"Perdi o contrato de locação" — este não é um problema raro no campo da gestão imobiliária. A reemissão, em regra, não é possível, mas é possível obter uma cópia, e o próprio contrato continua válido mesmo sem o documento. Neste artigo, explicamos as formas de resposta e as medidas preventivas sob a perspectiva da gestão.
O que é um contrato de locação?
O contrato de locação é o documento contratual firmado ao alugar um imóvel e constitui um documento jurídico no qual constam a localização do imóvel, a planta, o prazo contratual, o aluguel e as condições de rescisão. Em janeiro de 1993, o Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo do Japão elaborou um modelo, e ele funciona como um documento importante para comprovar os direitos do locatário. Também é importante observar que ele é diferente do "documento de explicação de itens relevantes", entregue previamente.
É possível reemitir um contrato de locação?
Conclusão: em regra, não é possível reemitir um contrato de locação. Isso porque, se a data de elaboração do documento reemitido coincidir com a do contrato original, torna-se impossível determinar qual dos dois prevalece, o que pode causar conflitos. No pior cenário, há até o risco de a questão evoluir para uma disputa judicial.
No entanto, é possível solicitar uma cópia do original que esteja guardado pela imobiliária. Normalmente, a imobiliária mantém o contrato arquivado por pelo menos cinco anos após a assinatura. Como pode haver cobrança de taxa pela emissão da cópia, confirme isso antecipadamente.
Mesmo que o contrato seja perdido, quase não há problemas?
Pode parecer surpreendente, mas mesmo que o contrato de locação seja perdido, isso não costuma gerar grandes impactos na vida cotidiana. As razões são as seguintes.
- Quase não há ocasiões em que o contrato precise ser apresentado como documento
- Mesmo na desocupação, normalmente não é necessário apresentar documentos
- Mesmo com a perda do documento, o contrato não é rescindido nem se torna inválido (porque o contrato já foi celebrado no momento da assinatura)
No entanto, do ponto de vista prático, o risco está em deixar de conhecer detalhes como as condições de restauração do imóvel na desocupação e as condições de renovação. Recomenda-se manter uma cópia em mãos.
Melhores práticas de gestão documental que a administradora deve adotar
Como administradora, é importante adotar medidas para minimizar os problemas causados pela perda do contrato por parte do inquilino.
- Uso de contrato eletrônico: armazenar o contrato na nuvem e estruturar um ambiente em que o inquilino possa acessá-lo a qualquer momento
- Orientar o armazenamento digital de documentos importantes: recomendar, no momento da mudança, a conversão em PDF e o armazenamento em nuvem
- Clareza no fluxo de emissão de cópias: padronizar em manual o procedimento em caso de perda (canal de atendimento, custo e prazo)
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Perguntas frequentes (FAQ)
Q. Se eu perder o contrato de locação, o proprietário pode exigir minha saída?
Não. A perda do contrato não constitui motivo para rescisão contratual, portanto fique tranquilo.
Q. Posso pedir à imobiliária uma cópia do original?
Normalmente, sim. No entanto, dependendo da empresa, pode haver cobrança de taxa. Entre em contato antes para confirmar.
Q. No caso de contrato eletrônico, o risco de perda deixa de existir?
Como ele fica armazenado na nuvem, o risco de perda física é bastante reduzido. Ainda assim, é preciso atenção à gestão da conta (ao alterar senha ou endereço de e-mail, por exemplo).
Q. O documento de explicação de itens relevantes e o contrato de locação são a mesma coisa?
Não. São documentos distintos. O documento de explicação de itens relevantes é o documento explicado por um corretor licenciado com base na legislação de transações imobiliárias, e difere do contrato tanto no conteúdo quanto no formato. Guarde ambos.
