L'idée de regrouper les bureaux en un seul endroit est reconsidérée en raison de la mise en place du travail à distance, de la réponse aux catastrophes et de l'expansion des zones d'embauche. Plutôt que de regrouper toutes les fonctions au siège social, de plus en plus d'entreprises utilisent une combinaison de bureaux satellites, de succursales et de sites de projets.
Ce qui retient l'attention en ce moment, c'est le « bureau bureau », qui hérite de l'intérieur, des agencements et des équipements du précédent locataire. Bien que les travaux de construction intérieure et les achats de meubles puissent être réduits et que les opérations puissent démarrer dans un court laps de temps, si les termes du contrat et les responsabilités en matière d'équipement sont vagues, des coûts inattendus seront encourus lors du déménagement ou en cas de dysfonctionnement de l'équipement.
Dans cet article, nous organiserons la répartition des bureaux dans une perspective à la fois de PCA et de réduction des coûts, et expliquerons les points pratiques à vérifier avant de choisir un bureau vacant.
Raisons pour lesquelles la distribution au bureau est requise
La décentralisation des bureaux consiste à diviser les fonctions commerciales en plusieurs sites plutôt que de les concentrer dans un seul siège social. Il ne s’agit pas seulement du contrôle des maladies infectieuses, mais aussi des catastrophes naturelles, des perturbations de la circulation, des pannes de courant, des échecs de communication et des stratégies de recrutement.
| Objectif | Effets obtenus par dispersion | Points à noter |
|---|---|---|
| PCA | Il est facile de poursuivre les opérations même lorsqu'un site est en panne | Une conception commerciale entre les sites est requise |
| Recrutement | Agrandissez votre zone de déplacement | Fixer les règles d'évaluation et de présence |
| Coût | La superficie d'un grand bureau en ville peut être réduite | Le fardeau de gestion d'un petit bureau augmente |
| Ventes | Avoir une base proche de l'espace client | Un responsable de chaque base est requis |
| Satisfaction des employés | Réduire le fardeau des déplacements domicile-travail | Un système de partage d'informations est nécessaire |
Si l’on augmente le nombre de bureaux sans atteindre l’objectif de dispersion, les coûts des bureaux augmenteront tout simplement. Il est important de décider d’abord quoi disperser. La superficie requise, l'équipement et les conditions contractuelles varient selon qu'il s'agit uniquement de personnel, de fonctions commerciales, d'un back-office ou d'une base alternative en cas de sinistre.
Qu'est-ce qu'un bureau gratuit ?
Un bureau vacant est un bureau qui peut être emménagé avec une certaine partie de l'intérieur, de la salle de conférence, de la réception, des agencements, de la climatisation, de l'éclairage, du câblage de communication, etc., utilisée par le locataire précédent. Par rapport à la création d'un intérieur à partir d'un état squelette, cette méthode se caractérise par le fait qu'il est plus facile de réduire l'investissement initial et le temps de construction.
Cependant, vous ne devez pas considérer les propriétés inoccupées comme « une propriété dans laquelle vous pouvez accéder rapidement et à moindre coût », mais comme « une propriété dans laquelle votre entreprise entreprend la conception du locataire précédent ». Si la disposition ne correspond pas, il y aura des coûts de rénovation, et si l'équipement est vieux, il y aura des coûts de réparation et de remplacement.
| Éléments de comparaison | Bureau gratuit | Bureau squelette |
|---|---|---|
| Coût initial | Facile à réduire | Peut être cher |
| Période jusqu'à l'emménagement | Court | Période de conception et de construction requise |
| Liberté de mise en page | Influencé par le locataire précédent | Facile à concevoir librement |
| État de l'équipement | L'équipement d'occasion doit être confirmé | Peut être nouvellement installé |
| Manipulation lors d'un déménagement | L'étendue de la restauration à l'état d'origine a tendance à être compliquée | Retour facile selon les termes du contrat |
Coûts qui peuvent être réduits en vivant dans un bureau
Les éléments qui peuvent être facilement réduits avec un bureau vacant comprennent les coûts de construction intérieure, les équipements de la salle de conférence, les comptoirs de réception, les luminaires, l'éclairage, les finitions des sols et des murs et le câblage réseau. Si vous disposez d’une petite base, la mise en place de ces éléments à partir de zéro peut représenter un coût initial important.
En revanche, il est dangereux de surestimer le montant de l’épargne. Si des travaux de construction tels que la suppression d'une partie de l'intérieur existant, la modification du nombre de salles de conférence, le renforcement de la sécurité ou l'augmentation de la capacité électrique sont nécessaires, le coût sera plus élevé que prévu.
Avant d'emménager, il sera plus facile de prendre une décision en divisant le devis en trois parties suivantes.
| Classification des coûts | Contenu | Points de jugement |
|---|---|---|
| Coûts pouvant être utilisés tels quels | Mobilier, salles de réunion, éclairage, revêtements de sol, etc. | Est-il dans un état qui peut réellement être utilisé à des fins commerciales |
| Frais supplémentaires | Réseau, alimentation, signalisation, sécurité | Sont-ils obligatoires avant d’emménager ou peuvent-ils être reportés ? |
| Dépenses qui auront lieu dans le futur | Dépannage, suppression et restauration de l'état d'origine | Qui supportera le coût du contrat |
Checklist à vérifier avant d'emménager
Les échecs dans les bureaux privés surviennent en raison du manque de confirmation avant la signature d'un contrat. Ne prenez pas de décision basée uniquement sur l'impression que vous voyez lors de l'aperçu ; vérifiez séparément les installations, le contrat et les conditions de sortie.
Installations/Intérieur
- Numéro de modèle du climatiseur, année, historique d'entretien
- Éclairage, alimentation, tableau de distribution, capacité électrique
- Relation avec l'insonorisation, la ventilation et les équipements anti-incendie des salles de conférence
- Câblage réseau, rack serveur, emplacement d'installation Wi-Fi
- Quantité et état des dommages des chaises, bureaux et rangements
- Etat de gestion des toilettes, de l'eau chaude et des espaces communs
Contrat/Droits
- À qui appartiendront les biens restants ?
- Soit le propriétaire, soit le locataire est responsable des réparations en cas de panne.
- Y a-t-il des frais pour le transfert des luminaires ?
- Un accord de transfert direct avec le locataire précédent est-il nécessaire ?
- Y a-t-il un entrepreneur en construction désigné pour le bâtiment ?
- La restauration à l'état originel est-elle un retour squelettique ou un retour à l'état vacant ?
Exploitation/Sécurité
- Si le système de contrôle d'accès peut être modifié ou non
- Y a-t-il des informations sur le câblage ou les terminaux laissées par le locataire précédent ?
- La zone est-elle adaptée à un service qui traite des informations personnelles ou confidentielles ?
- La ligne de flux des visiteurs et la zone de bureau peuvent-elles être séparées ?
- Voies d'évacuation, stocks et sources d'énergie de secours en cas de catastrophe
Conception lorsqu'il est utilisé comme base BCP
Lorsque vous utilisez un bureau vacant à des fins de PCA, vous devez décider non seulement dans quelle mesure il est facile de travailler régulièrement, mais également quel travail vous continuerez à effectuer en cas d'urgence.
Par exemple, si votre base est conçue pour maintenir un support client en cas de catastrophe, vous aurez besoin de lignes de communication redondantes, de stockage pour ordinateurs portables, d'alimentations électriques de secours et d'un réseau de contacts d'urgence. S’il s’agit d’un emplacement alternatif pour le back-office, cela impliquera également de stocker les documents papier et de numériser le flux d’approbation comptable.
Même si les bureaux inoccupés peuvent être utilisés rapidement, ils conservent néanmoins la conception qui convenait au locataire précédent. Il est réaliste de vérifier s'il correspond aux fonctions requises pour le PCA de votre entreprise et d'ajouter uniquement les fonctions manquantes.
Ne prenez pas à la légère la restauration de son état d'origine lors de votre déménagement.
Dans les contrats de bureaux, le coût de remise en état du bien lors de votre déménagement est un point de discorde majeur. Même si vous emménagez les mains vides, il peut vous être demandé de remettre le bâtiment dans sa forme originale lors de votre déménagement. En revanche, si vous avez un contrat qui vous permet de transférer la propriété au prochain locataire sans quitter les lieux, vous pourrez peut-être réduire les frais de déménagement.
Avant de signer un contrat, vous devez vérifier l'état de la propriété au moment de l'emménagement, quels objets laissés sur place et approuvés par le propriétaire, quels éléments le locataire doit supprimer et s'ils peuvent ou non être repris par le prochain locataire. Joindre des photos, une liste des équipements et une liste des caractéristiques au moment du déménagement au contrat réduira les malentendus plus tard.
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Philosophie de l'INA&Associés
Les bureaux représentent bien plus que de simples coûts fixes. C'est le fondement qui soutient la sécurité des travailleurs, la protection des informations, la continuité du service client et la culture d'entreprise. Un bureau inoccupé peut être un moyen efficace de créer rapidement une fondation, mais il n’a de valeur que si le contrat et l’exploitation sont soigneusement conçus.
Nous nous concentrons non seulement sur la réduction des coûts de déménagement à court terme, mais également sur des stratégies de bureau qui soutiennent les travailleurs et les entreprises sur le long terme. Il est important de choisir la forme de distribution qui convient à votre entreprise tout en mettant sur la même table les coûts, le PCA, le recrutement et la sécurité.
Questions fréquemment posées
Q. Est-il possible de déménager dans un bureau à moindre coût ?
Pas nécessairement. Si l'intérieur existant convient à votre entreprise, il sera moins cher, mais si un retrait, des travaux supplémentaires ou un remplacement d'équipement sont nécessaires, il peut s'avérer plus coûteux qu'un squelette.
Q. Puis-je utiliser les ornements restants librement ?
Cela dépend des détails du contrat. Veuillez vérifier la propriété des articles restants, la responsabilité de la réparation en cas de panne et l'obligation de les enlever. Si vous commencez à l’utiliser de manière vague, vous risquez d’avoir des problèmes lorsque vous déménagerez.
Q. Que dois-je prioriser aux fins du PCA ?
Donnez la priorité aux lignes de communication, à l’alimentation électrique, à la sécurité et au personnel d’urgence. Plutôt que de regarder l’apparence de l’intérieur, vérifiez s’il possède des caractéristiques qui vous permettront de poursuivre les opérations en cas d’urgence.
Q. Puis-je partir sans quitter la pièce lorsque je déménage ?
Cela dépend de l'approbation du bailleur et des conditions du contrat. Dans certains cas, vous pouvez être autorisé à transférer la propriété au prochain locataire, mais certains contrats exigent un retour squelettique, veuillez donc vérifier avant d'emménager.
