El modelo de gestión de alquileres que utiliza recursos humanos locales es un sistema en el que recursos humanos talentosos que viven en zonas rurales participan en la gestión de propiedades en zonas urbanas a través de sistemas en la nube y entornos de trabajo remoto. En INA&Associates, nuestro enfoque es más que solo la reducción de costos. Nuestro objetivo es crear un entorno donde los empleados puedan trabajar sin estar restringidos por su ubicación y brindar una calidad de gestión estable a los propietarios.
En la gestión de alquileres, hay trabajos que sólo se pueden realizar localmente y trabajos que se pueden realizar íntegramente online. La respuesta a consultas, la confirmación de pagos, el trabajo administrativo relacionado con el contrato, los arreglos de reparación, la creación de informes, el contacto con el propietario, etc. se pueden realizar de forma remota con alta calidad si el diseño comercial está diseñado adecuadamente. Por otro lado, las inspecciones in situ y las reparaciones de emergencia requieren la colaboración de empresas asociadas y personal local.
Puntos clave de este artículo
- La utilización de recursos humanos locales no solo reduce los costos de personal, sino que también mejora la capacidad de contratación, el BCP y la continuidad del negocio.
- Es importante diseñar la gestión del alquiler separando las operaciones remotas y presenciales.
- La colaboración entre los centros de llamadas, la gestión de la nube y las empresas asociadas locales respalda la calidad.
- Sin información al propietario, la gestión remota parece incómoda.
- El enfoque del INA en materia de recursos humanos es evaluar a las personas en función de sus resultados e integridad, más que de su ubicación.
¿Por qué son necesarios los recursos humanos locales para la gestión del alquiler?
El sector de la gestión inmobiliaria se enfrenta a problemas como la falta de mano de obra, la individualización, la disponibilidad los fines de semana y las noches y una gran cantidad de papeleo. Por otro lado, hay personas en las zonas rurales que tienen altas habilidades pero no están preparadas para un estilo de trabajo a tiempo completo debido a la familia, la crianza de los hijos, los cuidados de enfermería, la condición física, las circunstancias locales, etc.
Si diseña su negocio pensando en el trabajo remoto, estos recursos humanos podrán asumir las tareas principales de la gestión de alquileres. Para las empresas, esto fortalecerá sus capacidades de contratación, para los trabajadores ampliará las oportunidades y para los propietarios conducirá a un sistema de gestión estable.
La razón por la que el INA utiliza el término "capital humano" en lugar de "recursos humanos" es porque consideramos a las personas como activos que crean valor, en lugar de simplemente como fuerza laboral. Utilizar recursos humanos locales es una iniciativa que aplica esta idea al campo de la gestión de alquileres.
Trabajo que se puede realizar de forma remota/trabajo que se requiere localmente
Para que la gestión de alquileres sea remota, es necesario desglosar sus operaciones. En lugar de hacer todo de forma remota, separamos las tareas que son sólidas en ubicaciones remotas de las tareas que requieren soporte en el sitio.
| Operaciones | Soporte remoto | Colaboración local |
|---|---|---|
| Consultas de inquilinos | Recepción, registro de historia, respuesta inicial | Confirmación in situ en caso de emergencia |
| Gestión de depósitos | Confirmación de depósito, preparación de reclamaciones, presentación de informes | Documentación necesaria |
| Contrato/renovación | Preparación de documentos, contrato electrónico, gestión de plazos | Cuando se requiere explicación cara a cara |
| Acuerdo de reparación | Selección de contratista, confirmación de presupuesto, gestión de progreso | Visita al contratista local |
| Acuerdo de mudanza | Organización de registros, confirmación de presupuestos, creación de declaraciones de liquidación | Testificación de mudanzas, fotografía |
| Informe del propietario | Informe mensual, informe de reparación, reparto de ingresos y gastos | Confirmación in situ de construcción a gran escala |
Sin esta descomposición, la gestión remota puede parecer “lejana e incómoda”. Por otro lado, si el alcance del trabajo y la división de responsabilidades están claros, la distancia no será un obstáculo mayor.
Sistema operativo que no reduce la calidad.
Son necesarios tres mecanismos para mantener la calidad a través de la gestión remota del alquiler.
- Sistema en la nube que registra el historial de respuestas.
- Punto de contacto para recibir comunicaciones de los residentes
- Red de empresas asociadas locales
Si se mantiene un historial de respuestas, podrá consultar el proceso incluso si cambia el responsable. Si tienes un call center, la recepción primaria en horario nocturno y festivos será estable. Si contamos con una empresa asociada local, podremos responder a problemas in situ como fugas de agua, bloqueos, mal funcionamiento de equipos, etc.
| Cómo funciona | Valor para los propietarios |
|---|---|
| Gestión de la nube | Visualice el estado de la propiedad, el historial de reparaciones y el estado de pago |
| Centro de llamadas | Reducir los retrasos en la respuesta inicial a los residentes |
| Empresa colaboradora local | Capaz de llevar a cabo reparaciones y respuestas de emergencia |
| Recursos humanos remotos | Operación estable de procesamiento, presentación de informes y coordinación administrativa |
| Informes transparentes | Crear una situación en la que sea fácil delegar tareas incluso de forma remota |
La confianza en la gestión remota se crea grabando y compartiendo, no mediante la psicología.
Beneficios para los propietarios
Un modelo de gestión que utilice recursos humanos locales tiene múltiples beneficios para los propietarios.
El primero es la continuidad del negocio. Debido a que los recursos humanos no están concentrados en un solo lugar, es difícil detener las operaciones incluso en caso de un desastre, una enfermedad infecciosa, una interrupción del tráfico, etc. Esto es importante desde la perspectiva del BCP.
En segundo lugar, revisaremos nuestra estructura de costos. Es más fácil mantener bajos los costos fijos porque no dependemos de grandes oficinas en el centro de la ciudad ni de personal que requiera que los empleados vengan a trabajar. Sin embargo, si sólo se apela a precios bajos, la calidad de la gestión se deteriorará, por lo que el diseño empresarial y el control de calidad son un requisito previo.
En tercer lugar, garantizar la experiencia. Incluso si vive en una zona rural, podemos contratar personas con conocimientos en TI, bienes raíces, contabilidad, asuntos legales y servicio al cliente. Poder contratar en función de la capacidad y no de la ubicación le da a una empresa de gestión una ventaja competitiva.
Divulgación de información para evitar ansiedad durante la gestión remota
Lo que preocupa a los propietarios de la gestión remota no es tanto el hecho de que no estén físicamente presentes, sino la incapacidad de ver la situación. Por eso es tan importante la divulgación de información.
- Historial de consultas de inquilinos
- Fecha y hora de recepción de las solicitudes de reparación y estado de la respuesta.
- Cotización de proveedores y decisión de pedido.
- Estado de depósito y manejo de morosidad.
- Planificación de mudanzas y preparación de reclutamiento.
- Saldo mensual y sugerencias de mejora.
Si se visualizan estas cosas, el propietario puede comprender la situación incluso si la empresa gestora trabaja de forma remota. De hecho, puede ser más transparente que la gestión en papel o por teléfono.
¿Cómo se relaciona la utilización de recursos humanos locales con la filosofía del INA?
El objetivo del INA es crear una sociedad donde las personas que trabajan duro sean evaluadas justamente. Vivir en una zona rural, criar hijos o cuidar a un familiar, o no poder desplazarse todos los días al centro de la ciudad no debería impedirte demostrar tus capacidades.
La gestión de alquileres es un trabajo que requiere respuestas honestas, registros precisos, controles constantes y consideración hacia los inquilinos y propietarios. Ésta es un área donde la calidad está determinada más por la actitud y la estructura de la persona que por la ubicación.
La gestión de alquileres que utiliza recursos humanos locales es un modelo que no sólo protege la propiedad del propietario sino que también amplía las posibilidades de los trabajadores. El INA cree que combinando la inversión en recursos humanos y el uso de tecnología podemos cambiar la forma de realizar la gestión inmobiliaria.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P1. ¿Qué es la gestión de alquileres que utiliza recursos humanos locales?
R. Se trata de un modelo en el que los recursos humanos residentes en zonas locales se encargan de las operaciones de gestión de alquileres mediante sistemas en la nube y trabajo remoto. El apoyo local se llevará a cabo en colaboración con empresas asociadas.
Q2. ¿La gestión remota ralentizará el tiempo de respuesta?
R. Depende del sistema. Si tiene una buena relación con su historial de respuestas, el centro de llamadas y las empresas asociadas locales, es posible que pueda avanzar más rápido que la gestión individual cara a cara.
Q3. ¿Qué pasa si se requiere confirmación en el sitio?
R. Los socios y el personal locales verificarán y compartirán fotografías e informes en la nube. Con base en esta información, el personal remoto informará al propietario y hará los arreglos de reparación.
Q4. ¿Qué deben comprobar los propietarios?
R. Asegúrese de que el historial de respuesta sea visible, que se comparta el progreso de la reparación, que haya un sistema en el sitio para emergencias y que el trabajo no se detenga incluso en ausencia de la persona a cargo.
Yo también quiero leer
