O mercado de salas de reunião para aluguel continua crescendo a cada ano, e a demanda está aumentando ainda mais com a reforma das práticas de trabalho e a difusão do trabalho remoto. Durante a pandemia, também surgiram novas demandas como locais para provas e estúdios de webinar.
Neste artigo, com base nas características das salas de reunião para aluguel e as vantagens e desvantagens para os usuários, apresentamos um manual para operação de salas de reunião para aluguel. Quem tem interesse no mercado de salas de reunião como novo investimento imobiliário ou negócio paralelo deve usar como referência.
O que são salas de reunião para aluguel? Que tipo de serviço é?
As salas de reunião para aluguel são um serviço que oferece espaços para reuniões e encontros por taxa por hora. As instalações necessárias estão disponíveis e os usuários podem usar apenas pelo tempo necessário.
Nos últimos anos, a variedade de usos se expandiu, sendo utilizado para múltiplos fins como provas de seleção de pessoal, sessões de orientação de emprego, treinamentos internos, assembleias de acionistas, atividades de círculo e seminários. Está aumentando também o caso de empresas que reduzem sua área de escritório e utilizam como espaço de reunião temporário.
Quais são os tipos de salas de reunião para aluguel? Classificação por objetivo, formato e empresa operadora
Classificação por objetivo
As salas de reunião para aluguel variam em capacidade e instalações, então escolha de acordo com o objetivo. As principais classificações são as seguintes.
- Salão de conferências: Espaço de grande escala. Configuração de assentos tipo auditório, ideal para assembleias de acionistas e conferências internacionais
- Sala de conferências: Menor que o salão, com grande tela e equipamentos de apresentação. Usada para sessões de orientação de emprego, etc.
- Sala de reunião geral: Imagem próxima a uma sala de reunião de escritório. Disponível em grande, médio e pequeno porte, para uso multifuncional
- Sala de seminários: Espaço especializado em treinamentos. Em alguns casos, é possível alterar o layout
- Sala multiuso: Espaço multifuncional. As características variam com cozinha, karaokê, etc.
Classificação por formato
Os formatos de layout das salas de reunião para aluguel incluem os seguintes tipos.
- Formato cinema: Configuração com todos voltados para frente. Adequado para cursos e apresentações
- Formato escolar: Layout mais comum do tipo sala de aula. Ideal para cursos e locais de provas
- Formato frente a frente: Configuração com pessoas frente a frente com mesa no meio. Usado para negociações e contratos
- Formato em U: Configuração em forma de U, possibilitando verificar todos enquanto conduz
- Formato quadrado: Configuração quadrada com centro vazio. Para reuniões importantes com muitas pessoas
- Formato recepção: Configuração livre. Adequado para comemorações e conversas informais
- Formato ferradura: Formato em U duplo. Para conferências internacionais e simpósios
- Formato ilha: Configuração por grupo. Para discussões em grupo
- Formato banquete: Configuração de múltiplas mesas redondas. Atende amplamente a banquetes e situações de negócios
Classificação por empresa operadora
Os operadores de salas de reunião para aluguel são variados.
- Hotéis: Luxuosos e bem localizados. Possibilidade de uso em conjunto com hospedagem
- Operadores especializados em salas de reunião: Instalações e serviços completos, com preços acessíveis
- Imobiliárias: Localizados em edifícios famosos, com serviços complementares abundantes
- Empresas em geral: Muitas empresas desenvolvem negócios de treinamento, com instalações de treinamento completas
- Governo local e organizações públicas: Preços baixos, mas as instalações podem ser limitadas
- Investidores imobiliários: Operação individual como negócio paralelo, com tendência de aumento
Quais são as vantagens e desvantagens das salas de reunião para aluguel?
Para iniciar a operação de sala de reunião para aluguel, é essencial entender as vantagens e desvantagens para os usuários.
Vantagens
- Redução de custos de aluguel: Pode ser usado apenas quando necessário, sem necessidade de custos fixos de manutenção de sala de reunião
- Escolha de tamanho e formato adequados ao objetivo: Pode selecionar o espaço mais adequado de acordo com o número de pessoas e o uso
- Escolha de local pelo acesso: Pode decidir flexivelmente o local, como ponto intermediário dos participantes ou próximo à estação
Desvantagens
- Uso frequente aumenta o custo: Se houver muitas reuniões, pode sair mais caro
- Difícil de responder a reuniões urgentes: Como não é um espaço dedicado, depende da disponibilidade de reservas
- Pode ser necessária visita prévia: Para grandes grupos ou alterações de layout, a visita prévia é recomendada para evitar problemas
- Trabalho de deslocamento: Há deslocamento do espaço de trabalho
- Transporte de equipamentos especiais: Equipamentos além dos básicos precisam ser providenciados individualmente
Por que as salas de reunião para aluguel se expandiram?
O mercado de salas de reunião para aluguel já estava expandindo antes da pandemia, e múltiplos fatores impulsionaram o crescimento.
- Demanda como investimento imobiliário: Custo inicial acessível, também em destaque como negócio paralelo de assalariados
- Melhoria dos portais: Com Space Market, Instabase, etc., o matching entre locadores e locatários ficou mais fácil
- Difusão de smartphones: Coleta de informações a qualquer hora, acelerando o matching de oferta e demanda
Quais são as vantagens e desvantagens de operar salas de reunião para aluguel?
O negócio de salas de reunião para aluguel cresceu para uma escala de mercado de cerca de ¥1 trilhão, incluindo publicidade na internet.
Vantagens de operação
A maior vantagem é que há mais expectativa de melhoria na lucratividade comparado ao negócio tradicional de escritório para aluguel. Com expectativa de usuários não específicos, há casos em que dividir o espaço para aluguel dobra a receita com a mesma área.
Desvantagens de operação
- Rotatividade constante: É sempre necessária a aquisição de novos usuários
- Custo de operação: Trabalho de entrega de chaves e atendimento a consultas
- Necessidade de gestão: Gestão como limpeza é essencial para manter um ambiente limpo
Quais são as opções de formas de operação de salas de reunião para aluguel?
Existem basicamente 2 formas de operação de salas de reunião para aluguel.
Operação própria
Método de fazer contrato e preparação individualmente, registrar em portais e atrair clientes. Cuida de tudo, desde a organização de decoração e equipamentos até a contratação de pessoal.
Delegação a empresa operadora
Pode-se delegar toda a abertura do negócio (seleção de local, decoração, criação de página de reservas), organização de pessoal, gestão de reservas, limpeza, atendimento a problemas, etc. As formas de remuneração geralmente são 3 tipos: aluguel fixo, remuneração fixa e proporcional à receita.
Como iniciar a operação de sala de reunião para aluguel? 6 passos
- Pesquisa de mercado: Verificar os preços de uso da área e os equipamentos, e entender os pontos de diferenciação
- Definição de preço de uso: Áreas urbanas próximas à estação: ¥10.000~¥20.000/hora para 50 pessoas, ¥50.000~¥100.000/hora para 200 pessoas como referência
- Criação de regulamentos de uso: Especificar horário de funcionamento, preços, método de reserva, regulamento de cancelamento, indenização por danos, etc.
- Compra de equipamentos: Preparar cadeiras, mesas, projetores, telas, conjuntos de microfone, etc.
- Fotografia: Diferenciação com fotos para publicação em portais
- Publicação em portais: Utilizar Space Market, Instabase, kaigishitsu.com, etc.
Exemplo de investimento inicial e estrutura de receita
| Item | Conteúdo |
|---|---|
| Localização | Dentro da cidade de Osaka, 5 minutos a pé da estação mais próxima |
| Área e capacidade | 85m², máximo 60 pessoas |
| Investimento inicial | Aprox. ¥300.000 (mesas, cadeiras, projetor, etc.) |
| Aluguel mensal | Aprox. ¥200.000/mês |
| Taxa de uso de portal | Aprox. ¥100.000/mês |
| Custo de limpeza | Aprox. ¥20.000/mês |
| Receita máxima de operação | Aprox. ¥500.000/mês |
Conclusão
O mercado de salas de reunião para aluguel está expandindo, e com a melhoria dos portais e empresas de gestão delegada, é um negócio fácil de começar mesmo para iniciantes. Na era moderna em que a economia compartilhada está se intensificando, também está em destaque como uma forma de investimento imobiliário. Considerando os custos de investimento inicial e as condições do espaço alugado, estude a sala de reunião para aluguel mais adequada.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é o preço médio de uso de salas de reunião para aluguel?
Para áreas urbanas próximas à estação, ¥10.000~¥20.000/hora para 50 pessoas, ¥50.000~¥100.000/hora para 200 pessoas são referências. Os preços variam de acordo com a localização e as instalações.
Qual é o custo inicial para operar uma sala de reunião para aluguel?
Cerca de ¥300.000 é a referência para equipamentos como mesas, cadeiras e projetores. O aluguel e as obras de decoração do imóvel são necessários separadamente.
Quais são os métodos de atração de clientes para salas de reunião para aluguel?
A publicação em portais como Space Market e Instabase é eficaz. As taxas de uso são de cerca de 30~35%, mas geralmente fazem a atração de clientes e a representação de cobranças em conjunto.
Qual é a diferença entre sala de reunião para aluguel e gestão de imóveis alugados?
A sala de reunião para aluguel é um negócio de alugar espaços por hora, e a gestão de imóveis alugados é um negócio de alugar residências e escritórios por contratos de longo prazo. As salas de reunião para aluguel são destinadas a usuários não específicos.
