Avec l’essor du télétravail, de plus en plus d’entreprises choisissent de passer à des bureaux de plus petite taille. Dans cet article, nous expliquons en détail le contexte de cette transition croissante vers les petits bureaux ainsi que les avantages qu’elle représente pour les entreprises.
Pourquoi le télétravail est-il jugé nécessaire aujourd’hui ?
L’augmentation du besoin de télétravail s’explique par la nécessité de répondre à des modes de travail plus diversifiés. On peut citer l’intégration de salariés qui ne peuvent pas se déplacer pour des raisons telles que l’aide à un proche, l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à la réduction du temps de trajet, ainsi que le maintien de l’emploi dans les régions confrontées à la baisse de la population. Mettre en place un environnement de travail qui ne dépend pas d’un lieu fixe constitue un enjeu de gestion directement lié au maintien de la compétitivité de l’entreprise.
Quel type de bureau convient à l’introduction du télétravail ?
Lors de la mise en place du télétravail, un vaste espace de bureau n’est pas nécessaire. Cela s’explique par le fait que les effectifs présents sont réduits et que l’activité peut être menée à bien avec un équipement minimal. En outre, à mesure que les opérations se dématérialisent et se numérisent, l’espace nécessaire au stockage des documents peut lui aussi être considérablement réduit.
Parmi les options efficaces, il est possible d’utiliser le domicile des salariés comme bureau de télétravail, ou de louer un espace de petite taille, bien situé, afin d’en faire une base opérationnelle.
Quels sont les avantages d’une transition vers un petit bureau ?
La réduction de la taille des bureaux offre plusieurs avantages aux entreprises.
Elle permet de réduire fortement les coûts d’exploitation
Un grand bureau implique des dépenses proportionnelles en énergie, en équipements et en loyer. En réduisant la taille des locaux, il devient possible de diminuer ces coûts d’exploitation et de réinvestir les ressources dégagées dans des équipements performants ou dans des biens bénéficiant de meilleures conditions d’emplacement. Le montant des économies varie selon la taille de l’entreprise, mais des cas de réduction de 30 à 50 % des charges fixes mensuelles ont également été signalés.
Elle permet de limiter l’impact environnemental
La réduction des distances de déplacement et du temps d’utilisation des climatiseurs et des ordinateurs contribue à diminuer les émissions de CO2 de l’entreprise. Cette démarche est également facilement valorisée dans le cadre de la gestion ESG et des initiatives de durabilité, et elle contribue non seulement à la réduction des coûts, mais aussi à l’amélioration de la valeur de la marque de l’entreprise.
Elle améliore l’efficacité de la communication au sein de l’équipe
Le fait de réunir dans un petit bureau les membres réellement nécessaires favorise la communication entre les salariés. Cela permet de remédier à la dilution des relations humaines qui peut apparaître dans de grands bureaux et de construire un environnement d’équipe plus resserré, propice à un travail de grande qualité.
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Questions fréquentes (FAQ)
Q. Existe-t-il une référence concernant la surface de bureau adaptée à l’introduction du télétravail ?
Le calcul doit être effectué en tenant compte du pourcentage de salariés présents au bureau en permanence. Par exemple, si le taux de présence est de 30 %, un espace équivalant à environ 30 % de la surface initiale peut servir de référence. Toutefois, comme il faut aussi prévoir des salles de réunion et des espaces communs, il est important de concevoir l’aménagement en fonction de la réalité de l’entreprise.
Q. La transition vers un petit bureau comporte-t-elle des risques en matière de sécurité ?
La mise en place de la sécurité cloud et d’un VPN constitue un préalable, mais il est possible d’y répondre en définissant une politique de sécurité de l’information appropriée. Dans certains cas, la réduction de l’espace de bureau physique permet même de diminuer les coûts liés au contrôle des accès.
Q. Lors de l’introduction du télétravail, comment faut-il procéder pour résilier un bail de bureau ?
Il est important de vérifier le délai de préavis de résiliation du contrat de location (généralement de 6 à 12 mois à l’avance) et de planifier la transition en remontant à partir de cette échéance. Si des pénalités sont prévues, il convient de les évaluer en les comparant aux effets attendus de la réduction des coûts.
Q. La transition vers un petit bureau a-t-elle un impact sur la motivation des salariés ?
La réduction de la charge liée aux déplacements et la possibilité de travailler avec davantage de flexibilité ont un effet positif pour de nombreux salariés. En revanche, il existe aussi un risque d’affaiblissement du sentiment d’appartenance à la communauté du bureau, d’où l’importance de prévoir régulièrement des occasions de rencontre en présentiel.
