由於遠端工作、災難應變和招募區域的擴大，人們正在重新考慮將辦公室合併到一個地點的想法。越來越多的公司不再將所有職能集中在總部，而是使用衛星辦公室、分公司和專案地點的組合。
此時引人注目的是“辦公室辦公室”，它繼承了前租戶的內部裝飾、固定裝置和設備。雖然可以減少室內建設和家具採購，並可以在短時間內開始運營，但如果合約條款和設備責任模糊，則在搬遷或設備故障時會產生意想不到的成本。
在這篇文章中，我們將從BCP和降低成本的角度來組織辦公室分配，並解釋在選擇空置辦公室之前需要檢查的實用要點。
需要辦公室分佈的原因
辦公室分散化是一種將業務職能劃分到多個地點而不是集中在一個總部地點的概念。它不僅涉及傳染病控制，還涉及自然災害、交通中斷、停電、通訊故障和招募策略。
| 目的 | 分散獲得的效果 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 業務流程 | 即使一個位置發生故障，也能輕鬆繼續操作 | 需要地點之間的商業設計 |
| 人才招募 | 擴大您的通勤範圍 | 制定評價和考勤規則 |
| 成本 | 城市大型辦公室面積可縮小 | 小型辦公室管理負擔增加 |
| 銷售 | 擁有靠近客戶區的基地 | 每個基地需有專人負責 |
| 員工滿意度 | 減輕通勤負擔 | 資訊共享系統很必要 |
如果不明確分散目的就增加辦公室數量，辦公成本只會增加。首先決定要驅散什麼很重要。所需的面積、設備和合約條件將根據是否只是人員、銷售職能、後台辦公室或發生災難時的替代基地而有所不同。
什麼是免費辦公室？
空置辦公室是指可以搬入的辦公室，其中保留了前租戶使用的一定數量的內部空間、會議室、接待處、固定裝置、空調、照明、通訊線路等。與從骨架狀態創建內部相比，這種方法的特點是更容易減少初始投資和施工時間。
不過，空置房產不是“可以快速廉價入手的房產”，而是“你的公司承接前任租戶設計的房產”。如果佈局不符，就會產生裝修費用，如果設備陳舊，就會產生修理和更換費用。
| 比較專案 | 免費辦公室 | 骨架辦公室 |
|---|---|---|
| 初始成本 | 輕鬆減少 | 可能會很貴 |
| 入住前的期限 | 短 | 所需設計及施工工期 |
| 佈局自由度 | 受前房客影響 | 輕鬆自由設計 |
| 設備狀況 | 二手設備需確認 | 可全新安裝 |
| 搬出時的處理 | 恢復原狀範圍趨於複雜 | 根據合約條款輕鬆退貨 |
住在辦公室可以降低的成本
空置辦公室可以輕鬆減少的費用包括內部建築成本、會議室固定裝置、接待櫃檯、固定裝置、照明、地板和牆壁飾面以及網路佈線。如果您的基礎規模較小，從頭開始設定這些東西可能會花費很大的初始成本。
另一方面，高估儲蓄金額是危險的。若需要拆除部分現有內部、改變會議室數量、加強保全或增加電力容量等建設工作，成本將高於預期。
入住前，將估價分為以下三個部分，會更容易做出決定。
| 成本分類 | 內容 | 判斷要點 |
|---|---|---|
| 可按原樣使用的成本 | 家具、會議室、照明、地板等 | 是否處於真正可以用於商業的狀態？ |
| 額外費用 | 網路、供電、標誌、安防 | 這些是在入住前需要做的嗎，還是可以延後？ |
| 未來將發生的費用 | 故障排除、拆除和恢復原狀 | 合約費用誰來承擔 |
入住前要檢查的清單
私人辦公室的失敗是由於簽訂合約前缺乏確認而發生的。不要僅根據預覽時看到的印像做出決定；分別檢查設施、合約和退出條件。
設施/內部
- 空調型號、年份、維修歷史
- 照明、電源、配電板、電源容量
- 與會議室隔音、通風、消防設備的關係
- 網路佈線、伺服器機架、Wi-Fi安裝位置
- 椅子、桌子和儲藏室的數量和損壞狀況
- 廁所、熱水供應、公共區域的管理狀況
合約/權利
- 誰會擁有剩餘的物品？
- 若發生故障，房東或房客均負責維修。
- 轉讓燈具需要付費嗎？
- 是否需要與前租戶簽訂直接轉讓協議？
- 該建築是否有指定的建築承包商？
- 恢復原狀是骨架回歸還是空缺狀態回歸？
操作/安全
- 門禁系統是否可以更改
- 是否有前任租戶留下的接線或端子資訊？
- 該區域是否適合處理個人或機密資訊的部門？
- 人流線和辦公區可以分開嗎？
- 災害發生時的疏散路線、庫存和緊急電源
用作BCP基礎時的設計
當空置辦公室用於 BCP 目的時，您不僅需要決定正常工作的難易程度，還需要決定在緊急情況下您將繼續從事哪些工作。
例如，如果您的基地旨在在發生災難時維持客戶支持，則您將需要冗餘通訊線路、筆記型電腦儲存、緊急電源和緊急聯絡網路。如果它是後台辦公室的替代地點，它還將涉及儲存紙本文件和數位化會計審批流程。
雖然閒置的辦公空間可以快速使用，但它仍然保留了方便先前租戶的設計。現實的做法是檢查它是否與您公司的 BCP 所需的功能相匹配，並僅添加缺少的功能。
搬離時不要輕視恢復原狀。
在辦公室合約中，搬出時將房產恢復原狀的費用是一個主要爭論點。即使您空手入住，搬出時也可能會被要求將建築物恢復原狀。另一方面，如果您簽訂的合約允許您在不離開房屋的情況下將房產轉讓給下一個租戶，您也許可以減少搬出的費用。
在簽訂合約之前，您應該檢查搬入時房屋的狀況、房東同意留下哪些物品、租戶應該拆除哪些功能以及是否可以由下一個租戶接管。在合約中附上搬出時的照片、設備清單和功能清單，可以減少以後的誤會。
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INA&Associates 的理念
辦公室不僅僅是固定成本。它是支持工人安全、資訊保護、客戶服務連續性和企業文化的基礎。空置的辦公室可能是快速奠定基礎的有效方法，但只有在合約和營運都經過精心設計的情況下，它才有價值。
我們不僅專注於降低短期搬遷成本，還關注長期支持員工和企業的辦公室策略。在考慮成本、BCP、招募和安全的同時，選擇適合您公司的分配形式很重要。
常見問題
問：是否可以便宜地搬到辦公空間？
未必。如果現有的內部結構適合您的業務，它會更便宜，但如果需要拆除、額外工作或設備更換，它可能比骨架更貴。
問：我可以隨意使用剩餘的裝飾品嗎？
這取決於合約細節。請檢查剩餘物品的所有權、發生故障時的維修責任以及清除它們的義務。如果你開始含糊地使用它，那麼你搬出去時很可能會遇到麻煩。
問：為了 BCP 目的，我應該優先考慮什麼？
優先考慮通訊線路、電力、安全和緊急人員配備。與其查看內部的外觀，不如檢查其是否具有允許您在緊急情況下繼續操作的功能。
問：搬出時我可以不離開房間就離開嗎？
取決於房東的批准和合約條款。在某些情況下，您可能被允許將房產轉讓給下一個租戶，但有些合約要求骨架回報，因此請在入住前檢查。
