El 1 de abril de Reiwa 8 (2026), al mismo tiempo que entró en vigor la reforma de la Ley para la Adecuación de la Gestión de Condominios, el Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo revisó las "Directrices sobre el sistema de administrador externo, etc. en condominios". En relación con el "sistema de administrador externo", en el que la empresa administradora también actúa como administradora del condominio, se han codificado recientemente ocho puntos, desde el proceso de introducción hasta la gestión de libretas bancarias y sellos, así como las medidas ante conflictos de interés. Para los propietarios de condominios y los directivos de asociaciones de gestión, comprender con precisión el contenido de esta revisión contribuye a preservar el valor del activo a largo plazo. ## ¿Qué es el sistema de administrador externo? ¿Cómo funciona el esquema en el que la empresa administradora también actúa como "administradora"? El artículo 26 de la Ley de Propiedad Horizontal establece la función de "administrador", que normalmente desempeña el presidente de la asociación de gestión del condominio (uno de los copropietarios) designado por dicha asociación. Sin embargo, en los últimos años, ante la escasez de candidatos para cargos directivos y la creciente complejidad de la gestión, se ha extendido un modelo en el que la empresa administradora asume directamente el papel de administrador. Esto es lo que se denomina "sistema de administrador externo", y entre sus variantes, el caso en que la empresa administradora actúa como administrador se denomina específicamente "sistema de administrador-empresa administradora". Estos dos términos suelen confundirse, pero el sistema de administrador externo se refiere de forma general a cualquier esquema en el que un especialista externo que no sea copropietario asume el cargo de administrador, mientras que el sistema de administrador-empresa administradora es una de sus modalidades. La presente revisión de las directrices abarca el sistema de administrador externo en su conjunto, pero refuerza especialmente de forma sustancial las reglas para abordar los riesgos de conflicto de interés cuando la empresa administradora también asume el cargo de administrador. Detrás del aumento del sistema de administrador externo existen problemas estructurales, como la escasez de directivos derivada del envejecimiento de la población y la apatía de los residentes. En los condominios pequeños, no es raro que la propia función de la asociación de gestión se vacíe de contenido. Precisamente por eso, cuando se delega la función de administrador en una empresa administradora, es esencial contar con un sistema de control, y esta revisión establece un marco institucional para garantizar esa transparencia. ## Aplicación en abril de Reiwa 8 (2026): ¿por qué es importante el trasfondo de esta revisión de las directrices? Las "Directrices sobre el sistema de administrador externo, etc." se formularon en Heisei 29 (2017) y se revisaron una vez en Reiwa 6 (2024). La revisión de abril de Reiwa 8 (2026) es una nueva revisión vinculada a la entrada en vigor de la reforma de la Ley para la Adecuación de la Gestión de Condominios (1 de abril de Reiwa 8 [2026]). Al mismo tiempo, también se establecieron o revisaron las siguientes disposiciones relacionadas.
- Contrato estándar de delegación de funciones del administrador de condominios (nueva formulación)
- Contrato estándar de gestión delegada de condominios (revisión)
- Reglamento estándar de gestión de condominios (revisión mediante tabla de sustitución)
Estas no son obligatorias, tal como indica el término "estándar", pero en la práctica se utilizan ampliamente como modelos de referencia por parte de asociaciones de gestión y empresas administradoras. Puede decirse que, al haberse desarrollado de forma integrada las directrices y los reglamentos y contratos estándar, se ha fortalecido la base institucional de los condominios que adoptan el sistema de administrador externo. En el comunicado del Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo (
Sobre la revisión de las Directrices sobre el sistema de administrador externo, etc. en condominios (1 de abril de 2026)) se publicaron el propósito de la revisión y sus principales puntos. ## Explicación detallada de los 8 puntos de las directrices revisadas A continuación, explicamos en orden los principales puntos presentados en esta revisión. Se trata de cuestiones que afectan directamente a los condominios que ya han adoptado el sistema de administrador externo o que están estudiando adoptarlo. ### ①Proceso de introducción en condominios existentes: obligación de celebrar reuniones informativas y reglas de toma de decisiones Cuando un condominio existente adopta por primera vez el sistema de administrador externo, primero es
necesario celebrar una reunión informativa para los copropietarios. En esa reunión deben explicarse cuidadosamente los asuntos establecidos por las directrices, como las facultades del administrador, el contenido de sus funciones, la remuneración, los riesgos de conflicto de interés y el sistema de auditores (contenidos equivalentes a los puntos ③ a ⑧). Se trata de un procedimiento destinado a evitar que el cambio de modelo se decida sin que los residentes dispongan de información suficiente, y su objetivo es crear un entorno en el que los copropietarios puedan tomar decisiones de manera autónoma. ### ②Cómo debe explicarse en los condominios de nueva construcción En el caso de los condominios en venta, es indispensable informar a los potenciales compradores. Se exige que el promotor inmobiliario revele en la
explicación de asuntos importantes previa al contrato de compraventa si el condominio adopta o no el sistema de administrador externo, así como información sobre las facultades del administrador, su remuneración y los conflictos de interés. Esta medida busca evitar casos en los que alguien adquiera una unidad sin saber que "la empresa administradora también actúa como administradora". Dado que el sistema de gestión del condominio está directamente relacionado con el valor del activo a largo plazo, la divulgación de información antes de la compra es fundamental. ### ③Forma de operar la asociación de gestión: el mandato del administrador es, en principio, de 1 año Se estableció que el mandato del administrador externo será, en principio, de
1 año. Además, se exige que las funciones del administrador (funciones del administrador) y las funciones delegadas de gestión (funciones de gestión) se operen separando tanto los contratos como los responsables. Al fijar un plazo, se evita que una empresa administradora determinada mantenga durante largo tiempo las facultades de administrador. Con ello se garantiza un mecanismo por el cual la asociación de gestión vuelve a confirmar la confianza cada año. ### ④Designación de auditores: es obligatorio nombrar al menos a 1 experto externo En los condominios que adopten el sistema de administrador externo, se estableció como principio la obligación de
designar auditores y nombrar al menos a 1 experto externo (con disposiciones excepcionales). Los auditores cumplen la función de supervisar la ejecución de las tareas del administrador. Cuando la empresa administradora también actúa como administrador, surge el problema del conflicto de interés, ya que podría terminar auditándose a sí misma. El objetivo es asegurar de forma sustancial la función de control sobre la gestión mediante la designación como auditor de un tercero experto externo, como un abogado, un contador público certificado o un especialista en gestión de condominios. ### ⑤Custodia de libretas bancarias y sellos: en principio se prohíbe que la empresa administradora custodie los sellos En principio, se prohíbe que la empresa administradora
custodie los sellos, etc. de la asociación de gestión. Mantener en una misma entidad la libreta bancaria y el sello (o medios equivalentes de autenticación) genera riesgos como la malversación de fondos, por lo que se marca una dirección institucional de separación. El patrimonio de la asociación de gestión pertenece a los copropietarios. Un sistema en el que la empresa administradora controla al mismo tiempo la libreta bancaria y el sello entraña un riesgo estructural, incluso si se trata de una empresa confiable. Esta revisión es un punto especialmente importante desde la perspectiva de establecer un "sistema de gestión que no dependa de la presunción de buena fe". ### ⑥Proceso para transacciones con conflicto de interés, etc.: obligación de explicación previa en operaciones con empresas del grupo Cuando la empresa administradora encargue obras o servicios a empresas de su grupo (filiales, empresas afiliadas, etc.), se estableció la
obligación de celebrar previamente una reunión informativa y explicar a los copropietarios los hechos importantes. Se requiere crear un entorno en el que los copropietarios puedan tomar decisiones conociendo de antemano la relación entre la empresa administradora y el contratista, así como la estructura de beneficios. En la práctica ya se han producido casos como "no sabíamos a quién se había encargado la obra de reparación" o "no nos dimos cuenta de que el encargo a una empresa del grupo era más caro". Al plasmar como regla jurídica la obligación de explicación previa, se espera disuadir este tipo de problemas. ### ⑦Proceso de grandes obras de reparación: en principio debe establecerse un comité de reparaciones Al llevar a cabo grandes obras de reparación, se establece como principio la
creación de un comité de reparaciones compuesto por copropietarios y auditores. Se trata de un mecanismo en el que no se deja todo en manos de la empresa administradora, sino que los propios copropietarios participan en la toma de decisiones sobre las reparaciones. El destino del fondo de reserva para reparaciones está directamente vinculado al valor del activo del condominio a largo plazo. Si la empresa administradora se encarga de manera integral desde la planificación hasta la adjudicación de la obra, resulta difícil verificar el precio adecuado y evaluar la razonabilidad del contenido de la obra. Al establecer un comité de reparaciones, se genera una función de control del lado de los copropietarios. ### ⑧Proceso al cesar el administrador: emisión de la convocatoria a junta extraordinaria dentro de 1 mes Cuando el administrador renuncie o cese, se estableció que debe
emitirse la convocatoria a una junta extraordinaria dentro del mes siguiente a la fecha en que se decide el cese. Al aclarar las reglas de procedimiento para prepararse ante un cambio repentino de administrador, se evita un período de vacío en la gestión y se reduce la confusión. En el sistema de administrador-empresa administradora, el relevo del administrador tiene un impacto importante para la asociación de gestión. La intención es minimizar el perjuicio para los copropietarios imponiendo una transición rápida y transparente. ## ¿Qué deberían comprobar ahora mismo los copropietarios? A la luz de esta revisión, recomendamos a los propietarios de condominios que verifiquen los siguientes puntos. En primer lugar, confirme si
su condominio adopta el sistema de administrador externo (sistema de administrador-empresa administradora). En el contrato de gestión delegada y en el reglamento de gestión figura quién es el "administrador". Si en lugar del presidente aparece el nombre de la empresa administradora, es posible que se haya adoptado el sistema de administrador externo. A continuación, compruebe si
se ha designado un auditor y si hay un experto externo en el cargo. Esto puede verificarse revisando las actas de la asamblea de la asociación de gestión y el reglamento de gestión. Además, también es útil consultar con la empresa administradora sobre
el sistema de custodia de la libreta bancaria y el sello. Que la operación se lleve a cabo conforme al espíritu de las directrices revisadas es uno de los criterios para medir la fiabilidad de la empresa administradora. Como también señalamos en
¿Qué es el sistema de certificación del plan de gestión? Impacto en el mercado de condominios de segunda mano y sus ventajas y desventajas, estos aspectos están profundamente relacionados con la construcción de un sistema de gestión que proteja a largo plazo el valor del activo del condominio. ## La opinión de INA: un sistema de gestión transparente protege el valor del activo a largo plazo Lo que en INA&Associates hemos valorado de forma constante en el ámbito de la gestión y la consultoría inmobiliaria es una actitud de "confianza y honestidad". Esta revisión de las directrices apunta en la misma dirección que esos valores. No debe negarse por sí mismo que la empresa administradora también actúe como administrador. Es un medio eficaz para responder al problema real de la escasez de candidatos para cargos directivos y, si se opera adecuadamente, también puede contribuir a mejorar la calidad de la gestión. Sin embargo, eso presupone que estén garantizadas la transparencia y las funciones de control. El problema del conflicto de interés no siempre surge de una "mala intención". Cuando se crea una situación en la que estructuralmente resulta difícil el autocontrol, puede mantenerse involuntariamente un estado inadecuado. Precisamente por eso, queremos que reglas como la designación de auditores, la separación entre libreta bancaria y sello, o la creación de un comité de reparaciones, se entiendan no como medidas para sospechar de una empresa concreta, sino como disposiciones para establecer un sistema en el que todos puedan sentirse seguros. Para proteger el valor del activo desde una perspectiva de largo plazo, es indispensable que la asociación de gestión no adopte una postura pasiva y ejerza una gobernanza autónoma. En este momento se exige precisamente el hábito de abandonar la idea de que "como está en manos de la empresa administradora, no hay problema" y verificar activamente el sistema de gestión del propio condominio. Al consultar también
¿Cómo cambiará la gestión de alquileres con la reforma de la Ley de Propiedad Horizontal de 2026? El sistema de administrador-empresa administradora y su impacto práctico, debería quedar más clara la visión de conjunto de la reforma legal y la posición que ocupa esta revisión de las directrices. ## Resumen Ordenemos los puntos de esta revisión de las "Directrices sobre el sistema de administrador externo, etc." (en vigor desde el 1 de abril de Reiwa 8 [2026]).
- ①Al introducirlo en condominios existentes, es necesario celebrar una reunión informativa (se parte de una provisión suficiente de información a los copropietarios)
- ②Para los potenciales compradores de condominios nuevos, es necesaria la divulgación de información en la explicación de asuntos importantes
- ③El mandato del administrador es, en principio, de 1 año (separando los contratos y responsables de las funciones del administrador y de la gestión)
- ④Como principio, debe designarse un auditor y nombrarse al menos a 1 experto externo
- ⑤En principio, se prohíbe que la empresa administradora custodie sellos, etc. (separación patrimonial para prevenir conflictos de interés)
- ⑥En las operaciones con empresas del grupo, debe celebrarse previamente una reunión informativa y existe obligación de explicar los hechos importantes
- ⑦En las grandes obras de reparación, en principio debe establecerse un comité de reparaciones (compuesto por copropietarios + auditores)
- ⑧Al cesar el administrador, debe emitirse la convocatoria a junta extraordinaria dentro de 1 mes desde la fecha de decisión del cese
Estas reglas no obligan a adoptar el sistema de administrador externo. Son, estrictamente, "las reglas aplicables cuando se adopta" pero, dicho de otro modo, si la operación no cumple con ellas, será necesario mejorarla. Le recomendamos comprobar si el sistema de gestión de su condominio se ajusta o no a las directrices en la próxima asamblea de la asociación de gestión o al renovar el contrato de gestión delegada. Si tiene dudas, también es una opción eficaz consultar con especialistas como administradores de condominios, abogados o consultores inmobiliarios.
## Preguntas frecuentes (FAQ)
Q1. ¿El sistema de administrador externo (sistema de administrador-empresa administradora) será obligatorio para todos los condominios?
A. No es obligatorio. El sistema de administrador externo es una de las formas de gestión que puede elegir la asociación de gestión. La presente revisión de las directrices ha reforzado las "reglas aplicables cuando se adopta" este sistema, y no existe una aplicación forzosa a los condominios que no lo han adoptado. Sin embargo, si se está estudiando su adopción, es importante revisar suficientemente de antemano el contenido de las directrices revisadas.
Q2. ¿Qué deben hacer los condominios que ya han adoptado el sistema de administrador externo?
A. En el caso de los condominios existentes, es deseable avanzar hacia un sistema de gestión acorde con las directrices revisadas. En concreto, compruebe si ①se ha designado a un experto externo como auditor, ②el sistema de custodia de la libreta bancaria y el sello está separado, y ③el mandato del administrador está claramente definido. Si la respuesta es insuficiente, estudie una revisión en el momento de renovar el contrato de gestión delegada o mediante acuerdo de la asamblea.
Q3. ¿Cómo se elige al auditor?
A. Las directrices establecen como principio que debe nombrarse al menos a 1 experto externo. Entre los candidatos pueden figurar especialistas en gestión de condominios, abogados, contadores públicos certificados y escribanos judiciales. Es importante que su designación se apruebe mediante resolución de la asamblea de la asociación de gestión y que las funciones, facultades y remuneración del auditor se indiquen claramente en el reglamento de gestión o en el contrato. Para recibir presentación de especialistas, una opción es consultar a organizaciones sectoriales como el Centro de Gestión de Condominios.
Q4. Si la adjudicación de obras a una empresa del grupo constituye un conflicto de interés, ¿qué perjuicios pueden sufrir los copropietarios?
A. Cuando la empresa administradora encarga trabajos a una empresa del grupo, existe el riesgo de que surjan costes de obra más elevados, la aprobación de obras innecesarias o un control de calidad insuficiente. En esta revisión se ha impuesto la obligación de celebrar previamente una reunión informativa y divulgar los hechos importantes, pero también es importante que los copropietarios confirmen activamente aspectos como la relación con el contratista y si se compararon varios presupuestos. Si no hay divulgación de información o la explicación es insuficiente, los copropietarios tienen derecho a exigir explicaciones a la empresa administradora.
Fuentes y materiales de referencia
