Mietrückstand in Japan: naiyō shōmei yūbin, Aufforderung, Verjährung und gerichtliches Verfahren

Wenn ein Mieter mit der Miete in Verzug gerät, lautet die japanische Grundregel: keine emotionalen Reaktionen, keine Selbsthilfe, sondern ein festgelegter Ablauf, der Schritt für Schritt nüchtern abgearbeitet wird. Konkret beginnt man mit einer sachlichen Zahlungserinnerung, geht dann zur schriftlichen Mahnung über, danach zur förmlichen Aufforderung per naiyō shōmei yūbin (内容証明郵便, ein von der japanischen Post inhaltlich zertifiziertes Einschreiben), zur Inanspruchnahme der Mietgarantiegesellschaft oder des Solidarbürgen und schließlich – als letztes Mittel – zum gerichtlichen Verfahren. Wer im Affekt das Schloss austauscht oder einen Aushang an der Tür anbringt, schwächt am Ende die eigene Position als Vermieter. Anders als im deutschsprachigen Raum (DACH), wo bei Zahlungsverzug häufig sofort an die fristlose Kündigung nach § 543 BGB gedacht wird, verlangt das japanische Recht zusätzlich, dass das Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien nachweislich zerrüttet ist. Dieser Beitrag ordnet aus der Praxis der Mietverwaltung heraus die stufenweise Reaktion auf Mietrückstände und den Einsatz des naiyō shōmei yūbin.

Die Kernpunkte dieses Beitrags

• Die Reaktion auf Mietrückstände folgt in Japan einem festen Ablauf: Erinnerung → Mahnung → naiyō shōmei yūbin (zertifiziertes Einschreiben) → Inanspruchnahme von Mietgarantiegesellschaft und Solidarbürgen → gerichtliches Verfahren.
• Das naiyō shōmei yūbin ist ein System, bei dem die Post beurkundet, „wann, wer, an wen, mit welchem Inhalt“ ein Schreiben versandt hat; es dient als Beweis der Aufforderung und als Willenserklärung zur Vertragsauflösung.
• In Kombination mit dem haitatsu shōmei (配達証明, Zustellungsnachweis) lässt sich zusätzlich belegen, wann das Schreiben zugegangen ist – ein starkes Argument für spätere Verhandlungen oder einen Prozess.
• Mietforderungen unterliegen der Verjährung; Untätigkeit ist gefährlich. Eine förmliche Aufforderung hemmt den Ablauf der Verjährung für einen begrenzten Zeitraum.
• Selbsthilfemaßnahmen wie Schlossaustausch, Aussperren oder das Entfernen von Hausrat sind rechtlich hoch riskant und gelten als zu vermeidende Reaktion – ebenso wie die „kalte Räumung“ im deutschen Recht unzulässig ist.

Wie sollte man bei einem Mietrückstand zuerst vorgehen?

Das Erste, was bei einem Mietrückstand feststehen muss, ist die Haltung: nicht aus dem Gefühl heraus handeln, sondern nach Verfahren. Sobald der Rückstand offenbar wird, entsteht der Wunsch, hart aufzutreten – doch die Auflösung eines Mietvertrags und die Räumung erfordern in Japan bestimmte Voraussetzungen und Zeit. Gerade deshalb entscheidet es über die Rückgewinnungsquote, ob man den Ablauf so gestaltet, dass die frühe Reaktion dokumentiert wird und der Druck stufenweise erhöht wird. Für Investoren aus dem DACH-Raum ist das ein wichtiger Positionierungshinweis: In Deutschland genügt bei Verzug mit zwei aufeinanderfolgenden Monatsmieten grundsätzlich die fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 BGB; in Japan hingegen ist die Zerrüttung des Vertrauensverhältnisses (shinrai kankei hakai, 信頼関係破壊の法理) ein zusätzlicher, gerichtlich geprüfter Maßstab – wer japanische Mietobjekte hält, muss diesen längeren, dokumentationsintensiven Weg von Anfang an einkalkulieren.

Das Gesamtbild sieht so aus: Unmittelbar nach dem Rückstand erfolgt eine sachliche Zahlungsbestätigung, nach einigen Wochen eine schriftliche Mahnung, nach ein bis zwei Monaten die förmliche Aufforderung per naiyō shōmei yūbin, und bleibt die Zahlung aus, folgen die Willenserklärung zur Vertragsauflösung und das gerichtliche Verfahren. Wird eine Mietgarantiegesellschaft (chintai hoshō gaisha, 賃貸保証会社) genutzt, kontaktiert man diese parallel zu diesem Ablauf möglichst früh.

Hinter einem Rückstand stehen ganz unterschiedliche Gründe: von der schlichten Vergesslichkeit über sich verschlechternde Einkommensverhältnisse bis zu Veränderungen in der Lebenssituation des Mieters. Je nach Ursache ändert sich die angemessene Tonlage der Reaktion. Zu den strukturellen Faktoren, aus denen sich Rückstände wiederholen, haben wir die Zusammenhänge unter Ursachen von Mietrückständen und Gegenmaßnahmen für Vermieter aufbereitet; werfen Sie gern ergänzend einen Blick darauf.

Zeitliche Abfolge der Reaktion auf Mietrückstände (von der Erinnerung bis zum gerichtlichen Verfahren)

Hier zeigen wir die praktischen Reaktionsschritte in zeitlicher Abfolge, orientiert an der Zahl der Tage seit Eintritt des Rückstands. Die Tagesangaben sind lediglich Richtwerte und verschieben sich je nach Vertragsinhalt und Verhalten des Säumigen. Entscheidend ist, in jeder Phase festzuhalten, „wann, was, auf welche Weise“ mitgeteilt wurde. Anders als in Deutschland, wo die Mahnung rechtlich eng an den Verzugseintritt nach § 286 BGB gekoppelt ist, kommt es in Japan weniger auf eine einzelne formale Mahnung als auf die lückenlose Dokumentation der gesamten Eskalationskette an.

Unmittelbar bis Tag 7: sachliche Zahlungsbestätigung und Erinnerung

Zunächst klärt man den Zahlungsstand per Telefon, E-Mail oder Kurznachricht. In dieser Phase bleibt man bei einem sachlichen Kontakt, der von einem Missverständnis oder Vergessen ausgeht, statt in vorwurfsvollem Ton aufzutreten. Weiche Formulierungen wie „Könnten Sie bitte einmal Ihren Kontostand prüfen?“ sind der Trick, um das spätere Verhältnis nicht zu belasten. Datum und Uhrzeit des Kontakts sowie die Antwort des Gegenübers werden – und sei es nur knapp – unbedingt notiert.

2 Wochen bis 1 Monat: schriftliche Mahnung und Prüfung der Sicherungsverhältnisse

Bleibt nach der mündlichen Erinnerung der Zahlungseingang aus, versendet man eine schriftliche Mahnung (tokusokujō, 督促状). Durch die Schriftform bleibt festgehalten, dass der Vermieter die Zahlung förmlich verlangt hat. Gleichzeitig prüft man im Vertrag, ob eine Mietgarantiegesellschaft genutzt wird und wie die Kontaktdaten des Solidarbürgen lauten. Wird eine Garantiegesellschaft genutzt, sehen viele Verträge vor, dass diese schon in einer frühen Phase nach Eintritt des Rückstands zu informieren ist – man achtet daher darauf, die Meldefrist nicht zu versäumen. Für DACH-Leser ungewohnt: Der Solidarbürge (rentai hoshōnin, 連帯保証人) ist in Japan bei Wohnraummietverträgen traditionell die Regel, während im deutschsprachigen Raum eher die Barkaution als Sicherheit dominiert.

1 bis 2 Monate: förmliche Aufforderung per naiyō shōmei yūbin

Ein Rückstand von etwa zwei Monatsmieten ist ein üblicher Anhaltspunkt, um die förmliche Aufforderung per naiyō shōmei yūbin zu erwägen. In diesem Schreiben nennt man in der Regel den Betrag der offenen Miete und eine Zahlungsfrist und kündigt an, dass der Vertrag aufgelöst wird, falls bis zum Fristablauf keine Zahlung erfolgt. Wie weiter unten ausgeführt, dient das naiyō shōmei yūbin als Beweis der Aufforderung und hält die Willenserklärung zur Vertragsauflösung eindeutig fest.

Um die 3 Monate: Willenserklärung zur Vertragsauflösung und Prüfung des gerichtlichen Verfahrens

Bleibt die Zahlung auch nach Ablauf der gesetzten Frist aus, gibt man die Willenserklärung zur Vertragsauflösung ab und prüft das Verfahren zur Herausgabe des Gebäudes. Die Rechtsprechung tendiert dazu, eine Auflösung erst dann zuzulassen, wenn der Rückstand so lange andauert, dass das Vertrauensverhältnis zwischen Vermieter und Mieter als zerstört bewertet werden kann. Häufig wird ein Rückstand von etwa drei Monatsmieten oder mehr als Anhaltspunkt genannt, doch die endgültige Beurteilung hängt vom Einzelfall ab. In dieser Phase empfiehlt es sich, das Vorgehen von vornherein mit einer Fachperson – etwa einem Rechtsanwalt (bengoshi, 弁護士) – abzustimmen. Für Investoren aus dem DACH-Raum ist bemerkenswert, dass Japan keinen dem deutschen Mieterschutz vergleichbaren Kündigungsschutz für die außerordentliche Kündigung kennt, die Hürde der Vertrauenszerrüttung in der Praxis aber ähnlich schützend wirkt.

Was ist ein naiyō shōmei yūbin? Seine Rolle bei Mietrückständen

Das naiyō shōmei yūbin (内容証明郵便) ist ein System, bei dem die japanische Post (Japan Post, 日本郵便) anhand einer vom Absender erstellten Abschrift beurkundet, wann, mit welchem Inhalt, von wem an wen ein Schriftstück abgesandt wurde. Wichtig zu verstehen ist dabei: Beurkundet wird die Tatsache, dass das Schriftstück versandt wurde – ob der geschriebene Inhalt wahr ist, verbürgt die Post hingegen nicht. Anders als das deutsche Einschreiben mit Rückschein, das nur den Zugang belegt, zertifiziert das japanische Verfahren zusätzlich den genauen Wortlaut des Schreibens – ein Instrument, für das es im DACH-Raum kein direktes Gegenstück gibt.

Dass dem naiyō shōmei yūbin bei Mietrückständen dennoch so viel Gewicht beigemessen wird, hat praktische Gründe. Erstens dient es als Beweis der „Aufforderung“ (saikoku, 催告), mit der der Vermieter förmlich die Zahlung verlangt hat. Zweitens bleibt festgehalten, dass die Willenserklärung zur Vertragsauflösung dem Gegenüber in klarer Form zugestellt wurde. Drittens ist die Aufforderung, wie später beim Verjährungsmanagement der Mietforderung ausgeführt, der Ausgangspunkt, um den Ablauf der Verjährung für einen begrenzten Zeitraum hinauszuschieben. Viertens setzt der Zugang eines solchen Schreibens beim Säumigen eine psychologische Zäsur und kann eine freiwillige Zahlung fördern.

Andererseits hat das naiyō shōmei yūbin selbst keine Kraft, eine Zahlung zu erzwingen. Es ist lediglich ein wichtiger Zug vor dem Übergang zum gerichtlichen Verfahren und keineswegs ein Mittel, mit dessen Versand die Rückgewinnung garantiert wäre – das sollte man von vornherein verstehen.

Wie man ein naiyō shōmei yūbin verfasst, mit Musterformulierung

Die Wirkung des naiyō shōmei yūbin bemisst sich weniger an der Höflichkeit der Formulierung als daran, ob die zu nennenden Tatsachen vollständig und ohne Überschuss enthalten sind. Hier stellen wir die Grundpunkte, die in ein Aufforderungsschreiben bei Mietrückstand gehören, sowie eine kurze Musterformulierung vor. Beim tatsächlichen Versand passt man sie an den Vertragsinhalt an und lässt sie möglichst von einer Fachperson prüfen – das gibt Sicherheit.

Grundpunkte, die im Aufforderungsschreiben stehen

• Bezeichnung des Objekts (Anschrift, Wohnungsnummer und weitere Angaben, mit denen sich das betreffende Mietobjekt eindeutig bestimmen lässt)
• Bestimmung des Mietvertrags (Vertragsdatum, Namen der Parteien)
• Betrag der offenen Miete und betroffene Monate (welcher Monat welchen Jahres in welcher Höhe rückständig ist)
• Zahlungsfrist (ein konkreter Termin nach Zugang dieses Schreibens)
• Reaktion für den Fall, dass bis zur Frist keine Zahlung erfolgt (etwa Ankündigung der Vertragsauflösung)
• Absendedatum, Absender (Vermieter oder Verwaltungsgesellschaft) sowie Name und Anschrift des Empfängers
• Für die Zahlung erforderliche Angaben wie das Überweisungskonto

Musterformulierung für das Aufforderungsschreiben

Diese Musterformulierung ist nur ein Gerüst. Je nach Ziel ändert sich der Wortlaut – etwa wenn zugleich der Solidarbürge in Anspruch genommen werden soll oder wenn die Vertragsauflösung bereits mit diesem einen Schreiben endgültig herbeigeführt werden soll. Wer bei der Formulierung unsicher ist, lässt sie vor dem Versand am besten von einem Rechtsanwalt prüfen.

Regeln zu Zeichenzahl, Zeilenzahl und Format

Für ein am Postschalter aufgegebenes naiyō shōmei yūbin gelten Beschränkungen bei Zeichen- und Zeilenzahl pro Blatt. Nach den Hinweisen von Japan Post gilt beim Schalterversand als Richtwert 520 Zeichen pro Blatt. Beim Versand bereitet man zusätzlich zum Schriftstück an den Empfänger zwei inhaltsgleiche Abschriften vor und gibt die Sendung als gewöhnliches Einschreiben (ippan kakitome, 一般書留) auf. Eine der Abschriften verwahrt der Absender, die andere bewahrt die Post auf. Der Absender kann innerhalb von fünf Jahren ab dem Versandtag Einsicht in die von der Post verwahrte Abschrift oder eine erneute Beurkundung verlangen. Für DACH-Leser: Ein solches staatlich verwahrtes, inhaltlich zertifiziertes Schreiben mit Fünf-Jahres-Einsichtsrecht existiert in Deutschland, Österreich oder der Schweiz in dieser Form nicht.

Kombination mit dem Zustellungsnachweis und Nutzung des elektronischen naiyō shōmei (e-naiyō shōmei)

Wer ein naiyō shōmei yūbin versendet, dem empfehlen wir, es mit einem haitatsu shōmei (配達証明, Zustellungsnachweis) zu kombinieren. Der Grund ist eindeutig: Das naiyō shōmei allein belegt zwar, „dass ein Schriftstück dieses Inhalts abgesandt wurde“, hält aber nicht fest, „wann es beim Gegenüber zugegangen ist“. Für die Wirksamkeit der Vertragsauflösung und für das Verjährungsmanagement ist das Zugangsdatum in vielen Situationen entscheidend, und der Zustellungsnachweis gleicht diese Schwäche aus.

Warum sich der Zustellungsnachweis empfiehlt

Mit dem Zustellungsnachweis beurkundet die Post die Tatsache und das Datum, dass die Sendung dem Empfänger zugestellt wurde. Behauptet der Säumige später, „ein solches Schreiben habe ich nie erhalten“, lässt sich mit dem Zugangsnachweis leichter widersprechen. In der gesamten Kette von der Aufforderung über die Vertragsauflösung bis zum gerichtlichen Verfahren wirkt dieses Zugangsdatum als Ausgangspunkt. Das entspricht funktional dem deutschen Einschreiben mit Rückschein oder – im gerichtlichen Kontext – der förmlichen Zustellungsurkunde, mit der DACH-Vermieter den Zugang der Kündigung absichern.

Merkmale und Ablauf des elektronischen naiyō shōmei (e-naiyō shōmei)

Das elektronische naiyō shōmei (e-naiyō shōmei, e内容証明) ist ein Dienst, bei dem man über das Internet eine Word-Datei hochlädt, woraufhin das System von Japan Post sie druckt, kuvertiert und als gewöhnliches Einschreiben versendet. Der Dienst nimmt rund um die Uhr an, und man muss nicht persönlich zum Postschalter. Als kompatible Software gilt die Desktop-Version von Microsoft Word (2016, 2019, 2021, Microsoft 365); pro Sendung sind maximal fünf Blätter möglich, als Richtwert 1.584 Zeichen pro Blatt. Dass man damit mehr schreiben kann als die 520 Zeichen am Schalter, ist in der Praxis praktisch.

Der Ablauf sieht so aus: Anmeldung bei Web Yūbin (Web-Post), Hochladen der Dokumentdatei, Eingabe der Absender- und Empfängerdaten, Zahlung per Kreditkarte und anschließend automatischer Versand. Beim Versand kann man die Option Zustellungsnachweis wählen. Da sich das Entgelt nach Blattzahl, Sendungszahl und Rücksendeart richtet, prüfen Sie vor dem Versand bitte das aktuelle Entgelt auf der offiziellen Website von Japan Post. Zu beachten ist, dass das e-naiyō shōmei ohne Siegelabdruck (inkan/hanko, 印鑑) auskommt; je nach Empfänger und Situation kann daher das am Schalter aufgegebene, gesiegelte naiyō shōmei mehr Gewicht vermitteln. Für DACH-Leser sei angemerkt: Während in Deutschland die eigenhändige Unterschrift maßgeblich ist, spielt in Japan das persönliche Siegel (hanko) traditionell die Rolle der rechtsverbindlichen Zeichnung – ein kultureller Unterschied, der auch hier durchschlägt. Je nach Ziel wählt man das eine oder andere Verfahren.

Mietrückstand und Verjährungsmanagement (Verjährung der Mietforderung)

Bei der Reaktion auf Mietrückstände wird häufig die Verjährung der Mietforderung übersehen. Das Recht, offene Miete zu verlangen, kann durch Verjährung erlöschen, wenn man untätig bleibt. Nach dem japanischen Zivilgesetzbuch (Minpō, 民法) verjährt eine Forderung fünf Jahre nachdem der Gläubiger von der Möglichkeit der Rechtsausübung Kenntnis erlangt hat, oder zehn Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem das Recht ausgeübt werden kann (Art. 166 Minpō). Für die monatlich entstehende Miete werden allgemein fünf Jahre ab Entstehung als Anhaltspunkt beachtet. Anders als etwa in Deutschland, wo die regelmäßige Verjährung nach § 195 BGB drei Jahre beträgt, ist die japanische Frist mit fünf Jahren länger – DACH-Investoren sollten diese abweichende Frist im Forderungsmanagement berücksichtigen.

Hier kommt die Aufforderung per naiyō shōmei yūbin zur Geltung. Nach dem Minpō gilt: Ist eine Aufforderung erfolgt, tritt die Verjährung bis zum Ablauf von sechs Monaten ab diesem Zeitpunkt nicht ein (Art. 150 Minpō). Die Aufforderung schiebt den Eintritt der Verjährung also um einen begrenzten Zeitraum hinaus und verschafft die Zeit, in der man den nächsten Zug vorbereitet. Allerdings summiert sich die Wirkung nicht, wenn man die Aufforderung wiederholt. Um die Verjährung endgültig neu beginnen zu lassen (Erneuerung der Verjährung), sind Maßnahmen wie eine gerichtliche Geltendmachung oder ein Anerkenntnis der Zahlung durch den Schuldner erforderlich (Art. 147, Art. 152 Minpō).

In der Praxis ist es sicher, in einer monatlichen Übersicht zu verwalten, welcher Rückstand ab wann wann verjährt. Je länger ein Rückstand andauert, desto stärker entscheidet dieses Verjährungsmanagement über Erfolg oder Misserfolg der Rückgewinnung. Die Denkweise zur Verjährung und konkrete Managementmaßnahmen haben wir unter Mietrückstand und Verwaltung der Verjährung ausführlich aufbereitet. Wer Objekte mit lang andauernden Rückständen hält, dem empfehlen wir eine frühzeitige Prüfung.

Reaktionen, die Vermieter vermeiden sollten (Risiken der Selbsthilfe)

Aus übergroßer Eile bei der Rückgewinnung versuchen Vermieter mitunter, den Mieter eigenhändig zu entfernen – diese „Selbsthilfe“ (jiriki kyūsai, 自力救済) gilt als zu vermeidende Reaktion. Das japanische Rechtssystem geht davon aus, dass die Durchsetzung von Rechten grundsätzlich über gerichtliche Verfahren erfolgt; greift ein Vermieter eigenmächtig zu Gewaltmitteln, kann umgekehrt der Vermieter selbst zur Verantwortung gezogen werden. Das deckt sich mit dem deutschsprachigen Raum: Auch dort ist die „kalte Räumung“ – etwa eigenmächtiger Schlossaustausch – nach ständiger Rechtsprechung des BGH unzulässig und begründet Schadensersatzpflichten des Vermieters.

Konkret gelten die folgenden Handlungen als hoch riskant:

• ohne Zustimmung des Mieters das Schloss austauschen, sodass er den Innenraum nicht mehr betreten kann
• an Tür oder Gemeinschaftsbereich einen Aushang anbringen, der den Rückstand erkennbar macht
• in Abwesenheit des Mieters den Innenraum betreten und Hausrat hinaustragen oder entsorgen
• Versorgungsleitungen wie Strom, Wasser oder Gas einseitig abstellen
• durch häufige Besuche zu später Nacht- oder früher Morgenstunde einschüchternd eintreiben

Diese Handlungen können als Verletzung der Wohnruhe und der Privatsphäre Gegenstand von Schadensersatz oder strafrechtlicher Verantwortung sein. Eine emotionale Reaktion kann den Wert der zuvor aufgebauten Aufforderungen und Beweise zunichtemachen. Ärger über einen Säumigen ist ein natürliches Gefühl – aber gerade deshalb schützt es am Ende den Vermieter selbst, entlang des Verfahrens nüchtern voranzugehen. Auch in unserer Verwaltungspraxis legen wir Wert auf genau diese Haltung: „nicht aus dem Gefühl, sondern nach Verfahren handeln“.

Inanspruchnahme von Garantiegesellschaft und Solidarbürgen sowie der Ablauf von Herausgabe und Prozess

Selbst wenn die Rückgewinnung vom Säumigen selbst schwierig ist, bleiben mit der Mietgarantiegesellschaft und dem Solidarbürgen weitere Rückgewinnungswege. Diese frühzeitig zu sichern, verringert das Risiko des Vermieters erheblich.

Umgang mit der Mietgarantiegesellschaft

Bei Verträgen, die eine Mietgarantiegesellschaft nutzen, gilt als Grundregel, die Gesellschaft bereits bei Eintritt des Rückstands zu informieren und das Verfahren der daii bensai (代位弁済, Ersatzleistung – die Gesellschaft zahlt die Miete anstelle des Mieters) einzuleiten. Da viele Garantieverträge eine Meldefrist nach Eintritt des Rückstands vorsehen, will man unbedingt vermeiden, die Frist zu versäumen und dadurch die Garantie zu verlieren. Anders als im DACH-Raum, wo die Absicherung meist über die Barkaution läuft, ist in Japan das kommerzielle Mietgarantiemodell weit verbreitet. Aufbau und Auswahl einer Garantiegesellschaft erläutern wir unter Rolle und Auswahl der Mietgarantiegesellschaft.

Inanspruchnahme des Solidarbürgen

Gibt es einen Solidarbürgen (rentai hoshōnin, 連帯保証人), kann man parallel zum Säumigen selbst auch den Solidarbürgen in Anspruch nehmen. Wenn man die Aufforderung per naiyō shōmei yūbin sowohl an den Mieter als auch an den Solidarbürgen sendet, wirkt sich das bei späteren Verhandlungen und im gerichtlichen Verfahren vorteilhaft aus. Zu beachten ist: Bei Mietverträgen, in denen eine Privatperson Solidarbürge wird, ist es inzwischen erforderlich, bei Vertragsschluss eine Höchstbetragsgrenze der Bürgschaft (kyokudogaku, 極度額) festzulegen; je nach Vertragsinhalt kann sich der Umfang des Verlangens ändern. Gehen Sie daher erst nach Prüfung der Bürgschaftsklausel des Vertrags vor. Diese seit der Zivilrechtsreform geltende Höchstbetragspflicht ähnelt dem Schutzgedanken hinter der deutschen Rechtsprechung zur Bürgschaft naher Angehöriger.

Überblick über den Ablauf von Herausgabe und Prozess

Lässt sich der Fall auch nach Aufforderung und Vertragsauflösung nicht lösen, geht man zum gerichtlichen Verfahren über. Als typische Optionen gibt es den beim Gerichtsschreiber beantragten Mahnbescheid (shiharai tokusoku, 支払督促), die für Geldforderungen bis 600.000 Yen (ca. 3.530 €) nutzbare Bagatellklage (shōgaku soshō, 少額訴訟) sowie die auf Herausgabe des Gebäudes gerichtete Räumungsklage (akewatashi soshō, 明渡訴訟). Je nachdem, ob das Ziel „Rückgewinnung des offenen Betrags“ oder „Herausgabe der Wohnung“ ist, ändert sich das zu wählende Verfahren. Verschaffen Sie sich zunächst mit der folgenden Übersicht einen Eindruck, welches Verfahren Ihrem Fall am nächsten kommt.

Verfahren	Hauptzweck	Geeignete Situation	Zu beachten
Mahnbescheid (shiharai tokusoku)	Rückgewinnung von Geld (offene Miete)	Aufenthalt des Gegners bekannt, wenig Streit über den Betrag	Erhebt der Gegner Widerspruch, geht es ins ordentliche Verfahren über
Bagatellklage (shōgaku soshō)	Rückgewinnung von Geld bis 600.000 Yen (ca. 3.530 €)	Rückstand bis 600.000 Yen (ca. 3.530 €), rasche Lösung erwünscht	Die Herausgabe selbst kann nicht verlangt werden
Räumungsklage (akewatashi soshō)	Herausgabe des Gebäudes (+ offene Miete)	Auszug des Mieters erforderlich	Verfahren dauert eher lange und ist kostenintensiv

Geht es nur um die Rückgewinnung von Geld, kommen Mahnbescheid oder Bagatellklage in Betracht; verlangt man auch den Auszug, steht die Räumungsklage im Mittelpunkt. Zieht der Mieter selbst nach einem Räumungsurteil nicht freiwillig aus, geht es als letztes Mittel zur Zwangsvollstreckung (kyōsei shikkō, 強制執行). Diese Verfahren sind komplex, und bei falscher Beurteilung der Voraussetzungen können Zeit und Kosten verloren gehen; daher ist es realistisch, mit einer Fachperson wie einem Rechtsanwalt vorzugehen. Die Auswahl der Rückgewinnungsverfahren einschließlich der Bagatellklage haben wir unter Gerichtliche Verfahren bei Mietstreitigkeiten wie der Bagatellklage aufbereitet. Zum konkreten Ablauf bis zur Herausgabe werfen Sie bitte ergänzend auch einen Blick auf Verfahren und Ablauf der Gebäudeherausgabe.

Ist die Herausgabe erst einmal erreicht, wartet mit der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands (genjō kaifuku, 原状回復) beim Auszug und der Abrechnung der Kaution (shikikin, 敷金) ein weiterer Themenkomplex. Wenn Sie die Denkweise zur Verrechnung rückständiger Miete mit der Kaution unter Regeln zu Abrechnung und Rückgabe der Kaution prüfen, lassen sich Abrechnungsstreitigkeiten leichter vermeiden. Die Reaktion auf Rückstände, die Herausgabe und die Abrechnung als eine zusammenhängende Kette zu planen, trägt zur Stabilität des Mietbetriebs bei. Wer eine Überprüfung seines Verwaltungsaufbaus erwägt, kann gern auch die kostenlose Beratung von INA&Associates nutzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1. Ab wie vielen Monatsmieten Rückstand sollte man ein naiyō shōmei yūbin versenden?

In der Praxis ist die Phase, in der sich ein Rückstand von etwa zwei Monatsmieten angesammelt hat, ein üblicher Anhaltspunkt. Erreicht der Rückstand drei Monatsmieten oder mehr, rückt der Übergang zu Vertragsauflösung und gerichtlichem Verfahren in greifbare Nähe. Das ist jedoch kein absoluter Maßstab und verschiebt sich je nach Verlauf des Rückstands und Erreichbarkeit des Mieters. Eine frühe Aufforderung erhöht tendenziell die spätere Rückgewinnungsquote.

F2. Kann man die Miete sicher zurückgewinnen, wenn man ein naiyō shōmei yūbin versendet?

Das naiyō shōmei yūbin selbst hat keine Kraft, eine Zahlung zu erzwingen. Es ist lediglich ein Mittel, um den Beweis der Aufforderung zu sichern, die Willenserklärung zur Vertragsauflösung zu verdeutlichen und den Eintritt der Verjährung um einen begrenzten Zeitraum hinauszuschieben. Eine psychologische Wirkung ist zu erwarten, doch bleibt die Zahlung aus, muss man zum nächsten Verfahren wie Mahnbescheid oder Prozess übergehen.

F3. Sollte man den Zustellungsnachweis hinzufügen?

Wir empfehlen, ihn hinzuzufügen. Das naiyō shōmei allein kann nicht belegen, wann das Schreiben beim Gegenüber zugegangen ist. Da bei der Wirksamkeit der Vertragsauflösung und beim Verjährungsmanagement das Zugangsdatum wichtig wird, verschafft der Zustellungsnachweis, der Tatsache und Datum des Zugangs festhält, bei späteren Verhandlungen oder einem Prozess Vorteile.

F4. Ist ein naiyō shōmei auch nötig, wenn man eine Mietgarantiegesellschaft nutzt?

Wird eine Garantiegesellschaft genutzt, haben zunächst die frühzeitige Meldung an die Gesellschaft und das Verfahren der Ersatzleistung (daii bensai) oberste Priorität. Darauf aufbauend wird in der Phase, in der der Vermieter selbst die Vertragsauflösung und die Herausgabe betreibt, das naiyō shōmei yūbin mitunter als Beweis der Aufforderung und der Willenserklärung eingesetzt. Den Ablauf des Rückgriffs gegenüber der Garantiegesellschaft und das Auflösungsverfahren des Vermieters getrennt zu betrachten, macht die Sache übersichtlicher.