يشهد حجم سوق قاعات الاجتماعات المؤجرة توسعاً مستمراً عاماً بعد عام، ويزداد الطلب عليها أكثر مع انتشار إصلاحات أسلوب العمل والعمل عن بُعد. كما ظهرت خلال جائحة كورونا احتياجات جديدة، مثل استخدامها كقاعات امتحانات أو استوديوهات لعقد الندوات عبر الإنترنت (Webinar).
يقدم هذا المقال، بعد استعراض خصائص قاعات الاجتماعات المؤجرة ومزاياها وعيوبها بالنسبة للمستخدمين، دليلاً عملياً لتشغيل أعمال قاعات الاجتماعات المؤجرة. فإذا كنت مهتماً بسوق قاعات الاجتماعات المؤجرة كفرصة استثمار عقاري جديدة أو مشروع جانبي، فهذا المقال مرجع مفيد لك.
ما هي قاعة الاجتماعات المؤجرة؟ وما نوع الخدمة التي تقدمها؟
قاعة الاجتماعات المؤجرة هي خدمة توفر مساحة لعقد الاجتماعات أو اللقاءات مقابل رسوم تُحتسب بحسب مدة الاستخدام. وتكون التجهيزات اللازمة جاهزة مسبقاً، بحيث يستخدم العميل المساحة فقط للمدة التي يحتاجها.
وقد اتسع نطاق استخدامها في السنوات الأخيرة ليشمل اختبارات التوظيف، وجلسات تعريف الشركات للباحثين عن عمل، والتدريب الداخلي، والجمعيات العمومية للمساهمين، وأنشطة الأندية، والندوات، وغيرها من الاستخدامات المتعددة. كما تتزايد الشركات التي تلجأ إلى تقليص مساحة مكاتبها الدائمة والاستعانة بهذه القاعات كمساحة اجتماعات مؤقتة عند الحاجة.
ما هي أنواع قاعات الاجتماعات المؤجرة؟ تصنيف حسب الغرض والشكل والجهة المُشغِّلة
التصنيف حسب الغرض
تختلف قاعات الاجتماعات المؤجرة من حيث السعة الاستيعابية والتجهيزات، لذا يتم اختيارها حسب الغرض. وفيما يلي أبرز التصنيفات:
- قاعة المؤتمرات الكبرى (Conference Hall): مساحة واسعة النطاق، بترتيب مقاعد على شكل مدرج تعليمي، مناسبة للجمعيات العمومية للمساهمين والمؤتمرات الدولية
- غرفة المؤتمرات (Conference Room): أصغر من قاعة المؤتمرات، مزودة بشاشة عرض كبيرة وتجهيزات للعروض التقديمية، تُستخدم لجلسات تعريف الشركات وغيرها
- قاعة الاجتماعات العامة: أقرب إلى غرفة اجتماعات المكتب التقليدية، متوفرة بأحجام كبيرة ومتوسطة وصغيرة، وقابلة للاستخدام لأغراض متعددة
- قاعة الندوات (Seminar Room): مساحة مخصصة للتدريب، وقد تتيح إمكانية تغيير ترتيب الجلوس
- الغرفة المؤجرة متعددة الأغراض (Rental Room): مساحة متعددة الاستخدامات، وقد تتضمن مطبخاً أو تجهيزات كاريوكي حسب المكان
التصنيف حسب الشكل
تتوفر أشكال متعددة لترتيب قاعة الاجتماعات المؤجرة، منها:
- الشكل المسرحي (Theater): ترتيب يجعل الجميع يواجهون الأمام، مناسب للمحاضرات والعروض التقديمية
- الشكل المدرسي (School): الترتيب الأكثر شيوعاً على هيئة فصل دراسي، مناسب للمحاضرات وقاعات الاختبارات
- الترتيب المواجه: طاولات متقابلة وجهاً لوجه، تُستخدم في المفاوضات وتوقيع العقود
- ترتيب حرف U: ترتيب على شكل حرف U يتيح متابعة أحوال جميع الحاضرين أثناء الجلسة
- ترتيب حرف O المفرغ: ترتيب على شكل مربع مفرغ من المنتصف، مناسب للاجتماعات المهمة ذات العدد الكبير
- الشكل الاستقبالي (Reception): ترتيب حر، مناسب للحفلات الختامية والتجمعات غير الرسمية
- الشكل النعلي (Horseshoe): ترتيب على شكل حرف U مزدوج، مناسب للمؤتمرات الدولية والندوات العلمية
- الشكل الجزري: ترتيب في مجموعات منفصلة، مناسب لنقاشات المجموعات
- ترتيب المأدبة: طاولات دائرية متعددة، مناسب لحفلات الاستقبال والمناسبات التجارية المتنوعة
التصنيف حسب الجهة المُشغِّلة
تتنوع الجهات التي تُشغِّل قاعات الاجتماعات المؤجرة، ومنها:
- الفنادق: تتميز بالفخامة والموقع الجيد، ويمكن الجمع بينها وبين خدمة الإقامة
- الشركات المتخصصة في قاعات الاجتماعات المؤجرة: تتمتع بتجهيزات وخدمات متكاملة بأسعار معقولة
- شركات العقارات: تقع غالباً داخل مبانٍ معروفة، وتوفر خدمات إضافية متنوعة
- الشركات العامة: كثير منها يعمل في مجال التدريب، وتوفر تجهيزات تدريبية متكاملة
- الهيئات المحلية والجهات العامة: أسعارها منخفضة، لكن التجهيزات قد تكون محدودة أحياناً
- المستثمرون العقاريون الأفراد: يديرونها بشكل فردي، وتتزايد كمشروع جانبي
ما هي مزايا وعيوب قاعات الاجتماعات المؤجرة بالنسبة للمستخدم؟
لا غنى عن فهم مزايا وعيوب هذه الخدمة من منظور المستخدم قبل الشروع في تشغيل مشروع قاعة اجتماعات مؤجرة.
المزايا
- خفض تكلفة الاستئجار: يمكن الاستخدام عند الحاجة فقط دون تحمل تكلفة ثابتة لصيانة قاعة اجتماعات دائمة
- اختيار المساحة والشكل المناسبين للغرض: يمكن اختيار المساحة الأمثل حسب عدد الحضور والغرض من الاجتماع
- حرية اختيار الموقع من حيث سهولة الوصول: يمكن تحديد الموقع بمرونة، سواء كان نقطة وسطى بين المشاركين أو قريباً من محطة مواصلات
العيوب
- ارتفاع التكلفة مع كثرة الاستخدام: قد يصبح الاستئجار المتكرر مكلفاً إذا كانت الاجتماعات متعددة
- صعوبة التعامل مع الاجتماعات الطارئة: بما أنها ليست مساحة مخصصة دائماً، فإنها تعتمد على توفر الحجز
- ضرورة المعاينة المسبقة في بعض الحالات: يُنصح بالمعاينة المسبقة عند وجود عدد كبير من الحضور أو تغيير في ترتيب الجلوس تجنباً للمشكلات
- عناء التنقل: يستلزم الانتقال من مقر العمل إلى موقع القاعة
- الحاجة لإحضار تجهيزات خاصة: يجب توفير أي تجهيزات إضافية غير التجهيزات الأساسية بشكل مستقل
لماذا اتسع انتشار قاعات الاجتماعات المؤجرة؟
بدأ توسع سوق قاعات الاجتماعات المؤجرة قبل جائحة كورونا بفترة طويلة، وساهمت عدة عوامل في هذا النمو.
- الطلب عليها كفرصة استثمار عقاري: تكلفتها الأولية معقولة، مما جعلها محط اهتمام كمشروع جانبي للموظفين أيضاً
- تطور منصات الحجز الإلكترونية: سهّلت منصات مثل Space Market وInstabase عملية المطابقة بين المالك والمستأجر
- انتشار الهواتف الذكية: أتاح جمع المعلومات في أي وقت، وسرّع من مطابقة العرض بالطلب
ما هي مزايا وعيوب تشغيل قاعات الاجتماعات المؤجرة؟
نما حجم سوق أعمال قاعات الاجتماعات المؤجرة، بما في ذلك تكاليف الإعلان عبر الإنترنت، إلى ما يقارب تريليون ين إجمالاً.
مزايا التشغيل
أبرز ميزة هي إمكانية تحقيق عائد أعلى مقارنة بأعمال تأجير المكاتب التقليدية. فبإمكان المشغل توقّع عدد كبير من المستخدمين غير المحددين، وفي بعض الحالات يمكن تقسيم المساحة وتأجيرها بشكل منفصل، مما يضاعف العائد على نفس المساحة.
عيوب التشغيل
- تبدل مستمر في العملاء: يستلزم جذب عملاء جدد باستمرار
- تكاليف تشغيلية: يستهلك تسليم المفاتيح والرد على الاستفسارات وقتاً وجهداً
- ضرورة الصيانة الدورية: يستلزم الحفاظ على بيئة نظيفة أعمال تنظيف وإدارة مستمرة
ما هي الخيارات المتاحة لتشغيل قاعة اجتماعات مؤجرة؟
يوجد أسلوبان رئيسيان لتشغيل قاعة اجتماعات مؤجرة.
التشغيل الذاتي
هو أسلوب يتولى فيه الفرد التعاقد والتجهيز بنفسه، ثم التسجيل في منصة إلكترونية لجذب العملاء. ويتحمل المشغل مسؤولية كل شيء بدءاً من الديكور الداخلي والتجهيزات وصولاً إلى توظيف الموظفين.
التعاقد مع شركة تشغيل متخصصة
يمكن الاستعانة بشركة متخصصة لتتولى كل شيء بدءاً من الافتتاح العام (اختيار الموقع، الديكور، إنشاء صفحة الحجز)، وتوفير الموظفين، وإدارة الحجوزات، والتنظيف، والتعامل مع المشكلات. وتوجد عادة ثلاثة أنظمة رئيسية للرسوم: نظام الإيجار الثابت، ونظام الأتعاب الثابتة، ونظام الربط بالعائد.
كيف تبدأ تشغيل قاعة اجتماعات مؤجرة؟ ست خطوات رئيسية
- دراسة السوق: التحقق من أسعار الاستخدام السائدة في المنطقة المجاورة والتجهيزات المتوفرة، وتحديد نقاط التميز
- تحديد رسوم الاستخدام: في المناطق الحضرية القريبة من محطات المواصلات، يُقدَّر السعر بنحو 10,000 إلى 20,000 ين للساعة لسعة 50 شخصاً، وبين 50,000 و100,000 ين للساعة لسعة 200 شخص
- إعداد شروط الاستخدام: توضيح ساعات العمل، والرسوم، وطريقة الحجز، وشروط الإلغاء، والتعويض عن الأضرار وغيرها
- شراء التجهيزات: توفير الكراسي والطاولات وأجهزة العرض والشاشات وأطقم الميكروفونات وغيرها
- التصوير الفوتوغرافي: التقاط صور احترافية لعرضها على منصة الحجز الإلكترونية لتحقيق التميز
- الإدراج على منصة الحجز الإلكترونية: الاستفادة من منصات مثل Space Market وInstabase وMeeting Room Dot Com وغيرها
نموذج للاستثمار الأولي وهيكل العائد
| البند | التفاصيل |
|---|---|
| الموقع | داخل مدينة أوساكا، على بعد خمس دقائق مشياً من أقرب محطة |
| المساحة وعدد الحضور | 85 متراً مربعاً، بسعة قصوى 60 شخصاً |
| الاستثمار الأولي | نحو 300,000 ين (طاولات، كراسي، جهاز عرض، وغيرها) |
| الإيجار المعتاد | نحو 200,000 ين شهرياً |
| رسوم استخدام منصة الحجز | نحو 100,000 ين شهرياً |
| تكلفة التنظيف | نحو 20,000 ين شهرياً |
| أقصى عائد تشغيلي | نحو 500,000 ين شهرياً |
خلاصة
يشهد سوق قاعات الاجتماعات المؤجرة توسعاً مستمراً، وأصبح مشروعاً يسهل الشروع فيه حتى للمبتدئين بفضل تطور منصات الحجز الإلكترونية وشركات التشغيل المتخصصة. وفي ظل ازدهار اقتصاد المشاركة (Sharing Economy) في العصر الحالي، يحظى هذا المجال باهتمام متزايد كأحد أشكال الاستثمار العقاري. ويُنصح بدراسة تكلفة الاستثمار الأولي وشروط المساحة المؤجرة جيداً لاختيار قاعة الاجتماعات المؤجرة الأنسب. ومن المفيد ملاحظة أن الطلب على المساحات المرنة قصيرة المدى يشهد نمواً مماثلاً في مراكز الأعمال بدول الخليج، حيث تعتمد شركات كثيرة، خصوصاً الشركات الناشئة والمكاتب الإقليمية، على قاعات الاجتماعات المؤجرة داخل الأبراج التجارية بدلاً من استئجار مساحات مكتبية دائمة، وهو اتجاه يعكس المرونة نفسها التي دفعت نمو هذا القطاع في اليابان.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
كم تبلغ الأسعار التقريبية لاستخدام قاعة اجتماعات مؤجرة؟
في المناطق الحضرية القريبة من المحطات، يُقدَّر السعر بنحو 10,000 إلى 20,000 ين للساعة لسعة 50 شخصاً، وبين 50,000 و100,000 ين للساعة لسعة 200 شخص. وتختلف الأسعار حسب الموقع والتجهيزات.
كم تبلغ التكلفة الأولية لتشغيل قاعة اجتماعات مؤجرة؟
يُقدَّر متوسط تكلفة التجهيزات، مثل الطاولات والكراسي وأجهزة العرض، بنحو 300,000 ين. وتُحتسب تكلفة إيجار العقار وأعمال الديكور بشكل منفصل.
ما هي طرق جذب العملاء لقاعة الاجتماعات المؤجرة؟
الإدراج على منصات إلكترونية مثل Space Market وInstabase أسلوب فعال. وتتراوح عمولة الاستخدام بين 30% و35% تقريباً، لكنها تشمل خدمات متكاملة تغطي جذب العملاء وتحصيل الرسوم نيابة عن المشغل.
ما الفرق بين قاعة الاجتماعات المؤجرة وإدارة الإيجار؟
قاعة الاجتماعات المؤجرة نشاط يقوم على تأجير المساحة محسوبة بالساعة، بينما إدارة الإيجار نشاط يقوم على تأجير وحدات سكنية أو مكتبية بعقود طويلة الأجل. ويستهدف نشاط قاعات الاجتماعات المؤجرة عدداً كبيراً وغير محدد من المستخدمين.
