A ideia de consolidar escritórios em um único local está sendo reconsiderada devido à implantação do trabalho remoto, resposta a desastres e ampliação das áreas de contratação. Em vez de localizar todas as funções na sede, cada vez mais empresas estão utilizando uma combinação de escritórios satélites, filiais e locais de projetos.
O que chama a atenção neste momento é o ``escritório'', que herda o interior, utensílios e equipamentos do locatário anterior. Embora a construção de interiores e as compras de mobiliário possam ser reduzidas e as operações possam ser iniciadas num curto período de tempo, se os termos do contrato e as responsabilidades do equipamento forem vagos, serão incorridos custos inesperados quando se mudar ou quando o equipamento avariar.
Neste artigo, organizaremos a distribuição de escritórios sob a perspectiva do BCP e da redução de custos, e explicaremos pontos práticos a serem verificados antes de escolher um escritório vago.
Razões pelas quais a distribuição de escritório é necessária
A descentralização de escritórios é o conceito de dividir as funções de negócios em vários locais, em vez de concentrá-las em uma sede. Não se preocupa apenas com o controlo de doenças infecciosas, mas também com desastres naturais, perturbações no trânsito, cortes de energia, falhas de comunicação e estratégias de recrutamento.
| Finalidade | Efeitos obtidos por dispersão | Pontos a serem observados |
|---|---|---|
| BCP | Fácil de continuar as operações mesmo quando um local está inativo | É necessário design de negócios entre locais |
| Recrutamento | Expanda sua área de deslocamento | Definir regras de avaliação e assiduidade |
| Custo | A área de um grande escritório na cidade pode ser reduzida | A carga de gestão de um pequeno escritório aumenta |
| Vendas | Ter uma base próxima à área do cliente | É necessário um responsável por cada base |
| Satisfação dos funcionários | Reduzindo a carga de deslocamento | É necessário um sistema de compartilhamento de informações |
Se você aumentar o número de escritórios sem esclarecer o propósito da dispersão, os custos do escritório simplesmente aumentarão. É importante primeiro decidir o que dispersar. A área necessária, o equipamento e as condições do contrato variam dependendo se se trata apenas de pessoal, funções de vendas, back office ou uma base alternativa em caso de desastre.
O que é um escritório gratuito?
Um escritório vago é um escritório que pode ser movido, restando uma certa quantidade de interior, sala de conferências, recepção, luminárias, ar condicionado, iluminação, fiação de comunicação, etc. Em comparação com a criação de um interior a partir do estado de esqueleto, este método caracteriza-se pelo facto de ser mais fácil reduzir o investimento inicial e o tempo de construção.
No entanto, você deve pensar em propriedades desocupadas não como “uma propriedade na qual você pode adquirir de forma rápida e barata”, mas como “uma propriedade na qual sua empresa realiza o projeto do inquilino anterior”. Se o layout não corresponder, haverá custos de renovação, e se o equipamento for antigo, haverá custos de reparo e substituição.
| Itens de comparação | Escritório grátis | Escritório esqueleto |
|---|---|---|
| Custo inicial | Fácil de reduzir | Pode ser caro |
| Período até à mudança | Curto | Período de concepção e construção exigido |
| Liberdade de layout | Influenciado pelo inquilino anterior | Fácil de projetar livremente |
| Estado do equipamento | Equipamento usado precisa ser confirmado | Pode ser instalado recentemente |
| Manuseio ao sair | O escopo da restauração à condição original tende a ser complicado | Fácil devolução de acordo com os termos do contrato |
Custos que podem ser reduzidos morando em um escritório
Coisas que podem ser facilmente reduzidas com um escritório vago incluem custos de construção de interiores, instalações para salas de conferência, balcões de recepção, luminárias, iluminação, acabamentos de piso e parede e fiação de rede. Se você tiver uma base pequena, configurar essas coisas do zero pode ter um grande custo inicial.
Por outro lado, é perigoso sobrestimar o montante das poupanças. Se forem necessárias obras de construção, como a remoção de parte do interior existente, a alteração do número de salas de conferências, o reforço da segurança ou o aumento da capacidade energética, o custo será superior ao esperado.
Antes de mudar, será mais fácil tomar uma decisão dividindo a estimativa nas três partes seguintes.
| Classificação de custos | Conteúdo | Pontos de julgamento |
|---|---|---|
| Custos que podem ser utilizados tal como estão | Mobiliário, salas de reuniões, iluminação, pavimentos, etc. | Está em condições que possam realmente ser usadas para negócios? |
| Custos adicionais | Rede, alimentação, sinalização, segurança | Estas são obrigatórias antes da mudança ou podem ser adiadas? |
| Despesas que ocorrerão no futuro | Solução de problemas, remoção e restauração da condição original | Quem arcará com os custos do contrato |
Checklist para verificar antes de se mudar
As falhas nos escritórios privados ocorrem por falta de confirmação antes da assinatura do contrato. Não tome uma decisão com base apenas na impressão que você vê durante a visualização; verifique as instalações, contrato e condições de saída separadamente.
Instalações/Interior
- Número do modelo do ar condicionado, ano, histórico de manutenção
- Iluminação, fonte de alimentação, quadro de distribuição, capacidade de energia
- Relacionamento com equipamentos de isolamento acústico, ventilação e combate a incêndio de salas de conferência
- Fiação de rede, rack de servidor, local de instalação de Wi-Fi
- Quantidade e status de danos de cadeiras, mesas e armazenamento
- Status de gerenciamento de banheiros, abastecimento de água quente e áreas comuns
Contrato/Direitos
- Quem será o dono dos pertences que sobraram?
- O senhorio ou o inquilino são responsáveis pelas reparações em caso de avaria.
- Existe alguma taxa para transferência dos equipamentos?
- É necessário um acordo de transferência direta com o inquilino anterior?
- Existe um empreiteiro designado para a construção do edifício?
- A restauração ao estado original é um retorno do esqueleto ou um retorno ao estado vago?
Operação/Segurança
- Se o sistema de controle de acesso pode ou não ser alterado
- Sobrou alguma informação de fiação ou terminal do inquilino anterior?
- A área é adequada para um departamento que trata informações pessoais ou confidenciais?
- A linha de fluxo de visitantes e a área de escritório podem ser separadas?
- Rotas de evacuação, estoques e fontes de energia de emergência em caso de desastre
Design quando usado como base BCP
Ao utilizar um escritório vago para fins de BCP, você precisa decidir não apenas quão fácil é trabalhar regularmente, mas também que trabalho continuará a realizar em caso de emergência.
Por exemplo, se a sua base for projetada para manter o suporte ao cliente em caso de desastre, você precisará de linhas de comunicação redundantes, armazenamento para laptops, fontes de alimentação de emergência e uma rede de contatos de emergência. Se for um local alternativo para o back office, envolverá também o armazenamento de documentos em papel e a digitalização do fluxo de aprovação contábil.
Embora o espaço desocupado do escritório possa ser usado rapidamente, ele ainda mantém o design que era conveniente para o inquilino anterior. É realista verificar se corresponde às funções exigidas pelo BCP da sua empresa e adicionar apenas as funções que faltam.
Não leve a restauração ao seu estado original levianamente quando você se mudar.
Nos contratos de escritório, o custo de restaurar a propriedade à sua condição original quando você se muda é um grande ponto de discórdia. Mesmo que você se mude de mãos vazias, poderá ser solicitado que você retorne o prédio à sua forma original ao sair. Por outro lado, se tiver um contrato que lhe permita transferir o imóvel para o próximo inquilino sem sair do local, poderá reduzir o custo da mudança.
Antes de assinar um contrato, você deve verificar o estado do imóvel no momento da mudança, quais itens foram deixados para trás e aprovados pelo proprietário, quais características o inquilino deve remover e se podem ou não ser assumidos pelo próximo inquilino. Anexar fotos, uma lista de equipamentos e uma lista de características no momento da saída do contrato reduzirá mal-entendidos posteriores.
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Filosofia da INA e Associados
Os escritórios são mais do que apenas custos fixos. É a base que apoia a segurança dos trabalhadores, a proteção das informações, a continuidade do atendimento ao cliente e a cultura corporativa. Um escritório desocupado pode ser uma forma eficaz de estabelecer rapidamente as bases, mas só terá valor se o contrato e a operação forem cuidadosamente concebidos.
Concentramo-nos não apenas na redução dos custos de relocalização a curto prazo, mas também em estratégias de escritório que apoiem os trabalhadores e as empresas a longo prazo. É importante escolher a forma de distribuição mais adequada à sua empresa e ao mesmo tempo analisar custos, BCP, recrutamento e segurança na mesma mesa.
Perguntas frequentes
P. É possível mudar para um escritório de forma barata?
Não necessariamente. Se o interior existente for adequado ao seu negócio, será mais barato, mas se for necessária remoção, trabalho adicional ou substituição de equipamento, pode ser mais caro do que um esqueleto.
P. Posso usar os enfeites que sobraram livremente?
Depende dos detalhes do contrato. Verifique a propriedade dos restantes itens, a responsabilidade pela reparação em caso de avaria e a obrigação de os remover. Se você começar a usá-lo vagamente, provavelmente terá problemas ao se mudar.
P. O que devo priorizar para fins de BCP?
Priorize linhas de comunicação, energia, segurança e pessoal de emergência. Em vez de observar a aparência do interior, verifique se ele possui recursos que permitirão continuar as operações em caso de emergência.
P. Posso sair sem sair do quarto quando me mudar?
Depende da aprovação do proprietário e dos termos do contrato. Em alguns casos, você poderá transferir a propriedade para o próximo inquilino, mas alguns contratos exigem uma devolução mínima, portanto, verifique antes de se mudar.
