Alors que les investissements immobiliers réalisés par des étrangers au Japon sont en hausse, les sociétés de gestion locative sont de plus en plus souvent amenées à gérer les biens de propriétaires étrangers. Étant donné que cela nécessite des procédures et une approche différentes de celles requises pour les propriétaires japonais, nous allons passer en revue les points pratiques à prendre en compte.
Désignation et déclaration d'un représentant fiscal
Lorsqu'un propriétaire étranger non-résident détient un bien immobilier au Japon, il est nécessaire de désigner un représentant fiscal. Ce dernier se charge, au nom du propriétaire, des obligations fiscales telles que le dépôt de la déclaration de revenus et le paiement des impôts.
Ce que la société de gestion doit faire
- Informer le propriétaire de la nécessité de désigner un représentant fiscal
- Vérifier que le « formulaire de déclaration de représentant fiscal » a bien été déposé auprès du bureau des impôts du lieu où se trouve le bien immobilier
- Expliquer au propriétaire qu'après la déclaration, les documents émanant du bureau des impôts seront envoyés au représentant fiscal
La société de gestion peut elle-même assumer le rôle de représentant fiscal, mais comme cela implique une responsabilité en matière de déclaration fiscale, cette décision doit être prise après avoir mis en place un système de collaboration avec un expert-comptable.
Déclaration a posteriori en vertu de la loi sur les opérations de change
Lorsqu'un non-résident acquiert un bien immobilier, il est tenu, en vertu de la loi sur les changes et le commerce extérieur (loi sur les changes), de déclarer cette transaction à la Banque du Japon dans un délai de 20 jours à compter du lendemain de la transaction.
Cas où la déclaration n'est pas nécessaire
- Acquisition à des fins de résidence pour soi-même ou un membre de la famille
- Acquisition à des fins professionnelles pour le propriétaire
- En cas d'acquisition auprès d'un autre non-résident
Toutefois, les résidences secondaires ou les maisons de vacances ne sont pas considérées comme des « biens à usage résidentiel » et doivent donc faire l'objet d'une déclaration. Les biens immobiliers destinés à l'investissement sont en principe soumis à déclaration. En tant que société de gestion, il est important d'informer rapidement le propriétaire de la nécessité de procéder à cette déclaration.
Enregistrement d'une adresse de contact au Japon (à partir d'avril 2024)
À compter d'avril 2024, lorsque le titulaire de l'enregistrement de la propriété n'a pas d'adresse au Japon, l'enregistrement d'un contact au Japon est devenu obligatoire.
Cas où la société de gestion devient le contact au Japon
Il est également envisageable que la société de gestion soit enregistrée comme contact au Japon. Dans ce cas, une lettre de consentement et un certificat de sceau sont nécessaires. Nous recommandons de préciser clairement le rôle de contact au Japon dans le contrat de gestion conclu avec le propriétaire.
Même en l'absence de contact au Japon, l'enregistrement d'une mention indiquant « absence de contact » est nécessaire ; une réponse est donc requise dans tous les cas.
Gestion des frais de gestion et de la provision pour réparations
Dans le cas d'un appartement, les frais de gestion et la provision pour réparations doivent être payés chaque mois. Pour les propriétaires non résidents, les mesures suivantes sont nécessaires.
- Vérification de la mise en place d'un prélèvement automatique depuis un compte bancaire au Japon
- Représentation aux assemblées générales de la copropriété (par procuration)
- Réception et transmission des différentes notifications
La communication avec les propriétaires résidant à l'étranger se faisant principalement par e-mail et en raison du décalage horaire, le partage d'informations via un système de gestion s'avère efficace. La visualisation de l'historique des interventions sous forme de tickets, permettant au propriétaire de vérifier à tout moment l'état d'avancement, contribue à instaurer un climat de confiance.
Pratiques relatives au transfert des loyers
Lorsque le propriétaire étranger réside à l'étranger, il est nécessaire de convenir à l'avance du mode de virement des loyers.
- Virement vers un compte bancaire japonais : la méthode la plus simple. Si le propriétaire dispose d'un compte bancaire au Japon, un virement national standard suffit.
- Virement vers un compte à l'étranger : les frais sont élevés et le virement prend plusieurs jours. Si le solde de fin de mois dépasse l'équivalent de 100 millions de yens, un rapport séparé est nécessaire.
Il est important de définir clairement dans le contrat de gestion les modalités de virement, la prise en charge des frais et la date de virement.
Points à prendre en compte dans la gestion des locataires
Le fait que le bien appartienne à un propriétaire étranger ne change pas fondamentalement la manière de gérer les locataires. Il convient toutefois de garder à l'esprit les points suivants.
- Il peut y avoir un décalage horaire pour l'approbation des réparations (convenir à l'avance d'une délégation de pouvoir pour les interventions d'urgence)
- Vérifier les moyens de communication avec le propriétaire (e-mail, outils de chat, etc.)
- Convenir à l'avance des critères de décision concernant la remise en état et les réparations importantes
Foire aux questions (FAQ)
Q. Le contrat avec un propriétaire étranger doit-il être rédigé en langue étrangère ?
Légalement, un contrat en japonais ne pose aucun problème, mais il est souhaitable de fournir une traduction des points essentiels ou une version traduite à titre de référence pour faciliter la compréhension du contenu. Si des documents en langue étrangère sont utilisés pour l'enregistrement, une traduction en japonais doit être jointe.
Q. Comment se passe le paiement de la taxe foncière ?
Si un administrateur fiscal a été désigné, l'avis d'imposition lui sera envoyé. Même si la société de gestion n'est pas l'administrateur fiscal, il est recommandé, dans un souci de qualité de gestion, d'informer le propriétaire des dates d'échéance et de lui envoyer des rappels.
