O setor imobiliário manteve por muito tempo três pilares como padrão de trabalho: negociação presencial, documentos em papel e conhecimento tácito concentrado em cada profissional. Mas a aceleração da transformação digital (DX, do inglês digital transformation) e a diversificação das formas de trabalho estão agora derrubando esse padrão pela base. Em uma pesquisa realizada em 2025 sobre o avanço da DX no setor imobiliário japonês, 98,6% das empresas responderam que a DX deveria ser promovida, o que mostra que o setor como um todo já reconhece com força a necessidade de mudança.
Neste artigo, detalhamos como redesenhar os processos de trabalho para construir um sistema totalmente remoto no setor imobiliário, como usar de forma estratégica a terceirização (BPO) e ferramentas de TI, e como viabilizar a contratação de profissionais de altíssima performance sem limitação geográfica. A INA&Associates Co., Ltd. se define como uma "empresa de investimento em talentos orientada por tecnologia" e colocou a fusão entre tecnologia e talento humano no centro de sua gestão. Com base nesse conhecimento prático, trazemos aqui referências para que proprietários de imóveis no Brasil também possam pensar em ganhos de competitividade a partir da experiência japonesa.
Até onde avançou a transformação digital no setor imobiliário japonês?
O setor como um todo já reconhece a necessidade da DX de forma quase unânime, e 76,2% das empresas que já colocaram a DX em prática sentem efeitos concretos. Por outro lado, a falta de orçamento e a falta de mão de obra qualificada continuam sendo barreiras, e muitas empresas ainda não conseguem sair do discurso para a execução.
Segundo uma pesquisa conduzida em conjunto por sete empresas de tecnologia imobiliária (real estate tech) e veículos de mídia especializados, 68,0% das empresas responderam que "já estão promovendo" ou "pretendem promover" a DX. Entre os principais resultados citados estão o aumento da produtividade dos funcionários, a redução das horas extras e a melhora dos resultados do negócio.
| Item da pesquisa | Valor | Observação |
|---|---|---|
| Responderam que a DX deveria ser promovida | 98,6% | Quase unanimidade em todo o setor |
| Já promovem ou pretendem promover a DX | 68,0% | Tendência de alta em relação a 2024 |
| Taxa de quem sente efeito entre quem já praticou DX | 76,2% | Aumento de produtividade e redução de horas extras como principais efeitos |
| Motivo para não fazer DX (falta de orçamento) | 48,6% | Mais evidente em pequenas e médias empresas |
| Motivo para não fazer DX (falta de mão de obra) | 21,3% | Dificuldade em garantir talentos especializados |
Como mostra essa pesquisa, avançar na DX depende diretamente de conseguir os "talentos certos". E um sistema totalmente remoto se torna justamente um meio de garantir esses talentos, eliminando a limitação geográfica e permitindo contratar profissionais altamente especializados em qualquer parte do país ou do mundo. No mercado brasileiro, essa mesma tensão aparece de forma parecida: incorporadoras e imobiliárias de grandes centros como São Paulo e Rio de Janeiro relatam dificuldade para atrair especialistas em tecnologia e gestão de carteira de imóveis fora dos grandes eixos, e o trabalho remoto vem sendo visto como caminho para resolver esse gargalo, ainda que a adoção de assinatura eletrônica e plataformas de gestão locatícia no Brasil avance em ritmo mais lento que no Japão.
Como redesenhar os processos de trabalho para viabilizar o regime totalmente remoto?
Para operar o negócio imobiliário em regime totalmente remoto, é preciso reconstruir o fluxo de trabalho em torno de quatro pilares: digitalização de documentos e contratos, atendimento ao cliente on-line, comunicação interna baseada em nuvem e sistematização da gestão do negócio.
Com a adoção de serviços de contrato eletrônico, a explicação obrigatória dos termos importantes da transação imobiliária japonesa (conhecida como IT-jūsetsu) já é legalmente reconhecida em formato on-line, tornando possível fechar contratos de compra e venda e de locação sem presença física. No atendimento ao cliente, ganham espaço as visitas a imóveis e as consultorias por chamada de vídeo. Proprietários de alto patrimônio, em particular, costumam ter agendas concorridas, e reuniões on-line sem deslocamento são frequentemente vistas por eles como mais convenientes, não como um substituto de segunda categoria.
| Categoria de trabalho | Método tradicional | Solução de DX e trabalho remoto | Exemplos de ferramentas |
|---|---|---|---|
| Contratos e gestão documental | Documentos em papel e assinatura presencial | Contrato eletrônico e explicação on-line dos termos | CloudSign, DocuSign |
| Atendimento ao cliente | Atendimento presencial na loja ou visita ao local | Chamada de vídeo e chatbot | Zoom, Google Meet |
| Comunicação interna | Reunião presencial e telefone | Chat em nuvem e gestão de tarefas | Slack, Notion, Teams |
| Gestão de imóveis e locatários | Planilha e livro-razão em papel | SaaS de gestão imobiliária | ielove CLOUD, Chintai Kakumei |
| Contabilidade e fluxo de caixa | Trabalho manual e Excel | Contabilidade em nuvem | freee, Money Forward |
No Brasil, boa parte desse caminho já é familiar: a assinatura eletrônica de contratos de locação e compra e venda é aceita por cartórios e tribunais desde que sigam parâmetros como os da ICP-Brasil, e plataformas de gestão de carteira imobiliária cumprem papel equivalente ao das ferramentas japonesas citadas acima. A diferença central está no atendimento ao cliente: enquanto no Japão a consultoria por vídeo já substitui boa parte da visita presencial mesmo para imóveis de alto padrão, no mercado brasileiro a visita física ao imóvel ainda é vista, na maioria dos casos, como etapa indispensável antes do fechamento do negócio.
Como usar a terceirização (BPO) de forma estratégica para concentrar esforços no núcleo do negócio?
Ao transferir de forma ativa para a terceirização (BPO) as tarefas rotineiras que não fazem parte do núcleo do negócio, é possível concentrar os talentos internos em atividades de alto valor agregado, como a construção de relacionamento com o proprietário e a formulação de propostas de gestão patrimonial.
No setor imobiliário, entre as tarefas adequadas para BPO estão o atendimento a dúvidas de locatários, a elaboração e gestão de documentos contratuais, a gestão de cobrança de aluguéis, a contratação e acompanhamento de obras de reforma pós-desocupação e a representação em vistorias de saída. A terceirização transforma em custo variável a folha de pessoal em um negócio com forte sazonalidade, e isso se traduz diretamente em redução de custos fixos.
| Tarefas adequadas para terceirização | Benefício da terceirização | Tarefas que devem permanecer internas |
|---|---|---|
| Atendimento a dúvidas de locatários | Atendimento 24 horas e redução de custo | Construção de relacionamento com o proprietário |
| Elaboração e gestão de documentos contratuais | Redução de erros e mais velocidade de processamento | Formulação de estratégia de gestão patrimonial |
| Gestão de cobrança de aluguel | Automação da cobrança e do lembrete de pagamento | Decisão sobre aquisição ou venda de imóveis |
| Contratação de obras de reforma pós-desocupação | Uso de rede de fornecedores especializados | Aprofundamento das necessidades do cliente |
| Representação em vistorias de saída | Redução do desgaste de deslocamento da equipe | Desenvolvimento de novos negócios e serviços |
Combinando BPO e ferramentas de TI, é possível concluir a maior parte do trabalho imobiliário em ambiente remoto. Uma vez que essa estrutura está montada, os talentos internos conseguem manter alta produtividade independentemente de onde estejam fisicamente. O modelo de terceirização de atendimento e cobrança já é bastante comum no mercado brasileiro, sobretudo entre administradoras que atendem carteiras grandes de imóveis; a diferença é que, no Japão, essa terceirização costuma vir acompanhada de um redesenho mais completo do fluxo de trabalho, e não apenas da transferência pontual de uma tarefa isolada.
Como construir uma cultura organizacional capaz de atrair profissionais de altíssima performance?
Montar apenas a estrutura totalmente remota não é suficiente para atrair e reter profissionais de altíssima performance. É indispensável desenhar uma cultura organizacional e um sistema de avaliação que valorizem autonomia, oportunidades de crescimento, critérios de avaliação claros e identificação com os princípios da empresa.
Em um ambiente totalmente remoto, o contato físico com superiores e colegas diminui, e por isso a importância de a filosofia e a visão da organização funcionarem como bússola do comportamento individual só aumenta. A INA&Associates Co., Ltd. valoriza especialmente, no processo seletivo, além de habilidade e experiência, a identificação com a filosofia e a visão da empresa, a integridade e uma postura proativa.
Ao tornar os resultados do trabalho visíveis em números e construir um mecanismo de avaliação por resultado, e não por local de trabalho, cria-se um ambiente em que profissionais de alta performance conseguem mostrar todo o seu potencial. A criação de comunidades on-line para evitar o isolamento em ambiente remoto e a realização de reuniões individuais periódicas (1-on-1) também são eficazes para manter o senso de unidade da organização. No Brasil, empresas de tecnologia e algumas incorporadoras já adotaram culturas de trabalho remoto ou híbrido apoiadas em avaliação por objetivos e resultados-chave (OKR), mas no setor imobiliário tradicional essa mudança cultural ainda é incipiente, o que sugere espaço de diferenciação competitiva para quem sair na frente.
Que vantagem de contratação o regime totalmente remoto proporciona?
O maior benefício do regime totalmente remoto é a vantagem esmagadora no mercado de contratação, obtida ao zerar a limitação geográfica e permitir a captação de talentos excelentes em qualquer parte do país ou do mundo.
| Formato de contratação | Alcance de talentos contratáveis | Vantagem competitiva |
|---|---|---|
| Somente trabalho presencial no escritório | Limitado a moradores próximos ao escritório | Baixa (muitos concorrentes na mesma região) |
| Trabalho híbrido | Ampliação do raio de deslocamento possível | Média (alguma flexibilidade) |
| Totalmente remoto | Todo o país e o mundo | Alta (zero limitação geográfica) |
Isso abre caminho, em especial, para talentos excelentes que têm dificuldade de mudar de cidade por causa de filhos ou de cuidado de familiares, para profissionais que moram no interior e buscam oportunidade de crescimento de carreira, e para especialistas que querem atuar no setor imobiliário como atividade complementar ou paralela — camadas de talento que, no modelo tradicional de contratação, simplesmente não eram alcançadas. Em um país do tamanho do Brasil, com forte concentração de sedes corporativas em poucas capitais, essa lógica tende a valer com ainda mais força: abrir vagas totalmente remotas amplia de forma expressiva o acesso a corretores, analistas e gestores de carteira qualificados que hoje vivem fora dos grandes centros.
Por que a filosofia de gestão baseada em investimento em talentos traz retorno de longo prazo?
A implantação do regime totalmente remoto e o investimento em DX representam custo no curto prazo, mas o investimento em pessoas e em tecnologia sempre traz retorno no longo prazo. Ao remover a limitação geográfica, aumenta a diversidade intelectual da organização, o que amplia a possibilidade de criação de serviços inovadores.
Em um momento em que o conceito de gestão de capital humano ganha atenção, o valor de uma empresa passa a ser avaliado não só pelo capital financeiro, mas também pela qualidade, pela diversidade e pelo engajamento de seus talentos. A forma autônoma de trabalhar em ambiente remoto estimula o autodesenvolvimento dos profissionais e melhora a capacidade de resolução de problemas e de adaptação da empresa como um todo. Esse é um ponto de atenção também para investidores e gestores de fundos imobiliários no Brasil, onde a discussão sobre governança e capital humano nas empresas do setor ainda está menos amadurecida do que a discussão sobre governança financeira e transparência de resultados.
Conclusão: como o futuro do setor imobiliário depende da fusão entre "talento e tecnologia"?
A promoção da DX no setor imobiliário japonês já é consenso em todo o setor, e a realização do regime totalmente remoto como forma de trabalho se tornou uma opção realista ao combinar o uso de ferramentas de TI com a terceirização de tarefas. O regime totalmente remoto traz vantagem esmagadora no mercado de contratação e viabiliza a captação de talentos excelentes além de qualquer limitação geográfica.
A INA&Associates Co., Ltd., como "empresa de investimento em talentos orientada por tecnologia", coloca a fusão entre tecnologia e pessoas no centro de sua gestão. Não temer a mudança e incorporar de forma ativa novos padrões é a condição para sobreviver no setor imobiliário daqui para frente — no Japão como no Brasil.
Se você tem interesse em rever a promoção da DX ou a estratégia de talentos na sua empresa, comece fazendo um levantamento do próprio fluxo de trabalho e identificando quais tarefas podem ser terceirizadas ou transformadas por ferramentas de TI.
Perguntas frequentes (FAQ)
P1: O regime totalmente remoto é realmente viável no setor imobiliário?
Com o reconhecimento legal da explicação on-line dos termos importantes (IT-jūsetsu) e a difusão do contrato eletrônico, isso já é viável técnica e legalmente no Japão. Combinando o redesenho do fluxo de trabalho com o uso estratégico de BPO, é possível concluir a maior parte do trabalho em ambiente remoto. No Brasil, a base legal para assinatura eletrônica já existe, mas a etapa de visita presencial ao imóvel ainda costuma ser mantida por hábito de mercado, não por exigência legal.
P2: Empresas pequenas e médias com orçamento limitado para DX devem começar por onde?
Recomenda-se começar de forma gradual pelas ferramentas de custo de implantação relativamente baixo e efeito rápido, como serviços de contrato eletrônico e contabilidade em nuvem. Usar o BPO para transformar custo fixo em custo variável também ajuda a aumentar a eficiência do investimento.
P3: Como fazer a gestão de equipe e a comunicação em ambiente totalmente remoto?
Constrói-se um mecanismo de avaliação por resultado, não por local de trabalho, e compartilham-se informações e tarefas por ferramentas em nuvem como Slack e Notion. Reuniões individuais periódicas (1-on-1) e o uso de ferramentas de escritório virtual também ajudam a manter o senso de unidade da organização.
P4: Qual critério deve ser mais valorizado na contratação de profissionais de altíssima performance?
Além de habilidade e experiência, é importante valorizar a identificação com a filosofia e a visão da empresa, a integridade e a capacidade de agir de forma autônoma. Em ambiente remoto, a autogestão e a proatividade são especialmente exigidas.
P5: Existe algum cuidado a tomar ao adotar BPO?
O mais importante é deixar clara a fronteira entre o núcleo do negócio e as tarefas periféricas. Mantendo internamente atividades de alto valor agregado, como a construção de relacionamento com o proprietário e a formulação de estratégia de gestão patrimonial, e terceirizando as tarefas rotineiras, obtém-se o efeito máximo.
