Le marché de la location de salles de réunion progresse chaque année, porté par la réforme des modes de travail et l'essor du télétravail. La pandémie a même fait naître de nouveaux usages, comme centre d'examen ou studio de webinaire.
Cet article présente les caractéristiques de ce marché ainsi que les avantages et inconvénients pour les utilisateurs, sous la forme d'un véritable manuel d'exploitation d'une salle de réunion en location. Si ce marché vous intéresse comme nouvel investissement immobilier ou comme activité complémentaire, ce guide est fait pour vous.
Qu'est-ce qu'une salle de réunion en location ? De quel type de service s'agit-il ?
Une salle de réunion en location est un service qui met à disposition, contre une facturation à l'heure, un espace destiné aux réunions et rencontres professionnelles. L'équipement nécessaire est déjà installé, et l'utilisateur ne paie que pour la durée réellement utilisée.
Les usages se sont considérablement diversifiés : entretiens d'embauche, forums de recrutement, formations internes, assemblées générales d'actionnaires, activités associatives, séminaires. Des entreprises qui réduisent la surface de leurs bureaux y trouvent aussi un espace de réunion ponctuel.
Dans les pays francophones, ce marché correspond à celui des « meeting rooms » ou « bureaux à la demande » proposés par des opérateurs comme WeWork ou Multiburo : la logique de flexibilité est identique, seule l'échelle du marché diffère encore sensiblement de celle observée au Japon.
Quels sont les différents types de salles de réunion en location ? Classification par objectif, par format et par exploitant
Classification par objectif
La capacité d'accueil et l'équipement variant fortement, le choix se fait avant tout selon l'objectif visé. Les principales catégories sont les suivantes :
- Salle de conférence : grand espace en gradins, adapté aux assemblées générales et congrès internationaux
- Salle de séminaire : plus petite qu'une salle de conférence, équipée d'un grand écran et de matériel de présentation, utilisée notamment pour les forums de recrutement
- Salle de réunion classique : proche d'une salle de réunion de bureau ; petite, moyenne ou grande, à usages multiples
- Salle de formation : espace dédié aux formations, parfois modulable
- Espace polyvalent : espace multi-usage, parfois équipé d'une cuisine ou d'un karaoké selon les lieux
Le vocabulaire francophone distingue de façon comparable la « conference room », la « salle de séminaire » et le « meeting room » classique : la logique de segmentation par capacité et par équipement reste la même d'un marché à l'autre.
Classification par format d'aménagement
Plusieurs formats d'aménagement sont proposés :
- Format théâtre : tous les participants tournés vers l'avant ; adapté aux conférences et présentations
- Format salle de classe : disposition la plus courante, adaptée aux formations et examens
- Format face à face : tables se faisant face, utilisé pour les négociations et signatures de contrat
- Format en U : disposition en U permettant de suivre l'ensemble des participants
- Format en carré : disposition en carré, réservée aux réunions importantes réunissant beaucoup de monde
- Format réception : disposition libre, adaptée aux pots et moments de convivialité
- Format fer à cheval : double format en U, adapté aux congrès internationaux et symposiums
- Format en îlots : disposition par groupes, adaptée aux travaux en petits groupes
- Format banquet : disposition en tables rondes, adaptée aux réceptions et usages professionnels variés
Ce même répertoire de dispositions se retrouve dans le vocabulaire francophone de l'événementiel — théâtre, classe, U, banquet — signe que les codes d'aménagement des salles de réunion se sont largement uniformisés à l'échelle mondiale.
Classification par type d'exploitant
Les exploitants de salles de réunion en location sont très divers :
- Hôtels : cadre haut de gamme et emplacement de qualité, avec possibilité de coupler la location à un hébergement
- Prestataires spécialisés dans la location de salles : équipements et services complets à des tarifs raisonnables
- Agences immobilières : implantées dans des immeubles réputés, avec des services annexes nombreux
- Entreprises généralistes : souvent des sociétés de formation disposant d'un matériel pédagogique complet
- Collectivités et organismes publics : tarifs avantageux, équipements parfois limités
- Investisseurs immobiliers particuliers : exploitation individuelle, en progression comme activité complémentaire
En France, ce dernier profil correspond à un particulier propriétaire qui loue un espace via une plateforme comme Bird Office ou Rent A Space : une activité complémentaire encore marginale, mais suivie de près par les investisseurs immobiliers à la recherche de nouveaux rendements.
Quels sont les avantages et inconvénients d'une salle de réunion en location ?
Avant de se lancer dans l'exploitation d'une salle de réunion en location, il est indispensable de comprendre les avantages et les inconvénients du point de vue de l'utilisateur.
Avantages
- Réduction des coûts locatifs : utilisation uniquement en cas de besoin, sans coût fixe lié à l'entretien d'une salle permanente
- Choix d'un espace et d'un format adaptés à l'objectif : sélection de l'espace le plus pertinent selon l'effectif et l'usage
- Liberté de choix de l'emplacement : possibilité de choisir un lieu central pour les participants ou proche d'une gare
Inconvénients
- Coût élevé en cas d'usage fréquent : une utilisation répétée peut revenir plus cher qu'une salle permanente
- Difficulté à répondre à une réunion imprévue : l'espace n'étant pas dédié, la disponibilité dépend des réservations existantes
- Visite préalable parfois nécessaire : recommandée en cas de forte affluence ou de changement d'aménagement, pour éviter tout litige
- Contrainte de déplacement : un trajet depuis le lieu de travail habituel est nécessaire
- Transport d'équipements spécifiques : tout matériel hors équipement de base doit être apporté par l'utilisateur
Ces mêmes arguments reviennent systématiquement dans les études de marché francophones sur le coworking et les espaces flexibles : la souplesse séduit, mais l'absence d'ancrage permanent reste le principal frein cité par les entreprises utilisatrices régulières.
Pourquoi le marché de la salle de réunion en location s'est-il développé ?
Ce marché était déjà en expansion avant la pandémie, portée par plusieurs facteurs de croissance.
- Un besoin d'investissement immobilier : un investissement de départ raisonnable, qui séduit aussi les salariés en quête d'activité complémentaire
- Le développement des plateformes en ligne : des places de marché mettent en relation plus facilement bailleurs et utilisateurs
- La généralisation du smartphone : la recherche d'information à tout moment accélère la mise en relation de l'offre et de la demande
La même trajectoire s'observe en France et en Belgique, où des plateformes comme Bird Office ou Rent A Space ont accompagné la démocratisation de l'espace de réunion à la demande, en s'appuyant elles aussi sur la généralisation du smartphone.
Quels sont les avantages et inconvénients d'exploiter soi-même une salle de réunion en location ?
En intégrant les frais de publicité en ligne, ce marché représente désormais un montant total avoisinant mille milliards de yens.
Avantages de l'exploitation
Le principal avantage réside dans une meilleure rentabilité que l'activité traditionnelle de location de bureaux. Le nombre potentiel d'utilisateurs étant indéterminé, diviser l'espace pour le louer par sections peut, dans certains cas, doubler le revenu à surface égale.
En France, les opérateurs d'espaces de coworking appliquent le même principe de modularité pour maximiser le revenu au mètre carré : cette logique de subdivision de l'espace est devenue un standard du secteur.
Inconvénients de l'exploitation
- Un renouvellement permanent des utilisateurs : il faut sans cesse acquérir de nouveaux clients
- Des coûts d'exploitation : remise des clés et gestion des demandes prennent du temps
- Une nécessité de gestion continue : le nettoyage et l'entretien sont indispensables pour maintenir un environnement propre
Ces contraintes de gestion quotidienne sont exactement celles que citent les gestionnaires d'espaces flexibles francophones comme le principal frein à la rentabilité, davantage encore que le taux d'occupation lui-même.
Quelles options existent pour exploiter une salle de réunion en location ?
Il existe globalement deux grandes options pour exploiter une salle de réunion en location.
Exploitation en propre
Le propriétaire contracte et prépare lui-même l'espace, puis s'inscrit sur une plateforme en ligne pour attirer les clients. De l'aménagement intérieur au recrutement du personnel, tout est géré en interne.
Délégation à une société d'exploitation
L'ensemble du lancement (choix du lieu, aménagement, création de la page de réservation), la gestion du personnel, la gestion des réservations, le nettoyage et le traitement des litiges peuvent être délégués. Les modes de rémunération courants sont le loyer fixe, la rémunération fixe et la rémunération indexée sur le revenu.
Cette même alternative entre gestion directe et délégation à un opérateur spécialisé structure le marché francophone du coworking et des espaces de réunion : la délégation y séduit surtout les propriétaires non professionnels souhaitant limiter leur implication opérationnelle.
Comment démarrer l'exploitation d'une salle de réunion en location ? Six étapes
- Étude de marché : vérifier les tarifs pratiqués et les équipements alentour pour identifier des éléments de différenciation
- Fixation du tarif d'utilisation : à titre indicatif, dans un quartier d'affaires proche d'une gare, comptez 10 000 à 20 000 yens de l'heure pour 50 personnes, et 50 000 à 100 000 yens pour 200 personnes
- Rédaction du règlement d'utilisation : horaires d'ouverture, tarifs, modalités de réservation, conditions d'annulation, clause de responsabilité, etc.
- Achat de l'équipement : chaises, tables, vidéoprojecteur, écran, matériel de sonorisation, etc.
- Reportage photographique : des photographies soignées, destinées à la plateforme en ligne, permettent de se démarquer
- Publication sur les plateformes en ligne : recours à des places de marché spécialisées dans la location de salles
Exemple d'investissement initial et de structure de revenu
| Poste | Détail |
|---|---|
| Localisation | Centre d'Osaka, à 5 minutes à pied de la gare la plus proche |
| Surface / capacité | 85 m², 60 personnes maximum |
| Investissement initial | Environ 300 000 yens (tables, chaises, vidéoprojecteur, etc.) |
| Loyer habituel | Environ 200 000 yens / mois |
| Frais de plateforme en ligne | Environ 100 000 yens / mois |
| Frais de nettoyage | Environ 20 000 yens / mois |
| Revenu maximal d'exploitation | Environ 500 000 yens / mois |
À titre de comparaison, un espace équivalent loué via une plateforme comme Bird Office dans le centre de Paris se négocie généralement à un tarif horaire nettement supérieur, du fait de la pression foncière propre aux grandes métropoles françaises.
Conclusion
Le marché de la location de salles de réunion continue de croître, et la multiplication des plateformes en ligne et des sociétés d'exploitation déléguée facilite le démarrage, même pour un débutant. Dans une économie où l'économie du partage se développe, ce secteur s'impose aussi comme une forme d'investissement immobilier à part entière. Il convient d'étudier attentivement le coût d'investissement initial et les conditions de l'espace loué avant de se lancer.
Questions fréquentes
Quel est le tarif habituel d'une salle de réunion en location ?
Dans un quartier d'affaires proche d'une gare, comptez environ 10 000 à 20 000 yens de l'heure pour 50 personnes, et 50 000 à 100 000 yens pour 200 personnes. Le tarif varie selon l'emplacement et l'équipement.
Quel est le coût de démarrage de l'exploitation d'une salle de réunion en location ?
Comptez environ 300 000 yens pour l'équipement (tables, chaises, vidéoprojecteur, etc.). Le loyer du bien et les travaux d'aménagement représentent un coût supplémentaire distinct.
Comment attirer des utilisateurs vers une salle de réunion en location ?
La publication sur des plateformes en ligne spécialisées est efficace. Les commissions se situent généralement entre 30 et 35 %, mais ces plateformes prennent en charge à la fois l'acquisition de clients et l'encaissement.
Quelle différence entre une salle de réunion en location et la gestion locative ?
La salle de réunion en location est une activité de mise à disposition d'espace à l'heure, tandis que la gestion locative consiste à louer un logement ou un bureau sur un contrat de longue durée. La salle de réunion en location s'adresse à un public indéterminé.
