprietários conduzirá a um sistema de gestão estável.
A razão pela qual a INA utiliza o termo “capital humano” em vez de “recursos humanos” é porque vemos as pessoas como activos que criam valor, e não simplesmente como uma força de trabalho. A utilização de recursos humanos locais é uma iniciativa que aplica esta ideia à área de gestão de arrendamento.
Trabalho que pode ser feito remotamente/trabalho que é necessário localmente
Para tornar o gerenciamento de aluguel remoto, você precisa desmembrar suas operações. Em vez de fazer tudo remotamente, separamos as tarefas que são fortes em locais remotos das tarefas que requerem suporte no local.
| Operações | Suporte remoto | Colaboração local |
|---|---|---|
| Consultas de inquilinos | Recepção, registro de histórico, resposta inicial | Confirmação no local em caso de emergência |
| Gestão de depósitos | Confirmação de depósito, preparação de cobranças, relatórios | Documentação necessária |
| Contrato/renovação | Preparação de documentos, contrato eletrônico, gestão de prazos | Quando é necessária explicação presencial |
| Arranjo de reparação | Seleção de empreiteiros, confirmação de estimativas, gestão de progresso | Visita ao empreiteiro local |
| Liquidação de mudança | Organização de registros, confirmação de estimativas, criação de demonstrativos de liquidação | Testemunho de mudança, fotografia |
| Relatório do proprietário | Relatório mensal, relatório de reparação, partilha de receitas e despesas | Confirmação no local de construção em grande escala |
Sem esta decomposição, a gestão remota pode parecer “distante e desconfortável”. Por outro lado, se o âmbito do trabalho e a divisão de responsabilidades forem claros, a distância não será um grande obstáculo.
Sistema operacional que não reduz a qualidade
São necessários três mecanismos para manter a qualidade através da gestão remota de aluguer.
- Sistema em nuvem que registra histórico de respostas
- Ponto de contacto para recepção de comunicações de residentes
- Rede local de empresas parceiras
Se um histórico de respostas for mantido, você poderá verificar o processo mesmo que o responsável mude. Se você tiver uma central de atendimento, a recepção primária à noite e nos feriados ficará estável. Se tivermos uma empresa parceira local, poderemos responder a problemas no local, como fugas de água, bloqueios, avarias em equipamentos, etc.
| Como funciona | Valor para proprietários |
|---|---|
| Gerenciamento de nuvem | Visualize o status da propriedade, histórico de reparos e status de pagamento |
| Central de atendimento | Redução dos atrasos na resposta inicial aos residentes |
| Empresa parceira local | Capaz de realizar respostas e reparos de emergência |
| Recursos humanos remotos | Funcionamento estável do processamento administrativo, elaboração de relatórios e coordenação |
| Relatórios transparentes | Criar uma situação em que seja fácil delegar tarefas mesmo remotamente |
A confiança no gerenciamento remoto é criada por meio de gravação e compartilhamento, não por meio da psicologia.
Benefícios para proprietários
Um modelo de gestão que utiliza recursos humanos locais traz múltiplos benefícios para os proprietários.
O primeiro é a continuidade dos negócios. Como os recursos humanos não estão concentrados num único local, é difícil interromper as operações mesmo em caso de desastre, doença infecciosa, perturbação do tráfego, etc. Isto é importante do ponto de vista do BCP.
Segundo, revisaremos nossa estrutura de custos. É mais fácil manter os custos fixos baixos porque não dependemos de grandes escritórios no centro da cidade ou de pessoal que exija que os funcionários venham trabalhar. No entanto, se apelarmos apenas a preços baixos, a qualidade da gestão irá deteriorar-se, pelo que a concepção do negócio e o controlo de qualidade são um pré-requisito.
Em terceiro lugar, garanta conhecimentos especializados. Mesmo que você more em uma área rural, podemos contratar pessoas com experiência em TI, imóveis, contabilidade, assuntos jurídicos e atendimento ao cliente. Ser capaz de contratar com base na habilidade e não na localização dá à empresa de gestão uma vantagem competitiva.
Divulgação de informações para evitar ansiedade durante o gerenciamento remoto
O que preocupa os proprietários na gestão remota não é tanto o facto de não estarem fisicamente presentes, mas sim a impossibilidade de ver a situação. É por isso que a divulgação de informações é tão importante.
- Histórico de consultas de inquilinos
- Data e hora de recebimento das solicitações de reparo e status da resposta
- Cotação de fornecedores e decisão de pedido
- Status do depósito e tratamento de inadimplência
- Mudança de cronograma e preparação de recrutamento
- Saldo mensal e sugestões de melhorias
Se essas coisas forem visualizadas, o proprietário poderá entender a situação mesmo que a administradora esteja trabalhando remotamente. Na verdade, pode ser mais transparente do que apenas a gestão em papel ou por telefone.
Como é que a utilização de recursos humanos locais se relaciona com a filosofia do INA?
O objectivo do INA é criar uma sociedade onde as pessoas que trabalham arduamente sejam avaliadas de forma justa. Viver numa zona rural, criar os filhos ou cuidar de um familiar, ou não poder deslocar-se diariamente ao centro da cidade não deve impedi-lo de demonstrar as suas capacidades.
A gestão de aluguéis é um trabalho que exige respostas honestas, registros precisos, verificações constantes e consideração pelos inquilinos e proprietários. Esta é uma área onde a qualidade é determinada mais pela atitude e estrutura da pessoa do que pela localização.
A gestão de arrendamento que utiliza recursos humanos locais é um modelo que não só protege a propriedade do proprietário, mas também amplia as possibilidades dos trabalhadores. O INA acredita que aliando o investimento em recursos humanos e a utilização de tecnologia podemos mudar a forma como se faz a gestão imobiliária.
Perguntas frequentes (FAQ)
Q1. O que é a gestão de arrendamento que utiliza recursos humanos locais?
R. Este é um modelo em que os recursos humanos residentes em áreas locais são responsáveis pelas operações de gestão de alugueres utilizando sistemas cloud e trabalho remoto. O apoio local será realizado em colaboração com empresas parceiras.
Q2. O gerenciamento remoto diminuirá o tempo de resposta?
R. Depende do sistema. Se você tiver um bom relacionamento com seu histórico de respostas, call center e empresas parceiras locais, poderá ser capaz de avançar mais rápido do que o gerenciamento presencial individual.
Q3. E se for necessária confirmação no local?
R. Os parceiros e funcionários locais verificarão e compartilharão fotos e relatórios na nuvem. Com base nessas informações, o pessoal remoto se reportará ao proprietário e tomará providências para o reparo.
Q4. O que os proprietários devem verificar?
R. Certifique-se de que o histórico de respostas esteja visível, que o progresso do reparo seja compartilhado, que haja um sistema no local para emergências e que o trabalho não pare mesmo na ausência do responsável.
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