随着外国人对日本房地产投资的增加，租赁管理公司管理外国业主房产的情况也日益增多。由于这与管理日本业主的房产所需的手续和应对方式有所不同，因此我们将梳理实务中的要点。
纳税管理人的选定与申报
非居民的外国业主若拥有日本房地产，必须选任纳税代理人。纳税代理人将代行业主的纳税义务，包括提交纳税申报表及缴纳税款等。
管理公司应履行的职责
- 向业主说明选任纳税管理人的事宜
- 确认已向房产所在地税务署提交《纳税代理人申报书》
- 向业主说明申报后税务署的文件将寄送至纳税管理人处
虽然管理公司本身也可以担任纳税代理人，但由于会产生税务申报的责任，因此需要在与税务师建立协作机制的基础上再作判断。
依据《外汇及外国贸易法》进行事后申报
非居民购置不动产时，根据《外汇及对外贸易法》（外为法）规定，须在交易次日起20日内向日本银行进行申报。
无需申报的情况
- 为本人或亲属居住目的而取得的情况
- 为本人办公用途而取得的情况
- 从其他非居民处购得的情况
但因别墅或第二居所不属于“居住用途”，故需进行申报。投资性房地产原则上均属于申报对象。作为管理公司，尽早向业主说明申报的必要性至关重要。
国内联系方式登记（2024年4月起）
自2024年4月起，若产权登记名义人在日本国内无住所，则必须登记日本国内的联系方式。
管理公司作为国内联系人的情况
管理公司也有可能被登记为国内联系人。这种情况下，需要提交同意书和印章证明书。建议在与业主签订的管理委托合同中，明确管理公司作为国内联系人的职责。
即使没有国内联系方式，也需登记“无联系方式”的事实，因此无论如何都需要采取相应措施。
管理费及维修储备金的处理
对于公寓，管理费和维修储备金需按月缴纳。非居民业主需采取以下措施：
- 确认已设置从日本国内账户自动扣款
- 代为向业主大会表达意愿（办理委托书）
- 各类通知的接收与转发
由于与居住在海外的业主沟通存在时差且主要通过邮件进行，因此利用管理系统共享信息非常有效。通过工单系统可视化处理记录，建立业主可随时确认情况的机制，有助于建立信任。
租金汇款实务
若外国业主居住在海外，需事先商定租金汇款方式。
- 汇款至国内账户：最简便的方法。若业主持有日本银行账户，可通过常规国内转账处理
- 汇款至海外账户：手续费较高，且汇款需时数日。若月末余额超过1亿日元等值金额，需另行报告
在管理委托合同中明确规定汇款方式、手续费承担方及汇款日期至关重要。
处理租户事务时的注意事项
虽为外国业主的房产，但处理租户事务的方式并无太大差异。不过，需注意以下几点：
- 维修审批可能因时差产生延迟（需事先约定紧急处理的授权委托）
- 确认与业主的联络方式（邮件、聊天工具等）
- 事先就恢复原状及大规模维修的判断标准达成一致
常见问题（FAQ）
Q. 与外国业主签订的合同必须使用外语吗？
从法律角度而言，使用日语合同并无问题，但为了便于理解内容，建议提供要点翻译或参考译文。若在登记时使用外语文件，则需附上日语译文。
Q. 固定资产税如何缴纳？
若已选任纳税管理人，纳税通知书将寄送至该管理人处。即使管理公司并非纳税管理人，从管理质量的角度出发，向业主发送缴税期限通知及提醒也是有效的。
