«He perdido el contrato de alquiler»: es un problema que no resulta raro en la gestión inmobiliaria.En principio no puede reemitirse, pero sí es posible obtener una copia, y el contrato en sí sigue siendo válido aunque no se disponga del documento. En este artículo explicamos, desde la perspectiva de la gestión, cómo actuar y qué medidas preventivas conviene adoptar.
¿Qué es un contrato de alquiler?
Un contrato de alquiler es el documento contractual que se celebra al arrendar una vivienda e incluye información jurídica como la ubicación del inmueble, la distribución, el plazo del contrato, el alquiler y las condiciones de rescisión. En enero de 1993, el Ministerio de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo de Japón elaboró un formato modelo, y este documento cumple la función de acreditar los derechos del arrendatario. También es importante tener en cuenta que no es lo mismo que el «documento de explicación de asuntos importantes» que se entrega previamente.
¿Se puede reemitir un contrato de alquiler?
Conclusión: en principio, no es posible reemitir un contrato de alquiler. La razón es que, si el documento reemitido tuviera la misma fecha de emisión que el contrato original, no podría determinarse cuál debe prevalecer, lo que podría dar lugar a problemas. En el peor de los casos, incluso existe el riesgo de que derive en un litigio.
Sin embargo, sí es posible solicitar una copia del original que conserva la empresa inmobiliaria. Normalmente, la empresa inmobiliaria conserva el contrato durante al menos cinco años desde su formalización. Como puede generarse una tarifa por la expedición de la copia, conviene confirmarlo con antelación.
¿Casi no hay inconvenientes aunque se pierda el contrato?
Aunque pueda parecer sorprendente, perder un contrato de alquiler no suele causar grandes inconvenientes en la vida cotidiana. Las razones son las siguientes.
- Rara vez es necesario presentar el contrato como documento
- Normalmente tampoco se exige presentar documentos al desocupar la vivienda
- Aunque se pierda el documento, el contrato no se rescinde ni queda sin validez (porque el contrato ya quedó formalizado en el momento de la firma)
Sin embargo, desde el punto de vista práctico, el riesgo está en dejar de poder confirmar contenidos como las condiciones de restauración al estado original al desocupar o las condiciones de renovación. Se recomienda conservar una copia a mano.
Mejores prácticas de gestión documental que debe aplicar una empresa administradora
Como empresa administradora, conviene adoptar medidas para minimizar los problemas derivados de la pérdida del contrato por parte de los inquilinos.
- Aprovechamiento del contrato electrónico: conservar los contratos en la nube y habilitar un entorno en el que los inquilinos puedan acceder a ellos en cualquier momento
- Orientar sobre el escaneo y almacenamiento de documentos importantes: recomendar, al momento de la mudanza, su conversión a PDF y conservación en la nube
- Clarificar el flujo de emisión de copias: documentar en un manual el procedimiento de respuesta en caso de pérdida (ventanilla, costo y plazo)
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Q. Si pierdo el contrato de alquiler, ¿el propietario puede obligarme a desocupar la vivienda?
No, no pueden obligarle a desocuparla. La pérdida del contrato no constituye un motivo de rescisión, así que puede estar tranquilo.
Q. ¿Puedo pedir a la empresa inmobiliaria una copia del original?
Normalmente sí. No obstante, según la empresa, puede aplicarse una tarifa. Conviene ponerse en contacto con antelación para confirmarlo.
Q. En caso de contrato electrónico, ¿desaparece el riesgo de pérdida?
Al almacenarse en la nube, el riesgo de pérdida física se reduce de forma considerable. Sin embargo, es importante prestar atención a la gestión de la cuenta, por ejemplo cuando cambie la contraseña o la dirección de correo electrónico.
Q. ¿El documento de explicación de asuntos importantes y el contrato de alquiler son lo mismo?
No, son documentos distintos. El documento de explicación de asuntos importantes es un documento que un agente inmobiliario titulado debe explicar conforme a la Ley de Negocios de Transacciones de Terrenos y Edificaciones, y difiere del contrato tanto en contenido como en formato. Conserve ambos documentos.
