يتم إعادة النظر في فكرة دمج المكاتب في موقع واحد بسبب إنشاء العمل عن بعد، والاستجابة للكوارث، وتوسيع مناطق التوظيف. بدلاً من تحديد موقع جميع الوظائف في المقر الرئيسي، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات مجموعة من المكاتب الفرعية والمكاتب الفرعية ومواقع المشاريع.
ما يلفت الانتباه في هذا الوقت هو "المكتب المكتبي" الذي يرث التصميم الداخلي والتجهيزات والمعدات للمستأجر السابق. في حين يمكن تقليل عمليات شراء البناء الداخلي والأثاث وإمكانية بدء العمليات في فترة زمنية قصيرة، إذا كانت شروط العقد ومسؤوليات المعدات غامضة، فسيتم تكبد تكاليف غير متوقعة عند الخروج أو عند تعطل المعدات.
في هذه المقالة، سنقوم بتنظيم توزيع المكاتب من منظور خطة استمرارية الأعمال وخفض التكاليف، وسنشرح النقاط العملية التي يجب التحقق منها قبل اختيار مكتب شاغر.
أسباب ضرورة توزيع المكاتب
اللامركزية المكتبية هي مفهوم تقسيم وظائف العمل إلى مواقع متعددة بدلاً من تركيزها في موقع رئيسي واحد. وهي لا تهتم فقط بمكافحة الأمراض المعدية، ولكن أيضًا بالكوارث الطبيعية، واضطرابات حركة المرور، وانقطاع التيار الكهربائي، وفشل الاتصالات، واستراتيجيات التوظيف.
| الغرض | الآثار التي تم الحصول عليها عن طريق التشتت | نقاط يجب ملاحظتها |
|---|---|---|
| البنك الشعبي المركزي | من السهل مواصلة العمليات حتى عندما يكون موقع واحد معطلاً | مطلوب تصميم الأعمال بين المواقع |
| التوظيف | قم بتوسيع منطقة التنقل الخاصة بك | ضبط قواعد التقييم والحضور |
| التكلفة | يمكن تقليل مساحة مكتب كبير في المدينة | يزداد العبء الإداري لمكتب صغير |
| مبيعات | وجود قاعدة قريبة من منطقة العملاء | مطلوب شخص مسؤول عن كل قاعدة |
| رضا الموظفين | تخفيف عبء التنقل | نظام تبادل المعلومات ضروري |
إذا قمت بزيادة عدد المكاتب دون توضيح الغرض من التشتت، فإن تكاليف المكاتب ستزيد ببساطة. من المهم أن تقرر أولاً ما يجب تفريقه. ستختلف المنطقة والمعدات وشروط العقد المطلوبة اعتمادًا على ما إذا كان مجرد موظفين أو وظائف مبيعات أو مكتب خلفي أو قاعدة بديلة في حالة وقوع كارثة.
ما هو المكتب المجاني؟
المكتب الشاغر هو مكتب يمكن نقله مع قدر معين من المساحة الداخلية، وغرفة الاجتماعات، والاستقبال، والتركيبات، وتكييف الهواء، والإضاءة، وأسلاك الاتصالات، وما إلى ذلك التي يستخدمها المستأجر السابق المتبقي. بالمقارنة مع إنشاء تصميم داخلي من حالة الهيكل العظمي، تتميز هذه الطريقة بحقيقة أنه من الأسهل تقليل الاستثمار الأولي ووقت البناء.
ومع ذلك، يجب أن تفكر في العقارات غير المأهولة ليس باعتبارها "عقارًا يمكنك الحصول عليه بسرعة وبتكلفة زهيدة"، ولكن باعتبارها "عقارًا تتولى فيه شركتك تصميم المستأجر السابق". إذا لم يتطابق التخطيط، فستكون هناك تكاليف تجديد، وإذا كانت المعدات قديمة، فستكون هناك تكاليف إصلاح واستبدال.
| عناصر المقارنة | مكتب مجاني | مكتب الهيكل العظمي |
|---|---|---|
| التكلفة الأولية | من السهل تقليل | يمكن أن تكون باهظة الثمن |
| الفترة حتى الانتقال | قصير | فترة التصميم والبناء المطلوبة |
| حرية التخطيط | تأثر بالمستأجر السابق | من السهل التصميم بحرية |
| حالة المعدات | المعدات المستعملة تحتاج إلى تأكيد | يمكن تركيبها حديثا |
| التعامل عند الخروج | نطاق الاستعادة إلى حالتها الأصلية يميل إلى أن يكون معقدًا | سهولة الإرجاع حسب شروط العقد |
التكاليف التي يمكن تخفيضها بالعيش في مكتب
الأشياء التي يمكن تقليلها بسهولة مع وجود مكتب شاغر تشمل تكاليف البناء الداخلي، وتجهيزات غرفة الاجتماعات، وعدادات الاستقبال، والتركيبات، والإضاءة، وتشطيبات الأرضيات والجدران، وأسلاك الشبكة. إذا كان لديك قاعدة صغيرة، فإن إعداد هذه الأشياء من الصفر يمكن أن يكون تكلفة أولية كبيرة.
من ناحية أخرى، من الخطر المبالغة في تقدير حجم المدخرات. إذا كانت هناك حاجة إلى أعمال بناء مثل إزالة بعض الأجزاء الداخلية الموجودة، أو تغيير عدد قاعات الاجتماعات، أو تعزيز الأمن، أو زيادة سعة الطاقة، فستكون التكلفة أعلى من المتوقع.
قبل الانتقال، سيكون من الأسهل اتخاذ القرار عن طريق تقسيم التقدير إلى الأجزاء الثلاثة التالية.
| تصنيف التكلفة | المحتويات | نقاط حكم |
|---|---|---|
| التكاليف التي يمكن استخدامها كما هي | الأثاث، قاعات الاجتماعات، الإضاءة، الأرضيات، الخ. | هل هو في حالة يمكن استخدامها فعلا للأعمال التجارية |
| تكاليف إضافية | الشبكة، وإمدادات الطاقة، واللافتات، والأمن | هل هذه الأمور مطلوبة قبل الانتقال أم يمكن تأجيلها؟ |
| النفقات التي ستحدث في المستقبل | استكشاف الأخطاء وإصلاحها وإزالتها واستعادة حالتها الأصلية | من سيتحمل تكلفة العقد |
قائمة مرجعية للتحقق منها قبل الانتقال
تحدث حالات الفشل في المكاتب الخاصة بسبب عدم وجود تأكيد قبل توقيع العقد. لا تتخذ قرارًا بناءً على الانطباع الذي تراه أثناء المعاينة فقط؛ التحقق من المرافق والعقد وشروط الخروج بشكل منفصل.
المرافق/الداخلية
- رقم موديل المكيف والسنة وتاريخ الصيانة
- الإضاءة، وإمدادات الطاقة، ولوحة التوزيع، والقدرة الكهربائية
- العلاقة مع عزل الصوت والتهوية ومعدات مكافحة الحرائق بقاعة الاجتماعات
- أسلاك الشبكة، رف الخادم، موقع تثبيت Wi-Fi
- كمية وحالة تلف الكراسي والمكاتب وأماكن التخزين
- حالة إدارة المراحيض وإمدادات المياه الساخنة والمناطق المشتركة
العقد/الحقوق
- من سيمتلك الممتلكات المتبقية؟
- يتحمل المالك أو المستأجر مسؤولية الإصلاحات في حالة حدوث عطل.
- هل هناك رسوم لنقل التركيبات؟
- هل اتفاقية النقل المباشر مع المستأجر السابق ضرورية؟
- هل يوجد مقاول بناء معين للمبنى؟
- هل إعادته إلى حالته الأصلية هو عودة هيكلية أم عودة إلى حالة شاغرة؟
التشغيل/الأمن
- ما إذا كان يمكن تغيير نظام التحكم في الوصول أم لا
- هل هناك أي معلومات أسلاك أو طرفية متبقية من المستأجر السابق؟
- هل المنطقة مناسبة لقسم يتعامل مع المعلومات الشخصية أو السرية؟
- هل يمكن فصل خط تدفق الزوار ومنطقة المكتب؟
- طرق الإخلاء والمخزونات ومصادر الطاقة في حالات الطوارئ في حالة وقوع كارثة
التصميم عند استخدامه كقاعدة BCP
عند استخدام مكتب شاغر لأغراض خطة استمرارية الأعمال، يتعين عليك أن تقرر ليس فقط مدى سهولة العمل على أساس منتظم، ولكن أيضًا العمل الذي ستستمر في القيام به في حالة الطوارئ.
على سبيل المثال، إذا كانت قاعدتك مصممة للحفاظ على دعم العملاء في حالة وقوع كارثة، فسوف تحتاج إلى خطوط اتصال زائدة عن الحاجة، وتخزين لأجهزة الكمبيوتر المحمولة، وإمدادات الطاقة في حالات الطوارئ، وشبكة اتصال في حالات الطوارئ. إذا كان موقعًا بديلاً للمكتب الخلفي، فسيتضمن أيضًا تخزين المستندات الورقية ورقمنة تدفق الموافقة المحاسبية.
في حين أنه يمكن استخدام المساحة المكتبية غير المأهولة بسرعة، إلا أنها لا تزال تحتفظ بالتصميم الذي كان مناسبًا للمستأجر السابق. من الواقعي التحقق مما إذا كان يطابق الوظائف المطلوبة لخطة استمرارية الأعمال الخاصة بشركتك وإضافة الوظائف المفقودة فقط.
لا تستهين بإعادة المنزل إلى حالته الأصلية عند الخروج.
في عقود المكاتب، تعد تكلفة إعادة العقار إلى حالته الأصلية عند الخروج نقطة خلاف رئيسية. حتى إذا انتقلت للسكن خالي الوفاض، فقد يُطلب منك إعادة المبنى إلى شكله الأصلي عند الخروج. من ناحية أخرى، إذا كان لديك عقد يسمح لك بنقل العقار إلى المستأجر التالي دون مغادرة المبنى، فقد تتمكن من تقليل تكلفة الخروج.
قبل توقيع العقد، يجب عليك التحقق من حالة العقار وقت الانتقال إليه، وما هي العناصر المتبقية التي يوافق عليها المالك، وما هي الميزات التي يجب على المستأجر إزالتها، وما إذا كان يمكن للمستأجر التالي الاستيلاء عليها أم لا. إن إرفاق الصور وقائمة المعدات وقائمة الميزات في وقت الخروج من العقد سيقلل من سوء الفهم لاحقًا.
أريد أيضًا أن أقرأ
- ما الفرق بين البناء أ، والبناء ب، والبناء ج؟ فئات البناء وطرق خفض التكلفة التي يجب أن تعرفها عن نقل المكاتب
- إستراتيجية المكاتب الصغيرة | أفكار حول النقل وتقليص الحجم والتشتت في عصر العمل عن بعد
- كيفية اختيار شركة إدارة تأجير العقارات | 7 نقاط يجب على أصحابها التركيز عليها
فلسفة INA وشركائها
المكاتب هي أكثر من مجرد تكاليف ثابتة. وهو الأساس الذي يدعم سلامة العمال، وحماية المعلومات، واستمرارية خدمة العملاء، وثقافة الشركة. يمكن أن يكون المكتب غير المأهول وسيلة فعالة لإنشاء المؤسسة بسرعة، ولكن لا يكون له قيمة إلا إذا تم تصميم العقد والتشغيل بعناية.
نحن لا نركز فقط على تقليل تكاليف النقل على المدى القصير، ولكن أيضًا على استراتيجيات المكاتب التي تدعم العمال والشركات على المدى الطويل. من المهم اختيار شكل التوزيع الذي يناسب شركتك مع النظر في التكاليف وخطة استمرارية الأعمال والتوظيف والأمن في نفس الجدول.
الأسئلة المتداولة
س: هل من الممكن الانتقال إلى مساحة مكتبية بسعر رخيص؟
ليس بالضرورة. إذا كان التصميم الداخلي الحالي مناسبًا لشركتك، فسيكون أرخص، ولكن إذا كانت هناك حاجة إلى إزالة أو عمل إضافي أو استبدال المعدات، فقد يكون أكثر تكلفة من الهيكل العظمي.
س: هل يمكنني استخدام الزخارف المتبقية بحرية؟
ذلك يعتمد على تفاصيل العقد. يرجى التحقق من ملكية العناصر المتبقية، ومسؤولية الإصلاح في حالة حدوث عطل، والالتزام بإزالتها. إذا بدأت في استخدامه بشكل غامض، فمن المحتمل أن تواجه مشكلة عند الخروج.
س. ما الذي يجب أن أعطيه الأولوية لأغراض خطة استمرارية الأعمال؟
إعطاء الأولوية لخطوط الاتصالات والطاقة والأمن والموظفين في حالات الطوارئ. بدلاً من النظر إلى المظهر الداخلي، تحقق مما إذا كان يحتوي على ميزات تسمح لك بمواصلة العمليات في حالات الطوارئ.
س: هل يمكنني المغادرة دون مغادرة الغرفة عندما أخرج؟
يعتمد على موافقة المُقرض وشروط العقد. في بعض الحالات، قد يُسمح لك بنقل العقار إلى المستأجر التالي، ولكن بعض العقود تتطلب إرجاعًا هيكليًا، لذا يرجى التحقق قبل الانتقال.
