El mercado de las salas de reuniones de alquiler crece año tras año, y la demanda aumenta aún más con la reforma de los estilos de trabajo y la extensión del teletrabajo. Durante la pandemia también surgieron nuevas necesidades como sede de exámenes y estudio de webinarios.
Este artículo presenta, teniendo en cuenta las características de las salas de reuniones de alquiler y sus ventajas e inconvenientes para los usuarios, un manual para la gestión de salas de reuniones de alquiler. Si está interesado en el mercado de las salas de reuniones de alquiler como nueva inversión inmobiliaria o negocio secundario, no deje de leerlo.
¿Qué son las salas de reuniones de alquiler? ¿En qué consiste el servicio?
Las salas de reuniones de alquiler son un servicio que proporciona espacios para reuniones y encuentros de trabajo a una tarifa por período de tiempo determinado. También cuentan con el equipamiento necesario, y los usuarios solo pueden utilizarlas el tiempo que necesitan.
En los últimos años el ámbito de uso se ha ampliado y se utilizan con múltiples propósitos: pruebas de selección de personal, jornadas de orientación laboral, formación interna, juntas de accionistas, actividades de grupo, seminarios, etc. También aumentan los casos en que las empresas que reducen el espacio de oficina las usan como espacio de reunión temporal.
¿Qué tipos de salas de reuniones de alquiler existen? Clasificación por objetivo, formato y empresa gestora
Clasificación por objetivo
Las salas de reuniones de alquiler se eligen según el objetivo, ya que el aforo y el equipamiento varían. Las principales clasificaciones son las siguientes:
- Sala de conferencias grande: Gran espacio con asientos en disposición de aula con gradas. Ideal para juntas de accionistas y conferencias internacionales
- Sala de conferencias: Más pequeña que la sala grande, con pantalla de gran formato e instalaciones de presentación completas. Utilizada para jornadas de orientación laboral, etc.
- Sala de reuniones general: Parecida a la sala de reuniones de una oficina. Disponible en tamaños grande, mediano y pequeño, de uso multipropósito
- Sala de seminarios: Espacio especializado para formación. En algunos casos el diseño es modificable
- Sala multipropósito de alquiler: Espacio multipropósito. Las características varían: con cocina, equipo de karaoke, etc.
Clasificación por formato
Los formatos de diseño de las salas de reuniones de alquiler son los siguientes:
- Formato cine: Todos miran hacia el frente. Adecuado para talleres y presentaciones
- Formato escuela: Diseño de aula, el más habitual. Ideal para talleres y salas de examen
- Formato cara a cara: Los participantes se sientan frente a frente separados por una mesa. Utilizado para negociaciones y firmas de contratos
- Formato en U: Disposición en U que permite ver a todos los participantes durante la sesión
- Formato en rectángulo: Disposición en rectángulo con el centro vacío. Para reuniones importantes con muchos participantes
- Formato de recepción: Disposición libre. Adecuado para celebraciones y conversaciones informales
- Formato herradura: Formato de doble U. Para conferencias internacionales y simposios
- Formato de islas: Disposición por grupos. Para debates en grupo
- Formato de banquete: Varias mesas redondas. Ampliamente utilizado en banquetes y entornos empresariales
Clasificación por empresa gestora
Los gestores de salas de reuniones de alquiler son muy variados:
- Hoteles: Sensación de lujo y buena ubicación. Se puede usar junto con el alojamiento
- Empresas especializadas en salas de reuniones de alquiler: Instalaciones y servicios completos, con precios asequibles
- Empresas inmobiliarias: Situadas en edificios conocidos con abundantes servicios adicionales
- Empresas generales: Muchas empresas de formación con instalaciones especializadas para ese fin
- Administraciones locales y entidades públicas: Precios más bajos pero instalaciones pueden ser limitadas
- Inversores inmobiliarios: Gestión individual como negocio secundario, tendencia creciente
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de las salas de reuniones de alquiler?
Al comenzar la gestión de salas de reuniones de alquiler, es imprescindible conocer las ventajas e inconvenientes para los usuarios.
Ventajas
- Reducción del costo de alquiler: Solo se paga cuando se usa, sin necesidad de costos fijos de mantenimiento de sala de reuniones
- Elección del tamaño y formato según el objetivo: Se puede elegir el espacio óptimo según el número de personas y el uso
- Elección del lugar según el acceso: Se puede decidir el lugar con flexibilidad, como el punto intermedio entre los participantes o cerca de la estación
Inconvenientes
- El uso frecuente encarece los costos: Si hay muchas reuniones puede resultar más caro
- Dificultad para reuniones urgentes: Al no ser un espacio propio, depende del estado de las reservas
- Puede ser necesaria una visita previa: Para muchos participantes o cambios de diseño se recomienda visitarla antes para evitar problemas
- Hay que desplazarse: Hay que moverse desde el espacio de trabajo
- Equipamiento especial hay que llevarlo: Lo que no sea equipamiento básico hay que llevarlo uno mismo
¿Por qué se han extendido las salas de reuniones de alquiler?
El mercado de salas de reuniones de alquiler venía creciendo antes de la pandemia, impulsado por varios factores.
- Demanda como inversión inmobiliaria: El costo inicial es asequible y también ha llamado la atención como negocio secundario para asalariados
- Portales de búsqueda desarrollados: Plataformas como Space Market e Instabase facilitan la conexión entre propietarios y usuarios
- Extensión de los smartphones: La información se puede buscar en cualquier momento, lo que acelera el encuentro entre oferta y demanda
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de gestionar una sala de reuniones de alquiler?
El negocio de salas de reuniones de alquiler ha crecido hasta alcanzar un tamaño de mercado de aproximadamente 1 billón de yenes, incluida la publicidad en internet.
Ventajas de la gestión
La mayor ventaja es que se puede esperar una mejora de los ingresos respecto al negocio tradicional de alquiler de oficinas. Como se puede esperar atraer a un número indefinido de usuarios, en algunos casos dividir el espacio para alquilarlo por partes puede duplicar los ingresos con la misma superficie.
Inconvenientes de la gestión
- Siempre hay rotación: Siempre es necesario captar nuevos usuarios
- Costos operativos: Hay que dedicar tiempo a la entrega de llaves y a la atención de consultas
- Necesidad de gestión: La limpieza y gestión son imprescindibles para mantener un entorno limpio
¿Qué opciones hay para gestionar una sala de reuniones de alquiler?
Hay principalmente 2 formas de gestionar una sala de reuniones de alquiler.
Gestión propia
Método en que el individuo firma el contrato, realiza la preparación, se registra en portales y capta usuarios. Se encarga de todo, desde la decoración y el equipamiento hasta la contratación de personal.
Delegación en empresa de gestión
Se puede delegar en una empresa toda la apertura (selección del lugar, decoración, creación de la página de reservas), la coordinación de personal, la gestión de reservas, la limpieza y la atención a problemas. Los sistemas de tarifas son generalmente 3 tipos: tarifa fija de alquiler, tarifa fija de servicio y tarifa vinculada a ingresos.
¿Cómo se inicia la gestión de una sala de reuniones de alquiler? 6 pasos
- Estudio de mercado: Verificar los precios de referencia y el equipamiento del entorno, e identificar los puntos de diferenciación
- Establecimiento de tarifas: En zonas metropolitanas cerca de la estación, la referencia es 10.000-20.000 yenes/hora para 50 personas y 50.000-100.000 yenes/hora para 200 personas
- Redacción de reglamento de uso: Especificar horario de atención, tarifas, método de reserva, política de cancelación, responsabilidad por daños, etc.
- Compra de equipamiento: Preparar sillas, mesas, proyector, pantalla, micrófonos, etc.
- Fotografías: Diferenciarse con fotografías para la publicación en portales
- Publicación en portales: Aprovechar Space Market, Instabase, kaigishitsu.com, etc.
Ejemplo de inversión inicial y estructura de ingresos
| Concepto | Contenido |
|---|---|
| Ubicación | Ciudad de Osaka, a 5 minutos a pie de la estación más cercana |
| Superficie y aforo | 85 m² / máx. 60 personas |
| Inversión inicial | Aprox. 300.000 yenes (mesas, sillas, proyector, etc.) |
| Alquiler habitual | Aprox. 200.000 yenes/mes |
| Tarifa portal | Aprox. 100.000 yenes/mes |
| Gastos de limpieza | Aprox. 20.000 yenes/mes |
| Ingreso máximo de gestión | Aprox. 500.000 yenes/mes |
Resumen
El mercado de salas de reuniones de alquiler está creciendo y, gracias al desarrollo de portales y empresas de gestión delegada, es un negocio fácil de iniciar incluso para principiantes. En la era actual en que la economía colaborativa se activa, también está llamando la atención como tipo de inversión inmobiliaria. Estudie la sala de reuniones de alquiler óptima teniendo en cuenta el costo de inversión inicial y las condiciones del espacio de alquiler.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la tarifa de referencia para salas de reuniones de alquiler?
En zonas metropolitanas cerca de la estación, la referencia es 10.000-20.000 yenes/hora para 50 personas y 50.000-100.000 yenes/hora para 200 personas. Las tarifas varían según la ubicación y el equipamiento.
¿Cuánto cuesta inicialmente gestionar una sala de reuniones de alquiler?
La referencia para el equipamiento como mesas, sillas y proyector es de aproximadamente 300.000 yenes. El alquiler del local y las obras de decoración son adicionales.
¿Qué métodos de captación de usuarios existen para salas de reuniones de alquiler?
La publicación en portales como Space Market e Instabase es eficaz. La comisión de uso es aproximadamente del 30-35%, pero gestionan de forma integral la captación y el cobro.
¿Cuál es la diferencia entre salas de reuniones de alquiler y gestión de alquileres?
Las salas de reuniones de alquiler son un negocio de alquiler de espacios por horas, mientras que la gestión de alquileres es la gestión de viviendas u oficinas en contratos a largo plazo. Las salas de reuniones de alquiler están dirigidas a un número indeterminado de usuarios.
