Die Idee, Büros an einem Standort zu konsolidieren, wird aufgrund der Einführung von Fernarbeit, der Katastrophenhilfe und der Ausweitung der Einstellungsbereiche überdacht. Anstatt alle Funktionen in der Zentrale anzusiedeln, nutzen immer mehr Unternehmen eine Kombination aus Satellitenbüros, Zweigstellen und Projektstandorten.
Was derzeit die Aufmerksamkeit auf sich zieht, ist das „Bürobüro“, das die Inneneinrichtung, Ausstattung und Ausstattung des Vormieters übernimmt. Zwar können der Innenausbau und die Anschaffung von Möbeln reduziert und der Betrieb in kurzer Zeit aufgenommen werden, doch wenn Vertragsbedingungen und Ausstattungsverantwortung unklar sind, entstehen beim Auszug oder bei Gerätestörungen unerwartete Kosten.
In diesem Artikel organisieren wir die Büroverteilung sowohl im Hinblick auf BCP als auch auf Kostenreduzierung und erläutern praktische Punkte, die vor der Auswahl eines freien Büros zu prüfen sind.
Gründe, warum eine Büroverteilung erforderlich ist
Bürodezentralisierung ist das Konzept der Aufteilung von Geschäftsfunktionen auf mehrere Standorte, anstatt sie an einem Hauptsitzstandort zu konzentrieren. Dabei geht es nicht nur um die Bekämpfung von Infektionskrankheiten, sondern auch um Naturkatastrophen, Verkehrsbehinderungen, Stromausfälle, Kommunikationsausfälle und Rekrutierungsstrategien.
| Zweck | Durch Dispersion erzielte Effekte | Zu beachtende Punkte |
|---|---|---|
| BCP | Einfache Fortführung des Betriebs, selbst wenn ein Standort ausgefallen ist | Geschäftsgestaltung zwischen Standorten ist erforderlich |
| Rekrutierung | Erweitern Sie Ihr Einzugsgebiet | Bewertungs- und Anwesenheitsregeln festlegen |
| Kosten | Die Fläche eines großen Büros in der Stadt kann reduziert werden | Der Verwaltungsaufwand eines kleinen Büros steigt |
| Verkäufe | Eine Basis in der Nähe des Kundenbereichs haben | Für jede Basis ist ein Verantwortlicher erforderlich |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Reduzierung der Pendelbelastung | System zum Informationsaustausch ist erforderlich |
Wenn Sie die Anzahl der Büros erhöhen, ohne den Zweck der Verteilung zu klären, steigen einfach die Bürokosten. Es ist wichtig, zunächst zu entscheiden, was verteilt werden soll. Die erforderliche Fläche, Ausstattung und Vertragsbedingungen variieren je nachdem, ob es sich nur um Personal, Vertriebsfunktionen, ein Backoffice oder einen Ausweichstützpunkt im Katastrophenfall handelt.
Was ist ein kostenloses Büro?
Ein Leerstandsbüro ist ein Büro, das bezogen werden kann, wobei ein gewisser Teil der vom Vormieter genutzten Innenausstattung, des Konferenzraums, der Rezeption, der Ausstattung, der Klimaanlage, der Beleuchtung, der Kommunikationskabel usw. noch übrig ist. Im Vergleich zur Erstellung eines Innenraums aus dem Rohbau zeichnet sich diese Methode dadurch aus, dass die Anfangsinvestition und die Bauzeit einfacher reduziert werden können.
Allerdings sollten Sie sich eine unbewohnte Immobilie nicht als „eine Immobilie vorstellen, in die Sie schnell und günstig einziehen können“, sondern als „eine Immobilie, bei der Ihr Unternehmen den Entwurf des Vormieters übernimmt“. Passt die Aufteilung nicht, fallen Renovierungskosten an, bei veralteter Ausstattung fallen Reparatur- und Ersatzkosten an.
| Vergleichsartikel | Kostenloses Büro | Skelettbüro |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Leicht zu reduzieren | Kann teuer sein |
| Zeitraum bis zum Einzug | Kurz | Planungs- und Bauzeit erforderlich |
| Layoutfreiheit | Beeinflusst vom Vormieter | Einfach frei zu gestalten |
| Ausrüstungsstatus | Gebrauchte Geräte müssen bestätigt werden | Kann neu installiert werden |
| Abwicklung beim Auszug | Der Umfang der Wiederherstellung des Originalzustands ist in der Regel kompliziert | Einfache Rückgabe gemäß Vertragsbedingungen |
Kosten, die durch das Leben im Büro gesenkt werden können
Zu den Dingen, die bei einem leerstehenden Büro leicht reduziert werden können, gehören die Kosten für den Innenausbau, die Ausstattung von Konferenzräumen, Empfangstresen, Einrichtungsgegenstände, Beleuchtung, Boden- und Wandbeläge sowie Netzwerkverkabelung. Wenn Sie über eine kleine Basis verfügen, kann die Einrichtung dieser Dinge von Grund auf mit hohen Anfangskosten verbunden sein.
Andererseits ist es gefährlich, die Höhe der Ersparnisse zu überschätzen. Wenn Bauarbeiten wie der Abriss eines Teils der vorhandenen Innenräume, eine Änderung der Anzahl der Konferenzräume, eine Erhöhung der Sicherheit oder eine Erhöhung der Stromkapazität erforderlich sind, werden die Kosten höher ausfallen als erwartet.
Vor dem Einzug fällt Ihnen die Entscheidung leichter, wenn Sie den Kostenvoranschlag in die folgenden drei Teile unterteilen.
| Kostenklassifizierung | Inhalt | Beurteilungspunkte |
|---|---|---|
| Kosten, die unverändert verwendet werden können | Möbel, Besprechungsräume, Beleuchtung, Bodenbeläge usw. | Ist es in einem Zustand, der tatsächlich geschäftlich genutzt werden kann? |
| Zusätzliche Kosten | Netzwerk, Stromversorgung, Beschilderung, Sicherheit | Sind diese vor dem Einzug erforderlich oder können sie verschoben werden? |
| Ausgaben, die in der Zukunft anfallen | Fehlerbehebung, Beseitigung und Wiederherstellung des Originalzustands | Wer trägt die Vertragskosten |
Checkliste, die Sie vor dem Einzug überprüfen sollten
In Privatbüros kommt es zu Misserfolgen, weil vor der Vertragsunterzeichnung keine Bestätigung vorliegt. Treffen Sie Ihre Entscheidung nicht nur auf der Grundlage des Eindrucks, den Sie während der Vorschau sehen; Prüfen Sie die Ausstattung, den Vertrag und die Ausreisebedingungen gesondert.
Ausstattung/Interieur
- Modellnummer, Jahr, Wartungshistorie der Klimaanlage
- Beleuchtung, Stromversorgung, Verteiler, Stromkapazität
- Zusammenhang mit der Schalldämmung, Belüftung und Feuerlöschausrüstung von Konferenzräumen
- Netzwerkverkabelung, Server-Rack, Wi-Fi-Installationsort
- Menge und Schadensstatus von Stühlen, Schreibtischen und Lagerräumen
- Verwaltungsstatus von Toiletten, Warmwasserversorgung und öffentlichen Bereichen
Vertrag/Rechte
- Wem gehören die übriggebliebenen Sachen?
- Im Falle einer Panne ist entweder der Vermieter oder der Mieter für die Reparatur verantwortlich.
- Gibt es eine Gebühr für die Übertragung der Spielgeräte?
- Ist eine direkte Überlassungsvereinbarung mit dem Vormieter notwendig?
- Gibt es einen benannten Bauunternehmer für das Gebäude?
- Ist die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands eine Skelettrückführung oder eine Rückkehr in einen leeren Zustand?
Betrieb/Sicherheit
- Ob das Zugangskontrollsystem geändert werden kann oder nicht
- Sind noch Verkabelungs- oder Anschlussinformationen vom Vormieter vorhanden?
- Ist der Bereich für eine Abteilung geeignet, die mit persönlichen oder vertraulichen Informationen umgeht?
- Können Besucherstrom und Bürobereich getrennt werden?
- Evakuierungswege, Lagerbestände und Notstromquellen im Katastrophenfall
Design bei Verwendung als BCP-Basis
Wenn Sie ein freies Büro für BCP-Zwecke nutzen, müssen Sie nicht nur entscheiden, wie einfach es ist, regelmäßig zu arbeiten, sondern auch, welche Arbeit Sie im Notfall weiterhin erledigen möchten.
Wenn Ihre Basis beispielsweise darauf ausgelegt ist, im Katastrophenfall den Kundensupport aufrechtzuerhalten, benötigen Sie redundante Kommunikationsleitungen, Speicherplatz für Laptops, Notstromversorgung und ein Notfallkontaktnetzwerk. Handelt es sich um einen alternativen Standort für das Backoffice, geht es auch um die Aufbewahrung von Papierdokumenten und die Digitalisierung des Buchhaltungsgenehmigungsablaufs.
Die leerstehenden Büroflächen können zwar schnell genutzt werden, behalten aber dennoch die für den Vormieter angenehme Gestaltung bei. Es ist realistisch, zu prüfen, ob es den für das BCP Ihres Unternehmens erforderlichen Funktionen entspricht, und nur die fehlenden Funktionen hinzuzufügen.
Nehmen Sie es beim Auszug nicht auf die leichte Schulter, die Wiederherstellung in den ursprünglichen Zustand zu versetzen.
Bei Büroverträgen sind die Kosten für die Wiederherstellung des Originalzustandes beim Auszug ein großer Streitpunkt. Auch wenn Sie mit leeren Händen einziehen, kann es sein, dass Sie beim Auszug aufgefordert werden, das Gebäude wieder in seinen ursprünglichen Zustand zu versetzen. Wenn Sie hingegen einen Vertrag haben, der es Ihnen ermöglicht, die Immobilie an den nächsten Mieter zu übertragen, ohne die Räumlichkeiten zu verlassen, können Sie möglicherweise die Kosten für den Auszug senken.
Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie prüfen, in welchem Zustand sich die Immobilie zum Zeitpunkt des Einzugs befindet, welche Gegenstände zurückbleiben, mit denen der Vermieter einverstanden ist, welche Ausstattungsmerkmale der Mieter entfernen sollte und ob diese vom Nachmieter übernommen werden können oder nicht. Wenn Sie dem Vertrag zum Zeitpunkt des Auszugs Fotos, eine Ausstattungsliste und eine Auflistung der Ausstattungsmerkmale beifügen, vermeiden Sie spätere Missverständnisse.
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Die Philosophie von INA&Associates
Büros sind mehr als nur Fixkosten. Es ist die Grundlage für Arbeitssicherheit, Informationsschutz, Kontinuität des Kundendienstes und Unternehmenskultur. Ein unbesetztes Büro kann eine effektive Möglichkeit sein, die Stiftung schnell zu errichten, hat aber nur dann einen Wert, wenn Vertrag und Betrieb sorgfältig geplant sind.
Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Reduzierung kurzfristiger Umzugskosten, sondern auch auf Bürostrategien, die Arbeitnehmer und Unternehmen langfristig unterstützen. Es ist wichtig, die Vertriebsform zu wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt und gleichzeitig Kosten, BCP, Personalbeschaffung und Sicherheit zu berücksichtigen.
Häufig gestellte Fragen
F. Ist es möglich, kostengünstig in ein Büro umzuziehen?
Nicht unbedingt. Wenn die vorhandene Inneneinrichtung für Ihr Unternehmen geeignet ist, ist sie günstiger, wenn jedoch ein Ausbau, zusätzliche Arbeiten oder der Austausch von Geräten erforderlich sind, kann sie teurer sein als ein Rohbau.
F. Kann ich die übrig gebliebenen Ornamente frei verwenden?
Es kommt auf die Vertragsdetails an. Bitte prüfen Sie den Besitz der restlichen Gegenstände, die Verantwortung für die Reparatur im Pannenfall und die Pflicht zur Beseitigung dieser Gegenstände. Wenn Sie anfangen, es vage zu nutzen, werden Sie beim Auszug wahrscheinlich auf Probleme stoßen.
F. Was sollte ich für BCP-Zwecke priorisieren?
Priorisieren Sie Kommunikationsleitungen, Strom, Sicherheit und Notfallpersonal. Schauen Sie nicht nur auf das Erscheinungsbild des Innenraums, sondern prüfen Sie, ob dieser über Funktionen verfügt, die Ihnen im Notfall eine Weiterführung des Betriebs ermöglichen.
F. Kann ich gehen, ohne das Zimmer zu verlassen, wenn ich ausziehe?
Hängt von der Genehmigung und den Vertragsbedingungen des Vermieters ab. In manchen Fällen ist es möglich, dass Sie die Immobilie an den nächsten Mieter übertragen können, aber einige Verträge erfordern eine Rahmenrückgabe, also prüfen Sie dies bitte vor dem Einzug.
