Na administração de aluguel de imóveis, a escolha da empresa de administração é uma chave importante para o sucesso. É difícil para os proprietários de imóveis administrarem tudo sozinhos, e os serviços de administração de aluguéis se tornaram cada vez mais especializados e sofisticados nos tempos modernos. Uma boa empresa de administração fornecerá suporte abrangente, desde a prevenção de vagas até a administração de inquilinos e procedimentos de contratação, ajudando a reduzir a carga de trabalho do proprietário e a maximizar os lucros. Por outro lado, a escolha da empresa de administração errada pode levar diretamente a riscos, como o não preenchimento de vagas ou a lentidão na resposta a problemas.
Para fazer bom uso das "classificações de empresas de administração", é importante entender a maneira correta de analisá-las e o que procurar. Este artigo explica os índices comparativos usados nas classificações das empresas de administração, como utilizá-los e o segredo para escolher a empresa certa para sua propriedade sem depender apenas das classificações.
O que são classificações de empresas de administração (visão geral e indicadores de avaliação)?
Várias classificações são publicadas como indicadores objetivos para medir a competência das empresas de administração de aluguéis. As mais comuns são a classificação do número de unidades administradas e a classificação de satisfação.
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Classificação do número de unidades administradas: essa classificação é baseada no número de unidades administradas e dá uma ideia da escala do setor como um todo. Por exemplo, de acordo com os últimos dados publicados pela Zenkoku Rental Housing News, a empresa número um em termos de unidades administradas é o Daito Kento Group, que administra mais de 1,23 milhão de unidades, seguido pelo Sekisui House Group (aproximadamente 690.000 unidades) em segundo lugar e pela Daiwa Living (aproximadamente 630.000 unidades) em terceiro. Essas empresas de primeira linha administram entre várias centenas de milhares e mais de um milhão de unidades, o que indica que elas têm uma vasta experiência e uma grande estrutura operacional.
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Classificação de satisfação do cliente: essa classificação é uma medida da qualidade do serviço com base em avaliações agregadas de proprietários e locatários. Por exemplo, na "Pesquisa de Satisfação da Empresa de Administração" da StyleAct, a satisfação é calculada pela combinação de 15 pontos de avaliação, incluindo "velocidade de resposta", "hospitalidade" e "desempenho de custos", etc. Na pesquisa de 2024, a Nomura Real Estate Partners ficou em primeiro lugar em satisfação geral (14º ano consecutivo na mesma pesquisa). A resposta rápida da equipe da recepção e a capacidade de fazer propostas foram muito bem avaliadas. As principais empresas no ranking de satisfação são prova de sua alta reputação em termos de serviço, como capacidade de resposta e confiabilidade.
Para detalhar melhor os indicadores usados nessas classificações, os seguintes pontos são enfatizados
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Taxa de ocupação: esse é um indicador da porcentagem de propriedades gerenciadas que estão ocupadas. Quanto maior a taxa de ocupação, mais estável será a receita de aluguel do proprietário. Em geral, as empresas de administração que administram propriedades mais nobres em áreas urbanas tendem a ter taxas de ocupação mais altas, com dados que mostram uma média nacional de cerca de 95%. As empresas que usam a tecnologia mais recente, por exemplo, para encontrar o aluguel certo e reduzir os períodos de vacância, têm uma vantagem na melhoria das taxas de ocupação.
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Velocidade de resposta: é a velocidade de resposta a perguntas e problemas dos locatários. Uma resposta rápida é um pré-requisito para uma empresa de administração confiável, pois uma resposta lenta pode levar a uma menor satisfação do locatário e a danos secundários. De fato, a velocidade de resposta é um fator importante nas pesquisas de satisfação, com as principais empresas obtendo alta pontuação nesse aspecto: algumas têm serviços de suporte de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana, portanto, a velocidade de resposta é um diferencial importante para cada empresa.
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Número de unidades sob administração: conforme mencionado anteriormente, o número de unidades sob administração indica o tamanho e o histórico de uma empresa. As empresas que administram um grande número de propriedades têm a vantagem de contar com uma grande quantidade de know-how e departamentos especializados, e podem responder com eficiência por meio de uma gestão sistematizada. Deve-se observar, no entanto, que um grande número de unidades nem sempre significa uma qualidade de serviço absolutamente alta (veja abaixo). No entanto, os maiores participantes do setor gerenciam mais de um milhão de unidades, o que é um indicador de que eles têm a confiança de um grande número de proprietários.
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Satisfação do cliente: indica quão bem a propriedade é recebida pelos proprietários e locatários. É um indicador difícil de quantificar, mas é medido por classificações de pesquisas de terceiros e pelo Net Promoter Score (NPS). As empresas com um alto índice de satisfação têm menos reclamações dos locatários, uma taxa de renovação mais alta, mais indicações dos proprietários etc., indicando um alto nível de qualidade de serviço. Por exemplo, em uma pesquisa, as empresas com uma classificação geral alta, como "hospitalidade do gerente", "capacidade de fazer propostas" e "consciência de custos", tiveram uma classificação alta.
Conforme mencionado acima, a classificação visualiza a competência das empresas de gerenciamento com base em dados objetivos e pesquisas. Se você entender indicadores como taxas de ocupação e capacidade de resposta, poderá ver no que deve se concentrar ao confiar sua propriedade. O importante, entretanto, é ler corretamente o que está por trás desses números e classificações.
Por que você não deve confiar em classificações (cuidados e equívocos)
As classificações são úteis, mas não acredite que elas são as melhores para sua propriedade só porque estão em primeiro lugar. Há vários pontos e equívocos sobre as classificações dos quais você deve estar ciente.
Primeiro, entenda as diferentes suposições e eixos de avaliação das classificações. Por exemplo, uma classificação do número de unidades gerenciadas é um indicador quantitativo de tamanho, enquanto uma classificação de satisfação reflete uma avaliação qualitativa, como a qualidade do serviço. A melhor empresa na avaliação quantitativa não é necessariamente a melhor empresa na avaliação qualitativa, e as classificações podem mudar de ano para ano. Isso ocorre porque classificações diferentes analisam aspectos diferentes, e é necessário determinar o que está sendo avaliado nas classificações.
Também é importante observar as diferenças nas definições e nos métodos de cálculo dos números. Por exemplo, a taxa de ocupação mencionada anteriormente pode ser calculada de forma diferente dependendo da empresa de administração, dependendo de quando o imóvel é considerado vago (por exemplo, se é contado como vago imediatamente após a desocupação ou após um determinado período de tempo). De fato, mesmo que uma empresa anuncie que alcançou uma taxa de ocupação de XX%, dependendo do método de cálculo, talvez não seja possível fazer uma comparação simples com outras empresas. Ao analisar os dados de classificação, é importante verificar as definições dos indicadores e as condições por trás deles.
Além disso, fatores subjetivos que não aparecem nas classificações não devem ser ignorados. As empresas que estão no topo das classificações geralmente são excelentes, mas não se adequam necessariamente a todos os proprietários e propriedades. Por exemplo, as grandes empresas nacionais de gerenciamento têm a vantagem da força organizacional, mas, por outro lado, podem ser inferiores às empresas menores, sediadas localmente, em termos da atenção aos detalhes que dão a cada proprietário. Como alternativa, a experiência em gerenciamento de propriedades de alto padrão varia de departamento para departamento, mesmo entre grandes empresas, e o fato de estarem familiarizados com seu tipo de propriedade é um ponto a ser determinado independentemente da classificação.
Além disso, considere que uma classificação alta não significa necessariamente o melhor conforto para você. Embora as grandes empresas possam lhe dar uma sensação de segurança, suas taxas de administração podem ser mais altas do que a taxa de mercado, ou seus serviços podem ser padronizados e inflexíveis. Por outro lado, se a empresa for desconhecida, mas tiver uma equipe entusiasmada e flexível, você poderá ficar mais satisfeito, dependendo da química entre você e o proprietário. De fato, houve casos em que as taxas de ocupação de propriedades que muitas vezes estavam desocupadas melhoraram drasticamente e a receita de aluguel aumentou quando a empresa de administração foi trocada. Dessa forma, há empresas que alcançam resultados que não podem ser medidos apenas pelos indicadores objetivos mostrados nos rankings.
Em geral, pode-se dizer que as classificações são apenas um material de referência. Embora seja útil usar as classificações como ponto de partida para restringir a lista de candidatos, você precisa avaliá-las de forma abrangente à luz de suas próprias propriedades e necessidades ao tomar uma decisão final. É importante pensar no motivo pelo qual a empresa é bem avaliada e se os pontos que são importantes para você estão incluídos nos itens de avaliação, e estar preparado para ver por si mesmo em vez de apenas acreditar na palavra deles.
Selecionando a empresa certa para sua propriedade (eixo de julgamento)
Agora, vamos analisar o eixo de julgamento para escolher a melhor empresa de administração para sua propriedade, levando em conta a classificação. Ao verificar os pontos a seguir, você poderá identificar o parceiro mais adequado, tanto em termos de avaliação objetiva quanto de necessidades subjetivas.
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Experiência compatível com as características da propriedade: Dependendo se a sua propriedade é um apartamento de luxo, um apartamento familiar ou uma propriedade para uma única pessoa em uma área rural, a empresa de administração certa irá variar. É importante escolher uma empresa com pontos fortes em cada tipo de propriedade. Por exemplo, se for um imóvel de luxo para aluguel, escolha uma empresa com um histórico de atendimento a clientes ricos ou, se for uma casa isolada em uma área rural, escolha uma empresa com experiência e conhecimento da área local. Verifique a experiência de gerenciamento anterior e as áreas de especialização da empresa de gerenciamento para determinar se ela tem um histórico que corresponda à sua propriedade.
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Serviços e capacidade de resposta: a gama de serviços oferecidos e a postura adotada pelas empresas de administração variam. A disponibilidade de suporte 24 horas e o sistema de pontos de contato também são pontos importantes a serem comparados. Seja claro sobre até que ponto você deseja ser confiado (ou, inversamente, até que ponto deseja estar envolvido) e escolha uma empresa que ofereça serviços de acordo com seus desejos.
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Taxas e estrutura de custos: as taxas de administração estão diretamente relacionadas à receita e às despesas do proprietário e não devem ser ignoradas. No entanto, não as julgue com base apenas no preço baixo. Diz-se que a taxa de mercado é de cerca de 5% do aluguel mensal, mas se for extremamente baixa, há o risco de que o escopo dos serviços seja limitado ou que a resposta seja atrasada devido à falta de pessoal. Por outro lado, se o preço for alto, mas a taxa de ocupação permanecer alta, o lucro do proprietário poderá aumentar como resultado. O importante é a relação custo-benefício, e você deve considerar até que ponto os serviços estão incluídos na taxa oferecida e a redução geral das perdas de vagas e do incômodo ao confiar o trabalho à empresa.
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Compatibilidade e confiança com a pessoa responsável: em última análise, a confiança entre as pessoas também é importante. Antes de assinar um contrato, reúna-se com a pessoa responsável e certifique-se de que ela o ouça atentamente sobre a propriedade e responda às suas perguntas detalhadamente. Como seu relacionamento com a empresa de administração será de longo prazo, é importante não apenas ter uma boa reputação como empresa, mas também o entusiasmo e a compatibilidade do indivíduo responsável. Mesmo que seja uma empresa de grande porte, se você não conseguir se comunicar com o responsável, ficará insatisfeito; por outro lado, mesmo que seja uma empresa de médio porte, se você encontrar um responsável sincero e confiável, poderá confiar sua propriedade a ele.
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Expansão futura e cobertura geográfica: Se você possui várias propriedades ou planeja aumentar o número de propriedades no futuro, também deve levar em conta a área e a rede de escritórios cobertos pela empresa de administração. Não apenas a localização atual da propriedade, mas também se a empresa tem a capacidade de administrar propriedades em outras áreas e se opera em escala nacional. Uma empresa com um amplo alcance geográfico tem a vantagem de poder administrar propriedades em áreas distantes devido a transferências ou heranças.
Se você comparar vários candidatos com base nos eixos acima, poderá identificar uma empresa de administração que realmente atenda às suas necessidades, o que não seria possível ver apenas pelos números da classificação. Por exemplo, em um caso, um proprietário de imóvel local trocou uma grande empresa de administração por uma empresa comunitária e conseguiu preencher uma vaga em um curto período de tempo graças à forte rede de corretores locais responsáveis. Dessa forma, a taxa de sucesso da escolha de uma empresa de administração pode ser bastante aumentada ao escolher um eixo de decisão que se adapte à sua propriedade e à sua situação.
O que é uma empresa de administração de propriedades? Funções básicas e descrição do negócio
Definição de uma empresa de administração de propriedades
Uma empresa de administração de propriedades é uma empresa especializada que administra e opera propriedades de aluguel em nome dos proprietários. Se o número de unidades administradas for superior a 200, a empresa deverá se registrar no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte, aumentando a transparência e a credibilidade do setor.
As empresas de administração de propriedades são classificadas como empresas de administração de condomínios, empresas de administração de edifícios e empresas de administração de aluguéis, mas este artigo discutirá principalmente as empresas de administração de aluguéis. As empresas de administração de aluguéis desempenham um papel importante no fornecimento de um ambiente de vida satisfatório para proprietários e inquilinos e no apoio à administração estável de aluguéis.
Principais atividades comerciais
O trabalho das empresas de administração de propriedades pode ser dividido em duas categorias principais : trabalho de administração de aluguéis etrabalho de administração de edifícios.
Operações de administração de aluguéis
O trabalho de administração de aluguéis está centrado nas relações diretas com os locatários. Especificamente, incluem o seguinte
No recrutamento de inquilinos e no atendimento ao cliente, uma série de tarefas é realizada, desde o recrutamento de inquilinos quando surgem vagas, até o tratamento de prévias, triagem de inquilinos e celebração de contratos de locação. Outra parte importante do trabalho é o planejamento de estratégias de recrutamento eficazes e a orientação sobre a definição de aluguéis adequados.
Os serviços de administração de aluguéis incluem a cobrança de aluguéis mensais em nome do proprietário, lembrando-o dos aluguéis em atraso e remetendo-os ao proprietário. Também incluem o contato com empresas de garantia de aluguel e o tratamento legal de inquilinos inadimplentes.
No trabalho de gerenciamento de contratos, a empresa é responsável pelos procedimentos de renovação de contratos de aluguel, lidando com alterações nas condições do contrato, atendendo no momento do cancelamento e liquidando depósitos de segurança.
No trabalho de relacionamento com os inquilinos, a empresa lida com as dúvidas e reclamações dos inquilinos, resolve problemas de vizinhança e responde a emergências 24 horas por dia, 365 dias por ano.
Operações de gerenciamento de edifícios
As operações de gerenciamento de edifícios são projetadas para manter e melhorar o valor dos ativos das propriedades.
As tarefas diárias de gerenciamento incluem a limpeza regular das áreas comuns, inspeção e manutenção de equipamentos, inspeções legais de equipamentos de combate a incêndio e inspeções de manutenção de elevadores.
Os trabalhos de reparo abrangem uma ampla gama de tarefas, desde a resposta a solicitações de reparo dos locatários até a renovação planejada das instalações e o planejamento e a implementação de trabalhos de reparo em grande escala.
No trabalho de restauração, realizamos inspeções nos quartos quando os inquilinos desocupam, providenciamos o trabalho de restauração e liquidamos o custo do trabalho.
Diferenças com os corretores de imóveis
É importante esclarecer as diferenças entre uma empresa de administração de imóveis e uma empresa de corretagem de imóveis, que muitas vezes são confundidas com empresas de administração de imóveis.
| Item | Empresa de administração de imóveis | Empresa de agência imobiliária |
|---|---|---|
| Negócio principal | Administração e operação contínua de propriedades | Corretagem de vendas, compras e aluguéis |
| Estrutura de receita | Comissão de administração (aprox. 3-5% do aluguel) | Comissões de corretagem (dentro dos limites legais) |
| Prazo do contrato | Contrato contínuo de longo prazo | Até a conclusão da transação |
| Escopo dos serviços | Geral, desde a mudança até a saída | Até a conclusão do contrato |
Os corretores de imóveis atuam principalmente como "intermediários" para vendas, compras e aluguéis, e não prestam serviços de gerenciamento contínuo após a conclusão de um contrato. As empresas de administração de imóveis, por outro lado, são especializadas em administração de longo prazo após a conclusão de um contrato.
Vantagens de consignar a administração da propriedade e as taxas de comissão
Necessidade de gerenciamento terceirizado
A terceirização para uma empresa de administração é essencial para o investimento em propriedades e a administração de aluguéis. A autogestão é uma opção, mas, na realidade, muitos proprietários usam uma empresa de gestão.
Livre de uma enorme quantidade de trabalho de gerenciamento
A administração de aluguéis envolve mais trabalho do que você pode imaginar. Começando com o recrutamento de inquilinos, a realização de visitas, a contratação de procedimentos, a cobrança de aluguéis, o tratamento de reclamações, a solução de problemas de equipamentos, a participação em mudanças, a organização de trabalhos de restauração etc.
Em especial, os serviços de emergência devem estar disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano. Problemas como vazamentos tarde da noite, quebra de equipamentos e problemas com vizinhos exigem uma resposta rápida, e não é prático para os proprietários que têm seus próprios empregos lidar com essas questões por conta própria.
Resposta adequada com conhecimento especializado
O gerenciamento de propriedades também exige conhecimento jurídico. Sem conhecimento especializado, é difícil responder adequadamente a questões como a elaboração de contratos de locação, o manuseio de depósitos e chaveiros, a classificação do ônus dos custos de restauração e os procedimentos legais para a cobrança de aluguéis atrasados.
As empresas de administração contam com uma equipe com ampla experiência e conhecimento especializado, o que lhes permite administrar a propriedade de forma adequada, evitando riscos legais.
Ampliação eficiente do investimento
A autogestão é fisicamente impossível quando se possui várias propriedades ou se investe em propriedades distantes. Ao terceirizar para uma empresa de administração, você pode expandir sua área de investimento sem restrições geográficas.
Taxas de administração e detalhamento
Taxas gerais de comissão
A taxa de comissão típica para administração de propriedades é de cerca de 3 a 5% da renda do aluguel. Ela varia de acordo com a idade da propriedade, sua localização e o nível de dificuldade de gerenciamento.
| Tipo de propriedade | Taxas de comissão | Características |
|---|---|---|
| Imóveis recém-construídos/novamente construídos | 3-4% do total | Relativamente pouco trabalho de gerenciamento |
| Propriedades gerais | 5% | Tarefas de gerenciamento padrão |
| Propriedades mais antigas | 5-7% | Reparos elevados e tratamento de reclamações |
| Sublocação | 10-20%. | A empresa de administração assume o risco de vacância. |
Exemplos específicos de cálculos de comissão
Vamos comparar as diferenças nas taxas de administração, usando como exemplo um imóvel com um aluguel mensal de JPY 500.000.
No caso de uma taxa de administração de 5%
Taxa de administração mensal: 500.000 ienes x 5% = 25.000 ienes
Taxa de administração anual: JPY 25.000 x 12 meses = JPY 300.000
No caso de uma taxa de administração de 3%
Taxa de administração mensal: ¥500.000 x 3% = ¥15.000
Taxa de administração anual: JPY 15.000 x 12 meses = JPY 180.000
Embora haja uma diferença de JPY 120.000 por ano, é importante fazer uma avaliação geral da qualidade da administração e do conteúdo do serviço.
Escopo do trabalho incluído nas taxas
As tarefas padrão incluídas na taxa de administração são as seguintes
Serviços básicos de gerenciamento
Cobrança e envio de aluguel, tratamento de inquilinos e reclamações, procedimentos de renovação de contrato, testemunho de mudança de inquilinos e liquidação de depósitos de segurança.
Serviços de gerenciamento de edifícios
Deveres diários de limpeza e inspeção, organização de pequenos reparos (até um determinado valor), organização de inspeções legais.
No entanto, é importante esclarecer o escopo do trabalho antes de assinar um contrato, pois geralmente há custos separados para trabalhos de reparo em larga escala, renovação de equipamentos, publicidade e trabalho de restauração.
Conceito de custo-benefício
As taxas de administração são um custo definitivo, mas não são um investimento caro quando se leva em conta os benefícios de escolher a empresa de administração certa.
Uma boa empresa de administração manterá altas taxas de ocupação e maximizará a lucratividade por meio da definição adequada do aluguel. Ela também mantém o valor do ativo da propriedade por meio de manutenção planejada, garantindo a estabilidade da renda a longo prazo.
É importante não escolher uma empresa de administração apenas com base em baixas taxas de comissão, mas avaliar a qualidade dos serviços prestados e sua contribuição para a lucratividade de forma abrangente.
Como escolher uma empresa de administração sem cometer erros｜7 pontos-chave
Não é exagero dizer que a administração de aluguéis bem-sucedida depende da escolha da empresa de administração certa. A rentabilidade do mesmo imóvel pode variar muito dependendo da empresa de administração. Aqui, explicamos detalhadamente os principais pontos para a escolha de uma empresa de administração com base em nossa experiência prática.
1. a taxa de ocupação das propriedades administradas deve ser de pelo menos 95%.
A taxa de ocupação é o indicador mais importante da competência de uma empresa de administração. Boas empresas de administração mantêm consistentemente uma alta taxa de ocupação de 95% ou mais.
A maneira básica de verificar a taxa de ocupação é entrar em contato diretamente com a empresa de administração, mas você também deve prestar atenção aos seguintes pontos
Verifique como a taxa de ocupação é calculada.
A proporção entre o número de unidades ocupadas e o número total de unidades, o momento do cálculo (média anual, final do mês etc.), o intervalo de propriedades cobertas (todas as propriedades, áreas específicas etc.)
Verifique os motivos da alta taxa de ocupação.
Disponibilidade de estratégias de recrutamento eficazes, capacidade de definir aluguéis adequados, capacidade de fazer propostas que maximizem a atratividade da propriedade, esforços para melhorar a satisfação do locatário
As empresas de administração com taxas de ocupação abaixo de 90% provavelmente terão problemas com sua capacidade de atrair clientes e devem ser consideradas com cuidado.
2.Propostas específicas sobre medidas para evitar vacâncias.
É importante escolher uma empresa de administração que possa propor medidas específicas a serem tomadas quando ocorrerem vacâncias. Escolha uma empresa que possa apresentar medidas de melhoria concretas e baseadas em dados, em vez de simplesmente uma resposta abstrata do tipo "faremos o possível".
Exemplos de propostas de excelentes empresas de administração
Propostas de aluguéis adequados com base em pesquisas de mercado, estratégias de diferenciação das propriedades concorrentes, propostas de renovação de interiores e atualizações de equipamentos, mudanças nas estratégias de recrutamento de acordo com os grupos-alvo, otimização da publicidade na Internet.
Exemplos de perguntas a serem verificadas
"Que medidas devem ser tomadas se um imóvel ficar vago por mais de três meses? "O que fazer se o aluguel for mais alto do que a taxa de mercado na vizinhança? "Quais são as medidas a serem tomadas para propriedades mais antigas?
Espera-se que as empresas de administração que possam dar respostas concretas e viáveis a essas perguntas também tomem medidas efetivas contra a desocupação.
3. o número de unidades sob gestão deve ser superior a 10.000.
O número de unidades administradas é um indicador importante da estabilidade e do histórico de uma empresa: as empresas que administraram mais de 10.000 unidades acumularam uma grande quantidade de experiência e know-how e são consideradas altamente capazes de lidar com uma variedade de problemas.
Vantagens de ter um grande número de unidades sob gestão
Resposta adequada com base em ampla experiência, eficiência de custos devido a economias de escala, estabelecimento de uma estrutura de trabalho organizada, estabilidade da base financeira.
No entanto, se o número de unidades gerenciadas for muito grande, é importante verificar o número de unidades gerenciadas por membro da equipe, pois é possível que a resposta a propriedades individuais seja negligenciada.
4. sistema de resposta rápida em caso de problemas
Problemas inesperados podem ocorrer na administração de aluguéis, portanto, é importante escolher uma empresa de administração que tenha um sistema de resposta de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Sistemas de resposta a serem verificados
Sistema de contato de emergência (resposta 24 horas ou não), escopo dos problemas que podem ser resolvidos, rede de empresas parceiras, tempo estimado de resposta, esclarecimento da carga de custos.
Problemas comuns de emergência
Acidentes com vazamento/vazamento de água, mau funcionamento de equipamentos elétricos e de gás, perda de chaves/extravio, problemas de vizinhança/problemas de ruído, problemas entre inquilinos.
Verifique com antecedência se existe um sistema para lidar com esses problemas de forma rápida e adequada.
5. qualidade da resposta e experiência da pessoa responsável
A qualidade da pessoa responsável está diretamente relacionada à qualidade da administração. É importante escolher uma empresa de gerenciamento com uma equipe experiente e receptiva.
Características de uma boa pessoa de contato
Possuir qualificações relacionadas à propriedade (por exemplo, empreiteiro de construção, gerente de negócios de imóveis para locação), ampla experiência prática, comunicação rápida e cortês, capacidade de fazer propostas e resolver problemas, abordagem voltada para o proprietário.
Como avaliar sua pessoa de contato
Qualidade da resposta durante a entrevista inicial, precisão das respostas às perguntas, especificidade das propostas, velocidade e precisão da comunicação.
A compatibilidade com a pessoa responsável também é um fator importante. Como parceiro na construção de um relacionamento de longo prazo, escolha uma empresa com uma pessoa de contato confiável.
6. verifique a satisfação e o histórico do cliente
A satisfação dos clientes existentes é um indicador importante da competência de uma empresa de gerenciamento. Sempre que possível, verifique o feedback e a reputação reais dos clientes.
Métodos de confirmação dos níveis de satisfação
Resultados de pesquisas de satisfação do cliente, indicações/recomendações de clientes existentes, propaganda boca a boca/reputações na Internet, classificações e prêmios do setor.
Conquistas a serem verificadas
Taxa de retenção da gerência (baixa taxa de cancelamento), tendências da taxa de ocupação, taxa de atrasos no aluguel, satisfação com o tratamento de reclamações.
As empresas de administração que mantêm um alto nível de satisfação do cliente são consideradas prestadoras de serviços de qualidade contínua.
7. as taxas de administração são adequadas.
Taxas de administração extremamente baixas devem ser tratadas com cautela. Se elas forem significativamente mais baixas do que a taxa de mercado, pode haver problemas de qualidade de serviço.
Riscos quando as taxas são muito baixas
Os serviços necessários são omitidos, a resposta de emergência é atrasada, a equipe não tem experiência, a base financeira da empresa é instável.
A seleção de uma empresa de administração que ofereça serviços sólidos a taxas razoáveis levará à estabilidade dos lucros a longo prazo.
Lista de verificação para a escolha de uma empresa de gerenciamento
Use a lista de verificação abaixo para avaliar de forma abrangente uma empresa de administração.
| Itens de avaliação | Pontos a serem verificados | Avaliação |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação | É mantida em 95% ou mais? | □ |
| Medidas de vacância □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Medidas de vacância | Há alguma proposta concreta? | Número de unidades sob gerenciamento |
| Número de unidades gerenciadas | Você tem um histórico de gerenciamento de mais de 10.000 unidades? | Resposta a emergências |
| Resposta a emergências | Você tem um sistema de resposta a emergências 24 horas por dia? | Há um sistema de resposta 24 horas em vigor? |
| Pessoa responsável | A experiência e a qualidade da resposta são suficientes? | Satisfação do cliente |
| Satisfação do cliente | Você tem uma boa reputação? | Comissão |
| Taxas de comissão | Elas são definidas em um nível adequado? | □ |
Ao escolher uma empresa de administração que preencha todos os requisitos, você pode deixar a administração do seu aluguel a cargo dela com tranquilidade.
Entre grandes e pequenas administradoras, qual escolher?
| Item de comparação | Grandes empresas | Pequenas e médias empresas |
|---|---|---|
| Área de atendimento | Ampla, com atuação nacional | Foco regional |
| Velocidade | Como a estrutura é maior, a decisão pode ser mais lenta | Ágil e rápida |
| Custo | Taxa de administração mais alta | Definição de preços mais flexível |
| Conhecimento local | Atendimento padronizado | Domínio das condições locais |
Escolha a administradora mais adequada de acordo com o porte do imóvel e as características da região.
Quais são as dicas para construir um bom relacionamento com a administradora?
- Mantenha comunicação regular
- Compartilhe a política do imóvel e o planejamento de longo prazo
- Dê retorno rapidamente sobre os relatórios recebidos
- Não adie decisões importantes, como julgamentos sobre reparos
【Tabela comparativa】Diferenças entre uma administradora competente e uma que não é
A tabela a seguir compara as características de uma administradora competente com uma que não é. Use como referência ao selecionar uma administradora.
| Item de comparação | Administradora competente | Administradora não competente |
|---|---|---|
| Resposta a problemas | Resposta inicial rápida 24 horas, acompanhamento até a resolução | Apenas em horário comercial, respostas atrasadas, apenas relatórios posteriores |
| Combate à vacância | Propostas concretas de melhoria baseadas em dados, estratégias antecipadas | Propõe apenas redução de aluguel, postura reativa |
| Relatórios e comunicação | Relatórios regulares e detalhados, alta transparência | Relatórios apenas após problemas, pouco compartilhamento de informações |
| Qualidade dos responsáveis | Alta taxa de retenção, conhecem bem o imóvel, possuem certificações | Responsáveis mudam frequentemente, transferência insuficiente |
| Postura com o proprietário | Propostas proativas como parceiro de negócios | Mera execução de tarefas, postura passiva esperando instruções |
| Fornecimento de informações de mercado | Compartilha regularmente valores de mercado da região e tendências de concorrentes | Não fornece informações de mercado, proprietário precisa pesquisar sozinho |
| Transparência de custos | Detalhamento claro dos custos, explicações prévias cuidadosas | Custos não transparentes, cobranças adicionais posteriores podem ocorrer |
Apresentação da INA&Associates (pontos fortes, filosofia, histórico, serviços)
A INA&Associates ("INA") é uma empresa imobiliária geral que presta serviços de aluguel, venda e compra de imóveis de alto padrão e serviços de corretagem de imóveis comerciais em uma ampla gama de áreas, incluindo a área metropolitana de Tóquio (Tóquio, Kanagawa, Chiba e Saitama) e a área de Kansai (Osaka). A empresa também alcançou um rápido crescimento no negócio de administração de aluguéis nos últimos anos, com um grande número de proprietários encarregados da administração de suas propriedades desde que o serviço foi lançado em 2021, começando pela área central de Tóquio. O número de proprietários que adotaram o sistema de gerenciamento da INA está aumentando constantemente.
Os pontos fortes dos serviços de administração de aluguéis da INA podem ser amplamente divididos nas seguintes áreas.
(1) Altas taxas de ocupação e operações eficientes por meio do uso da tecnologia mais recente: como uma empresa de tecnologia imobiliária, a INA introduziu um sistema de gerenciamento integrado baseado em nuvem. Além dos procedimentos de contratação on-line e da remessa de aluguéis, o sistema também usa IA e análise de big data para definir aluguéis e calcular os aluguéis adequados de acordo com as tendências do mercado, reduzindo assim os períodos de vacância e alcançando altas taxas de ocupação. Na verdade, analisando o mercado circundante com base em uma grande quantidade de dados sobre mais de 10 bilhões de propriedades e formulando planos estratégicos de recrutamento de acordo com as características da propriedade, conseguimos preencher vagas que permaneceram vazias por muito tempo em pouco tempo e aumentar o aluguel mensal de 120.000 ienes para 170.000 ienes em um caso. Esse serviço de gerenciamento de aluguéis de última geração, que combina tecnologia e conhecimento especializado, ajuda os proprietários a maximizar os lucros e as operações sem estresse.
O projeto operacional eficiente e a sistematização da INA resultaram em taxas mensais fixas a partir de JPY 1.000 por quarto por mês, oferecendo vantagens significativas de custo. A empresa também foi capaz de A central de atendimento e sua equipe de especialistas também respondem rapidamente a chamadas de locatários com problemas tarde da noite. Esse alto nível de capacidade de resposta permite que os proprietários deixem suas propriedades com tranquilidade, mesmo em casos de emergência, e está associado à maior satisfação dos locatários.
(iii) Serviços de alta qualidade apoiados por proprietários de altíssimo patrimônio líquido: o INA também é forte no negócio imobiliário para indivíduos de altíssimo patrimônio líquido e conquistou a confiança de proprietários com alto patrimônio líquido. O INA conta com uma equipe dedicada para oferecer a esses clientes de altíssimo patrimônio líquido um suporte detalhado , incluindo a administração da propriedade após a compra do imóvel. A INA se caracteriza pela atenção aos detalhes que sua equipe dedicada oferece a esses clientes ultra-ricos , incluindo a administração da propriedade após a compra. A INA oferece suporte completo para tudo, desde a seleção de inquilinos até o gerenciamento de contratos e acordos de manutenção regular, poupando, assim, muito tempo e esforço do proprietário e mantendo e melhorando o valor da propriedade. Mesmo em projetos de alto valor líquido que exigem um alto grau de proteção da privacidade e confidencialidade, a abordagem sofisticada da INA para a prestação de serviços é altamente considerada, e a empresa recebeu comentários como "Posso confiar minha propriedade a esta empresa".
A política da INA é investir generosamente no treinamento de seus funcionários, considerando os "recursos humanos" como "ativos humanos" . Por trás disso está a crença de que "pessoas excelentes produzem serviços excelentes", e estabelecemos um departamento interno de tecnologia para criar uma cultura na qual o feedback da linha de frente é imediatamente utilizado para aprimorar o sistema, e estamos trabalhando para aprimorar as habilidades dos funcionários, melhorando nosso sistema de treinamento. De fato, os dados mostram que as organizações com alto envolvimento dos funcionários (disposição para trabalhar) são 21% mais lucrativas, e o investimento da INA em pessoas está diretamente ligado à melhoria da qualidade do serviço e ao crescimento corporativo. A equipe profissional nutrida por essa estratégia de recursos humanos nos permite oferecer um serviço personalizado e atencioso a cada proprietário.
Conforme descrito acima, a INA & Associates é uma empresa de gerenciamento que alcançou um excelente equilíbrio entre indicadores de desempenho objetivos (taxas de ocupação, eficiência de gerenciamento, etc.) e qualidade de serviço subjetiva. A INA & Associates é considerada um "caso modelo de administração de aluguéis de última geração", combinando tecnologia com habilidades humanas, e recebeu vários comentários de satisfação de proprietários que realmente usaram o serviço, como "Agora estou livre de tarefas complicadas de administração e posso me concentrar em meu negócio principal" e "Estou surpreso com a alta qualidade do serviço, mantendo os custos baixos". Conclusão (uso inteligente e consultas à sua empresa)
Conclusão (uso inteligente das informações e um caminho para sua empresa)
As classificações das empresas de administração de propriedades são uma ferramenta muito útil para identificar empresas confiáveis em um vasto grupo de candidatos. Entretanto, as classificações e os números são apenas indicadores, e é importante tomar uma decisão final à luz da situação da propriedade e do senso de valor do proprietário. Embora se refira a dados objetivos, como taxas de ocupação e capacidade de resposta, você poderá fazer uma escolha sem arrependimentos se considerar os pontos de vista subjetivos de "o que sua propriedade precisa" e "se você pode ter um relacionamento de longo prazo com essa empresa".
Nesse sentido, a INA&Associates oferece serviços flexíveis e atenciosos, adaptados às circunstâncias de cada proprietário, ao mesmo tempo em que atende aos indicadores objetivos enfatizados na classificação (alta taxa de ocupação, resposta rápida, custos razoáveis etc.). A INA está sempre disponível para consultas individuais sobre administração de aluguéis e explicações sobre nossos serviços, e nossa equipe de especialistas terá prazer em responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Entre em contato com a INA & Associates como parte de sua seleção de um parceiro a quem possa confiar seus valiosos bens com tranquilidade. A INA, com seu histórico comprovado e paixão, fará todo o possível para apoiá-lo na administração bem-sucedida de sua propriedade para locação.
Perguntas frequentes (FAQs)
P1: Há alguma precaução ao mudar de empresa de administração?
R1: É possível mudar a empresa de administração, mas observe os seguintes pontos
Verifique o prazo do contrato.
Condições para rescindir o contrato de administração atual, período de aviso prévio para rescisão (geralmente de 1 a 3 meses de antecedência) e se há ou não cobrança de multa.
Operações de transferência
Transferência de informações dos locatários, transferência de depósitos de segurança e garantias, tratamento de aluguéis não pagos, transferência do histórico de reparos.
Notificação aos locatários
Notificação prévia da mudança da empresa de administração, notificação de novos detalhes de contato, procedimentos para alterar o endereço de transferência do aluguel.
A cooperação entre a antiga e a nova empresa de administração é importante para uma transição tranquila.
P2: Há outros custos além da taxa de administração?
A2: Além da taxa de administração, os seguintes custos também podem ser incorridos
Custos relacionados ao recrutamento de locatários
Custos de publicidade (1 a 2 meses de aluguel), taxas de agência (1 mês de aluguel)
Custos relacionados à manutenção
Custos de reparos, custos de renovação de equipamentos, custos de inspeção legal
Outros custos
Custos de preparação do contrato, taxas de renovação, taxas de administração ao cancelar o contrato.
Esclareça a estrutura de custos antes de assinar um contrato para evitar despesas inesperadas.
P3: Devo terceirizar para uma empresa de administração mesmo para propriedades pequenas?
R3: Recomendamos a terceirização para uma empresa de administração, mesmo para propriedades pequenas.
Vantagens da terceirização de pequenas propriedades
Resposta adequada por meio de conhecimento especializado, resposta mais rápida em caso de emergências, prevenção de riscos legais, redução da carga de tempo.
Considerações sobre custos.
As taxas de administração são uma proporção da receita de aluguel, portanto, a carga é razoável mesmo para propriedades pequenas, e a terceirização é vantajosa quando os custos de risco da autogestão são levados em conta.
No entanto, a autogestão é uma opção para propriedades que são relativamente fáceis de administrar, como apartamentos tipo estúdio para pessoas solteiras perto de casa.
P4: O que devo fazer se não estiver satisfeito com a resposta da empresa de administração?
A4: Recomendamos a seguinte abordagem passo a passo
Etapa 1: demanda direta por melhorias.
Organize problemas específicos por escrito, exija melhorias em uma reunião com a pessoa responsável e esclareça o prazo e os métodos de melhoria.
Etapa 2: consulta à gerência sênior da empresa
Consulte o supervisor ou o gerente da filial da pessoa responsável ou use o Centro de Relacionamento com o Cliente na matriz.
Terceiro estágio: Consideração da revisão do contrato
Negocie alterações nos termos e condições do contrato de gerenciamento, considere a possibilidade de mudar para outra empresa.
Etapa final: rescisão do contrato
Confirmar as condições para rescisão do contrato, selecionar nova empresa de gerenciamento
Para resolver problemas rapidamente, é importante ter um diálogo construtivo baseado em fatos e não em emoções.
P5: O que é melhor, uma grande empresa de administração ou uma empresa comunitária?
R5: Cada uma tem suas próprias características e deve ser selecionada de acordo com as características da propriedade e da política de investimento.
Características das principais empresas de administração
Rede nacional, amplo histórico e know-how, estrutura de trabalho organizada, fluxo de trabalho sistematizado.
Características das empresas de base comunitária
Conhecimento profundo das características locais, trabalho leve, flexibilidade, forte rede de empreiteiros locais
Princípios orientadores para seleção
Propriedades próprias em várias áreas: grandes empresas de gerenciamento; investimento concentrado em áreas específicas: empresas baseadas na comunidade; propriedades de luxo e especializadas: empresas altamente especializadas.
Em última análise, a escolha deve se basear na qualidade real do serviço e no histórico, e não no tamanho da empresa.
