隨著外國人投資日本不動產的趨勢日益增加，租賃管理公司代為管理外國業主物業的情況也隨之增多。由於這類案件所需的程序與應對方式有別於日本業主，以下將整理實務上的要點。
納稅管理人的選任與申報
非居民的外國業主若持有日本不動產，必須選任納稅管理人。納稅管理人將代為履行業主的納稅義務，例如提交年度所得稅申報書及繳納稅款等。
管理公司應處理的事項
- 向業主說明選任納稅管理人的相關事宜
- 確認已向不動產所在地稅務署提交「納稅管理人申報書」
- 向業主說明，申報後稅務署寄發的文件將送達納稅管理人處
管理公司雖可自行擔任納稅管理人，但因需承擔稅務申報責任，故須在建立與稅務師的協作機制後再行判斷。
依據《外匯及對外貿易法》進行事後申報
非居民取得不動產時，依據《外匯及對外貿易法》（外匯法），須於交易次日起20日內向日本銀行辦理申報。
無需申報之情況
- 為本人或親屬居住目的而取得之情況
- 為本人事務所用途而取得之情況
- 向其他非居民取得之情況
但別墅或第二住宅因不屬於「居住用途」，故須辦理申報。投資用不動產原則上均屬申報對象。身為管理公司，務必及早向業主說明申報的必要性。
國內聯絡方式登記（2024年4月起）
自2024年4月起，若產權登記名義人未於日本國內設有住所，則必須登記日本國內聯絡人。
管理公司擔任國內聯絡人的情況
管理公司被登記為國內聯絡人的情況亦可能發生。此情況下，需備妥同意書及印鑑證明書。建議在與業主的物業管理委託契約中，明確載明管理公司作為國內聯絡人的職責。
即使沒有國內聯絡人，也必須登記「無聯絡人」之事實，因此無論如何都需採取相應措施。
管理費與修繕儲備金的處理
公寓的情況下，管理費與修繕儲備金需每月繳納。若業主為非居住者，則需採取以下措施：
- 確認已設定由日本國內帳戶自動扣款
- 代為向管理委員會大會表達意願（辦理授權書）
- 各類通知的接收與轉發
由於與居住在海外的業主溝通會受到時差影響且主要透過電子郵件進行，因此透過管理系統進行資訊共享相當有效。透過工單系統將處理紀錄可視化，建立讓業主隨時能確認狀況的機制，有助於建立信任關係。
租金匯款實務
若外籍業主居住於海外，需事先商定租金匯款方式。
- 匯款至國內帳戶：最簡便的方法。若業主持有日本銀行帳戶，可透過一般國內轉帳處理
- 匯款至海外帳戶：手續費較高，且需數日方能完成匯款。若月底餘額超過1億日圓等值金額，則需另行報告
在管理委託契約中，明確規定匯款方式、手續費負擔及匯款日期至關重要。
處理租戶事務的注意事項
雖為外籍業主的物業，但對租戶的應對方式並無太大差異。不過，仍需留意以下幾點：
- 維修批准可能因時差而延遲（應預先約定緊急應對的授權轉移）
- 確認與業主的聯絡方式（電子郵件、即時通訊工具等）
- 預先就恢復原狀及大規模修繕的判斷標準達成共識
常見問題（FAQ）
Q. 與外國業主簽訂的契約書是否必須使用外語撰寫？
法律上使用日文契約書並無問題，但為確保內容理解，建議提供重點翻譯或供參考的翻譯版本。若登記時使用外語文件，則須附上日文譯文。
Q. 固定資產稅該如何繳納？
若已選任納稅管理人，納稅通知書將寄送至該管理人。即使管理公司並非納稅管理人，基於管理品質的考量，仍建議提供繳納期限的指引及向業主發出提醒。
