Louer à un étranger au Japon : les 14 documents à réunir

Ceci est un mécanisme propre au Japon. Dans la plupart des marchés locatifs européens, un dossier de location repose sur une pièce d'identité, un justificatif de revenus et, en France, un garant physique ou une caution bancaire. Au Japon, louer à un locataire étranger obéit à une grille beaucoup plus codifiée : le ministère japonais du Territoire, des Infrastructures, des Transports et du Tourisme (MLIT, 国土交通省) a formalisé une liste de vérification officielle qui regroupe 14 documents en 3 catégories. Ce qui distingue réellement un dossier étranger d'un dossier japonais n'est pas un empilement de paperasse supplémentaire : ce sont quatre documents précis — la carte de séjour (在留カード, zairyū kādo), l'attestation d'éligibilité au travail selon le statut de résidence (勤労資格証明書, kinrō shikaku shōmei-sho), l'autorisation d'activité hors statut (資格外活動許可書, shikakugai katsudō kyoka-sho) et l'attestation de virement bancaire international (銀行の送金証明書, ginkō no sōkin shōmei-sho) — ainsi qu'une donnée à lire correctement : la date d'expiration du statut de résidence.

Cet article s'adresse aux propriétaires bailleurs et aux gestionnaires immobiliers qui reçoivent une candidature de location d'un locataire étranger, ainsi qu'aux investisseurs internationaux qui envisagent d'acquérir un bien locatif au Japon. Il répond à trois questions concrètes : quels documents rassembler, quels éléments vérifier, et sur quelle durée fixer le bail. Un changement réglementaire important est entré en vigueur le 14 juin 2026 : le format de la carte de séjour a changé, et la mention de la « durée du statut de résidence » (en années) a disparu du recto de la carte. Ignorer ce changement expose à des procédures de vérification obsolètes face aux cartes réellement présentées aujourd'hui. Tous les chiffres et procédures cités ici proviennent de sources primaires : le MLIT et l'Agence des services d'immigration du Japon (出入国在留管理庁, Immigration Services Agency of Japan, ISA).

Points clés de cet article

• Les documents requis sont organisés par le MLIT dans une liste de vérification officielle en 14 points répartis en 3 catégories (identité / emploi ou scolarité / revenus), disponible en 14 langues et directement utilisable telle quelle.
• La carte de séjour ne suffit pas à examiner visuellement : une vérification en deux temps est nécessaire — consultation du statut de validité (révocation) et lecture par application officielle. Depuis le nouveau format en vigueur au 14 juin 2026, la « durée du statut de résidence » (3 ans, 5 ans, etc.) n'apparaît plus sur le recto de la carte.
• La durée du bail se calcule à rebours à partir du statut de résidence du candidat. Les écarts sont considérables : un résident permanent (永住者, eijūsha) n'a aucune limite de durée, un étudiant est plafonné à 4 ans et 3 mois, un travailleur qualifié spécifique de catégorie 1 ne peut excéder 3 ans consécutifs.
• Le système japonais de caution locative pour loyers impayés (家賃債務保証, yachin saimu hoshō) compte 3 strates : 123 sociétés enregistrées, dont 52 proposent un accompagnement en langues étrangères — ce sont ces 52 sociétés qui comptent réellement en pratique — et 12 sociétés « certifiées » par le ministre.
• Pour un studio (1K) à 80 000 ¥ (≈ 435 EUR) de loyer mensuel, les frais d'entrée s'élèvent à environ 372 800 à 396 800 ¥ (≈ 2 027 à 2 157 EUR), et le plafond de garantie dont bénéficie le propriétaire peut atteindre 3 840 000 ¥ (≈ 20 870 EUR), soit 48 mois de loyer.
• Refuser un candidat locataire au seul motif de sa nationalité peut être qualifié de discrimination injustifiée par les autorités japonaises elles-mêmes, avec des précédents où des dommages et intérêts ont été prononcés contre le bailleur.

Taux de conversion utilisé dans cet article : 1 EUR ≈ 184 JPY (taux indicatif au 12 août 2026). Les montants en euros sont des ordres de grandeur destinés à faciliter la lecture ; pour toute décision d'investissement, référez-vous au taux de change en vigueur au moment de la transaction.

Les 14 documents nécessaires à un bail avec un locataire étranger, selon la liste officielle du MLIT

La réponse à la question « quels documents demander ? » se trouve dans un document précis : la liste de vérification des documents d'examen locatif (入居審査必要書類チェックシート), publiée par le MLIT en annexe de ses « Lignes directrices pour faciliter l'accès des étrangers au logement locatif privé ». Ce document propre au marché japonais répartit les pièces à réunir en trois catégories selon l'objectif de vérification, pour un total de 14 postes. Le japonais et l'anglais figurent côte à côte sur la même page, avec des lectures phonétiques (furigana) pour les termes japonais. Il n'est pas nécessaire, pour un propriétaire ou un gestionnaire, de construire sa propre liste : il suffit de cocher les cases correspondantes sur ce document unique et de le remettre au candidat, qui devient alors son propre guide.

Point important : il n'est pas nécessaire de réunir les 14 documents à chaque dossier. Le formulaire est conçu pour qu'on ne coche que les cases pertinentes : un salarié n'a pas besoin de produire un certificat de scolarité, un étudiant international n'aura pas de relevé de source de revenus salariaux (源泉徴収票, gensen chōshū-hyō).

Tableau récapitulatif : les 14 documents à vérifier

Source : MLIT, « Liste de vérification des documents d'examen locatif » (annexe des Lignes directrices pour faciliter l'accès des étrangers au logement locatif privé). Ce document est disponible en 14 langues : japonais, anglais, chinois, coréen, espagnol, portugais, vietnamien, népalais, thaï, indonésien, birman, khmer, tagalog et mongol — le français n'y figure pas encore, ce qui est un point à garder à l'esprit pour un investisseur francophone gérant des locataires via un tiers.

Les 4 documents qui distinguent réellement un dossier étranger d'un dossier japonais

Sur les 14 documents, seuls quatre n'apparaissent jamais dans un dossier de location japonais standard : ② la carte de séjour, ⑤ l'attestation d'éligibilité au travail, ⑥ l'autorisation d'activité hors statut, et ⑫ l'attestation de virement bancaire. Les dix autres documents jouent exactement le même rôle que dans un dossier japonais classique. L'idée reçue selon laquelle « un dossier étranger nécessite deux fois plus de papiers » ne correspond pas à la réalité du terrain : ce qui s'ajoute, ce sont ces quatre pièces, pas quatorze.

Chacune de ces quatre pièces répond à une question différente. La carte de séjour répond à « jusqu'à quand cette personne peut-elle rester au Japon ? », l'attestation d'éligibilité au travail répond à « ce statut de résidence autorise-t-il cet emploi précis ? », l'autorisation d'activité hors statut répond à « les revenus d'un emploi à temps partiel peuvent-ils être comptabilisés comme revenus ? », et l'attestation de virement bancaire répond à « existe-t-il une source de paiement en dehors d'un salaire japonais ? ». Ce ne sont pas des documents destinés à durcir l'examen : ce sont des documents qui comblent une information que, pour un locataire japonais, le système administratif fournit déjà automatiquement. Comprendre cela clarifie le sens de chaque vérification.

Le document le plus souvent négligé est le ⑥ autorisation d'activité hors statut. Les statuts de résidence « étudiant » ou « membre de famille accompagnant » comportent une restriction d'activité professionnelle : sans cette autorisation, aucun revenu de travail à temps partiel n'est légalement acquis. Sa présence ou son absence figure également sur le recto de la carte de séjour elle-même : il convient donc de croiser le revenu à temps partiel déclaré dans le dossier de candidature avec la mention portée sur la carte.

Solutions de remplacement lorsque le dossier n'est pas complet

Trois situations reviennent fréquemment dans la pratique. Pour chacune, un document de substitution est prévu :

• Arrivée récente au Japon, pas de relevé de source de revenus salariaux : le document ⑪ (attestation de rémunération à venir) remplace le document ⑦. La liste de vérification elle-même porte la mention « pour une personne sur le point de commencer un emploi », signe que ce cas est anticipé. On peut y ajouter le document ⑭ (justificatif d'épargne) pour évaluer la capacité de paiement immédiate.
• Poste pas encore commencé, pas de bulletin de salaire : en complément du document ⑪, l'attestation d'emploi (③) ou le contrat de travail permettent d'établir la réalité de l'employeur et du contrat. Si le statut de résidence est « Ingénieur / Spécialiste en sciences humaines / Activités internationales » (技術・人文知識・国際業務) et que la nature du poste doit être confirmée comme compatible, on ajoute le document ⑤.
• Étudiant international dont le seul revenu régulier est une bourse : combiner le document ⑬ (attestation de bourse) et le document ⑫ (attestation de virement bancaire). L'examen porte alors sur la capacité de la bourse et des envois de fonds cumulés à couvrir le loyer, et c'est précisément dans ce cas que le recours à une société de caution locative facilite le plus la décision.

Refuser un dossier au seul motif qu'un document manque revient à écarter des candidats qui auraient pu utiliser une solution de substitution parfaitement admise. Garder en tête cette logique de substitution par objectif (identité / emploi / revenus) donne davantage de souplesse à l'examen. Les principes généraux de l'examen locatif sont également détaillés dans notre article sur les critères d'examen locatif et les causes de refus de dossier.

Vérifier la carte de séjour : les mentions ont changé depuis juin 2026

La carte de séjour japonaise (在留カード, zairyū kādo) ne peut pas être validée par un simple examen visuel. C'est une différence notable avec de nombreux pays européens, où la carte nationale d'identité ou le titre de séjour reste souvent vérifié à l'œil nu lors d'un état des lieux locatif. L'Agence des services d'immigration du Japon (出入国在留管理庁, ci-après ISA) indique explicitement que des cas de falsification utilisant un numéro de carte de séjour réellement valide ont été recensés : une carte falsifiée peut donc être indétectable au simple regard. À cela s'ajoute un second facteur : depuis le 14 juin 2026, les mentions portées au recto de la carte ont changé, ce qui impose de mettre à jour la procédure de vérification elle-même.

Pourquoi l'examen visuel ne suffit pas, et la vérification en deux temps

Face au risque de falsification, l'ISA met à disposition gratuitement deux outils dont les rôles sont différents et complémentaires — les deux doivent en principe être utilisés ensemble :

1. Application de lecture de carte de séjour : elle lit les données inscrites sur la puce électronique de la carte (nom, date de naissance, photographie, etc.) et les compare à l'impression visible. Elle permet de vérifier si le recto de la carte a été falsifié. L'application existe sur Windows, macOS, Android et iOS ; sur ordinateur, un lecteur de carte à puce sans contact est nécessaire.
2. Consultation du statut de révocation par numéro de carte : elle interroge le numéro de carte et sa période de validité pour vérifier si la carte a été révoquée. Elle permet de savoir si la carte est toujours en cours de validité. Depuis le 14 novembre 2025, cette consultation est accessible directement depuis l'application de lecture.

Ces deux outils ne sont pas substituables l'un à l'autre. L'application de lecture seule ne permet pas de détecter une carte authentique mais déjà révoquée ; la consultation de révocation seule ne permet pas de détecter une carte falsifiée reprenant un numéro par ailleurs valide. L'ISA recommande elle-même d'utiliser les deux outils conjointement. Les deux services sont regroupés sur la page d'assistance de l'ISA « Application de lecture / Consultation de révocation de la carte de séjour ». Comme pour toute pièce d'identité, l'usage de l'application de lecture suppose d'avoir obtenu le consentement de la personne concernée avant de lui demander de présenter sa carte.

Le nouveau format et la « carte de séjour spécifique » entrés en vigueur le 14 juin 2026

Depuis le 14 juin 2026, une nouvelle carte combinant les fonctionnalités de la carte de séjour et de la carte Mon Numéro (マイナンバーカード, l'équivalent japonais d'une carte d'identité numérique nationale) est entrée en circulation sous le nom de « carte de séjour spécifique » (特定在留カード, tokutei zairyū kādo). Simultanément, les cartes de séjour classiques ont elles aussi basculé vers un nouveau format. Pour les propriétaires et les gestionnaires, le changement le plus significatif est la réduction du nombre de mentions visibles au recto.

Source : ISA, « Demande de délivrance de la carte de séjour spécifique » et « Questions-réponses sur l'intégration de la carte de séjour et de la carte Mon Numéro »

La conclusion pratique est simple : la « date d'expiration du statut de résidence », c'est-à-dire l'information nécessaire pour fixer la durée du bail, continue d'être imprimée au recto de la nouvelle carte. L'information indispensable à la structuration du contrat reste donc lisible comme auparavant. Ce qui disparaît, c'est la mention de la longueur du statut (3 ans ou 5 ans), une information secondaire qui ne fait qu'indiquer la fréquence probable de renouvellement.

Un point de vigilance toutefois : la « durée du statut de résidence », la « nature de l'autorisation » et la « date d'octroi » qui ont disparu du recto ne sont, à ce jour, pas non plus affichées par l'application de lecture. L'ISA annonce une version mise à jour capable d'afficher ces informations, prévue pour environ septembre 2026. En attendant, il est plus réaliste d'organiser la durée du bail autour de la seule date d'expiration plutôt que de chercher à tout prix la longueur exacte du statut.

Autre évolution à connaître : trois types de cartes coexistent désormais en circulation — l'ancienne carte de séjour, la nouvelle carte de séjour au format actualisé, et la carte de séjour spécifique. Les trois sont valides ; l'ancien format reste utilisable jusqu'à sa date d'expiration, sans obligation d'échange. L'obtention de la carte de séjour spécifique est facultative : un résident peut parfaitement continuer à détenir séparément sa carte de séjour et sa carte Mon Numéro. Au guichet, la question à se poser n'est donc pas « est-ce le bon format de carte ? » mais « la carte présentée est-elle valide ? ».

Contrairement à un titre de séjour pluriannuel français, dont la durée de validité est directement lisible et où le renouvellement s'anticipe sur plusieurs années, le système japonais du zairyū kādo empile des durées de séjour très hétérogènes selon le statut — de quelques mois à l'illimité — ce qui rend la lecture de la date d'expiration, plutôt que la durée nominale, l'information réellement décisive pour un bailleur.

Tableau comparatif : durée de résidence par statut et calcul de la durée du bail

La durée du bail se détermine à partir de deux éléments : la date d'expiration inscrite sur la carte de séjour, et la nature du statut de résidence lui-même. Un résident permanent, dont la durée de résidence est illimitée, et un étudiant international, dont la durée est fixée individuellement sans dépasser 4 ans et 3 mois, n'ont pas la même signification derrière un bail de 2 ans identique en apparence. Le tableau suivant présente les durées de résidence prévues par le tableau annexe de la loi japonaise sur le contrôle de l'immigration, ainsi que la logique de structuration du bail qui en découle.

Source : ISA, « Tableau des statuts de résidence » ; pour la durée cumulée du statut travailleur qualifié spécifique cat. 1, voir également ISA, « Durée cumulée de résidence »

Fin 2025, le statut de résidence le plus répandu était de loin celui de résident permanent, avec 947 125 personnes, soit une population dont la durée de résidence est illimitée. Viennent ensuite le statut « Ingénieur / Spécialiste en sciences humaines / Activités internationales » (475 790 personnes) et le statut étudiant (464 784 personnes). Autrement dit, une part considérable des candidats locataires appartient à une catégorie pour laquelle la contrainte de durée du bail est presque sans objet. Traiter systématiquement tout candidat étranger comme une « population à risque en raison d'une résidence de courte durée » s'éloigne de la réalité statistique.

Quand la date d'expiration du statut tombe avant la fin du bail

Lorsque la date d'expiration du statut de résidence se situe avant le terme du bail, deux options s'offrent au bailleur.

La première consiste à conserver un bail ordinaire renouvelable (普通借家, futsū shakuya) et à demander au locataire de présenter une copie de sa nouvelle carte de séjour au moment du renouvellement de son statut. Le renouvellement du statut de résidence relève d'une démarche propre au locataire ; s'il est accordé, une nouvelle carte de séjour lui est délivrée. Il suffit d'inscrire dans le contrat ou dans un avenant une clause prévoyant la remise d'une copie de la carte actualisée lors de chaque renouvellement, ce qui institutionnalise le moment de la vérification. Il n'y a aucune raison de demander une résiliation anticipée tant que la date d'expiration n'est pas encore atteinte.

La seconde option consiste à opter pour un bail à durée déterminée non renouvelable (定期借家, teiki shakuya) calé sur la date d'expiration du statut, mais nous recommandons la prudence sur ce point. Un bail de ce type prend fin de façon définitive à l'échéance : même si le locataire a obtenu le renouvellement de son statut de résidence et souhaite rester, il devra quitter les lieux à moins qu'un nouveau contrat ne soit signé. Faire de l'échéance elle-même un objectif en soi risque de faire perdre, sur le court terme, de bons locataires. Chez INA&Associates, nous estimons qu'organiser une procédure de revérification au renouvellement, tout en conservant un bail ordinaire, sert mieux le taux d'occupation sur la durée.

Comment choisir une société de caution locative : 123 sociétés enregistrées, 52 en langues étrangères, 12 certifiées

La question « le locataire n'a pas de garant solidaire résidant au Japon » se résout en pratique par le recours à une société de caution locative pour loyers impayés (家賃債務保証, yachin saimu hoshō). Contrairement au marché français, où un garant physique reste la norme sociale par défaut et où le dispositif public Visale ne couvre qu'une partie des profils, le marché locatif japonais s'est structuré autour d'un secteur privé de sociétés de caution professionnelles, aujourd'hui omniprésentes y compris pour les locataires japonais eux-mêmes. Mais l'expression « faire appel à une société de caution » recouvre des réalités très différentes selon la strate à laquelle appartient la société concernée. La liste officielle publiée par le MLIT se décompose en trois strates.

Tableau comparatif : les 3 strates du système de caution locative

Source : MLIT, « Liste des sociétés de caution locative enregistrées », « Liste des sociétés enregistrées proposant un accompagnement en langues étrangères », « Liste des sociétés de caution locative certifiées »

Ce qu'il faut retenir en pratique, ce sont les 52 sociétés de la strate intermédiaire. Le simple fait qu'un nombre aussi important de sociétés proposant un accompagnement multilingue, au moment de la signature comme pendant la durée du bail, soit publiquement recensé démontre à quel point l'idée reçue « un étranger ne trouve pas de société de caution » est infondée. La démarche la plus réaliste consiste à identifier, sur cette liste, le nom et le siège social de quelques sociétés actives dans la zone de gestion concernée. Le fonctionnement général de ces sociétés est détaillé dans notre article consacré au fonctionnement des sociétés de caution locative.

Ce qu'a changé le système des sociétés certifiées entré en vigueur en octobre 2025

Le système des sociétés de caution locative certifiées permet au ministre japonais du Territoire de certifier les sociétés facilitant l'accès au logement pour les personnes nécessitant un accompagnement particulier (住宅確保要配慮者, jūtaku kakuho yō-hairyo-sha — littéralement « personnes nécessitant une attention particulière pour l'accès au logement »). Ce système a été créé par la révision de la loi sur le filet de sécurité du logement (loi n° 43 de l'année Reiwa 6, promulguée en 2024) et est entré en vigueur le 1er octobre 2025. Les résidents étrangers font partie des catégories couvertes par cette notion de personnes nécessitant un accompagnement particulier.

Cette révision a également introduit la création d'un système de certification pour les logements avec accompagnement résidentiel, la promotion des baux viagers pour bâtiments (終身建物賃貸借), et le renforcement des dispositifs de traitement des biens laissés sur place. Du point de vue du propriétaire, cela signifie qu'un début de réponse institutionnelle a été apporté à l'inquiétude classique du « qui prend en charge un problème après la mise en location ? ». Certains produits de caution incluent désormais les frais d'enlèvement, de stockage et de traitement des biens laissés sur place dans leur périmètre de garantie, ce qui allège la charge pratique en cas de départ soudain d'un locataire retournant dans son pays d'origine.

Exemple de calcul : frais d'entrée et frais de caution pour un studio à 80 000 ¥ de loyer

Dire que l'on va « expliquer les frais en détail » n'a de sens que si l'on peut réellement chiffrer le montant. En s'appuyant sur les données réelles de l'enquête sur les tendances du marché du logement de l'exercice Reiwa 7 (2025), calculons concrètement pour un studio (1K) à 80 000 ¥ (≈ 435 EUR) de loyer mensuel.

Selon cette enquête, le loyer mensuel moyen des ménages ayant emménagé dans un logement locatif privé s'élève à 83 381 ¥ en moyenne (≈ 453 EUR), avec une médiane de 74 000 ¥ (≈ 402 EUR), et les charges communes s'élèvent en moyenne à 4 837 ¥ par mois (≈ 26 EUR). 51,9 % des ménages ont versé un dépôt de garantie (敷金, shikikin) — l'équivalent le plus proche d'un dépôt de garantie européen —, dont 64,4 % pour un montant équivalent à exactement un mois de loyer. 43,1 % des ménages ont versé des « clés d'entrée » (礼金, reikin) — une somme non remboursable versée au propriétaire, sans équivalent direct dans la plupart des baux résidentiels européens, où le dépôt de garantie est en principe intégralement restituable —, dont 73,4 % pour un montant équivalent à exactement un mois de loyer. 48,0 % ont payé des frais d'agence, dont 69,7 % pour un montant équivalent à exactement un mois de loyer.

Détail des frais d'entrée

Source : MLIT, « Rapport de l'enquête sur les tendances du marché du logement, exercice Reiwa 7 » (juillet 2026) ; MLIT et Association japonaise de gestion des logements locatifs, « Guide d'accueil des locataires étrangers, à l'attention des propriétaires et des professionnels de l'immobilier »

Pour louer un logement à 80 000 ¥ de loyer, il faut donc réunir, avant l'entrée dans les lieux, environ 4,7 mois de loyer. C'est une charge sensiblement plus lourde que dans de nombreux pays où seul un dépôt de garantie équivalent à un ou deux mois est exigé, et où une pratique comparable aux « clés d'entrée » non remboursables n'existe pas. Présenter ce chiffre en amont, plutôt que de multiplier les explications verbales sur les reikin, réduit nettement les malentendus avec un candidat locataire international. La base de calcul des frais de caution varie par ailleurs selon les sociétés : certaines ne retiennent que le loyer, d'autres incluent les charges communes dans le loyer mensuel de référence.

Frais de caution et plafond de garantie dont bénéficie le propriétaire

Le guide du MLIT présente, avec des montants chiffrés, les offres de deux sociétés de caution réellement en activité. Les frais payés par le locataire et le plafond de garantie perçu par le propriétaire se répondent de la façon suivante :

Le point à retenir ici est que le plafond de garantie varie du simple au double entre 48 mois et 24 mois de loyer, soit un écart de 3 840 000 ¥ contre 1 920 000 ¥ pour notre exemple à 80 000 ¥ de loyer (≈ 20 870 EUR contre ≈ 10 435 EUR). En cas d'impayés prolongés, avec des frais de contentieux et de traitement des biens laissés sur place qui s'ajoutent, cet écart pèse directement sur ce qu'il reste au propriétaire une fois la procédure close. Un tarif de caution plus bas est un argument commercial pour le locataire, mais ce que le propriétaire doit surveiller, ce sont le plafond de garantie et le périmètre couvert. Pour un ordre de grandeur des tarifs pratiqués, voir également notre article sur la structure des frais de caution locative.

Enfin, dans l'enquête sur les tendances du marché du logement de l'exercice Reiwa 7, la deuxième difficulté la plus citée au moment de la signature était « trouver un garant solidaire ». Dans l'enquête de base de l'ISA sur les résidents étrangers, 19,3 % des répondants citent également « le garant nécessaire pour louer un logement » parmi leurs difficultés de vie quotidienne. Le recours à une société de caution est donc à la fois un outil de gestion du risque pour le propriétaire et une réponse à l'une des principales difficultés rencontrées par les locataires eux-mêmes, japonais comme étrangers.

La ligne à ne pas franchir dans l'examen locatif : refuser un dossier au seul motif de la nationalité expose à un risque de discrimination injustifiée

Le « Guide d'accueil des locataires étrangers » rédigé conjointement par le MLIT et l'Association japonaise de gestion des logements locatifs indique explicitement, sous forme de questions-réponses : refuser la location d'un logement au seul motif que le candidat est étranger peut être qualifié de discrimination injustifiée. Des précédents existent où un refus de location fondé uniquement sur la nationalité a donné lieu à une condamnation du bailleur au versement de dommages et intérêts.

Il s'agit à la fois d'une question éthique et d'un enjeu de risque pour l'activité de gestion locative. Le Japon ne dispose pas, à ce jour, d'une loi anti-discrimination dans le logement aussi explicite que l'article 225-1 du Code pénal français, qui érige la discrimination au logement en infraction pénale caractérisée ; l'approche japonaise repose davantage sur des lignes directrices administratives et la jurisprudence civile. Cela ne rend pas le risque moins réel pour autant : maintenir sans réflexion une condition de type « étrangers non acceptés » dans une annonce revient à restreindre soi-même son propre marché de candidats, tout en s'exposant à un risque de contentieux.

La recherche d'un logement, première situation de discrimination vécue par les résidents étrangers au Japon

Selon l'enquête de base de l'ISA sur les résidents étrangers pour l'exercice Reiwa 7 (2025) — 8 874 réponses valides, taux de réponse de 45,5 %, période d'enquête du 17 octobre au 9 novembre 2025 — la situation la plus fréquemment citée comme ayant donné lieu à une discrimination est « la recherche d'un logement », citée par 19,4 % des répondants, en tête de toutes les situations recensées. Parmi les interlocuteurs identifiés comme sources de discrimination, « les professionnels de l'immobilier » arrivent en troisième position avec 23,8 % des citations. Comme l'année précédente, la recherche de logement demeure la situation générant le plus de friction pour les résidents étrangers au Japon.

Ce chiffre peut aussi se lire de façon positive : il indique qu'une marge de différenciation considérable reste ouverte pour les sociétés et les propriétaires capables de traiter ce point avec sérieux. Dans les réponses libres de cette même enquête, plusieurs résidents de longue date rapportent devoir, à chaque renouvellement de bail, produire un garant japonais et vivre la recherche d'un logement comme une source de stress majeure, en dépit de nombreuses années de résidence.

Ce qui peut être pris en compte dans l'examen, et où se situe la limite

Le principe qui structure cette limite est simple à formuler : tout fait objectivement lié à la capacité de paiement et à l'exécution du contrat peut être pris en compte ; l'appartenance elle-même ne le peut pas. « La date d'expiration du statut de résidence tombe dans 3 mois, un bail de 2 ans est donc difficile » est une décision fondée sur un fait ; « refus en raison de la nationalité X » est une exclusion fondée sur une caractéristique. Formaliser cette distinction en interne évite toute hésitation aux équipes de terrain au moment de l'examen d'un dossier.

Avant, pendant et après le bail : quels outils multilingues utiliser à chaque étape

Le « Guide d'accueil des locataires étrangers » du MLIT classe les causes de litiges avec des locataires étrangers en trois catégories : une méconnaissance des règles de vie courante ou du mode d'usage du logement, une compréhension insuffisante du contenu du contrat, et une communication qui n'a pas fonctionné correctement. Parmi les litiges recensés pendant la location figurent le non-respect des règles de tri des déchets, les nuisances sonores avec le voisinage, les impayés de loyer et la cohabitation non déclarée.

Ces trois causes se ramènent toutes, en définitive, à un défaut de transmission de l'information. Si le problème n'est pas la mauvaise foi mais l'absence d'information accessible, alors mettre à disposition les bons outils de communication permet de réduire ces litiges. Ces outils existent déjà, gratuitement, en 14 langues.

Avant la signature : partager par écrit les conditions souhaitées et les documents requis

• Fiche de conditions souhaitées : un formulaire à remplir par le candidat locataire lui-même, indiquant le loyer, la localisation, la surface, le nombre de pièces, sa préférence pour une pièce japonaise traditionnelle (和室, washitsu — une pièce recouverte de tatamis, sans équivalent direct dans l'habitat occidental) ou une pièce de style occidental, le nombre de personnes appelées à cohabiter, sa préférence entre un garant physique et une société de caution, la période d'emménagement souhaitée, et le plafond de budget pour les frais d'entrée. Faire remplir cette fiche avant même la visite du bien réduit les allers-retours dus à des malentendus sur les conditions.
• Liste de vérification des documents d'examen locatif : le formulaire en 14 points présenté au début de cet article. Il suffit de cocher les cases pertinentes et de le remettre au candidat.
• Explication précontractuelle et contrat de bail : les lignes directrices du MLIT contiennent des modèles multilingues du contrat de bail type et du contrat de bail à durée déterminée type (version de mars 2018), ainsi que des modèles de dossier de candidature et de document d'explication précontractuelle. Disposer du modèle dans la langue maternelle du candidat, à côté du document réel, améliore sensiblement la compréhension au moment de l'explication.

Le guide recommande, comme base de la relation avec un locataire étranger, de « parler lentement et distinctement, en japonais simplifié, en évitant autant que possible le vocabulaire technique ». Il évoque aussi la possibilité de demander l'accompagnement d'un ami faisant office d'interprète, ou l'usage d'un traducteur de poche. Un dispositif multilingue parfaitement abouti n'est pas un préalable : il existe des gestes simples, immédiatement applicables.

Pendant la location : afficher les règles sous forme d'illustrations

• Fiche des engagements du locataire : un formulaire multilingue rassemblant les règles de vie courante — tri des déchets, nuisances sonores, interdictions diverses. Il se lit en commun au moment de la signature, et une copie en est remise au locataire.
• Guide de la recherche de logement : un livret expliquant, en japonais simplifié et en plusieurs langues, comment chercher un logement, les règles de vie courante et le vocabulaire immobilier. Il peut être remis à tout nouveau locataire au moment de son emménagement.
• Privilégier l'affichage illustré : le guide recommande d'utiliser des affiches illustrées plutôt que du texte seul, plus difficile à comprendre. Indiquer « ordures combustibles : lundi et jeudi » à l'aide d'un pictogramme et du jour de la semaine transmet la même information, quelle que soit la nationalité du locataire.
• Anticiper les contacts d'urgence : le guide recommande de recueillir en amont les coordonnées de personnes avec lesquelles le candidat locataire entretient un lien régulier — famille restée dans le pays d'origine, ami japonais, employeur, établissement scolaire — comme précaution essentielle.

Au-delà de ces documents, l'Association japonaise de gestion des logements locatifs (fondation d'intérêt public) propose sur sa page de soutien à l'accueil des locataires étrangers une série de vidéos intitulée « Guide de vie pour les résidents étrangers ». Pour les interlocuteurs plus réceptifs à une explication vidéo qu'à un support papier, cette ressource constitue une alternative utile.

Au moment du départ : expliquer les principes de remise en état dès l'entrée dans les lieux

Les litiges liés au départ du locataire se déterminent rarement au moment du départ lui-même : ils se déterminent au moment de la signature du contrat. Le guide insiste sur ce point : « expliquer avec soin, dès la signature du contrat, l'obligation de remise en état (原状回復, genjō kaifuku — l'équivalent le plus proche, en droit japonais, d'un état des lieux de sortie avec répartition des charges de réparation) afin d'obtenir une compréhension réelle du locataire », et recommande, si possible, de réaliser un état des lieux d'entrée conjoint sur place. Les lignes directrices contiennent également une liste multilingue de vérification de l'état du logement à l'entrée et à la sortie.

Dans l'enquête sur les tendances du marché du logement de l'exercice Reiwa 7, la première difficulté citée au moment du départ était « une facturation peu claire des frais de réparation », suivie en seconde position par « le solde entre loyer et dépôt de garantie ». Ce sont des difficultés que rencontrent déjà les locataires japonais eux-mêmes ; il est donc logique de les anticiper avec d'autant plus de soin lorsqu'une barrière linguistique s'ajoute. La répartition des charges de remise en état est détaillée dans notre article sur les principes de la remise en état et la prévention des litiges.

Pourquoi accueillir des locataires étrangers : la vacance locative à l'ère des 4,12 millions de résidents étrangers au Japon

L'intérêt d'organiser sérieusement cette procédure tient à l'échelle du marché lui-même. À la fin de l'année 2025, le nombre de résidents étrangers au Japon s'élevait à 4 125 395 personnes, en hausse de 356 418 personnes (+9,5 %) sur un an — dépassant pour la première fois le seuil des 4 millions. Cette population se répartit entre 3 858 499 résidents de moyen ou long séjour et 266 896 résidents permanents spéciaux (statut historique lié aux ressortissants coréens et taïwanais résidant au Japon depuis l'avant-guerre).

Ampleur et répartition des résidents étrangers au Japon (fin 2025)

Source : ISA, « Nombre de résidents étrangers au Japon à la fin de l'année Reiwa 7 »

Le fait que le statut de résidence le plus représenté soit celui de résident permanent a une incidence directe sur la décision d'accueil. Plus de 940 000 personnes vivent au Japon avec une durée de résidence illimitée, ce qui rend caduc l'argument « je m'inquiète de la durée de résidence » pour cette part importante des candidats. Dans un contexte de déclin démographique japonais, continuer d'exclure de son marché de candidats une population en croissance de 9,5 % par an n'est pas une stratégie rationnelle de lutte contre la vacance locative. Pour un investisseur habitué à un marché locatif occidental structurellement tendu par une offre limitée, cette dynamique démographique japonaise — un bassin de locataires en expansion continue, alors même que la population japonaise globale diminue — constitue un signal à part entière pour la sélection d'un actif locatif. L'approche qui consiste à transformer cet accueil en amélioration du taux d'occupation est détaillée dans notre article sur l'accueil de locataires étrangers comme solution à la vacance locative.

Le filet de sécurité du logement, un appui institutionnel

Les résidents étrangers sont inclus dans la catégorie des personnes nécessitant un accompagnement particulier au titre du système japonais du filet de sécurité du logement. Ce système prévoit un soutien financier à la rénovation de logements dédiés au filet de sécurité, ainsi qu'un allègement de la charge pour les locataires, et la révision entrée en vigueur en octobre 2025 y a ajouté un nouveau système de certification pour les logements avec accompagnement résidentiel. L'inscription et la recherche s'effectuent via le Système d'information sur les logements avec accompagnement résidentiel. La vue d'ensemble de ce système est présentée dans notre article sur l'utilisation du filet de sécurité du logement comme levier contre la vacance.

Chez INA&Associates, nous considérons l'accueil de personnes âgées ou de résidents étrangers, deux catégories relevant des personnes nécessitant un accompagnement particulier au logement, non pas comme une concession, mais comme un élargissement des options de gestion locative. Confier au dispositif institutionnel les risques que ce dispositif est conçu pour absorber, et consacrer le temps du propriétaire à la relation avec ses locataires : c'est, selon nous, la formule qui soutient à la fois le taux d'occupation et la valeur patrimoniale sur le long terme.

En résumé : l'ordre des vérifications avant la signature

Une fois la procédure fixée, un bail avec un locataire étranger ne diffère presque pas d'un bail avec un locataire japonais. Voici l'ordre des étapes.

1. Remettre la fiche de conditions souhaitées : partager par écrit le loyer, la zone géographique, le nombre d'occupants et le plafond de budget, afin de désamorcer en amont tout malentendu sur les conditions.
2. Vérifier la carte de séjour en deux temps : lire au recto le statut de résidence et la date d'expiration, puis confirmer l'authenticité et la validité de la carte via l'application de lecture et la consultation de révocation.
3. Sélectionner les documents pertinents parmi les 14 de la liste de vérification : ne cocher, dans les trois catégories identité / emploi ou scolarité / revenus, que les documents pertinents pour le candidat concerné.
4. Calculer la durée du bail à rebours à partir de la date d'expiration : structuration identique à un dossier japonais pour un résident permanent, alignement sur la plus courte des deux durées (scolarité / statut) pour un étudiant.
5. Choisir une société de caution parmi les 52 proposant un accompagnement linguistique : comparer non pas le tarif de caution, mais le plafond de garantie, le périmètre couvert et l'existence d'un accompagnement multilingue.
6. Chiffrer les frais avec des montants concrets : pour un loyer de 80 000 ¥, expliquer des frais d'entrée d'environ 372 000 à 397 000 ¥ (≈ 2 026 à 2 157 EUR), et présenter dès l'entrée dans les lieux la relation entre dépôt de garantie et remise en état.
7. Relire ensemble la fiche des engagements du locataire : partager en plusieurs langues les règles de tri des déchets et de nuisances sonores, et privilégier un affichage illustré.

Sur ces sept étapes, seules les étapes 2, 4 et une partie de l'étape 5 sont réellement propres à un dossier de locataire étranger. Les autres relèvent de bonnes pratiques qu'il serait, de toute façon, souhaitable d'appliquer à tout dossier locatif, y compris japonais. Structurer l'accueil de locataires étrangers revient, en définitive, à structurer sa gestion locative dans son ensemble.

Pour toute question relative à la mise en place de ce dispositif d'accueil, au choix d'une société de caution, ou à la gestion contractuelle multilingue, n'hésitez pas à contacter INA&Associates株式会社 (INA&Associates K.K.). Nous formulons nos recommandations en fonction de la situation réelle de chaque bien géré, sous une forme directement applicable sur le terrain.

Questions fréquentes (FAQ)

En quoi les documents nécessaires à un bail avec un locataire étranger diffèrent-ils de ceux d'un locataire japonais ?

Sur les 14 documents figurant dans la liste de vérification du MLIT, seuls 4 n'apparaissent jamais dans un dossier de locataire japonais : la carte de séjour, l'attestation d'éligibilité au travail, l'autorisation d'activité hors statut et l'attestation de virement bancaire. Les 10 autres documents (passeport, attestation d'emploi, certificat de scolarité, relevé de source de revenus salariaux, bulletin de salaire, certificat de paiement des impôts, copie de la déclaration fiscale, attestation de rémunération à venir, attestation d'octroi de bourse, justificatif d'épargne) jouent le même rôle que dans un dossier japonais. Le nombre de documents n'augmente donc pas dans des proportions considérables.

Que faire si le locataire n'a pas de garant solidaire résidant au Japon ?

Le recours à une société de caution locative pour loyers impayés résout ce problème en pratique. Le MLIT publie une liste de 52 sociétés enregistrées proposant un accompagnement en langues étrangères (au 31 décembre 2025), soit environ 4 sociétés enregistrées sur 10 parmi les 123 sociétés recensées. Certains produits incluent dans leur périmètre de garantie l'accompagnement multilingue à la signature et pendant la location, ainsi que l'enlèvement, le stockage et le traitement des biens laissés sur place. L'enquête sur les tendances du marché du logement place elle-même la recherche d'un garant parmi les deux principales difficultés rencontrées à la signature d'un bail, y compris pour des locataires japonais. Recourir à une société de caution n'a donc rien d'un traitement spécifique réservé aux étrangers.

Comment structurer le bail lorsque la date d'expiration du statut de résidence tombe avant la fin du contrat ?

La pratique de référence consiste à conserver un bail ordinaire renouvelable, et à demander au locataire de présenter une copie de sa carte de séjour actualisée au moment du renouvellement de son statut. Si le renouvellement est accordé, une nouvelle carte de séjour est délivrée ; il suffit d'inscrire dans le contrat ou dans un avenant une clause prévoyant cette revérification. Un bail à durée déterminée non renouvelable calé sur la date d'expiration est également possible, mais ce type de bail prend fin de façon définitive à l'échéance : même un locataire dont le statut a été renouvelé et qui souhaite rester devra quitter les lieux sauf nouveau contrat. Ce choix peut faire perdre de bons locataires sur le court terme ; nous recommandons donc la prudence.

Peut-on refuser un dossier de location au seul motif que le candidat est étranger ?

Le « Guide d'accueil des locataires étrangers » du MLIT et de l'Association japonaise de gestion des logements locatifs indique explicitement que refuser un dossier au seul motif de la qualité d'étranger peut être qualifié de discrimination injustifiée, avec des précédents où un refus fondé uniquement sur la nationalité a donné lieu au versement de dommages et intérêts. En revanche, des décisions fondées sur des faits objectivement liés à la capacité de paiement et à l'exécution du contrat — date d'expiration du statut, revenus et capacité de paiement, éligibilité à une caution locative — restent admissibles. La règle à retenir est simple : décider sur des faits, jamais sur une appartenance.

Le nouveau format de carte de séjour entré en vigueur en juin 2026 : quelles mentions vérifier désormais ?

Le « statut de résidence » et la « date d'expiration du statut de résidence », nécessaires à la structuration du contrat, continuent tous deux d'être imprimés au recto de la carte, quel que soit le format. Ce qui a disparu du recto, ce sont la « durée du statut » (3 ans, 5 ans, etc.), la « nature de l'autorisation », la « date d'octroi » et la « date de délivrance », désormais enregistrées uniquement sur la puce électronique. Ces éléments ne sont pour l'instant pas non plus affichés par l'application de lecture ; il est donc plus réaliste, à ce stade, d'organiser la durée du bail à partir de la seule date d'expiration plutôt que de chercher la longueur exacte du statut. Les cartes de l'ancien format restent valides jusqu'à leur propre date d'expiration, sans obligation de démarche d'échange.

À lire également

• Accueillir des locataires étrangers pour lutter contre la vacance locative — méthodes concrètes d'amélioration du taux d'occupation
• L'essor rapide des résidents étrangers et son impact sur le marché immobilier urbain — les enjeux de la gestion locative à venir

Sources et références citées

• MLIT, « Liste de vérification des documents d'examen locatif » (annexe des Lignes directrices pour faciliter l'accès des étrangers au logement locatif privé)
• MLIT, « Fiche de conditions souhaitées »
• MLIT, « Fiche des engagements du locataire »
• MLIT, « Guide de la recherche de logement »
• MLIT, « Faciliter l'accès des étrangers au logement locatif privé »
• MLIT et Association japonaise de gestion des logements locatifs, « Guide d'accueil des locataires étrangers, à l'attention des propriétaires et des professionnels de l'immobilier »
• MLIT, « Liste des sociétés de caution locative enregistrées » (au 31 mars 2026, 123 sociétés)
• MLIT, « Liste des sociétés enregistrées proposant un accompagnement en langues étrangères » (au 31 décembre 2025, 52 sociétés)
• MLIT, « Liste des sociétés de caution locative certifiées » (au 31 juillet 2026, 12 sociétés)
• MLIT, « Système des sociétés de caution locative certifiées »
• MLIT, « Rapport de l'enquête sur les tendances du marché du logement, exercice Reiwa 7 » (juillet 2026)
• MLIT, « Système du filet de sécurité du logement »
• MLIT, « Révision de la loi sur le filet de sécurité du logement et lois associées » (entrée en vigueur le 1er octobre 2025)
• MLIT, « Système d'information sur les logements avec accompagnement résidentiel »
• ISA, « Nombre de résidents étrangers au Japon à la fin de l'année Reiwa 7 »
• ISA, « Tableau des statuts de résidence »
• ISA, « Durée cumulée de résidence »
• ISA, « Application de lecture de la carte de séjour / Consultation de révocation — Page d'assistance »
• ISA, « Demande de délivrance de la carte de séjour spécifique »
• ISA, « Questions-réponses sur l'intégration de la carte de séjour et de la carte Mon Numéro »
• ISA, « Enquête de base de l'exercice Reiwa 7 sur les résidents étrangers (principaux résultats) »
• ISA, « Enquête de base sur les résidents étrangers »
• Association japonaise de gestion des logements locatifs (fondation d'intérêt public), « Soutien à l'accueil de locataires étrangers »