「租賃契約書不見了」——這是在不動產管理現場並不少見的問題。原則上無法補發，但可以取得副本，而且即使沒有文件，契約本身仍然有效。本文將從管理實務的角度說明應對方法與預防措施。
什麼是租賃契約書？
租賃契約書是承租租賃物件時所簽訂的契約文件，載明物件所在地、格局、契約期間、租金、解約條件等內容的法律文件。日本國土交通省於平成5年1月制定其格式，作為證明承租人權利的重要文件發揮功能。請注意，它與事前交付的「重要事項說明書」是不同的文件。
租賃契約書可以補發嗎？
結論：租賃契約書原則上無法補發。原因在於，如果補發文件的製作日期與原契約書相同，便無法判斷應以哪一份為準，進而成為糾紛的原因。最壞的情況下，甚至有發展成訴訟的風險。
不過，可以申請取得不動產公司所保管原件的副本。不動產公司通常會自簽約日起至少保存契約書5年。申請副本時可能會產生手續費，請事先確認。
即使遺失契約書，幾乎也不會造成困擾嗎？
這點也許令人意外，但即使遺失租賃契約書，對日常生活通常也不會造成重大影響。原因如下。
- 契約書幾乎沒有需要作為文件提出的機會
- 即使退租時，通常也不需要提交文件
- 即使文件遺失，契約也不會因此被解除或失效（因為契約在簽署時即已成立）
不過，無法掌握退租時的原狀回復條件、續約條件等內容，是實務上的風險。建議將副本留存於手邊。
管理公司應實踐的文件管理最佳做法
作為管理公司，應採取措施，將住戶遺失契約書所帶來的問題降至最低。
- 善用電子契約：將契約書保存在雲端，建立讓住戶可隨時存取的環境
- 引導保存重要文件的掃描檔：於入住時建議將文件PDF化並保存於雲端
- 明確化副本核發流程：將遺失時的應對流程（窗口、費用、期間）制度化並製作成手冊
常見問題（FAQ）
Q. 如果遺失租賃契約書，房東可以要求我搬離嗎？
不會被要求搬離。因為遺失契約書並不構成解除契約的理由，請放心。
Q. 可以請不動產公司提供原件副本嗎？
通常可以。不過依公司而定，可能會收取手續費。請先聯絡並確認。
Q. 如果是電子契約，就不會有遺失風險了嗎？
由於文件保存在雲端，實體遺失的風險會大幅降低。不過仍需留意帳號管理（例如密碼、電子郵件地址變更時）。
Q. 重要事項說明書和租賃契約書是同一份文件嗎？
不是同一份。重要事項說明書是依據《宅地建物取引業法》由宅地建物取引士進行說明的文件，無論在內容或形式上都與契約書不同。請將兩者一併妥善保存。
