„Ich habe meinen Mietvertrag verloren“: Im Alltag der Immobilienverwaltung ist das kein seltener Vorfall. Eine Neuausstellung ist grundsätzlich nicht möglich, eine Kopie kann jedoch beschafft werden, und der Vertrag selbst bleibt auch ohne das Dokument wirksam. In diesem Beitrag erläutern wir aus Sicht der Verwaltungspraxis die richtigen Maßnahmen und vorbeugenden Ansätze.
Was ist ein Mietvertrag?
Ein Mietvertrag ist ein Vertrag, der beim Anmieten einer Immobilie geschlossen wird, und ein rechtlich relevantes Dokument, das Angaben wie Objektadresse, Grundriss, Vertragslaufzeit, Miete und Kündigungsbedingungen enthält. Im Januar 1993 stellte das Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus ein Musterformular bereit, und seitdem dient der Vertrag als wichtiges Dokument zum Nachweis der Rechte des Mieters. Zu beachten ist, dass er nicht mit der vorab ausgehändigten „Erklärung wichtiger Angelegenheiten“ identisch ist.
Kann ein Mietvertrag neu ausgestellt werden?
Fazit: Eine Neuausstellung eines Mietvertrags ist grundsätzlich nicht möglich. Der Grund dafür ist, dass bei einer Neuausstellung mit demselben Ausstellungsdatum wie beim ursprünglichen Vertrag nicht eindeutig beurteilt werden kann, welches Dokument Vorrang hat, was zu Problemen führen kann. Im schlimmsten Fall besteht sogar das Risiko, dass es zu einem Gerichtsverfahren kommt.
Allerdings ist es möglich, eine Kopie des Originaldokuments anzufordern, das bei der Immobiliengesellschaft aufbewahrt wird. Immobiliengesellschaften bewahren Verträge in der Regel mindestens fünf Jahre ab Vertragsabschluss auf. Da für die Ausstellung einer Kopie Gebühren anfallen können, sollten Sie dies vorab bestätigen.
Entstehen durch den Verlust des Vertrags fast keine Probleme?
Das mag überraschend erscheinen, aber selbst wenn ein Mietvertrag verloren geht, entstehen im Alltag in der Regel keine größeren Einschränkungen. Dafür gibt es folgende Gründe:
- Es gibt kaum Gelegenheiten, den Vertrag als Dokument vorzulegen
- Auch beim Auszug ist die Vorlage von Unterlagen in der Regel nicht erforderlich
- Auch wenn das Dokument verloren geht, wird der Vertrag weder aufgehoben noch unwirksam (da der Vertrag bereits mit der Unterzeichnung zustande gekommen ist)
Allerdings besteht aus praktischer Sicht das Risiko, dass Inhalte wie Bedingungen zur Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands beim Auszug oder Verlängerungsbedingungen nicht mehr nachvollzogen werden können. Es ist daher empfehlenswert, eine Kopie griffbereit aufzubewahren.
Best Practices der Dokumentenverwaltung, die Hausverwaltungen umsetzen sollten
Als Hausverwaltung sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um Probleme durch den Verlust von Verträgen bei Mietern zu minimieren.
- Nutzung elektronischer Verträge: Verträge in der Cloud speichern und eine Umgebung schaffen, in der Mieter jederzeit darauf zugreifen können
- Zum Einscannen und Speichern wichtiger Unterlagen anleiten: Beim Einzug empfehlen, Dokumente als PDF zu sichern und in der Cloud zu speichern
- Klare Abläufe für die Ausstellung von Kopien: Vorgehensweisen im Verlustfall (Anlaufstelle, Kosten, Dauer) in einem Handbuch festhalten
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Q. Wenn ich meinen Mietvertrag verliere, kann mich der Vermieter zum Auszug zwingen?
Nein, das ist nicht der Fall. Der Verlust des Vertrags ist kein Grund für eine Vertragskündigung, Sie können also beruhigt sein.
Q. Kann ich die Immobiliengesellschaft um eine Kopie des Originals bitten?
In der Regel ja. Je nach Unternehmen können jedoch Gebühren anfallen. Bitte nehmen Sie vorab Kontakt auf und bestätigen Sie dies.
Q. Entfällt bei elektronischen Verträgen das Verlustrisiko?
Da sie in der Cloud gespeichert werden, verringert sich das Risiko eines physischen Verlusts erheblich. Dennoch ist Vorsicht bei der Kontoverwaltung geboten, etwa bei Passwortänderungen oder Änderungen der E-Mail-Adresse.
Q. Sind die Erklärung wichtiger Angelegenheiten und der Mietvertrag dasselbe?
Nein, es handelt sich um unterschiedliche Dokumente. Die Erklärung wichtiger Angelegenheiten ist ein Dokument, das auf Grundlage des Maklergesetzes von einem lizenzierten Immobilienfachmann erläutert wird; Inhalt und Form unterscheiden sich vom Vertrag. Bitte bewahren Sie beide Unterlagen auf.
