Em 1º de abril de 2026, ao mesmo tempo em que entrou em vigor a revisão da Lei de Adequação da Gestão de Condomínios, o Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo do Japão revisou as “Diretrizes sobre o Modelo de Administrador Externo em Condomínios”. No chamado “modelo de administrador externo”, em que a empresa gestora também atua como administradora do condomínio, oito pontos passaram a ser explicitamente definidos, desde o processo de adoção até a gestão de cadernetas bancárias, carimbos e medidas contra conflitos de interesse. Para proprietários de unidades e diretores de associações de administração, compreender com precisão essa revisão contribui para a preservação do valor do ativo no longo prazo. ## O que é o modelo de administrador externo? Como funciona o sistema em que a empresa gestora também atua como “administradora”? O artigo 26 da Lei de Propriedade Horizontal define a função de “administrador”, que normalmente é exercida pelo presidente da associação de administração do condomínio, escolhido entre os proprietários das unidades. No entanto, nos últimos anos, com a escassez de candidatos para cargos diretivos e a crescente complexidade da administração, tem se expandido o formato em que a empresa gestora assume ela própria a função de administradora. Esse é o chamado “modelo de administrador externo” e, entre essas modalidades, o caso em que a empresa gestora exerce a função de administradora é particularmente denominado “modelo empresa gestora-administradora”. Esses dois termos costumam ser confundidos, mas o modelo de administrador externo se refere, de forma ampla, a qualquer sistema em que um especialista externo que não seja proprietário da unidade se torne administrador, enquanto o modelo empresa gestora-administradora é apenas uma de suas modalidades. A revisão atual das diretrizes abrange o modelo de administrador externo como um todo, mas fortaleceu de forma significativa as regras voltadas ao risco de conflito de interesse, especialmente quando a empresa gestora também exerce a função de administradora. Por trás do aumento do uso do modelo de administrador externo estão desafios estruturais, como a falta de diretores causada pelo envelhecimento da população e pela falta de interesse dos moradores. Em condomínios de pequeno porte, não é raro que a própria função da associação de administração se torne meramente formal. Por isso, torna-se essencial haver um sistema de verificação quando as funções de administração são delegadas à empresa gestora, e esta revisão organiza um arcabouço institucional para assegurar essa transparência. ## Vigência em abril de 2026: por que o contexto da revisão das diretrizes é importante? As “Diretrizes sobre o Modelo de Administrador Externo etc.” foram formuladas em 2017 e revisadas uma vez em 2024. A revisão de abril de 2026 é uma nova revisão vinculada à entrada em vigor da alteração da Lei de Adequação da Gestão de Condomínios em 1º de abril de 2026. Ao mesmo tempo, as seguintes normas relacionadas também foram formuladas ou revisadas.
- Contrato-padrão de delegação de serviços do administrador de condomínio (nova formulação)
- Contrato-padrão de delegação de gestão de condomínio (revisado)
- Regulamento-padrão de condomínio (revisado por tabela de substituição)
Esses documentos, como o nome “padrão” indica, não são obrigatórios, mas na prática são amplamente utilizados como modelos de referência por associações de administração e empresas gestoras. Com a organização integrada das diretrizes e dos regulamentos e contratos-padrão, pode-se dizer que a base institucional para os condomínios que adotam o modelo de administrador externo foi fortalecida. No comunicado oficial do Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo do Japão (
Sobre a revisão das Diretrizes sobre o Modelo de Administrador Externo em Condomínios etc. (1º de abril de 2026)), foram divulgados o objetivo da revisão e seus principais pontos. ## Explicação detalhada dos 8 pontos das diretrizes revisadas A seguir, explicamos em ordem os principais pontos apresentados nesta revisão. Eles dizem respeito diretamente aos condomínios que já adotam ou estudam adotar o modelo de administrador externo. ### 1. Processo de adoção em condomínios existentes: obrigação de realizar reunião explicativa e regras de tomada de decisão Quando um condomínio existente passa a adotar o modelo de administrador externo, é primeiro
necessário realizar uma reunião explicativa para os proprietários das unidades. Nessa reunião, devem ser explicados com cuidado os itens definidos nas diretrizes, como autoridade do administrador, conteúdo das funções, remuneração, riscos de conflito de interesse e estrutura de auditoria (correspondentes aos itens 3 a 8). Trata-se de um procedimento para evitar que a mudança de modelo seja decidida sem que os moradores tenham recebido informações suficientes, e seu objetivo é criar um ambiente em que os proprietários das unidades possam decidir de forma autônoma. ### 2. Como deve ser a explicação em condomínios novos No caso de condomínios vendidos em unidades, é indispensável prestar explicações aos potenciais compradores. Exige-se que a incorporadora divulgue,
na explicação de informações importantes antes do contrato de compra e venda, se o condomínio adota ou não o modelo de administrador externo, bem como informações sobre autoridade do administrador, remuneração e conflitos de interesse. Essa é uma medida para evitar casos em que a pessoa adquire o imóvel sem saber que “a empresa administradora também atua como administradora”. Como o sistema de gestão do condomínio está diretamente ligado ao valor do ativo no longo prazo, a divulgação prévia de informações é importante. ### 3. Forma de operação da associação de administração: o mandato do administrador é, em princípio, de 1 ano O mandato do administrador externo foi definido como
de 1 ano em princípio. Além disso, exige-se que as funções do administrador (serviços de administração do administrador) e os serviços de gestão delegada (serviços de administração da gestão) sejam operados com contratos e responsáveis separados. Ao fixar um mandato, evita-se que uma empresa gestora específica mantenha por longo período a autoridade de administradora. Assim, fica assegurado um mecanismo pelo qual a associação de administração confirma novamente, ano a ano, sua confiança nessa função. ### 4. Nomeação de auditor: é obrigatório escolher ao menos 1 especialista externo Nos condomínios que adotam o modelo de administrador externo, passou a ser regra
instalar auditoria e nomear ao menos 1 especialista externo como auditor (há disposições excepcionais). O auditor tem a função de supervisionar a execução das atividades do administrador. Quando a empresa gestora também exerce a função de administradora, surge o problema de conflito de interesse, pois ela pode acabar auditando a si própria. Ao nomear como auditor um especialista externo e independente, como advogado, contador público ou consultor de gestão condominial, busca-se assegurar de forma substancial a função de controle das atividades de administração. ### 5. Guarda de caderneta bancária e carimbo: em princípio, é proibido que a empresa gestora guarde o carimbo Em princípio, passou a ser
proibido que a empresa gestora guarde o carimbo etc. da associação de administração. Como o mesmo agente guardar a caderneta bancária e o carimbo (ou meio de autenticação equivalente) cria riscos como desvio de recursos, indicou-se uma orientação institucional de separação. O patrimônio da associação de administração pertence aos proprietários das unidades. Um sistema em que a empresa gestora controla sozinha a caderneta bancária e o carimbo envolve um risco estrutural, ainda que se trate de uma empresa confiável. Por isso, essa revisão é um ponto extremamente importante na perspectiva de construir “um sistema de gestão que não dependa da presunção de boa-fé”. ### 6. Processo para transações com conflito de interesse: obrigação de explicação prévia em operações com empresas do grupo Quando a empresa gestora encomenda obras ou terceiriza serviços para empresas de seu grupo (subsidiárias, coligadas etc.), foi estabelecida a
obrigação de realizar previamente uma reunião explicativa e explicar aos proprietários das unidades os fatos relevantes. Exige-se a criação de um ambiente em que os proprietários possam tomar decisões conhecendo previamente a relação entre a empresa gestora e a contratada, bem como a estrutura de interesses envolvida. Casos como “não sabíamos para quem a obra de reforma estava sendo contratada” ou “não percebemos que a contratação com empresa do grupo estava acima do preço de mercado” acontecem na prática. Ao explicitar como regra legal a obrigação de explicação prévia, espera-se inibir esse tipo de problema. ### 7. Processo para grandes obras de reparo: em princípio, deve haver um comitê de reparos Ao realizar grandes obras de reparo, passou a ser regra
a instalação de um comitê de reparos composto por proprietários das unidades e auditores. Trata-se de um mecanismo em que os próprios proprietários participam da tomada de decisão sobre os reparos, em vez de deixar tudo exclusivamente a cargo da empresa gestora. O uso do fundo de reserva para reparos está diretamente ligado ao valor do ativo do condomínio no longo prazo. Se a empresa gestora assumir de forma contínua desde o planejamento até a contratação da obra, torna-se difícil verificar o preço adequado e avaliar a pertinência do conteúdo da obra. Com a criação do comitê de reparos, surge uma função de controle do lado dos proprietários das unidades. ### 8. Processo na saída do administrador: emitir convocação de assembleia extraordinária em até 1 mês Em caso de renúncia ou desligamento do administrador, ficou estabelecido que
a notificação de convocação de assembleia extraordinária deve ser emitida em até 1 mês a partir da data da decisão de desligamento. Ao deixar claras as regras procedimentais para uma troca repentina de administrador, busca-se evitar períodos de vazio na gestão e confusão operacional. No modelo empresa gestora-administradora, a troca do administrador tem grande impacto para a associação de administração. Ao obrigar uma transição rápida e transparente, pretende-se minimizar os prejuízos aos proprietários das unidades. ## O que os proprietários de unidades devem verificar desde já? Diante desta revisão, recomendamos que os proprietários de condomínios confirmem os seguintes pontos. Primeiro, verifique
se o seu condomínio adota o modelo de administrador externo (modelo empresa gestora-administradora). Nos contratos de delegação da gestão e no regulamento do condomínio consta quem é o “administrador”. Se, em vez do presidente da associação, estiver indicado o nome da empresa administradora, há possibilidade de o modelo de administrador externo ter sido adotado. Em seguida, confirme
se há auditor nomeado e se um especialista externo ocupa essa função. Isso pode ser verificado por meio das atas da assembleia da associação de administração e do regulamento do condomínio. Além disso, também é útil confirmar com a empresa gestora
como funciona o sistema de guarda da caderneta bancária e do carimbo. Verificar se a operação está alinhada ao propósito das diretrizes revisadas é um dos critérios para medir a confiabilidade da empresa gestora. Como também mencionamos em
O que é o sistema de certificação do plano de gestão? Impactos no mercado de condomínios usados, vantagens e desvantagens, esses pontos estão profundamente ligados à organização de uma estrutura de gestão capaz de proteger o valor do ativo do condomínio no longo prazo. ## A visão da INA: uma estrutura de gestão transparente protege o valor do ativo no longo prazo O que nós, da INA&Associates, temos valorizado de forma consistente no campo da gestão e consultoria imobiliária é a postura de “confiança e honestidade”. Esta revisão das diretrizes segue a mesma direção desses valores. O fato de a empresa gestora também exercer a função de administradora não deve ser negado por si só. Trata-se de uma medida eficaz para lidar com o desafio real da falta de candidatos para cargos diretivos e, se bem operada, pode contribuir para elevar a qualidade da gestão. No entanto, isso pressupõe que a transparência e as funções de controle estejam asseguradas. O problema do conflito de interesse nem sempre nasce, por si só, de “má-fé”. Quando alguém é colocado em uma situação em que o autocontrole estruturalmente é difícil, pode ocorrer a continuidade involuntária de um estado inadequado. Por isso, gostaríamos que regras como a nomeação de auditores, a separação entre caderneta bancária e carimbo e a criação de um comitê de reparos fossem compreendidas não como medidas para suspeitar de uma empresa específica, mas como mecanismos para construir um sistema em que todos possam ter tranquilidade. Para proteger o valor do ativo com visão de longo prazo, é indispensável que a associação de administração não adote uma postura passiva, mas exerça uma governança autônoma. Sair da postura de “está tudo bem porque deixamos nas mãos da administradora” e criar o hábito de verificar ativamente o sistema de gestão do próprio condomínio é exatamente o que se exige agora. Ao consultar também
Como a reforma da Lei de Propriedade Horizontal de 2026 mudará a gestão de locação? O modelo empresa gestora-administradora e seus impactos práticos, ficará mais clara a visão geral da reforma legal e a posição desta revisão das diretrizes. ## Resumo Vamos organizar os pontos centrais desta revisão das “Diretrizes sobre o Modelo de Administrador Externo etc.” (vigente a partir de 1º de abril de 2026).\n
\n- 1. Ao introduzir o modelo em condomínios existentes, é necessário realizar reunião explicativa (pressupõe-se o fornecimento suficiente de informações aos proprietários das unidades)
\n- 2. Para compradores em potencial de condomínios novos, é necessária a divulgação de informações na explicação de informações importantes
\n- 3. O mandato do administrador é, em princípio, de 1 ano (separando contratos e responsáveis pelos serviços do administrador e pelos serviços de gestão)
\n- 4. Deve-se nomear auditor e escolher ao menos 1 especialista externo como regra
\n- 5. Em princípio, é proibido que a empresa gestora guarde o carimbo etc. (separação patrimonial para evitar conflitos de interesse)
\n- 6. Em transações com empresas do grupo, deve-se realizar reunião explicativa prévia e há obrigação de explicar os fatos relevantes
\n- 7. Em grandes obras de reparo, a instalação de um comitê de reparos é a regra (composto por proprietários das unidades + auditor)
\n- 8. Quando o administrador deixa o cargo, a convocação de assembleia extraordinária deve ser emitida em até 1 mês a partir da data da decisão de desligamento
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\nEssas regras não tornam obrigatória a adoção do modelo de administrador externo. Elas são, antes, “regras para os casos em que o modelo é adotado”; em outras palavras, operações que não atendam a esses requisitos exigirão melhorias. Recomendamos verificar, na próxima assembleia da associação de administração ou no momento de renovação do contrato de gestão, se o sistema de gestão do seu condomínio está alinhado às diretrizes. Se houver dúvidas, consultar especialistas como consultores de gestão condominial, advogados ou consultores imobiliários também é uma opção eficaz.
## Perguntas frequentes (FAQ)\n
Q1. O modelo de administrador externo (modelo empresa gestora-administradora) será obrigatório para todos os condomínios?
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A. Não é obrigatório. O modelo de administrador externo é apenas uma das formas de gestão que a associação de administração pode escolher. A revisão atual das diretrizes fortalece as “regras para os casos em que esse modelo é adotado” e não impõe sua aplicação compulsória aos condomínios que não o adotam. No entanto, se a adoção estiver sendo considerada, é importante verificar com antecedência e de forma suficiente o conteúdo das diretrizes revisadas.
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Q2. O que os condomínios que já adotam o modelo de administrador externo devem fazer?
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A. Para os condomínios existentes, é desejável migrar para um sistema de gestão compatível com as diretrizes revisadas. Em termos concretos, verifique se 1) foi nomeado um especialista externo como auditor, 2) o sistema de guarda da caderneta bancária e do carimbo está separado e 3) o mandato do administrador está claramente definido; se a resposta for insuficiente, considere revisar isso na renovação do contrato de gestão ou por meio de deliberação em assembleia.
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Q3. Como o auditor deve ser escolhido?
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A. As diretrizes estabelecem como regra a nomeação de ao menos 1 especialista externo. Candidatos podem incluir consultores de gestão condominial, advogados, contadores públicos e escrivães judiciais. A nomeação deve ser aprovada em assembleia da associação de administração, e é importante especificar claramente no regulamento do condomínio ou no contrato as funções, autoridade e remuneração do auditor. Quanto à indicação de especialistas, consultar entidades do setor, como o Centro de Gestão de Condomínios, também é uma das opções.
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Q4. Se a contratação de obras para empresas do grupo configurar conflito de interesse, que tipo de desvantagem pode surgir para os proprietários das unidades?
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A. Quando a empresa gestora contrata empresas de seu grupo, podem surgir riscos como custos de obra acima do necessário, aprovação de obras desnecessárias e fragilidade no controle de qualidade. Nesta revisão, tornou-se obrigatória a realização prévia de reunião explicativa e a divulgação de fatos relevantes, mas também é importante que os próprios proprietários confirmem ativamente a relação com o contratado e a existência ou não de comparação de orçamentos. Se não houver divulgação de informações ou se a explicação for insuficiente, os proprietários têm o direito de exigir esclarecimentos da empresa gestora.
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