Na gestão imobiliária, a aquisição de imóveis é apenas o começo. O verdadeiro sucesso depende das atividades de gestão que se seguem. No entanto, a realidade é que muitos proprietários enfrentam diversos problemas nas operações de gestão, sofrendo com deterioração da rentabilidade e carga mental.
As atividades de gestão incluem uma ampla gama de desafios, como inadimplência de aluguéis, conflitos entre inquilinos, falhas em equipamentos e liquidação de custos de restauração. Esses problemas, se tratados sem o conhecimento e as medidas adequadas, podem se prolongar e, por fim, prejudicar significativamente a rentabilidade geral da gestão de aluguel.
Neste artigo, baseando-nos na experiência com inúmeros casos de gestão imobiliária, explicaremos em detalhes os 10 problemas de gestão mais comuns que proprietários enfrentam e suas medidas preventivas. Com esse conhecimento, você poderá prevenir problemas antes que ocorram e realizar uma gestão estável de aluguel.
Os 10 Principais Problemas de Gestão que Proprietários Enfrentam
1. Inadimplência de Aluguel
A inadimplência de aluguel é um dos problemas mais graves na gestão de aluguel. A situação em que o inquilino não paga o aluguel até a data de vencimento afeta diretamente o fluxo de caixa do proprietário.
As causas da inadimplência são diversas, desde simples esquecimento de pagamento até deterioração da situação financeira do inquilino, desemprego, doença, entre outros fatores. O importante é uma resposta rápida e adequada quando ocorre inadimplência.
Nas fases iniciais, cobranças por telefone e correspondência são eficazes, estabelecendo um plano de pagamento por meio de diálogo com o inquilino. No entanto, se o inquilino não responder às cobranças ou se a inadimplência se tornar de longo prazo, será necessário considerar contato com o fiador solidário, solicitação à empresa de garantia e, por fim, medidas legais.
2. Conflitos de Barulho e Modos entre Inquilinos
Reclamações de barulho são um dos tipos de reclamações mais frequentes na gestão de aluguel. Especialmente desde que o trabalho remoto se tornou mais comum devido ao novo coronavírus, as reclamações sobre barulho durante o dia em dias úteis estão aumentando.
As causas do barulho são diversas. Os mais representativos são passos do andar de cima, vibração da máquina de lavar, volume da televisão ou sistema de som, vozes e toque de instrumentos. Além disso, violações das regras de descarte de lixo, deixar pertences pessoais nas áreas comuns e geração de odores desagradáveis também causam conflitos entre inquilinos.
Esses conflitos tendem a se desenvolver em confrontos emocionais entre as partes e, se ignorados, podem levar à saída de bons inquilinos. É importante que o gestor apure os fatos de maneira neutra, ouça os argumentos de ambas as partes e, então, apresente soluções adequadas.
3. Falhas e Defeitos em Equipamentos
As falhas em equipamentos em imóveis para aluguel afetam diretamente a vida dos inquilinos, exigindo uma resposta rápida. Especialmente os problemas com instalações hidráulicas têm alta urgência, e o atraso na resposta pode levar à ampliação dos danos e ao aumento da insatisfação dos inquilinos.
As falhas de equipamentos mais comuns incluem: defeitos no aquecimento e resfriamento do ar-condicionado, interrupção do fornecimento de água quente por falha do aquecedor, descarga do banheiro que não funciona, entupimento do ralo, vazamento de água no teto ou do andar superior.
As causas dessas falhas são variadas, como deterioração pelo envelhecimento, forma de uso pelo inquilino, falta de inspeção periódica, defeito de instalação no momento da montagem, etc. O importante é identificar com precisão a causa da falha e esclarecer a responsabilidade. Em geral, falhas por deterioração pelo envelhecimento são responsabilidade do proprietário, e falhas por negligência do inquilino são responsabilidade do inquilino.
4. Liquidação dos Custos de Restauração
Os conflitos sobre os custos de restauração na saída são um dos problemas mais complexos e difíceis de resolver na gestão de aluguel. As "Diretrizes sobre Disputas de Restauração" do Ministério de Território, Infraestrutura, Transporte e Turismo definem restauração como "restaurar danos e deterioração causados por dolo ou negligência do locatário, violação da obrigação de atenção diligente ou uso que exceda o uso normal".
O ponto importante é que a restauração não significa "devolver ao estado em que foi alugado pelo locatário". Os custos de reparo por variações de envelhecimento e desgaste por uso normal estão incluídos no aluguel.
| Categoria de Responsabilidade | Conteúdo | Exemplos Específicos |
|---|---|---|
| Responsabilidade do Proprietário | Desgaste por uso normal e variações de envelhecimento | Amarelamento do tatame, sujeira natural do papel de parede, deterioração pelo envelhecimento de equipamentos |
| Responsabilidade do Inquilino | Desgaste e danos por dolo ou negligência | Manchas de nicotina de cigarro, arranhões de animais, alargamento de furos de pregos |
| Negociação | Ampliação do desgaste por falta de manutenção | Ampliação de mofo por falta de ação, desprendimento do papel de parede por condensação ignorada |
5. Criação Não Autorizada de Animais de Estimação e Violação de Contrato
A criação não autorizada em imóveis proibidos para animais de estimação é um exemplo típico de violação de contrato. Se a descoberta for tardia, pode causar vários problemas, como reclamações de moradores vizinhos, danos ao edifício e aumento dos custos de restauração após a saída.
A resposta quando a criação não autorizada é descoberta é feita em etapas. Primeiramente, confirma-se o contrato e investiga-se os fatos, notificando o inquilino por escrito sobre a violação do contrato. Em seguida, solicita-se a disposição do animal de estimação ou a saída.
No entanto, o cancelamento imediato do contrato é difícil em muitos casos, sendo realista buscar uma solução por meio de negociação com o inquilino. Em alguns casos, também é importante considerar soluções construtivas, como sugerir a mudança para um imóvel que aceite animais de estimação.
6. Prolongamento das Vagas
O prolongamento das vagas é um problema sério que deteriora diretamente a rentabilidade da gestão de aluguel. Durante o período de vaga, a receita de aluguel é zero, enquanto os custos fixos (reembolso de empréstimo, taxa de gestão, fundo de reserva para reformas, imposto predial, etc.) continuam a ocorrer.
As causas do prolongamento das vagas são diversas. Pode-se considerar configuração inadequada do aluguel, condições de localização do imóvel, envelhecimento do edifício, obsolescência dos equipamentos, aumento de imóveis concorrentes, falta de capacidade de vendas da empresa gestora, etc.
Medidas eficazes contra vagas incluem configuração adequada do aluguel baseada em pesquisa de mercado, melhoria da atratividade do imóvel (reforma, atualização de equipamentos), atividades ativas de publicidade, e construção de um bom relacionamento com empresas de mediação.
7. Envelhecimento e Reparos do Edifício
O envelhecimento do edifício é um problema inevitável, mas com um plano de reparo adequado, é possível prevenir danos em grande escala. Especialmente vazamentos e goteiras, se a descoberta for tardia, os danos podem se ampliar e os custos de reparo podem aumentar significativamente.
Para reparos planejados, são indispensáveis inspeções periódicas do edifício, elaboração de um plano de reparo de longo prazo e garantia de um fundo de reserva para reformas. Além disso, a consideração pelos inquilinos durante as obras de reparo e a consideração de redução do aluguel devido às obras também se tornam fatores importantes.
8. Morte Solitária e Imóvel com Histórico de Acidentes
Com o avanço do envelhecimento da sociedade, as mortes solitárias em imóveis para aluguel estão aumentando. Quando ocorre uma morte solitária, o imóvel se torna um imóvel com defeito psicológico, e surge a obrigação de divulgação no recrutamento do próximo inquilino.
A resposta quando ocorre uma morte solitária inclui notificação à polícia, contato com herdeiros ou fiadores solidários, arranjo de empresa de limpeza especializada e realização de obras de restauração. Os custos de restauração podem ser basicamente cobrados dos herdeiros ou fiadores solidários, mas se a herança for recusada, pode-se tornar responsabilidade do proprietário.
9. Falência da Empresa Gestora
Quando a empresa gestora que celebrou um contrato de sublocação vai à falência, muitos problemas ocorrem, como interrupção da receita de aluguel, impossibilidade de recuperação de caução e ajuda chave e seleção de nova empresa gestora.
Na seleção da empresa gestora, é importante confirmar a situação financeira, investigar o histórico e revisar detalhadamente o conteúdo do contrato. Além disso, também é possível reduzir o risco distribuindo a delegação por múltiplas empresas gestoras.
10. Conflitos com Moradores Vizinhos
Problemas que ocorrem fora do terreno do imóvel para aluguel também podem exigir resposta do proprietário. Exemplos representativos são estacionamento não autorizado, disputas sobre limites de propriedade e impacto do barulho nas proximidades.
Esses conflitos podem afetar o relacionamento com a comunidade local, portanto é necessária uma resposta cuidadosa. Quando necessário, também é importante consultar especialistas como advogados e pesquisadores fundiários.
5 Medidas Preventivas para Prevenir Problemas Antes que Ocorram
1. Seleção de uma Empresa Gestora Confiável
A delegação a uma empresa gestora e a autogestão têm vantagens e desvantagens respectivamente. Para fazer a escolha certa, é importante entender as características de cada uma.
| Item | Delegação de Gestão | Autogestão |
|---|---|---|
| Custos de gestão | Aproximadamente 5% do aluguel | Apenas custos de pessoal |
| Conhecimento especializado | Aproveitamento da especialização da empresa gestora | Aprendizado próprio necessário |
| Tempo de resposta | Atendimento 24 horas possível | Depende do próprio tempo |
| Risco legal | Empresa gestora dá suporte | Responsabilidade própria |
| Recrutamento de inquilinos | Aproveitamento da rede da empresa gestora | Atividades de vendas próprias |
Os pontos para identificar uma boa empresa gestora incluem a taxa de ocupação dos imóveis gerenciados (meta de 95% ou mais), escala de número de unidades gerenciadas (preferencialmente 10.000 unidades ou mais), rapidez na resposta a problemas, saúde financeira, conhecimento especializado do responsável e capacidade de resposta.
2. Clareza do Conteúdo do Contrato e Explicação Cuidadosa
Muitos problemas decorrem de explicação insuficiente no momento da contratação ou falta de compreensão. É importante especificar no contrato proibições, cláusulas especiais sobre restauração, métodos de resposta em caso de falha de equipamentos, considerações com os vizinhos, etc.
Em particular, ao realizar explicações de informações importantes por TI (online), como é difícil perceber o nível de compreensão do outro lado, é necessário reservar tempo suficiente para perguntas e respostas e confirmar as informações importantes várias vezes.
3. Seleção de Inquilinos de Qualidade
A triagem de inquilinos é o processo mais importante para prevenir problemas futuros. É necessário um julgamento abrangente que inclua não apenas aspectos financeiros, mas também personalidade e atitude de vida.
Os pontos da triagem incluem renda estável (renda mensal 3 vezes ou mais o aluguel), estabilidade do local de trabalho, histórico de aluguel anterior, recursos do fiador solidário, impressão e atitude na entrevista, etc. Além disso, para inquilinos estrangeiros, a explicação que considera as diferenças culturais e costumes se torna especialmente importante.
4. Inspeção e Manutenção Periódica do Imóvel
Ao detectar precocemente a deterioração do edifício e realizar a manutenção adequada, é possível evitar reparos em grande escala. Nas inspeções periódicas, verifica-se rachaduras nas paredes externas, estado do telhado, confirmação do funcionamento das instalações de água e esgoto, estado de limpeza das áreas comuns, etc.
A elaboração de um plano de reparo de longo prazo permite prever o momento e os custos das obras de reparo que serão necessárias no futuro e fazer um planejamento de capital de forma planejada.
5. Boa Comunicação com os Inquilinos
A comunicação periódica com os inquilinos leva à detecção precoce de problemas e à resolução amigável. É importante manter um bom relacionamento por meio de pesquisas de inquilinos cerca de 1 vez por ano, envio de cumprimentos sazonais e desenvolvimento de um sistema de contato em emergências.
Além disso, ao responder às solicitações e reclamações dos inquilinos de forma rápida e sincera, é possível construir relacionamentos de confiança e levar a uma longa permanência.
Conclusão
A chave para o sucesso na gestão imobiliária está na realização adequada das atividades de gestão. Os 10 casos de problemas apresentados neste artigo são problemas que muitos proprietários podem enfrentar, mas com conhecimento e medidas adequadas, a maioria pode ser prevenida antes de ocorrer.
O importante não é temer problemas, mas antecipar os problemas que possam ocorrer e tomar preparações e medidas adequadas com antecedência. Além disso, para problemas difíceis de resolver sozinho, consultar especialistas ou uma empresa gestora confiável também é uma opção importante.
A INA&Associates Co., Ltd. coloca "talento" e "confiança" como núcleo da gestão e apoia o sucesso dos proprietários. Se você tiver dificuldades com as atividades de gestão, não hesite em nos consultar. Utilizando nosso conhecimento especializado e experiência, contribuímos para o sucesso da gestão imobiliária do nosso cliente.
Perguntas Frequentes
Q1: Quando devo iniciar a cobrança de inadimplência de aluguel?
A1: É importante iniciar a cobrança prontamente após a data de vencimento do pagamento do aluguel. Comece pela confirmação por telefone na primeira vez, e como também há possibilidade de esquecimento do pagamento, procure primeiro uma resposta educada. Se não houver pagamento dentro de 1 semana, emita uma cobrança formal por escrito. A resposta precoce pode prevenir o prolongamento da inadimplência.
Q2: Quando é difícil julgar a diferença entre deterioração pelo envelhecimento e negligência do inquilino na restauração, o que devo fazer?
A2: O básico é julgar com referência às "Diretrizes sobre Disputas de Restauração" do Ministério de Território, Infraestrutura, Transporte e Turismo. Quando o julgamento é difícil, considera-se de forma abrangente registros fotográficos no momento da entrada, anos de uso, precedentes em casos semelhantes, etc. Recomenda-se consultar especialistas em imóveis ou advogados quando necessário.
Q3: Quero mudar de empresa gestora, mas quais são os pontos de atenção?
A3: Na mudança de empresa gestora, são necessários confirmação do conteúdo do contrato atual, notificação prévia aos inquilinos, transferência de depósitos como caução, transferência de histórico de reparos passados e informações de inquilinos, etc. Além disso, ao executar, considere o impacto sobre os inquilinos para minimizá-lo e revise cuidadosamente o conteúdo do contrato com a nova empresa gestora.
Q4: Quero tentar a autogestão, mas por onde devo começar?
A4: Antes de iniciar a autogestão, é importante aprender sobre o conhecimento jurídico relacionado à gestão de habitação para aluguel, métodos de recrutamento de inquilinos e conhecimento prático de resposta a problemas. Além disso, também serão necessários o desenvolvimento de um sistema capaz de atendimento 24 horas, construção de relacionamento com empresas de reparo e introdução de ferramentas de gestão adequadas. Recomenda-se expandir gradualmente o escopo de gestão enquanto transfere as operações em etapas e acumula experiência.
Q5: Há uma reclamação de barulho, mas posso deixar as partes resolverem entre si?
A5: Deixar os conflitos de barulho serem resolvidos apenas entre as partes não é recomendável. Há possibilidade de se desenvolver em confronto emocional, e o problema pode piorar. É importante que o gestor apure os fatos de maneira neutra, ouça os argumentos de ambas as partes e, então, apresente soluções adequadas. Quando necessário, também considere consultar especialistas.
