Am 1. April 2026, zeitgleich mit dem Inkrafttreten der Änderungen des Gesetzes zur Förderung einer ordnungsgemäßen Wohnungseigentumsverwaltung, hat das Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus die „Leitlinien zu externen Verwaltermodellen in Eigentumswohnanlagen“ überarbeitet. Für das „externe Verwaltermodell“, bei dem ein Verwaltungsunternehmen zugleich als Verwalter der Wohnanlage fungiert, wurden acht Punkte neu ausdrücklich festgehalten, von den Einführungsprozessen über die Verwaltung von Sparbüchern und Siegeln bis hin zu Maßnahmen gegen Interessenkonflikte. Für Wohnungseigentümer und Vorstandsmitglieder von Verwaltungsgemeinschaften trägt ein genaues Verständnis dieser Überarbeitung dazu bei, den Vermögenswert langfristig zu sichern. ## Was ist das externe Verwaltermodell? - Wie funktioniert ein Modell, in dem die Verwaltungsgesellschaft zugleich „Verwalter“ ist? Artikel 26 des Wohnungseigentumsgesetzes sieht die Rolle des „Verwalters“ vor; normalerweise übernimmt diese Aufgabe der von der Verwaltungsgemeinschaft bestellte Vorsitzende (eine der Wohnungseigentümerinnen oder einer der Wohnungseigentümer). In den letzten Jahren haben sich jedoch vor dem Hintergrund des Mangels an Kandidaten für Vorstandsämter und der zunehmenden Komplexität der Verwaltung Modelle verbreitet, bei denen die Verwaltungsgesellschaft selbst zugleich Verwalter ist. Dies wird als „externes Verwaltermodell“ bezeichnet; Fälle, in denen die Verwaltungsgesellschaft als Verwalter fungiert, werden dabei speziell als „Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell“ bezeichnet. Diese beiden Begriffe werden häufig verwechselt. Das externe Verwaltermodell bezeichnet allgemein Modelle, in denen ein externer Fachmann außerhalb des Kreises der Wohnungseigentümer Verwalter wird, während das Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell nur eine Ausprägung davon ist. Die aktuelle Überarbeitung der Leitlinien betrifft das externe Verwaltermodell insgesamt, stärkt aber insbesondere die Regeln zur Bewältigung von Interessenkonfliktrisiken deutlich, wenn eine Verwaltungsgesellschaft zugleich Verwalter ist. Hinter der Zunahme externer Verwaltermodelle stehen strukturelle Probleme wie der Mangel an Amtsträgern infolge der Alterung der Bevölkerung und des geringen Interesses der Bewohner. In kleineren Wohnanlagen ist es keineswegs selten, dass die Funktion der Verwaltungsgemeinschaft selbst ausgehöhlt wird. Gerade deshalb ist ein Kontrollsystem wichtig, wenn die Verwalterfunktion an eine Verwaltungsgesellschaft übertragen wird; die jetzige Überarbeitung schafft dafür einen institutionellen Rahmen, der Transparenz absichert. ## Inkrafttreten im April 2026 - Warum ist der Hintergrund der Leitlinienüberarbeitung wichtig? Die „Leitlinien zu externen Verwaltermodellen“ wurden 2017 erstmals aufgestellt und 2024 einmal überarbeitet. Die jetzige Überarbeitung vom April 2026 ist eine weitere Anpassung im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der geänderten Vorschriften des Gesetzes zur Förderung einer ordnungsgemäßen Wohnungseigentumsverwaltung (1. April 2026). Gleichzeitig wurden auch die folgenden einschlägigen Regelwerke neu geschaffen oder geändert.
- Standardvertrag über die Beauftragung von Verwalteraufgaben in Eigentumswohnanlagen(neu geschaffen)
- Standardvertrag über die Verwaltung von Eigentumswohnanlagen(geändert)
- Standardordnung für Eigentumswohnanlagen(Änderung durch Ersetzungstabelle)
Diese Regelwerke sind, wie die Bezeichnung „Standard“ nahelegt, nicht verpflichtend, werden in der Praxis aber weithin als Muster genutzt, auf die Verwaltungsgemeinschaften und Verwaltungsunternehmen Bezug nehmen. Da Leitlinien, Standardordnung und Vertragsmuster nun als zusammenhängendes Paket ausgestaltet wurden, lässt sich sagen, dass die institutionelle Grundlage für Wohnanlagen, die das externe Verwaltermodell anwenden, gestärkt wurde. In der Pressemitteilung des MLIT (
Zur Überarbeitung der Leitlinien zu externen Verwaltermodellen in Eigentumswohnanlagen (1. April 2026)) werden Zweck und wichtigste Punkte der Überarbeitung veröffentlicht. ## Acht zentrale Punkte der überarbeiteten Leitlinien im Detail Nachfolgend erläutern wir die wesentlichen Punkte dieser Überarbeitung der Reihe nach. Sie betreffen unmittelbar Wohnanlagen, die das externe Verwaltermodell bereits anwenden oder seine Einführung prüfen. ### 1. Einführungsprozess für bestehende Wohnanlagen - Pflicht zur Informationsveranstaltung und Regeln für die Entscheidungsfindung Wenn eine bestehende Wohnanlage das externe Verwaltermodell neu einführt, ist zunächst die Durchführung einer
Informationsveranstaltung für die Wohnungseigentümer erforderlich. Dort müssen die in den Leitlinien genannten Punkte, etwa die Befugnisse des Verwalters, Aufgabeninhalt, Vergütung, Interessenkonfliktrisiken und die Auditorenstruktur (entsprechend den Punkten 3 bis 8), sorgfältig erläutert werden. Dieses Verfahren soll verhindern, dass ein Wechsel des Modells beschlossen wird, ohne dass die Bewohner ausreichend informiert sind, und es soll ein Umfeld schaffen, in dem Wohnungseigentümer eigenständig entscheiden können. ### 2. Wie bei Neubau-Eigentumswohnungen zu informieren ist Bei Eigentumswohnungen im Vertrieb ist eine Erklärung gegenüber Kaufinteressenten unverzichtbar. Der Verkäufer muss im Rahmen der
Erläuterung der wesentlichen Vertragsinhalte vor Abschluss des Kaufvertrags offenlegen, ob die Wohnanlage das externe Verwaltermodell anwendet sowie welche Regelungen zu Befugnissen, Vergütung und Interessenkonflikten des Verwalters bestehen. Damit soll verhindert werden, dass Käufer eine Wohnung erwerben, ohne zu wissen, dass „die Verwaltungsgesellschaft zugleich Verwalter ist“. Da die Verwaltungsstruktur einer Wohnanlage unmittelbar mit ihrem langfristigen Vermögenswert zusammenhängt, ist eine Offenlegung vor dem Erwerb wichtig. ### 3. Ausgestaltung der Verwaltungsgemeinschaft - Amtszeit des Verwalters grundsätzlich ein Jahr Die Amtszeit des externen Verwalters wurde auf
grundsätzlich ein Jahr festgelegt. Außerdem müssen die Aufgaben als Verwalter (Verwalteraufgaben) und die ausgelagerten Verwaltungsleistungen (Verwaltungsaufgaben) mit getrennten Verträgen und getrennten zuständigen Personen organisiert werden. Durch die Festlegung einer Amtszeit soll verhindert werden, dass ein bestimmtes Verwaltungsunternehmen seine Verwalterbefugnisse dauerhaft aufrechterhält. So wird sichergestellt, dass die Verwaltungsgemeinschaft das Vertrauen jedes Jahr erneut bestätigt. ### 4. Bestellung von Auditoren - Mindestens eine externe Fachperson ist verpflichtend Für Wohnanlagen, die das externe Verwaltermodell anwenden, wurde als Grundsatz festgelegt, einen Auditor zu bestellen und
mindestens eine externe Fachperson zu ernennen (mit Ausnahmeregelungen). Der Auditor überwacht die Ausführung der Aufgaben des Verwalters. Wenn die Verwaltungsgesellschaft zugleich Verwalter ist, entsteht das Problem eines Interessenkonflikts, weil sie im Ergebnis sich selbst prüfen könnte. Durch die Bestellung einer unabhängigen externen Fachperson, etwa eines Rechtsanwalts, Wirtschaftsprüfers oder Wohnungseigentumsverwalters, soll eine wirksame Kontrollfunktion der Verwaltung sichergestellt werden. ### 5. Aufbewahrung von Sparbüchern und Siegeln - Die Aufbewahrung von Siegeln durch Verwaltungsunternehmen ist grundsätzlich untersagt Es wurde festgelegt, dass eine Verwaltungsgesellschaft
Siegel und ähnliche Gegenstände grundsätzlich nicht verwahren darf. Wenn Sparbuch und Siegel (oder ein entsprechendes Authentifizierungsmittel) von derselben Stelle verwahrt werden, entstehen Risiken wie die Veruntreuung von Geldern; deshalb zeigt die Überarbeitung in Richtung einer institutionellen Trennung. Das Vermögen der Verwaltungsgemeinschaft gehört den Wohnungseigentümern. Eine Struktur, in der die Verwaltungsgesellschaft sowohl Sparbuch als auch Siegel kontrolliert, birgt strukturelle Risiken, selbst wenn das Unternehmen vertrauenswürdig ist. Unter dem Gesichtspunkt, ein Verwaltungssystem aufzubauen, das nicht auf gutgläubige Annahmen angewiesen ist, ist diese Überarbeitung ein besonders wichtiger Punkt. ### 6. Verfahren bei Geschäften mit Interessenkonflikten - Pflicht zur vorherigen Erläuterung bei Geschäften mit Konzernunternehmen Wenn eine Verwaltungsgesellschaft Bauaufträge oder Dienstleistungsaufträge an ein Konzernunternehmen (Tochtergesellschaft, verbundenes Unternehmen usw.) vergibt, wurde die Pflicht festgelegt,
vorab eine Informationsveranstaltung abzuhalten und den Wohnungseigentümern wesentliche Tatsachen zu erläutern. Damit soll ein Umfeld geschaffen werden, in dem Wohnungseigentümer Entscheidungen treffen können, nachdem sie die Beziehung zwischen Verwaltungsgesellschaft und Auftragnehmer sowie die Gewinnstruktur im Voraus verstanden haben. Fälle wie „wir wussten nicht, an wen die Instandsetzungsarbeiten vergeben wurden“ oder „wir haben nicht bemerkt, dass Aufträge an Konzernunternehmen zu teuer waren“ kommen tatsächlich vor. Durch die ausdrückliche gesetzliche Verankerung dieser Voraberläuterungspflicht wird erwartet, dass solche Probleme eingedämmt werden. ### 7. Verfahren bei Großreparaturen - Einrichtung eines Reparaturausschusses grundsätzlich erforderlich Bei der Durchführung von Großreparaturen gilt grundsätzlich die Pflicht,
einen aus Wohnungseigentümern und dem Auditor bestehenden Reparaturausschuss einzurichten. Damit entsteht ein Mechanismus, bei dem die Wohnungseigentümer selbst an den Entscheidungen über Reparaturen beteiligt sind, statt alles der Verwaltungsgesellschaft zu überlassen. Die Verwendung der Instandhaltungsrücklage steht in direktem Zusammenhang mit dem langfristigen Vermögenswert der Wohnanlage. Wenn die Verwaltungsgesellschaft Planung und Vergabe der Arbeiten durchgängig übernimmt, wird es schwierig, angemessene Preise zu prüfen und die Angemessenheit des Leistungsumfangs zu bewerten. Durch die Einrichtung eines Reparaturausschusses erhält die Seite der Wohnungseigentümer eine Kontrollfunktion. ### 8. Verfahren beim Ausscheiden des Verwalters - Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung innerhalb eines Monats Wenn der Verwalter ausscheidet, muss
innerhalb eines Monats ab dem Beschlusstag über das Ausscheiden eine Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung versandt werden. Klare Verfahrensregeln für einen plötzlichen Verwalterwechsel helfen, verwaltungsfreie Zeiträume und Verwirrung zu vermeiden. Im Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell hat ein Wechsel des Verwalters erhebliche Auswirkungen auf die Verwaltungsgemeinschaft. Durch die Pflicht zu einer schnellen und transparenten Übergabe sollen Nachteile für Wohnungseigentümer möglichst gering gehalten werden. ## Was sollten Wohnungseigentümer jetzt sofort prüfen? Vor dem Hintergrund dieser Überarbeitung empfehlen wir Eigentümern von Eigentumswohnungen, die folgenden Punkte zu prüfen. Bitte prüfen Sie zunächst,
ob Ihre Wohnanlage das externe Verwaltermodell (Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell) anwendet. In den Verwaltungsverträgen und der Gemeinschaftsordnung ist festgehalten, wer als „Verwalter“ fungiert. Wenn dort statt des Vorsitzenden der Name der Verwaltungsgesellschaft steht, ist das externe Verwaltermodell möglicherweise eingeführt worden. Prüfen Sie als Nächstes,
ob ein Auditor bestellt wurde und ob eine externe Fachperson dieses Amt ausübt. Das lässt sich anhand der Protokolle der Eigentümerversammlung und der Gemeinschaftsordnung feststellen. Zudem ist es sinnvoll, die Verwaltungsgesellschaft nach der
Aufbewahrungsstruktur für Sparbuch und Siegel zu fragen. Ob der Betrieb dem Zweck der überarbeiteten Leitlinien entspricht, ist ein Maßstab für die Vertrauenswürdigkeit der Verwaltungsgesellschaft. Wie auch in
Was ist das System zur Zertifizierung von Verwaltungsplänen? Auswirkungen auf den Markt für gebrauchte Eigentumswohnungen sowie Vor- und Nachteile angesprochen, hängt dies eng mit dem Aufbau eines Verwaltungssystems zusammen, das den Vermögenswert der Wohnanlage langfristig schützt. ## Sicht von INA - Eine transparente Verwaltungsstruktur schützt den langfristigen Vermögenswert Was wir bei INA&Associates im Bereich Immobilienverwaltung und Beratung stets hochgehalten haben, ist die Haltung von „Vertrauen und Ehrlichkeit“. Die aktuelle Überarbeitung der Leitlinien weist in dieselbe Richtung. Dass eine Verwaltungsgesellschaft zugleich Verwalter ist, sollte nicht per se abgelehnt werden. Es ist ein wirksames Mittel, um auf das praktische Problem des Mangels an Kandidaten für Ämter zu reagieren, und kann bei angemessener Umsetzung auch zu einer Qualitätsverbesserung der Verwaltung führen. Voraussetzung ist jedoch, dass Transparenz sowie Kontroll- und Gegenkontrollmechanismen gewährleistet sind. Interessenkonflikte entstehen nicht zwangsläufig aus „böser Absicht“. Wenn Akteure in einer strukturell schwer selbst zu kontrollierenden Situation stehen, können unangemessene Zustände unbeabsichtigt fortbestehen. Deshalb sollten Regeln wie die Bestellung von Auditoren, die Trennung von Sparbuch und Siegel sowie die Einrichtung eines Reparaturausschusses nicht als Maßnahmen verstanden werden, um einem bestimmten Unternehmen zu misstrauen, sondern als Maßnahmen, die eine Struktur schaffen, in der sich alle sicher fühlen können. Um den Vermögenswert aus langfristiger Perspektive zu schützen, ist es unerlässlich, dass Verwaltungsgemeinschaften nicht passiv bleiben, sondern eigenständige Governance ausüben. Gerade jetzt ist es notwendig, sich von der Haltung zu lösen: „Es ist schon in Ordnung, weil wir es der Verwaltungsgesellschaft überlassen“, und die eigene Verwaltungsstruktur aktiv zu überprüfen.
Wie verändert die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2026 die Mietshausverwaltung? Das Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell und seine praktischen AuswirkungenWenn Sie diesen Beitrag ebenfalls lesen, dürfte das Gesamtbild der Gesetzesreform und die Einordnung der Leitlinienüberarbeitung noch klarer werden. ## Zusammenfassung Nachfolgend sind die zentralen Punkte der Überarbeitung der „Leitlinien zu externen Verwaltermodellen“ (Inkrafttreten am 1. April 2026) zusammengefasst.
- 1. Bei der Einführung in bestehenden Wohnanlagen ist eine Informationsveranstaltung erforderlich(Voraussetzung ist eine ausreichende Information der Wohnungseigentümer)
- 2. Gegenüber Kaufinteressenten von Neubau-Eigentumswohnungen müssen Informationen in der Erläuterung der wesentlichen Vertragsinhalte offengelegt werden
- 3. Die Amtszeit des Verwalters beträgt grundsätzlich ein Jahr(mit getrennten Verträgen und zuständigen Personen für Verwalteraufgaben und Verwaltungsaufgaben)
- 4. Ein Auditor ist zu bestellen, und mindestens eine externe Fachperson istgrundsätzlich zu ernennen
- 5. Die Aufbewahrung von Siegeln und ähnlichen Gegenständen durch die Verwaltungsgesellschaft ist grundsätzlich untersagt(Vermögenstrennung zur Vermeidung von Interessenkonflikten)
- 6. Bei Geschäften mit Konzernunternehmen ist vorab eine Informationsveranstaltung abzuhalten und eine Erläuterung wesentlicher Tatsachen erforderlich
- 7. Für Großreparaturen ist grundsätzlich ein Reparaturausschuss einzurichten(bestehend aus Wohnungseigentümern und dem Auditor)
- 8. Beim Ausscheiden des Verwalters muss innerhalb eines Monats ab dem Beschlusstag eine Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung versandt werden
Diese Regeln verpflichten Wohnanlagen nicht zur Einführung des externen Verwaltermodells. Es handelt sich lediglich um Regeln für den Fall der Einführung; umgekehrt bedeutet dies jedoch, dass Verwaltungspraktiken, die diese Anforderungen nicht erfüllen, verbessert werden müssen. Wir empfehlen, bei der nächsten Eigentümerversammlung oder bei der Verlängerung des Verwaltungsvertrags zu prüfen, ob die Verwaltungsstruktur Ihrer Wohnanlage den Leitlinien entspricht. Bei Unklarheiten ist es auch eine sinnvolle Option, Fachleute wie Wohnungseigentumsverwalter, Rechtsanwälte oder Immobilienberater zu konsultieren.
## Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Q1. Wird das externe Verwaltermodell (Verwaltungsgesellschaft-als-Verwalter-Modell) für alle Wohnanlagen verpflichtend?
A. Nein. Das externe Verwaltermodell ist eine von der Verwaltungsgemeinschaft wählbare Verwaltungsform. Die aktuelle Leitlinienüberarbeitung stärkt die Regeln für den Fall, dass dieses Modell angewendet wird; sie gilt nicht zwangsweise für Wohnanlagen, die es nicht eingeführt haben. Wenn eine Einführung jedoch geprüft wird, ist es wichtig, die Inhalte der überarbeiteten Leitlinien vorab sorgfältig zu prüfen.
Q2. Was sollte eine Wohnanlage tun, die das externe Verwaltermodell bereits eingeführt hat?
A. Bestehende Wohnanlagen sollten auf eine Verwaltungsstruktur umgestellt werden, die den überarbeiteten Leitlinien entspricht. Konkret sollten Sie prüfen, ob (1) eine externe Fachperson als Auditor bestellt wurde, (2) die Aufbewahrung von Sparbuch und Siegel getrennt organisiert ist und (3) die Amtszeit des Verwalters klar festgelegt ist. Falls die Maßnahmen unzureichend sind, sollten Überarbeitungen bei der Verlängerung des Verwaltungsvertrags oder durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung geprüft werden.
Q3. Wie wird der Auditor ausgewählt?
A. Nach den Leitlinien ist es grundsätzlich erforderlich, mindestens eine externe Fachperson zu ernennen. In Betracht kommen Wohnungseigentumsverwalter, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Justizschreiber. Wichtig ist, den Auditor durch Beschluss der Eigentümerversammlung zu bestellen und Aufgaben, Befugnisse sowie Vergütung des Auditors in der Gemeinschaftsordnung oder in Verträgen ausdrücklich festzuhalten. Für die Vermittlung von Fachleuten kann auch eine Beratung bei Branchenorganisationen wie dem Condominium Management Center eine Option sein.
Q4. Welche Nachteile können Wohnungseigentümern entstehen, wenn Bauaufträge an Konzernunternehmen einen Interessenkonflikt darstellen?
A. Wenn eine Verwaltungsgesellschaft Aufträge an ein Konzernunternehmen vergibt, können Risiken wie überhöhte Baukosten, die Genehmigung unnötiger Arbeiten oder eine unzureichende Qualitätskontrolle entstehen. Die aktuelle Überarbeitung verpflichtet zwar zu einer vorherigen Informationsveranstaltung und zur Offenlegung wesentlicher Tatsachen, doch auch die Wohnungseigentümer sollten aktiv prüfen, in welcher Beziehung der Auftragnehmer zur Verwaltungsgesellschaft steht und ob Vergleichsangebote eingeholt wurden. Wenn keine Offenlegung erfolgt oder die Erklärung unzureichend ist, haben die Wohnungseigentümer das Recht, von der Verwaltungsgesellschaft eine Erklärung zu verlangen.
Quellen und Referenzen
