Ante el aumento de las inversiones inmobiliarias en Japón por parte de extranjeros, cada vez son más frecuentes los casos en los que las empresas de gestión de alquileres se encargan de administrar las propiedades de propietarios extranjeros. Dado que esto requiere trámites y un trato diferentes a los que se aplican a los propietarios japoneses, a continuación se resumen los aspectos prácticos más importantes.
Designación y notificación del representante fiscal
Cuando un propietario extranjero no residente posee un inmueble en Japón, es necesario designar a un representante fiscal. El representante fiscal se encarga de cumplir con las obligaciones fiscales del propietario, como la presentación de la declaración de la renta y el pago de impuestos.
Tareas que debe realizar la empresa gestora
- Informar al propietario sobre el nombramiento de un representante fiscal
- Confirmar la presentación del «Formulario de notificación de representante fiscal» ante la oficina de Hacienda correspondiente a la ubicación del inmueble
- Explicar al propietario que, tras la notificación, la oficina de Hacienda enviará la documentación al representante fiscal
La propia empresa gestora puede actuar como administrador fiscal, pero, dado que ello conlleva la responsabilidad de la declaración de impuestos, es necesario tomar una decisión tras establecer un sistema de colaboración con un asesor fiscal.
Notificación a posteriori en virtud de la Ley de Divisas
Cuando un no residente adquiere un inmueble, es necesario notificarlo al Banco de Japón en un plazo de 20 días a partir del día siguiente a la transacción, de conformidad con la Ley de Divisas y Comercio Exterior (Ley de Divisas).
Casos en los que no es necesario presentar la notificación
- Cuando la adquisición se realiza con fines de residencia para el propio propietario o sus familiares
- Cuando se adquiere para uso como oficina del propio.
- Cuando se adquiere de otro no residente
No obstante, las casas de vacaciones o segundas residencias no se consideran «con fines residenciales», por lo que sí es necesario notificarlas. Los inmuebles destinados a inversión están, en principio, sujetos a notificación. Como empresa gestora, es importante informar al propietario lo antes posible de la necesidad de realizar la notificación.
Registro de un contacto en Japón (a partir de abril de 2024)
A partir de abril de 2024, se ha hecho obligatorio el registro de un contacto en el país cuando el titular del registro de la propiedad no tenga domicilio en el país.
Casos en los que la empresa gestora actúa como contacto en el país
Es posible que la empresa gestora sea inscrita como contacto en el país. En ese caso, se necesitarán una carta de consentimiento y un certificado de sellado. Recomendamos dejar claro en el contrato de gestión con el propietario cuál es su función como contacto en el país.
Incluso en el caso de que no exista un contacto en el país, será necesario inscribir «la ausencia de contacto», por lo que, en cualquier caso, se requiere una respuesta.
Gestión de los gastos de administración y del fondo de reserva
En el caso de los apartamentos, los gastos de gestión y el fondo de reserva deben pagarse mensualmente. En el caso de los propietarios no residentes, es necesario tomar las siguientes medidas.
- Confirmación de la configuración de domiciliación bancaria desde una cuenta en Japón
- Representación en la junta general de la comunidad de propietarios (mediante poder)
- Recepción y reenvío de todo tipo de notificaciones
Dado que la comunicación con los propietarios que residen en el extranjero se ve afectada por la diferencia horaria y se realiza principalmente por correo electrónico, resulta eficaz compartir la información a través del sistema de gestión. Visualizar el historial de gestión mediante un sistema de tickets y establecer un sistema que permita al propietario consultar la situación en cualquier momento contribuye a generar confianza.
Gestión práctica de la transferencia de alquileres
En el caso de que el propietario extranjero resida en el extranjero, es necesario acordar de antemano el método de transferencia del alquiler.
- Transferencia a una cuenta nacional: el método más sencillo. Si el propietario tiene una cuenta bancaria en Japón, se puede realizar mediante una transferencia nacional normal.
- Transferencia a una cuenta en el extranjero: las comisiones son elevadas y la transferencia tarda varios días. Si el saldo al final del mes supera el equivalente a 100 millones de yenes, es necesario informar de ello por separado.
Es importante establecer claramente en el contrato de gestión el método de transferencia, quién asume las comisiones y la fecha de la transferencia.
Puntos a tener en cuenta en la atención al inquilino
El hecho de que se trate de una propiedad de un propietario extranjero no implica que la gestión de los inquilinos cambie significativamente. Sin embargo, es necesario tener en cuenta los siguientes puntos.
- Puede producirse un desfase horario a la hora de aprobar las reparaciones (acordar previamente la delegación de autoridad para respuestas de emergencia).
- Confirmar los medios de comunicación con el propietario (correo electrónico, herramientas de chat, etc.).
- Acordar de antemano los criterios para decidir sobre la restauración del estado original y las reparaciones a gran escala
Preguntas frecuentes (FAQ)
P. ¿Es necesario redactar el contrato con el propietario extranjero en un idioma extranjero?
Legalmente, no hay ningún problema en redactar el contrato en japonés, pero es recomendable traducir los puntos clave o proporcionar una versión traducida como referencia para facilitar la comprensión del contenido. Si se utilizan documentos en un idioma extranjero para el registro, es necesario adjuntar una traducción al japonés.
P. ¿Cómo se gestiona el pago del impuesto sobre bienes inmuebles?
Si se ha designado un administrador fiscal, la notificación de pago se enviará a este. Aunque la empresa gestora no sea el administrador fiscal, es recomendable, desde el punto de vista de la calidad de la gestión, informar sobre los plazos de pago y enviar recordatorios al propietario.
