Les consignes à colis améliorent la commodité pour les résidents, mais elles présentent également plusieurs problèmes que les responsables de gestion doivent connaître.Comprendre les risques avant l'installation et mettre en place des règles appropriées ainsi qu'un plan d'installation adapté contribue au maintien de la qualité de gestion.
Quels types de problèmes peuvent survenir avec les consignes à colis ?
Nous présentons cinq problèmes majeurs susceptibles de survenir aussi bien dans les immeubles collectifs que dans les maisons individuelles.
Risque de vol et de larcin
Les consignes à colis sont verrouillées par un code d'accès, mais on ne peut pas dire qu'elles soient totalement sûres.Si un avis de passage est déposé dans une boîte aux lettres non verrouillée, un tiers peut obtenir le code d'accès et ouvrir la consigne.Par ailleurs, des cas de vol de la consigne elle-même ou de destruction pour en extraire les colis ont également été signalés. La fixation par ancrage et l'installation de caméras de sécurité constituent des mesures efficaces.
Problèmes liés au code d'accès
Les problèmes liés au code d'accès constituent la catégorie la plus fréquente, qu'il s'agisse d'un résident qui oublie le code, d'une erreur de saisie du livreur ou d'un verrouillage après plusieurs tentatives.En tant que société de gestion, il est important d'indiquer clairement aux résidents la « procédure de déverrouillage forcé et le dispositif de contact ».
Les erreurs de livraison sont difficiles à repérer
Lorsqu'un colis est remis en main propre, l'erreur de livraison peut être constatée au moment de la réception, mais lorsqu'il est déposé dans une consigne à colis, il peut rester longtemps sans être remarqué et la découverte est retardée.Dans les immeubles, plusieurs logements peuvent partager la même consigne, ce qui favorise les erreurs de dépôt dues à une mauvaise saisie du numéro d'appartement. Si la société de gestion procède à un déverrouillage forcé, il est indispensable d'expliquer la situation au résident avant et après l'intervention.
Cas où le colis n'est pas dans la consigne ou est emporté
Lorsqu'il y a un avis de passage mais que le colis n'est pas dans la consigne, cela peut être dû au fait que le livreur ne connaît pas l'emplacement de la consigne ou à des situations oùd'autres résidents l'emportent par erreur.Partager l'emplacement de la consigne avec les livreurs et faire connaître aux résidents les règles d'utilisation permettent de prévenir ce type de problème.
Accidents d'enfermement d'enfants
Le service d'incendie de Tokyo a également signalé des accidents dans lesquels des enfants sont entrés dans de grandes consignes à colis, se sont retrouvés enfermés après le verrouillage et n'ont pas pu en sortir.Le danger est particulièrement élevé lorsque l'installation se trouve dans un endroit peu visible, avec en plus un risque vital lié au coup de chaleur.La sensibilisation des enfants et le réexamen de l'emplacement d'installation relèvent de la responsabilité de gestion.
Pourquoi les consignes à colis restent-elles malgré tout nécessaires ?
Même s'il existe des risques de problèmes, les consignes à colis sont un équipement indispensable dans la gestion locative contemporaine.Le principal avantage, à savoir pouvoir sortir sans se soucier de l'horaire de livraison, est directement lié à la satisfaction des résidents et à la compétitivité du bien.Elles contribuent également à réduire la charge de travail des livreurs en limitant les nouvelles livraisons.
Répondre au besoin de réception sans contact
Le besoin d'éviter les remises en main propre s'est durablement installé dans la société.Avec une consigne à colis, contrairement au dépôt devant la porte, le colis est placé dans une consigne verrouillée, ce qui réduit le risque de vol.
Lignes directrices pour l'installation et l'exploitation des consignes à colis par la société de gestion
Afin de prévenir les problèmes rencontrés par les résidents, veuillez mettre en œuvre les mesures suivantes avant et après l'installation.
- Avant l'installation：vérification des spécifications de sécurité (fixation par ancrage, présence ou non d'une liaison avec les caméras), choix de l'emplacement (un lieu facilement visible pour les livreurs)
- À l'emménagement：remise d'un document présentant les règles d'utilisation (gestion du code d'accès, traitement des erreurs de livraison, contact en cas de verrouillage)
- Gestion quotidienne：vérification de l'état des consignes lors des rondes régulières et nettoyage
- En cas de problème：mise en place de la procédure de déverrouillage forcé et du dispositif d'explication aux résidents
Questions fréquentes (FAQ)
Q. Combien coûte l'installation d'une consigne à colis ?
A. Pour un modèle à serrure électrique, il faut compter environ 100 000 à 200 000 yens par unité. Le coût varie selon le nombre d'unités installées et les fonctionnalités (compatibilité carte IC, liaison avec une caméra, etc.). Nous recommandons d'évaluer le rapport coût-efficacité en tant qu'investissement au service de la satisfaction des résidents.
Q. Que faire si la consigne à colis est pleine ?
A. Le livreur devra remettre le colis en main propre ou annuler la livraison. En tant que société de gestion, il est important de faire connaître aux résidents et aux livreurs les « règles applicables lorsque la consigne est pleine (retour, nouvelle livraison) ».
Q. À quelle fréquence faut-il entretenir les consignes à colis ?
A. La vérification du fonctionnement de la serrure électrique et le nettoyage doivent être effectués une fois par mois, et le remplacement des piles ainsi que l'inspection une fois tous les six mois à un an. Il convient d'intégrer ces opérations au calendrier de gestion afin qu'elles soient réalisées sans omission.
Q. Quelles mesures concrètes permettent de prévenir les accidents d'enfermement d'enfants ?
A. La mesure la plus sûre consiste à choisir une consigne à colis équipée d'un « mécanisme de déverrouillage intérieur » pouvant aussi être actionné depuis l'intérieur. Il est également efficace de choisir un produit dont les dimensions empêchent un enfant d'y entrer (ouverture de 30 cm ou moins en hauteur et en largeur).
