El sector inmobiliario japonés ha arrastrado tradicionalmente jornadas laborales muy largas y una gran cantidad de procesos manuales y poco digitalizados, lo que ha convertido la mejora de la productividad en uno de sus grandes retos pendientes. Sin embargo, en la actualidad la ola de la transformación digital también está llegando a este sector, al mismo tiempo que se está revisando la importancia de una gestión empresarial que ponga a las personas en el centro. En este artículo, dirigido a lectoras y lectores con experiencia en el sector inmobiliario, presentamos las iniciativas con las que INA busca aumentar la productividad laboral, desde dos ángulos: el uso de la tecnología y la inversión en lo que la empresa llama su "capital humano" (jinzai).
¿A qué retos de productividad laboral se enfrenta el sector inmobiliario?
El sector inmobiliario se mantiene en un nivel de productividad bajo en comparación internacional debido a tres problemas estructurales que se refuerzan mutuamente: la costumbre de las jornadas laborales largas, unos procesos de trabajo poco digitalizados y la acumulación de conocimiento que depende de cada persona en particular.
- La costumbre de las jornadas largas: como el ámbito de trabajo es muy amplio y variado, en muchas ocasiones no queda más remedio que recurrir a un gran número de personas para sacar adelante las tareas, lo que tiende a alargar el horario laboral. Todavía perviven métodos poco eficientes, como el envío de fichas de inmuebles por fax o los partes de trabajo diarios escritos a mano.
- Procesos de trabajo poco digitalizados: otro problema es que, en comparación con otros sectores, sigue habiendo muchas tareas poco digitalizadas, como los contratos en papel o unas costumbres comerciales centradas en el trato presencial.
- Conocimiento que depende de cada persona: persisten con fuerza métodos de venta y de gestión que dependen de la experiencia y de la intuición individual, de modo que el trabajo tiende a quedar ligado a empleados concretos en lugar de a la organización en su conjunto.
Existen informes que sitúan la productividad del sector inmobiliario japonés en apenas 27,1 puntos, si se toma como referencia 100 el nivel de productividad del sector inmobiliario estadounidense. Resulta evidente que, para el conjunto del sector, ganar en eficiencia y reformar la manera de trabajar es una tarea urgente.
¿Cómo se avanza en la eficiencia operativa mediante el uso de la tecnología?
La introducción estratégica de tres tecnologías —la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y los sistemas en la nube— permite eliminar ineficiencias propias de los procesos manuales y crear un entorno en el que el personal pueda dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
- Introducción de la automatización robótica de procesos (RPA): se está avanzando en la automatización de tareas administrativas rutinarias y de introducción de datos mediante RPA. Una de las grandes empresas del sector combinó IA y RPA para automatizar la creación de folletos publicitarios, y según se ha informado, logró un ahorro de unas 20.000 horas de trabajo al año.
- Uso de la inteligencia artificial: la atención a las consultas de los inquilinos y la clasificación y el análisis automáticos de los datos de los inmuebles reducen la carga de trabajo del personal a la vez que mejoran la calidad del servicio.
- Introducción de sistemas en la nube: la implantación de un CRM en la nube para la gestión de clientes y de la información de los inmuebles ha logrado en algunos casos reducir a un tercio el tiempo dedicado a las tareas administrativas, además de aumentar de forma notable el número de inmuebles que se pueden ofrecer a cada cliente, lo que contribuye de forma decisiva a la mejora de la productividad.
¿Por qué es importante invertir en las personas como "jinzai" y apostar por la formación de los empleados?
En INA no consideramos a las personas simple mano de obra, sino un activo insustituible de la empresa: lo que en japonés se denomina "jinzai". Estamos convencidos de que invertir en el crecimiento de nuestro personal es la base de un crecimiento empresarial sostenido.
Conviene aclarar aquí un matiz que solo existe en japonés. La palabra habitual para referirse a los "recursos humanos" se escribe 人材 (jinzai), literalmente "material humano", y trata a las personas como un insumo más de la organización, igual que la maquinaria o el capital. INA, en cambio, utiliza deliberadamente una variante homófona, 人財 (también se lee "jinzai"), en la que el segundo carácter ya no significa "material" sino "tesoro" o "activo" —el mismo carácter que se usa en la palabra japonesa para "activo financiero"—. Con este cambio de un solo carácter, la empresa quiere dejar claro que no ve a sus empleados como un coste o un recurso intercambiable, sino como el activo más valioso y menos sustituible que posee. Es precisamente el crecimiento de este "jinzai" —y no el simple aumento de "recursos humanos"— lo que INA sitúa en el centro de su gestión. Para que cada empleado pueda progresar de forma constante en sus capacidades, la empresa ofrece programas de formación interna completos y oportunidades de aprendizaje práctico a través de la formación en el propio puesto de trabajo (OJT). Además, se fomenta una cultura de equipo en la que los conocimientos adquiridos en el día a día se comparten entre compañeros, con el objetivo de que ese saber quede acumulado en la organización y no dependa de una sola persona.
Esta inversión continuada en el "jinzai" genera un círculo virtuoso: a medida que el personal crece y mejora sus capacidades, aumenta la eficiencia operativa y la calidad del servicio, lo que a su vez eleva la satisfacción de los clientes y la rentabilidad de la empresa. Además, INA no se limita a desarrollar las competencias técnicas de sus empleados, sino que pone también un gran empeño en compartir su filosofía corporativa. Detrás de este enfoque está la convicción de que la verdadera ventaja competitiva reside en un personal capaz de identificarse con los valores de la empresa, comprender su propio papel dentro de ella y actuar de forma proactiva.
¿En qué consiste una gestión que prioriza el crecimiento sostenible y el valor social frente al beneficio a corto plazo?
INA no se deja arrastrar por las ventas o los beneficios de cada trimestre, sino que construye una empresa verdaderamente sólida tomando decisiones con una visión de largo plazo. Entendemos el beneficio como el resultado de haber seguido aportando valor a la sociedad de forma continuada, y no como un fin en sí mismo.
Otro de los pilares de la filosofía de gestión de INA es la idea de "priorizar el crecimiento sostenible y la aportación de valor a la sociedad por encima del beneficio a corto plazo". El gasto en la incorporación de nuevas tecnologías o en la formación del personal no se entiende como un simple aumento de costes a corto plazo, sino como una inversión de cara al futuro.
En el negocio de la gestión de alquileres, por ejemplo, se aprovechan las últimas tecnologías de la información para reducir los márgenes intermedios y devolver ese beneficio tanto a los propietarios como a las empresas colaboradoras. Este modelo de negocio eleva la satisfacción tanto de quienes prestan el servicio como de quienes lo reciben, lo que a la larga se traduce en un crecimiento sostenido de toda la actividad empresarial.
¿Cómo se construye un entorno de trabajo en el que el personal sobre el terreno encuentre sentido a su labor?
Un entorno laboral basado en tres ejes —oportunidades de crecimiento personal, un margen de decisión adecuado y una evaluación justa— es la clave para elevar la motivación y la satisfacción del personal en su trabajo.
El objetivo de INA es crear un lugar de trabajo en el que cada uno de los empleados sobre el terreno sienta una alta motivación y encuentre sentido a lo que hace. Se anima al personal a asumir con decisión nuevas tareas y proyectos, y se cultiva un entorno con un alto grado de seguridad psicológica, en el que el error no se castiga sino que se convierte en una oportunidad de aprendizaje.
Otorgar un margen de decisión adecuado es igualmente importante. Se respeta el criterio de quienes están sobre el terreno, y no es raro que incluso empleados jóvenes reciban la responsabilidad de proyectos importantes o tengan muchas ocasiones de proponer y llevar a la práctica sus propias ideas.
Y no puede faltar un sistema de evaluación justo. El sector inmobiliario ha arrastrado tradicionalmente el problema de que, bajo una estructura de múltiples niveles de contratistas y subcontratistas, el reconocimiento y el beneficio no siempre llegaban de forma justa a quienes trabajaban sobre el terreno. Para corregir esta situación, INA aplica de forma rigurosa criterios de transparencia y equidad tanto dentro como fuera de la empresa. Se han implantado también sistemas de retribución e incentivos ligados a los resultados, con el objetivo de que cada persona sienta que "el esfuerzo realmente se recompensa".
¿Qué futuro sostenible surge de la fusión entre las personas y la tecnología?
Un enfoque que combina, como dos ruedas de un mismo carro, la fuerza de la tecnología y la inversión en el "jinzai" —el capital humano de la empresa— para lograr al mismo tiempo una mayor productividad y un mayor valor empresarial, está transformando la manera de trabajar en todo el sector inmobiliario.
INA persigue, apoyándose por igual en la fuerza de la tecnología y en la inversión en su "jinzai", la mejora simultánea de la productividad y del valor de la empresa. Afrontando de frente problemas tan arraigados en el sector como las jornadas laborales largas o la dependencia excesiva de personas concretas, la empresa busca lograr un crecimiento sostenido combinando la innovación operativa que aporta la tecnología más reciente con una filosofía de gestión que cuida y hace crecer a las personas.
Este enfoque no se limita a mejorar la eficiencia interna, sino que aspira a plantear una alternativa a la forma de trabajar de todo el sector inmobiliario. Que el personal trabaje con energía y con la sensación de que su labor tiene sentido, que clientes y socios depositen su confianza en la empresa, y que esta siga contribuyendo a la sociedad: ese es el objetivo por el que INA seguirá innovando y asumiendo nuevos retos sin miedo al cambio.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿En qué nivel se sitúa internacionalmente la productividad laboral del sector inmobiliario japonés?
Existen informes que sitúan la productividad del sector inmobiliario japonés en apenas 27,1 puntos, tomando como referencia 100 el nivel de Estados Unidos. Las causas principales son la persistencia de las jornadas laborales largas y de procesos poco digitalizados, por lo que se considera urgente introducir tecnología y reformar los procesos de trabajo.
¿Qué grado de mejora en la eficiencia se puede esperar al introducir la automatización robótica de procesos (RPA)?
Una de las grandes empresas del sector combinó IA y RPA para automatizar la creación de folletos publicitarios, logrando un ahorro de unas 20.000 horas de trabajo al año. Al automatizar tareas rutinarias como la elaboración y revisión de documentos contractuales o la actualización de la información de los inmuebles, el personal sobre el terreno puede dedicar más tiempo a la atención al cliente y a la elaboración de propuestas.
¿Qué efectos concretos tiene la introducción de sistemas en la nube?
En INA, la implantación de un CRM en la nube para la gestión de clientes y de la información de los inmuebles ha reducido a un tercio el tiempo dedicado a las tareas administrativas y ha aumentado de forma notable el número de inmuebles que se pueden ofrecer a cada cliente. Cualquier persona de la empresa puede acceder de inmediato a la información que necesita, lo que también facilita mucho la acumulación y la puesta en común de un conocimiento que antes dependía de cada individuo.
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