In der japanischen Immobilienbranche galten lange Arbeitszeiten und analoge Arbeitsprozesse als Normalzustand, weshalb die Steigerung der Arbeitsproduktivität zu einer zentralen Herausforderung geworden ist. Inzwischen erreicht jedoch auch diese Branche die Welle des digitalen Wandels, und zugleich wird die Bedeutung einer Unternehmensführung, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, neu bewertet. Dieser Beitrag richtet sich an Leserinnen und Leser mit Erfahrung in der Immobilienbranche und stellt vor, wie INA&Associates (im Folgenden „INA") die Steigerung der Arbeitsproduktivität sowohl über den Einsatz von Technologie als auch über Investitionen in die Belegschaft verfolgt, die im Unternehmen bewusst nicht als bloße Arbeitskraft, sondern als „jinzai" – als kostbares Vermögen – bezeichnet wird.
Vor welchen Herausforderungen bei der Arbeitsproduktivität steht die Immobilienbranche?
Die Immobilienbranche verharrt aufgrund dreier struktureller Probleme – der Gewohnheit langer Arbeitszeiten, analoger Arbeitsprozesse und der Bindung von Fachwissen an einzelne Personen – auch im internationalen Vergleich auf einem niedrigen Produktivitätsniveau.
- Die Gewohnheit langer Arbeitszeiten: Da der Aufgabenbereich breit gefächert ist, muss man sich vielerorts noch auf reine Personalkraft verlassen, wodurch sich die Arbeitszeiten häufig verlängern. Ineffiziente Verfahren wie der Versand von Objektinformationen per Fax oder handschriftliche Tagesberichte bestehen weiterhin fort.
- Analoge Arbeitsprozesse: Papierverträge und ein Geschäftsgebaren, das stark auf persönlichem Kontakt beruht, sind im Vergleich zu anderen Branchen weit verbreitet, sodass die Digitalisierung deutlich hinterherhinkt.
- Die Bindung von Fachwissen an einzelne Personen: Vertriebs- und Verwaltungsmethoden, die auf individueller Erfahrung und Gespür beruhen, halten sich hartnäckig, wodurch Arbeitsabläufe stark an bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gebunden bleiben, statt als Wissen im Unternehmen verankert zu werden.
Setzt man das Produktivitätsniveau der US-amerikanischen Immobilienbranche mit 100 an, so erreicht Japan laut Berichten lediglich einen Wert von 27,1. Für die gesamte Branche ist damit offensichtlich, dass Effizienzsteigerung und eine Reform der Arbeitsweise dringend geboten sind – ein Befund, der Beobachterinnen und Beobachtern aus dem deutschsprachigen Raum, wo Themen wie Digitalisierung und Fachkräftemangel die Immobilienwirtschaft ebenfalls seit Jahren beschäftigen, vertraut vorkommen dürfte.
Wie lässt sich die Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Technologie steigern?
Durch den strategischen Einsatz dreier Technologien – RPA, künstliche Intelligenz (KI) und Cloud-Systeme – lassen sich analoge Ineffizienzen beseitigen und ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können.
- Einführung von RPA (Robotic Process Automation): Standardisierte Bürotätigkeiten und Dateneingaben werden durch den Einsatz von RPA automatisiert. Bei großen Unternehmen der Branche wurde beispielsweise die Erstellung von Werbematerial durch die Kombination von KI und RPA automatisiert, wodurch nach Angaben eines solchen Falls jährlich rund 20.000 Arbeitsstunden eingespart werden konnten.
- Einsatz von KI-Technologie: Die Bearbeitung von Anfragen der Mieterinnen und Mieter sowie die automatische Klassifizierung und Analyse von Objektdaten verringern die Belastung der zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und verbessern zugleich die Servicequalität.
- Einführung von Cloud-Systemen: Durch die Einführung einer Cloud-basierten Kundenverwaltung (CRM) für die Verwaltung von Kunden- und Objektdaten verkürzte sich die benötigte Arbeitszeit auf ein Drittel des bisherigen Werts, während sich zugleich die Zahl der anbietbaren Objekte deutlich erhöhte – ein maßgeblicher Beitrag zur Produktivitätssteigerung.
Warum sind Investitionen in Menschen als „jinzai" und die Weiterbildung der Belegschaft so wichtig?
INA versteht Menschen nicht als bloße Arbeitskraft, sondern als das unersetzliche „jinzai" des Unternehmens – ein japanisches Wortspiel, bei dem das übliche Schriftzeichen für „Personal" (im Sinne von Material oder Ressource) bewusst durch das Schriftzeichen für „Schatz" ersetzt wird, um auszudrücken, dass die Belegschaft als kostbarstes Vermögen und nicht als austauschbare Ressource verstanden wird. INA ist überzeugt, dass Investitionen in das Wachstum der Belegschaft die Grundlage für nachhaltiges Unternehmenswachstum bilden.
Was INA in der Unternehmensführung am stärksten gewichtet, ist das Wachstum von „jinzai" – nicht von „jinzai" im Sinne bloßer Arbeitskraft, sondern im Sinne kostbaren Vermögens. Damit jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter kontinuierlich Fähigkeiten aufbauen kann, werden ein umfassendes internes Schulungssystem sowie praxisnahe Lernmöglichkeiten im Rahmen von On-the-Job-Training angeboten. Zudem wird eine Kultur gefördert, in der im Arbeitsalltag gewonnene Erkenntnisse im Team geteilt werden, um Fachwissen systematisch im Unternehmen zu verankern, statt es an einzelne Personen gebunden zu lassen.
Durch diese kontinuierliche Investition in die Belegschaft entsteht ein positiver Kreislauf: Wachsen und entwickeln sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, steigen Arbeitseffizienz und Servicequalität, was wiederum die Kundenzufriedenheit und die Ertragskraft des Unternehmens erhöht. Über die reine Weiterentwicklung fachlicher Fertigkeiten hinaus legt INA zudem großen Wert auf die gemeinsame Verankerung der Unternehmensphilosophie. Dahinter steht die Überzeugung, dass wahre Wettbewerbsfähigkeit erst durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsteht, die sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren, ihre eigene Rolle verstehen und eigenverantwortlich handeln.
Wie sieht eine Unternehmensführung aus, die nachhaltiges Wachstum und gesellschaftlichen Wert höher gewichtet als kurzfristigen Gewinn?
INA lässt sich nicht von quartalsweisem Umsatz oder kurzfristigem Gewinn leiten, sondern trifft Entscheidungen aus einer langfristigen Perspektive, um eine wirklich robuste Unternehmensstruktur aufzubauen. Gewinn wird dabei als das Ergebnis verstanden, das sich einstellt, wenn man der Gesellschaft kontinuierlich Wert bietet.
Eine weitere tragende Säule der Unternehmensführung von INA ist der Grundsatz, „sich nicht von kurzfristigem Gewinn treiben zu lassen, sondern nachhaltigem Wachstum und der Wertschöpfung für die Gesellschaft Vorrang zu geben". Auch Ausgaben für den Einsatz neuer Technologien oder für die Förderung von „jinzai" werden dabei nicht als kurzfristige Kostensteigerung, sondern als Investition in die Zukunft betrachtet.
Im Bereich der Mietverwaltung setzt INA modernste IT-Lösungen ein, um Zwischenmargen zu reduzieren, und verfolgt ein Geschäftsmodell, das den Nutzen sowohl an die Eigentümerschaft als auch an die Partnerunternehmen zurückgibt. Dadurch steigt die Zufriedenheit sowohl auf der Seite der Leistungserbringung als auch auf der Seite der Nutzung, was letztlich zu einem nachhaltigen Wachstum des Gesamtgeschäfts führt.
Wie entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort mit Sinn und Freude arbeiten können?
Ein Arbeitsumfeld, das auf drei Säulen ruht – Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung, angemessener Handlungsspielraum und eine faire Bewertung –, ist der Schlüssel, um Motivation und Sinnerleben der Belegschaft zu steigern.
INA verfolgt das Ziel, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter vor Ort mit hoher Motivation und Sinnerleben arbeiten kann. Die Belegschaft wird ausdrücklich ermutigt, sich auch an neue Aufgaben und Projekte heranzuwagen, und es wird ein Umfeld mit hoher psychologischer Sicherheit geschaffen, in dem Fehler nicht gefürchtet, sondern als Nährboden für Wachstum verstanden werden.
Auch die Übertragung von Handlungsspielraum spielt eine wichtige Rolle. Die Einschätzung vor Ort wird respektiert, sodass auch jüngeren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtige Projekte anvertraut werden und zahlreiche Gelegenheiten bestehen, eigene Ideen vorzuschlagen und umzusetzen.
Und schließlich ist ein faires Bewertungssystem unverzichtbar. In der Immobilienbranche bestand traditionell das Problem, dass unter einer mehrstufigen Struktur aus Hauptauftragnehmern und Subunternehmern die Menschen vor Ort nur schwer eine angemessene Bewertung oder einen angemessenen Anteil am Ertrag erhielten. INA hat, um diesen Missstand zu korrigieren, sowohl intern als auch extern konsequent auf Transparenz und Fairness geachtet. Ergänzend wurden leistungsbezogene Vergütungs- und Bonussysteme eingeführt, damit die Belegschaft das Gefühl hat, dass sich Einsatz tatsächlich auszahlt.
Welche nachhaltige Zukunft entsteht aus der Verbindung von Mensch und Technologie?
Ein Ansatz, der die Kraft der Technologie und Investitionen in „jinzai" als zwei gleichwertige Antriebsräder nutzt, um sowohl Produktivität als auch Unternehmenswert zu steigern, wird die gesamte Arbeitswelt der Immobilienbranche verändern.
INA verfolgt mit der Kraft der Technologie und Investitionen in „jinzai" als zwei gleichwertige Antriebsräder das Ziel, Produktivitätssteigerung und Unternehmenswertsteigerung zugleich zu erreichen. Indem sich das Unternehmen den tief verwurzelten Problemen der Branche – langen Arbeitszeiten und der Bindung von Wissen an einzelne Personen – direkt stellt und die Innovation der Arbeitsprozesse durch modernste Technologie mit einer Unternehmensphilosophie verbindet, die den Menschen wertschätzt und fördert, versucht INA, nachhaltiges Wachstum zu verwirklichen.
Dieser Ansatz erhöht nicht nur die interne Effizienz, sondern setzt auch einen Impuls für die Arbeitsweise der gesamten Immobilienbranche. Ein Unternehmen zu bleiben, in dem die Belegschaft mit Sinnerleben und Lebendigkeit arbeitet, das Vertrauen von Kundschaft und Partnern genießt und einen Beitrag für die Gesellschaft leistet – dafür wird INA auch künftig den Wandel nicht scheuen und weiter neue Herausforderungen annehmen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Auf welchem Niveau liegt die Arbeitsproduktivität der japanischen Immobilienbranche im internationalen Vergleich?
Setzt man das Produktivitätsniveau der US-amerikanischen Immobilienbranche mit 100 an, so erreicht Japan laut Berichten lediglich einen Wert von 27,1. Als Hauptursachen gelten das Fortbestehen langer Arbeitszeiten und analoger Arbeitsprozesse, weshalb der Einsatz von Technologie und die Reform der Arbeitsabläufe als dringend geboten angesehen werden.
Welche Effizienzsteigerung lässt sich durch die Einführung von RPA erwarten?
Bei großen Unternehmen der Branche wurde die Erstellung von Werbematerial durch die Kombination von KI und RPA automatisiert, wodurch nach Angaben eines solchen Falls jährlich rund 20.000 Arbeitsstunden eingespart werden konnten. Durch die Automatisierung standardisierter Aufgaben wie der Erstellung und Prüfung von Vertragsunterlagen oder der Aktualisierung von Objektinformationen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort mehr Zeit für den Kundenkontakt und für Beratungsleistungen aufwenden.
Welche konkreten Effekte hat die Einführung von Cloud-Systemen?
Nachdem INA für die Verwaltung von Kunden- und Objektdaten eine Cloud-basierte Kundenverwaltung (CRM) eingeführt hat, verkürzte sich die benötigte Arbeitszeit auf ein Drittel des bisherigen Werts, während sich zugleich die Zahl der anbietbaren Objekte deutlich erhöhte. Da jede Person im Unternehmen sofort auf die benötigten Informationen zugreifen kann, verläuft auch die Sammlung und Weitergabe von Fachwissen, das zuvor an einzelne Personen gebunden war, deutlich reibungsloser.
