리모트 워크의 정착, 재해 대응, 채용 에리어의 확산을 배경으로, 오피스를 일거점에 집약하는 생각은 재검토되고 있습니다. 본사에 전 기능을 두는 것이 아니라 위성 사무실, 분실, 프로젝트 거점을 결합하는 기업이 늘고 있습니다.
그 때에 주목받는 것이, 전 테넌트의 내장·센기·설비를 계승하는 “거집 사무실”입니다. 내장 공사나 가구 구입을 억제해, 단기간에 가동 개시할 수 있는 한편, 계약 조건이나 설비 책임을 애매하게 하면, 퇴거시나 고장시에 예상외의 비용이 발생합니다.
이 기사에서는 사무실 분산을 BCP와 비용 절감의 양면에서 정리하고 거주 사무실을 선택하기 전에 확인해야 할 실무 포인트를 설명합니다.
사무실 분산이 필요한 이유
오피스 분산은 업무 기능을 하나의 본사 거점에 집중시키지 않고 여러 거점으로 나누어 배치하는 사고 방식입니다. 감염증 대책뿐만 아니라 자연재해, 교통장애, 정전, 통신장애, 채용전략에도 관여합니다.
| 목적 | 분산으로 얻은 효과 | |---|---|---| | BCP | 일거점 정지시에도 업무 계속하기 쉬운 | 거점 간의 업무 설계가 필요 | | 채용 | 통근권을 넓힐 수있는 | 평가 · 근태 규칙을 정돈 | | 비용 | 도심 대형 오피스의 면적을 압축할 수 있다 | 소규모 거점의 관리 부담이 늘어난다 | | 영업 | 고객 지역에 가까운 거점을 가지고 | 거점 당 책임자가 필요 | | 직원 만족 | 통근 부담을 가볍게 할 수 있습니다 | 정보 공유 메커니즘 필요 |
분산의 목적이 모호한 채 거점을 늘리면 단순히 사무실 비용이 늘어납니다. 먼저 '무엇을 분산할 것인가'를 결정하는 것이 중요합니다. 인원만인가, 영업 기능인가, 백 오피스인가, 재해시의 대체 거점인가로 필요한 면적·설비·계약 조건은 바뀝니다.
거실 사무실이란 무엇인가?
거주 사무실은 이전 테넌트가 사용하고 있던 내장, 회의실, 접수, 센기, 에어컨, 조명, 통신 배선 등을 일정 범위에서 남긴 채로 입주할 수 있는 사무실입니다. 스켈레톤 상태에서 내장을 만드는 경우에 비해 초기 투자와 공기를 억제하기 쉬운 점이 특징입니다.
다만, 거부는 「싸고 빨리 넣는 물건」이 아니라, 「전 테넌트의 설계를 자사가 맡는 물건」이라고 생각해야 합니다. 레이아웃이 맞지 않으면 개수비가 들고, 설비가 오래되면 수리비나 교환비가 발생합니다.
| 비교 항목 | 거실 사무실 | 해골 사무실 |
|---|---|---|
| 초기 비용 | 억제하기 쉬운 | 높아지기 쉬운 |
| 입주까지의 기간 | 짧은 | 설계·공사 기간이 필요 |
| 레이아웃 자유도 | 이전 테넌트의 영향을 받는 | 자유롭게 설계하기 쉬운 |
| 설비 상태 | 중고 설비 확인 필요 | 신설 가능 |
| 퇴거시의 취급 | 원상 회복 범위가 복잡해지기 쉽다 | 계약 조건에 따라 되돌리기 쉬운 |
거실 사무실에서 줄일 수있는 비용
거실 사무실에서 삭감하기 쉬운 것은, 내장 공사비, 회의실 제작, 접수 카운터, 센기, 조명, 바닥·벽 마무리, 네트워크 배선 등입니다. 소규모 거점이라면, 이들을 처음부터 정돈하는 것만으로 큰 초기 비용이 됩니다.
반면에 감소 금액을 과도하게 추정하는 것은 위험합니다. 기존 내장을 일부 철거, 회의실 수를 바꾸고, 보안을 강화하고, 전원 용량을 늘리는 등의 공사가 필요하면, 상정보다 비용이 부풀어집니다.
입주전에는, 다음의 3개로 나누어 견적한다고 판단하기 쉬워집니다.
| 비용 구분 | 내용 | 판단 포인트 |
|---|---|---|
| 그대로 사용할 수 있는 비용 | 가구, 회의실, 조명, 바닥재 등 | 실제로 업무에서 사용할 수 있는 상태인가 |
| 추가 비용 | 네트워크, 전원, 사인, 보안 | 입주 전에 필수 또는 후회 가능 |
| 장래 발생하는 비용 | 고장 대응, 철거, 원상 회복 | 누가 부담하는 계약인가 |
입주 전에 확인할 체크리스트
거주 사무실의 실패는 계약 전 확인 부족으로 인해 발생합니다. 내견시에 본 인상만으로 결정하지 않고, 설비·계약·퇴거 조건을 나누어 확인해 주세요.
장비 및 내부
- 에어컨 모델 번호, 연식, 유지 보수 내역
- 조명, 전원, 분전반, 전원 용량
- 회의실의 차음성, 환기, 소방설비와의 관계
- 네트워크 배선, 서버 랙, Wi-Fi 설치 장소
- 의자·책상·수납의 수량과 파손 상황
- 화장실, 온수, 공용부 관리 상태
계약 및 권리 관계
- 잔치물의 소유권은 누구에게 옮겨지는가
- 고장시의 수선책임은 대주·차주 어느 쪽인가
- 제작양도비용 유무
- 전 임차인과 직접 양도 계약이 필요합니까?
- 빌딩 지정 공사자의 유무
- 원상회복은 스켈레톤 복귀 밖에, 거주 상태 복귀 밖에
운영 및 보안
- 입퇴실 관리 시스템 변경 여부
- 이전 테넌트의 배선 및 단말 정보가 남아 있지 않습니까?
- 개인정보나 기밀정보를 취급하는 부서에 적합한 구획인가
- 방문객 동선과 집무 지역을 분리할 수 있는가?
- 재해시 피난 경로, 비축, 비상 전원
BCP 거점으로 사용할 경우 설계
BCP 목적으로 거실 사무실을 사용하는 경우, 평소의 일 용이성뿐만 아니라, 비상시에 어떤 업무를 계속할 것인지를 정해 둘 필요가 있습니다.
예를 들어, 재해시 고객 대응을 멈추지 않기 위한 거점이라면, 통신 회선의 중복, 노트북의 보관, 비상 전원, 긴급 연락망이 필요합니다. 백오피스의 대체 거점이라면, 종이 서류의 보관이나 경리 승인 플로우의 전자화도 관련됩니다.
거실 사무실은 빨리 사용할 수 있는 반면, 「전 테넌트에게 편리했던 설계」가 남아 있습니다. BCP에 필요한 기능과 일치하는지 확인하고 부족한 기능만 추가하는 것이 현실적입니다.
퇴거시 원상 회복을 가볍게 보지 않는다
사무실 계약에서는 퇴거 시 원상 회복 비용이 큰 논점이 됩니다. 거주자로 입주한 경우에도 퇴거 시에 골격 반환을 요구할 수 있습니다. 반대로 다음 임차인에게 거주로 인계하는 계약이라면 퇴거 비용을 줄일 수 있습니다.
계약 전에 확인해야 할 것은, 입주시의 상태, 대주가 인정하는 잔치물, 차주가 철거해야 할 제작, 다음 테넌트에의 계승 가부입니다. 퇴거 시의 사진, 설비 리스트, 제작 리스트를 계약서에 첨부해 두면, 후의 인식 차이를 줄일 수 있습니다.
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INA&Associates의 사고방식
사무실은 단지 고정 비용이 아닙니다. 일하는 사람의 안전, 정보를 지키는 방법, 고객 대응의 연속성, 기업 문화를 지원하는 기반입니다. 거주 사무실은 그 기반을 빨리 정돈하는 유효한 수단이 될 수 있지만, 계약과 운용을 정중하게 설계해야 가치가 나옵니다.
우리는 단기적인 이전 비용을 줄이는 것뿐만 아니라 일하는 사람과 사업을 오랫동안 지원하는 사무실 전략에 중점을 둡니다. 비용, BCP, 채용, 보안을 같은 테이블에서 보면서 자사에 맞는 분산의 형태를 선택하는 것이 중요합니다.
자주 묻는 질문
Q. 거실 사무실이라면 반드시 싸게 이전할 수 있습니까?
반드시 아닙니다. 기존 내장이 자사의 업무에 맞으면 싸게 되지만, 철거·추가 공사·설비 교환이 필요하게 되면, 스켈레톤보다 비싸게 되는 일도 있습니다.
Q. 잔치물은 자유롭게 사용할 수 있습니까?
계약 내용에 따라 다릅니다. 잔치물의 소유권, 고장시의 수선책임, 철거의무를 확인해 주십시오. 애매한 채로 사용하기 시작하면, 퇴거시에 트러블이 되기 쉽습니다.
Q. BCP 목적이라면 무엇을 우선해야 합니까?
통신 회선, 전원, 보안, 긴급시의 인원 배치를 우선합니다. 외형의 내장보다 비상시에 업무를 계속할 수 있는 기능이 있는지 확인해 주십시오.
Q. 퇴거 시에도 거실에서 나올 수 있습니까?
대여자의 승낙과 계약 조건에 따릅니다. 다음 세입자에게 인계가 인정되는 경우도 있습니다만, 스켈레톤 반환이 필요한 계약도 있으므로, 입주전에 확인이 필요합니다.
