La idea de consolidar oficinas en un solo lugar se está reconsiderando debido al establecimiento del trabajo remoto, la respuesta a desastres y la ampliación de las áreas de contratación. En lugar de ubicar todas las funciones en la sede, cada vez más empresas utilizan una combinación de oficinas satélite, sucursales y ubicaciones de proyectos.
Lo que llama la atención en este momento es la ``oficina office'', que hereda el interior, enseres y equipamiento del anterior inquilino. Si bien las compras de muebles y construcción de interiores se pueden reducir y las operaciones pueden iniciarse en un corto período de tiempo, si los términos del contrato y las responsabilidades del equipo son vagos, se incurrirá en costos inesperados al mudarse o cuando el equipo funcione mal.
En este artículo, organizaremos la distribución de oficinas desde la perspectiva tanto del BCP como de la reducción de costos, y explicaremos puntos prácticos a verificar antes de elegir una oficina vacante.
Razones por las que se requiere distribución de oficinas
La descentralización de oficinas es el concepto de dividir las funciones comerciales en múltiples ubicaciones en lugar de concentrarlas en una sede. No sólo se ocupa del control de enfermedades infecciosas, sino también de los desastres naturales, las interrupciones del tráfico, los cortes de energía, las fallas de comunicación y las estrategias de reclutamiento.
| Propósito | Efectos obtenidos por dispersión | Puntos a tener en cuenta |
|---|---|---|
| BCP | Operaciones fáciles de continuar incluso cuando una ubicación no funciona | Se requiere diseño comercial entre ubicaciones |
| Reclutamiento | Amplíe su área de desplazamiento | Establecer reglas de evaluación y asistencia |
| Costo | Se puede reducir el área de una gran oficina en la ciudad | Aumenta la carga de gestión de una pequeña oficina |
| Ventas | Tener una base cercana al área de clientes | Se requiere un responsable de cada base |
| Satisfacción de los empleados | Reducir la carga de los desplazamientos | Es necesario un sistema de intercambio de información |
Si aumenta el número de oficinas sin aclarar el propósito de la dispersión, los costos de oficina simplemente aumentarán. Es importante decidir primero qué dispersar. El área requerida, el equipo y las condiciones del contrato variarán dependiendo de si se trata solo de personal, funciones de ventas, una oficina administrativa o una base alternativa en caso de un desastre.
¿Qué es una oficina gratuita?
Una oficina vacante es una oficina a la que se puede mudar conservando una cierta parte del interior, sala de conferencias, recepción, accesorios, aire acondicionado, iluminación, cableado de comunicación, etc., utilizados por el inquilino anterior. En comparación con la creación de un interior a partir de un estado estructural, este método se caracteriza por el hecho de que es más fácil reducir la inversión inicial y el tiempo de construcción.
Sin embargo, usted debe pensar en las propiedades desocupadas no como "una propiedad a la que puede acceder rápida y económicamente", sino como "una propiedad en la que su empresa se encarga del diseño del inquilino anterior". Si el diseño no coincide, habrá costos de renovación, y si el equipo es viejo, habrá costos de reparación y reemplazo.
| Artículos de comparación | Oficina gratuita | Oficina esqueleto |
|---|---|---|
| Costo inicial | Fácil de reducir | Puede resultar caro |
| Plazo hasta la entrada en vigor | Corto | Periodo de diseño y construcción requerido |
| Libertad de diseño | Influenciado por el inquilino anterior | Fácil de diseñar libremente |
| Estado del equipo | El equipo usado debe ser confirmado | Se puede instalar recientemente |
| Manejo al mudarse | El alcance de la restauración a su estado original tiende a ser complicado | Fácil de devolver según los términos del contrato |
Costos que se pueden reducir viviendo en una oficina
Las cosas que se pueden reducir fácilmente con una oficina vacía incluyen los costos de construcción interior, accesorios de la sala de conferencias, mostradores de recepción, accesorios, iluminación, acabados de pisos y paredes y cableado de red. Si tiene una base pequeña, configurar estas cosas desde cero puede representar un gran costo inicial.
Por otro lado, es peligroso sobreestimar la cantidad de ahorro. Si se requieren trabajos de construcción como eliminar parte del interior existente, cambiar el número de salas de conferencias, reforzar la seguridad o aumentar la capacidad eléctrica, el costo será mayor de lo esperado.
Antes de mudarse, será más fácil tomar una decisión dividiendo el presupuesto en las tres partes siguientes.
| Clasificación de costos | Contenidos | Puntos de juicio |
|---|---|---|
| Costos que se pueden utilizar tal cual | Mobiliario, salas de reuniones, iluminación, pavimentos, etc. | ¿Está en condiciones que realmente puedan usarse para negocios? |
| Costos adicionales | Red, suministro eléctrico, señalización, seguridad | ¿Se requieren antes de mudarse o se pueden posponer? |
| Gastos que se producirán en el futuro | Solución de problemas, eliminación y restauración del estado original | ¿Quién correrá con el coste del contrato? |
Lista de verificación para verificar antes de mudarse
Las fallas en los despachos privados se producen por falta de confirmación antes de firmar un contrato. No tomes una decisión basándose únicamente en la impresión que ves durante la vista previa; consultar por separado las instalaciones, contrato y condiciones de salida.
Instalaciones/Interior
- Número de modelo del aire acondicionado, año, historial de mantenimiento.
- Iluminación, fuente de alimentación, cuadro de distribución, capacidad de potencia.
- Relación con los equipos de aislamiento acústico, ventilación y extinción de incendios de las salas de conferencias.
- Cableado de red, rack de servidores, ubicación de instalación de Wi-Fi.
- Cantidad y estado de daños de sillas, escritorios y almacenamiento.
- Estado de gestión de sanitarios, suministro de agua caliente y áreas comunes
Contrato/Derechos
- ¿Quién será el dueño de las pertenencias sobrantes?
- Las reparaciones en caso de avería corren a cargo del arrendador o del inquilino.
- ¿Se cobra alguna tarifa por la transferencia de los partidos?
- ¿Es necesario un acuerdo de cesión directa con el inquilino anterior?
- ¿Existe un contratista de construcción designado para el edificio?
- ¿La restauración a su estado original es un retorno esquemático o un retorno a un estado vacante?
Operación/Seguridad
- Si se puede cambiar o no el sistema de control de acceso.
- ¿Queda algún cableado o información de terminales del inquilino anterior?
- ¿El área es adecuada para un departamento que maneja información personal o confidencial?
- ¿Se pueden separar la línea de flujo de visitantes y el área de oficinas?
- Rutas de evacuación, reservas y fuentes de energía de emergencia en caso de desastre.
Diseño cuando se utiliza como base BCP
Al utilizar una oficina vacante para fines de BCP, debe decidir no solo qué tan fácil es trabajar de manera regular, sino también qué trabajo continuará haciendo en caso de emergencia.
Por ejemplo, si su base está diseñada para mantener la atención al cliente en caso de un desastre, necesitará líneas de comunicación redundantes, almacenamiento para computadoras portátiles, suministros de energía de emergencia y una red de contactos de emergencia. Si se trata de una ubicación alternativa para el back office, también implicará almacenar documentos en papel y digitalizar el flujo de aprobación contable.
Si bien el espacio de oficina desocupado se puede utilizar rápidamente, aún conserva el diseño que era conveniente para el inquilino anterior. Es realista comprobar si coincide con las funciones requeridas para el BCP de su empresa y agregar solo las funciones que faltan.
No tomes a la ligera la restauración a su estado original cuando te mudes.
En los contratos de oficina, el costo de restaurar la propiedad a su condición original cuando se muda es un punto importante de controversia. Incluso si se muda con las manos vacías, es posible que se le solicite que devuelva el edificio a su forma original cuando se mude. Por otro lado, si tienes un contrato que te permite transferir la propiedad al siguiente inquilino sin salir del local, es posible que puedas reducir el coste de mudarte.
Antes de firmar un contrato, debe verificar el estado de la propiedad en el momento de mudarse, qué elementos quedan que el propietario aprueba, qué características debe eliminar el inquilino y si el próximo inquilino puede hacerse cargo de ellos o no. Adjuntar fotografías, una lista de equipos y una lista de características en el momento de la mudanza al contrato reducirá los malentendidos posteriores.
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Filosofía de INA&Asociados
Las oficinas son más que simples costos fijos. Es la base que respalda la seguridad de los trabajadores, la protección de la información, la continuidad del servicio al cliente y la cultura corporativa. Una oficina desocupada puede ser una forma eficaz de establecer rápidamente los cimientos, pero sólo tiene valor si el contrato y la operación se diseñan cuidadosamente.
Nos centramos no sólo en reducir los costos de reubicación a corto plazo, sino también en estrategias de oficina que apoyen a los trabajadores y las empresas a largo plazo. Es importante elegir la forma de distribución que se adapte a su empresa teniendo en cuenta los costos, BCP, contratación y seguridad en la misma tabla.
Preguntas frecuentes
P. ¿Es posible mudarse a un espacio de oficina de forma económica?
No necesariamente. Si el interior existente es adecuado para su negocio, será más barato, pero si se requiere remoción, trabajo adicional o reemplazo de equipo, puede ser más costoso que un esqueleto.
P. ¿Puedo usar los adornos sobrantes libremente?
Depende de los detalles del contrato. Se ruega comprobar la propiedad del resto de elementos, la responsabilidad de su reparación en caso de avería y la obligación de retirarlos. Si comienza a usarlo de manera vaga, es probable que tenga problemas cuando se mude.
P. ¿Qué debo priorizar a efectos de BCP?
Priorizar las líneas de comunicación, energía, seguridad y personal de emergencia. En lugar de mirar la apariencia del interior, verifique si tiene características que le permitirán continuar con las operaciones en caso de emergencia.
P. ¿Puedo salir sin salir de la habitación cuando me mudo?
Depende de la aprobación del propietario y de los términos del contrato. En algunos casos, es posible que se le permita transferir la propiedad al siguiente inquilino, pero algunos contratos requieren una devolución mínima, así que verifique antes de mudarse.
