由于远程工作、灾难响应和招聘区域的扩大，人们正在重新考虑将办公室合并到一个地点的想法。越来越多的公司不再将所有职能集中在总部，而是使用卫星办公室、分支机构和项目地点的组合。
此时引人注目的是“办公室办公室”，它继承了前租户的内部装饰、固定装置和设备。虽然可以减少室内建设和家具采购，并可以在短时间内开始运营，但如果合同条款和设备责任模糊，则在搬迁或设备故障时会产生意想不到的成本。
在这篇文章中，我们将从BCP和降低成本的角度来组织办公室分配，并解释在选择空置办公室之前需要检查的实用要点。
需要办公室分布的原因
办公室分散化是一种将业务职能划分到多个地点而不是集中在一个总部地点的概念。它不仅涉及传染病控制，还涉及自然灾害、交通中断、停电、通讯故障和招募策略。
| 目的 | 分散获得的效果 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 业务流程 | 即使一个位置发生故障，也能轻松继续操作 | 需要地点之间的商业设计 |
| 人才招聘 | 扩大您的通勤范围 | 制定评价和考勤规则 |
| 成本 | 城市大型办公室面积可缩小 | 小型办公室管理负担增加 |
| 销售 | 拥有靠近客户区的基地 | 每个基地需有专人负责 |
| 员工满意度 | 减轻通勤负担 | 信息共享系统很有必要 |
如果不明确分散目的就增加办公室数量，办公成本只会增加。首先决定要驱散什么很重要。所需的面积、设备和合同条件将根据是否只是人员、销售职能、后台办公室或发生灾难时的替代基地而有所不同。
什么是免费办公室？
空置办公室是指可以搬入的办公室，其中保留了前租户使用的一定数量的内部空间、会议室、接待处、固定装置、空调、照明、通讯线路等。与从骨架状态创建内部相比，这种方法的特点是更容易减少初始投资和施工时间。
不过，空置房产不是“可以快速廉价入手的房产”，而是“你的公司承接前任租户设计的房产”。如果布局不符，就会产生装修费用，如果设备陈旧，就会产生修理和更换费用。
| 比较项目 | 免费办公 | 骨架办公室 |
|---|---|---|
| 初始成本 | 轻松减少 | 可能会很贵 |
| 入住前的期限 | 短 | 所需设计及施工工期 |
| 布局自由度 | 受前租客影响 | 轻松自由设计 |
| 设备状况 | 二手设备需要确认 | 可全新安装 |
| 搬出时的处理 | 恢复原状范围趋于复杂 | 根据合同条款轻松退货 |
住在办公室可以降低的成本
空置办公室可以轻松减少的费用包括内部建筑成本、会议室固定装置、接待柜台、固定装置、照明、地板和墙壁饰面以及网络布线。如果您的基础规模较小，从头开始设置这些东西可能会花费很大的初始成本。
另一方面，高估储蓄金额是危险的。如果需要拆除部分现有内部、改变会议室数量、加强安保或增加电力容量等建设工作，成本将高于预期。
入住前，将估价分为以下三个部分，会更容易做出决定。
| 成本分类 | 内容 | 判断要点 |
|---|---|---|
| 可按原样使用的成本 | 家具、会议室、照明、地板等 | 是否处于真正可以用于商业的状态？ |
| 额外费用 | 网络、供电、标牌、安防 | 这些是在入住前需要做的吗，还是可以推迟？ |
| 未来将发生的费用 | 故障排除、拆除和恢复原状 | 合同费用谁来承担 |
入住前要检查的清单
私人办公室的失败是由于签订合同前缺乏确认而发生的。不要仅根据预览时看到的印象做出决定；分别检查设施、合同和退出条件。
设施/内部
- 空调型号、年份、维护历史
- 照明、电源、配电板、电源容量
- 与会议室隔音、通风、消防设备的关系
- 网络布线、服务器机架、Wi-Fi安装位置
- 椅子、桌子和储藏室的数量和损坏状况
- 厕所、热水供应、公共区域的管理状况
合同/权利
- 谁将拥有剩余的物品？
- 如果出现故障，房东或租户均负责维修。
- 转让灯具需要付费吗？
- 是否需要与前任租户签订直接转让协议？
- 该建筑是否有指定的建筑承包商？
- 恢复原状是骨架回归还是空缺状态回归？
操作/安全
- 门禁系统是否可以更改
- 是否有前任租户留下的接线或端子信息？
- 该区域是否适合处理个人或机密信息的部门？
- 人流线和办公区可以分开吗？
- 发生灾害时的疏散路线、库存和应急电源
用作BCP基础时的设计
当将空置办公室用于 BCP 目的时，您不仅需要决定正常工作的难易程度，还需要决定在紧急情况下您将继续从事哪些工作。
例如，如果您的基地旨在在发生灾难时维持客户支持，则您将需要冗余通信线路、笔记本电脑存储、应急电源和紧急联系网络。如果它是后台办公室的替代地点，它还将涉及存储纸质文档和数字化会计审批流程。
虽然闲置的办公空间可以快速使用，但它仍然保留了方便之前租户的设计。现实的做法是检查它是否与您公司的 BCP 所需的功能相匹配，并仅添加缺少的功能。
搬出时不要轻视恢复原状。
在办公室合同中，搬出时将房产恢复原状的费用是一个主要争论点。即使您空手入住，搬出时也可能会被要求将建筑物恢复原状。另一方面，如果您签订的合同允许您在不离开房屋的情况下将房产转让给下一个租户，您也许可以减少搬出的费用。
在签订合同之前，您应该检查搬入时房屋的状况、房东同意留下哪些物品、租户应该拆除哪些功能以及是否可以由下一个租户接管。在合同中附上搬出时的照片、设备清单和功能清单，可以减少以后的误会。
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INA&Associates 的理念
办公室不仅仅是固定成本。它是支持工人安全、信息保护、客户服务连续性和企业文化的基础。空置的办公室可能是快速奠定基础的有效方法，但只有在合同和运营都经过精心设计的情况下，它才有价值。
我们不仅关注降低短期搬迁成本，还关注长期支持员工和企业的办公策略。在考虑成本、BCP、招聘和安全的同时，选择适合您公司的分配形式很重要。
常见问题
问：是否可以便宜地搬到办公空间？
未必。如果现有的内部结构适合您的业务，它会更便宜，但如果需要拆除、额外工作或设备更换，它可能比骨架更贵。
问：我可以随意使用剩余的装饰品吗？
这取决于合同细节。请检查剩余物品的所有权、发生故障时的维修责任以及清除它们的义务。如果你开始含糊地使用它，那么你搬出去时很可能会遇到麻烦。
问：为了 BCP 目的，我应该优先考虑什么？
优先考虑通信线路、电力、安全和应急人员配备。与其查看内部的外观，不如检查其是否具有允许您在紧急情况下继续操作的功能。
问：搬出时我可以不离开房间就离开吗？
取决于房东的批准和合同条款。在某些情况下，您可能被允许将房产转让给下一个租户，但有些合同要求骨架回报，因此请在入住前检查。
