مع تزايد استثمارات الأجانب في العقارات اليابانية، تزداد حالات قيام شركات إدارة الإيجارات بإدارة عقارات الملاك الأجانب. ونظرًا لأن ذلك يتطلب إجراءات وتعاملات تختلف عن تلك المتعلقة بالملاك اليابانيين، سنقوم هنا بتوضيح النقاط العملية المهمة.
تعيين وكيل الضرائب والإبلاغ عنه
عندما يمتلك مالك أجنبي غير مقيم عقارًا في اليابان، يلزم تعيين وكيل ضرائب. يقوم وكيل الضرائب بالنيابة عن المالك بواجباته الضريبية، مثل تقديم الإقرار الضريبي ودفع الضرائب.
ما يجب على شركة الإدارة القيام به
- إرشاد المالك بشأن تعيين وكيل الضرائب
- التأكد من تقديم "إقرار تعيين وكيل الضرائب" إلى مكتب الضرائب في مكان وجود العقار
- إبلاغ المالك بأن المستندات الصادرة عن مكتب الضرائب ستصل إلى الوكيل الضريبي بعد الإبلاغ
يمكن لشركة الإدارة أن تكون هي نفسها الوكيل الضريبي، ولكن نظراً لأن ذلك يترتب عليه مسؤولية الإقرار الضريبي، يجب اتخاذ القرار بعد إعداد نظام للتعاون مع مستشار ضريبي.
الإبلاغ اللاحق بموجب قانون الصرف الأجنبي
في حالة حصول غير المقيم على عقار، يجب تقديم إخطار إلى بنك اليابان في غضون 20 يومًا من تاريخ المعاملة، وفقًا لقانون الصرف الأجنبي والتجارة الخارجية (قانون الصرف الأجنبي).
الحالات التي لا يلزم فيها الإبلاغ
- في حالة الشراء لغرض السكن الشخصي أو لأحد الأقارب
- في حالة الشراء لاستخدامه كمكتب للشخص نفسه
- في حالة الشراء من غير مقيم آخر
ومع ذلك، فإن الفيلات أو المنازل الثانية لا تندرج تحت "غرض السكن"، لذا يلزم الإبلاغ عنها. العقارات الاستثمارية تخضع للإبلاغ بشكل أساسي. كشركة إدارة، من المهم إخطار المالك في وقت مبكر بضرورة الإبلاغ.
تسجيل جهة الاتصال داخل اليابان (ابتداءً من أبريل 2024)
اعتبارًا من أبريل 2024، أصبح تسجيل جهة الاتصال داخل اليابان إلزاميًا في حالة عدم وجود عنوان داخل اليابان لمالك العقار المسجل.
الحالات التي تكون فيها شركة الإدارة هي جهة الاتصال داخل اليابان
من المتوقع أن يتم تسجيل شركة الإدارة كجهة اتصال داخلية. في هذه الحالة، يلزم تقديم خطاب موافقة وشهادة ختم. نوصي بتوضيح دور شركة الإدارة كجهة اتصال داخلية في عقد التكليف بالإدارة المبرم مع المالك.
حتى في حالة عدم وجود جهة اتصال داخل اليابان، يلزم تسجيل "عدم وجود جهة اتصال"، لذا يتعين اتخاذ الإجراءات اللازمة في كل الأحوال.
التعامل مع رسوم الإدارة وصندوق مخصصات الإصلاح
في حالة الشقق السكنية، يجب دفع رسوم الإدارة وصندوق مخصصات الإصلاح شهريًا. بالنسبة للمالكين غير المقيمين، يلزم اتخاذ الإجراءات التالية.
- التأكد من إعداد الخصم التلقائي من حساب في اليابان
- النيابة في إبداء الرأي في الجمعية العامة للجمعية الإدارية (التعامل مع التوكيلات)
- استلام مختلف الإخطارات وإعادة توجيهها
نظرًا لأن التواصل مع المالكين المقيمين في الخارج يعتمد بشكل أساسي على البريد الإلكتروني ويواجه تحديات فارق التوقيت، فإن مشاركة المعلومات عبر نظام الإدارة يعد أمرًا فعالًا. إن عرض سجل الاستجابة بشكل مرئي باستخدام نظام التذاكر، ووضع نظام يتيح للمالك التحقق من الوضع في أي وقت، يساهم في بناء الثقة.
الإجراءات العملية لتحويل الإيجار
في حالة إقامة المالك الأجنبي في الخارج، يجب الاتفاق مسبقًا على طريقة تحويل الإيجار.
- التحويل إلى حساب محلي: الطريقة الأبسط. إذا كان المالك يمتلك حسابًا مصرفيًا في اليابان، فيمكن التعامل مع الأمر عن طريق التحويل المحلي العادي
- التحويل إلى حساب خارجي: تكون الرسوم مرتفعة، ويستغرق التحويل عدة أيام. إذا تجاوز الرصيد في نهاية الشهر ما يعادل 100 مليون ين، فيجب تقديم تقرير منفصل
من المهم تحديد طريقة التحويل وتحمل الرسوم وتاريخ التحويل بوضوح في عقد التكليف بالإدارة.
نقاط يجب الانتباه إليها عند التعامل مع المستأجرين
لا يختلف التعامل مع المستأجرين بشكل كبير لمجرد أن العقار مملوك لأجنبي. ومع ذلك، يجب الانتباه إلى النقاط التالية.
- قد يحدث فارق زمني في الموافقة على الإصلاحات (يجب الاتفاق مسبقًا على تفويض سلطة الاستجابة في حالات الطوارئ)
- التأكد من وسائل الاتصال بالمالك (البريد الإلكتروني وأدوات الدردشة وغيرها)
- الاتفاق مسبقًا على معايير اتخاذ القرار بشأن إعادة العقار إلى حالته الأصلية أو إجراء إصلاحات واسعة النطاق
الأسئلة الشائعة (FAQ)
س: هل يجب إعداد عقد الإيجار مع المالك الأجنبي بلغة أجنبية؟
من الناحية القانونية، لا توجد مشكلة في استخدام عقد باللغة اليابانية، ولكن من المستحسن ترجمة النقاط الرئيسية أو توفير نسخة مترجمة كمرجع لفهم المحتوى. في حالة استخدام مستندات بلغة أجنبية للتسجيل، يلزم إرفاق ترجمة إلى اللغة اليابانية.
س: كيف يتم دفع ضريبة الممتلكات الثابتة؟
إذا تم تعيين مدير ضرائب، فسيتم إرسال إشعار الضريبة إلى مدير الضرائب. حتى إذا لم تكن شركة الإدارة هي مدير الضرائب، فإن إرسال إشعار بموعد السداد وتذكير المالك يعد أمراً فعالاً من منظور جودة الإدارة.
