Angesichts der zunehmenden Immobilieninvestitionen von Ausländern in Japan kommt es immer häufiger vor, dass Vermietungsagenturen die Immobilien ausländischer Eigentümer verwalten. Da hierfür andere Verfahren und Vorgehensweisen als bei japanischen Eigentümern erforderlich sind, werden im Folgenden die wichtigsten praktischen Punkte zusammengefasst.
Auswahl und Anmeldung eines Steuerverwalters
Wenn ein ausländischer Eigentümer, der nicht in Japan ansässig ist, Immobilien in Japan besitzt, muss ein Steuerverwalter bestellt werden. Der Steuerverwalter übernimmt die steuerlichen Pflichten des Eigentümers, wie die Einreichung der Steuererklärung und die Zahlung der Steuern.
Aufgaben der Verwaltungsgesellschaft
- Den Eigentümer über die Bestellung eines Steuervertreters informieren
- Sicherstellen, dass das „Formular zur Anmeldung eines Steuerverwalters“ beim für den Standort der Immobilie zuständigen Finanzamt eingereicht wurde
- Dem Eigentümer erklären, dass nach der Anmeldung die Unterlagen vom Finanzamt an den Steuerverwalter gesendet werden
Die Verwaltungsgesellschaft kann selbst als Steuerverwalter fungieren; da dies jedoch die Verantwortung für die Steuererklärung mit sich bringt, muss diese Entscheidung erst nach Einrichtung einer Zusammenarbeit mit einem Steuerberater getroffen werden.
Nachträgliche Meldung gemäß dem Devisengesetz
Wenn ein Nichtansässiger eine Immobilie erwirbt, ist gemäß dem Devisen- und Außenhandelsgesetz (Devisengesetz) eine Meldung an die Bank of Japan innerhalb von 20 Tagen nach dem Transaktionsdatum erforderlich.
Fälle, in denen keine Meldung erforderlich ist
- Erwerb zum Zwecke des Wohnens für den Eigentümer selbst oder seine Angehörigen
- Erwerb zur Nutzung als Büro der betreffenden Person
- Erwerb von einem anderen Nichtansässigen
Ferienhäuser und Zweitwohnsitze fallen jedoch nicht unter den Begriff „Wohnzwecke“ und sind daher meldepflichtig. Immobilien, die zu Investitionszwecken erworben werden, sind grundsätzlich meldepflichtig. Als Verwaltungsgesellschaft ist es wichtig, den Eigentümer frühzeitig über die Meldepflicht zu informieren.
Registrierung einer inländischen Kontaktadresse (ab April 2024)
Ab April 2024 ist die Registrierung einer inländischen Kontaktadresse verpflichtend, wenn der eingetragene Eigentümer keine Anschrift im Inland hat.
Fälle, in denen die Verwaltungsgesellschaft als Kontaktadresse in Japan fungiert
Es ist denkbar, dass die Verwaltungsgesellschaft als inländischer Ansprechpartner eingetragen wird. In diesem Fall sind eine Einverständniserklärung und eine Beglaubigung des Siegelabdrucks erforderlich. Wir empfehlen, die Rolle als inländischer Ansprechpartner im Verwaltungsvertrag mit dem Eigentümer klar festzulegen.
Auch wenn kein inländischer Ansprechpartner vorhanden ist, muss dies in der Eintragung vermerkt werden, sodass in jedem Fall entsprechende Maßnahmen erforderlich sind.
Umgang mit Verwaltungsgebühren und Instandhaltungsrücklagen
Bei Eigentumswohnungen müssen Verwaltungsgebühren und Rücklagen für Reparaturen monatlich gezahlt werden. Für nicht ansässige Eigentümer sind folgende Maßnahmen erforderlich:
- Überprüfung der Einrichtung des automatischen Lastschriftverfahrens von einem Konto in Japan
- Vertretung bei der Generalversammlung der Verwaltungsgemeinschaft (Erteilung einer Vollmacht)
- Entgegennahme und Weiterleitung verschiedener Mitteilungen
Da die Kommunikation mit im Ausland ansässigen Eigentümern aufgrund der Zeitverschiebung hauptsächlich per E-Mail erfolgt, ist der Informationsaustausch über das Verwaltungssystem sehr effektiv. Die Visualisierung des Bearbeitungsverlaufs auf Ticketbasis und ein System, bei dem der Eigentümer jederzeit den Status einsehen kann, tragen zum Aufbau von Vertrauen bei.
Praktische Aspekte der Mietzahlungsabwicklung
Wenn ausländische Eigentümer im Ausland wohnen, muss die Art der Mietzahlungsüberweisung im Voraus vereinbart werden.
- Überweisung auf ein inländisches Konto: Die einfachste Methode. Wenn der Eigentümer über ein japanisches Bankkonto verfügt, ist eine normale Inlandsüberweisung möglich.
- Überweisung auf ein Konto im Ausland: Die Gebühren sind hoch und die Überweisung dauert mehrere Tage. Wenn der Kontostand am Monatsende den Gegenwert von 100 Millionen Yen übersteigt, ist eine gesonderte Meldung erforderlich.
Es ist wichtig, die Überweisungsmethode, die Übernahme der Gebühren und den Überweisungstermin im Verwaltungsvertrag klar festzulegen.
Zu beachtende Punkte im Umgang mit Mietern
Nur weil es sich um eine Immobilie eines ausländischen Eigentümers handelt, ändert sich der Umgang mit Mietern nicht wesentlich. Die folgenden Punkte sollten jedoch beachtet werden.
- Es kann zu Zeitverzögerungen bei der Genehmigung von Reparaturen kommen (die Übertragung von Befugnissen für Notfallmaßnahmen sollte im Voraus vereinbart werden).
- Die Kommunikationswege mit dem Eigentümer (E-Mail, Chat-Tools usw.) sollten im Voraus geklärt werden
- Die Kriterien für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands und für umfangreiche Reparaturen sollten im Voraus vereinbart werden
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F. Muss der Vertrag mit einem ausländischen Eigentümer in einer Fremdsprache verfasst werden?
Rechtlich gesehen ist ein Vertrag in japanischer Sprache zulässig, doch zum besseren Verständnis des Inhalts ist es ratsam, die wichtigsten Punkte zu übersetzen oder eine Übersetzung als Referenz zur Verfügung zu stellen. Werden bei der Eintragung Dokumente in einer Fremdsprache verwendet, muss eine japanische Übersetzung beigefügt werden.
F. Wie erfolgt die Zahlung der Grundsteuer?
Wenn ein Steuerverwalter bestellt wurde, wird der Steuerbescheid an diesen gesendet. Auch wenn die Verwaltungsgesellschaft nicht als Steuerverwalter fungiert, sind Informationen zum Zahlungstermin und Erinnerungen an den Eigentümer aus Sicht der Verwaltungsqualität sinnvoll.
