Im Bereich der Mietverwaltung bestehen seit Langem Probleme wie „mangelnde Verständlichkeit", „hohe Kosten" und „Unzufriedenheit mit den angebotenen Leistungen". Als INA im Juli 2021 offiziell in das Geschäftsfeld der Mietverwaltung eingestiegen ist, geschah dies mit dem Ziel, genau diese Irrationalitäten der Branche aufzulösen und sowohl Eigentümerinnen und Eigentümern als auch Mieterinnen und Mietern einen echten Mehrwert zu bieten. In diesem Beitrag erläutern wir, warum wir uns dieser Herausforderung stellen, welche Überzeugungen dahinterstehen und wie unser innovatives Geschäftsmodell im Detail funktioniert – eingeordnet auch in den Kontext der Wohnungsverwaltung, wie sie im deutschsprachigen Raum üblich ist.
Was ist die Informationsasymmetrie, mit der Immobilieneigentümer konfrontiert sind?
Die größte Herausforderung in der Mietverwaltung ist die „Informationsasymmetrie". Viele Eigentümerinnen und Eigentümer leiden unter intransparenten Verwaltungskosten und langsamen Reaktionszeiten.
Seit wir im Jahr 2020 einen Vermittlungsservice für den Kauf und Verkauf von Renditeimmobilien für vermögende Privatkundinnen und -kunden gestartet haben, hatten wir – vermittelt über Banken – Gelegenheit, mit mehreren Hundert Immobilieneigentümerinnen und -eigentümern zu sprechen. Dabei traten immer wieder dieselben Anliegen zutage:
- Die Verwaltungskosten sind zu hoch (3 bis 5 Prozent der Monatsmiete)
- Zwischen Mieteingang und Überweisung durch die Verwaltungsgesellschaft vergeht spürbar Zeit
- Leerstände lassen sich kaum verringern
- Kosten für Instandsetzung und Gebäudeinstandhaltung sind hoch
- Die Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit der Ansprechpersonen lässt zu wünschen übrig
Mietverwaltung sollte eigentlich ein Service sein, der das wertvolle Vermögen der Eigentümerinnen und Eigentümer optimal zur Geltung bringt. In der Praxis leiden jedoch viele unter intransparenten Verwaltungsmethoden und überhöhten Kosten. Dieses Problem zu lösen, war das erste und zentrale Motiv für unseren Einstieg in die Mietverwaltung. Ähnliche Klagen – etwa über intransparente Nebenkostenabrechnungen oder schwer nachvollziehbare Instandhaltungsrücklagen – sind auch Eigentümerinnen und Eigentümern in Deutschland und Österreich vertraut, wo die Debatte um mehr Transparenz in der WEG-Verwaltung ebenfalls seit Jahren geführt wird.
Wie wird durch Technologie Transparenz geschaffen?
INA treibt die Verschmelzung von „Immobilien und IT" voran und verfügt über eine eigene Technologieabteilung im Haus, wodurch die Verwaltungsarbeit, die traditionell wie eine Black Box wirkt, transparent gemacht wird.
Während sich viele klassische Immobilienverwaltungsgesellschaften auf Systeme externer Anbieter verlassen, entwickeln wir eigene Cloud-Systeme und betreiben zugleich extern eingebundene Systeme im Verbund. Dadurch lässt sich der Service flexibel auf unsere eigenen Anforderungen zuschneiden.
Diese Stärke nutzen wir, um den Bearbeitungsverlauf unseres Callcenters sowie den Fortschritt von Reparaturarbeiten in Echtzeit für Eigentümerinnen und Eigentümer einsehbar zu machen, und wir haben zudem die Berechnungsgrundlage für Vermittlungsgebühren bei Auftragsvergaben offengelegt. Indem wir Bereiche, die zuvor tendenziell als Black Box galten, so weit wie möglich öffnen, schaffen wir ein Umfeld, in dem sich Eigentümerinnen und Eigentümer sicher fühlen können. Dieser Ansatz erinnert an das Prinzip der digitalen WEG-Verwaltung, das in Deutschland etwa durch cloudbasierte Hausverwaltungsportale zunehmend Verbreitung findet, bei denen Eigentümerinnen und Eigentümer Abrechnungen und Beschlüsse jederzeit online einsehen können.
Wie wirkt sich das Leitbild als „Unternehmen für Investitionen in Menschen" auf die Mietverwaltung aus?
INA versteht sich nicht als „Immobilienunternehmen", sondern als „Unternehmen für Investitionen in Menschen". Immobilienverwaltung ist eine Dienstleistung, die von Menschen erbracht wird – ohne qualifizierte Mitarbeitende lässt sich kein hochwertiger Service anbieten.
Wir verwenden bewusst den Begriff „Jinzai" im Sinne von „Menschen als Vermögenswert" statt des gebräuchlicheren Begriffs für bloßes Personal. Damit bringen wir zum Ausdruck, dass wir Menschen nicht als reine Arbeitskraft, sondern als unersetzliches Vermögen des Unternehmens betrachten – eine Sichtweise, die sich im Deutschen am ehesten mit dem Begriff des Humankapitals vergleichen lässt.
Dieses Leitbild ist unmittelbar mit unserem Mietverwaltungsgeschäft verknüpft. Genau deshalb stellen wir die Entwicklung von Talenten und die Schaffung von Entfaltungsmöglichkeiten in den Mittelpunkt unserer Unternehmensführung.
Welchen neuen Wert schafft die Einbindung von Talenten aus ländlichen Regionen?
Indem wir die Kompetenzen und das Wissen hochqualifizierter Talente aus ländlichen Regionen Japans für die Mietverwaltung nutzbar machen, lösen wir gleichzeitig den Fachkräftemangel und fördern die Regionalentwicklung.
Im heutigen Japan gibt es infolge des demografischen Wandels und der starken Konzentration auf den Großraum Tokio zahlreiche Fälle, in denen hochqualifizierte Talente in ländlichen Regionen aufgrund familiärer Verpflichtungen, gesundheitlicher Einschränkungen oder der Kinderbetreuung ihr Potenzial nicht voll entfalten können. Durch den Ausbau der Internetinfrastruktur und die Weiterentwicklung der Cloud-Technologie ist Remote-Arbeit inzwischen zu einer realistischen Option geworden. Vor diesem Hintergrund haben wir ein „Geschäftsmodell für Mietverwaltung unter Einbindung regionaler Talente" entwickelt. In Deutschland ist eine ganz ähnliche strukturelle Herausforderung unter dem Stichwort „Landflucht" und dem damit verbundenen Fachkräftemangel im ländlichen Raum bekannt, wobei Homeoffice- und Remote-Modelle auch hier zunehmend als Lösungsansatz diskutiert werden.
In diesem Modell schaffen wir ein Umfeld, in dem Talente unabhängig von regionalen oder persönlichen Umständen aktiv werden können, und bieten den Eigentümerinnen und Eigentümern zugleich eine qualitativ hochwertige und nachhaltige Verwaltungsdienstleistung. Da Telearbeit bei uns der Standard ist, bleibt der Geschäftsbetrieb auch bei Naturkatastrophen oder Pandemien weitgehend stabil – ein Aspekt, der in Deutschland unter dem Begriff des Business Continuity Managements (BCM) diskutiert wird.
Welchen konkreten Mehrwert bieten wir Eigentümerinnen und Eigentümern?
Die durch den Einsatz von Remote-Arbeit erzielten Einsparungen bei den Fixkosten geben wir direkt an die Verwaltungsgebühren weiter und erreichen damit Gebühren ab 1.100 Yen pro Wohneinheit und Monat – ein Preisniveau, das branchenweit zu den günstigsten zählt.
Durch die Digitalisierung von Zahlungsverwaltung und Dokumentenerstellung sowie den Einsatz von KI und Big Data halten wir ein Serviceniveau, das dem großer Verwaltungsgesellschaften entspricht. Über ein präzises Mietbewertungssystem ermitteln wir marktgerechte Mieten, um hohe Vermietungsquoten zu erzielen und Leerstandszeiten zu verkürzen – mit dem Ziel, die Erträge der Eigentümerinnen und Eigentümer zu maximieren.
Worin unterscheidet sich die Mietverwaltung von INA vom klassischen Modell?
Um die Informationsasymmetrie grundlegend zu beseitigen, haben wir ein Verwaltungssystem aufgebaut, das konsequent auf Transparenz und Effizienz ausgerichtet ist.
Die Besonderheiten unseres Mietverwaltungsservices lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Miet- und Verwaltungsvollmachtsverträge sowie sämtliche weiteren vertragsbezogenen Dokumente werden vollständig elektronisch abgewickelt
- Die Miete wird direkt von der mietenden Partei oder der Bürgschaftsgesellschaft auf das Konto der Immobilieneigentümerin bzw. des Immobilieneigentümers überwiesen
- Für Mieterinnen und Mieter steht ein eigenes, rund um die Uhr erreichbares Callcenter zur Verfügung
- Es gibt keine Vorgabe unsererseits, welches Unternehmen für Instandsetzung oder Gebäudeinstandhaltung beauftragt werden muss
- Reinigungsfotos, Prüfberichte und ähnliche Dokumente werden über unser eigenes System direkt an die von der Eigentümerin bzw. dem Eigentümer angegebene E-Mail-Adresse versendet
Mit diesen Maßnahmen lösen wir die „Informationsasymmetrie", die in der klassischen Mietverwaltung bestand, und bieten Eigentümerinnen und Eigentümern einen transparenten und effizienten Service. Damit setzen wir Standards um, die in Deutschland teilweise bereits über gesetzliche Vorgaben zur Abrechnungstransparenz und über digitale Verwalterportale angestrebt werden, in der Praxis jedoch noch nicht flächendeckend erreicht sind.
Welche Zukunftsvision verfolgt das Mietverwaltungsgeschäft von INA?
Getragen von der Mission, „eine Gesellschaft zu verwirklichen, in der jeder Mensch fair bewertet wird und Anerkennung erfährt", arbeiten wir daran, regionale Ungleichheiten und Chancenunterschiede zu verringern.
Durch unser Remote-Arbeitsmodell können Mitarbeitende aus ländlichen Regionen die Verwaltung von Immobilien in Ballungsräumen übernehmen, wodurch neue Arbeitsplätze in ländlichen Regionen entstehen und diese wirtschaftlich belebt werden.
Wir werden den Einsatz von IT-Technologie und Datenanalyse weiter ausbauen, um Eigentümerinnen und Eigentümern zusätzlichen Mehrwert zu bieten, und streben eine Gesellschaft an, in der Talente in ganz Japan ihre Fähigkeiten uneingeschränkt entfalten können.
Seit unserem Einstieg in die Mietverwaltung haben wir von vielen Eigentümerinnen und Eigentümern hohe Anerkennung erhalten. Doch unsere Reise steht erst am Anfang. Getragen von der Überzeugung, dass „Menschen die Zukunft gestalten", möchten wir weiterhin innovative Dienstleistungen anbieten und den Wandel der Mietverwaltungsbranche vorantreiben.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F: Wie schafft es INA, Gebühren ab 1.100 Yen anzubieten?
Durch die Nutzung von Remote-Arbeit entfällt die Notwendigkeit großer Büroflächen in Ballungsräumen, wodurch sich Fixkosten und Personalkosten senken lassen. Diese Kosteneinsparungen geben wir direkt an die Verwaltungsgebühren weiter und erreichen so ein Preisniveau, das branchenweit zu den günstigsten zählt.
F: Lässt sich bei der Fernverwaltung die Qualität aufrechterhalten?
Durch den Einsatz eines eigenen Cloud-Systems, von KI und Big Data sowie eines rund um die Uhr erreichbaren Callcenters halten wir ein Serviceniveau, das dem großer Verwaltungsgesellschaften entspricht. Zudem sorgen wir durch die Echtzeitveröffentlichung von Bearbeitungsverläufen und Reparaturfortschritten für zusätzliche Transparenz.
F: Worin besteht der größte Unterschied zwischen der Mietverwaltung von INA und klassischen Verwaltungsgesellschaften?
Der größte Unterschied liegt in der „Beseitigung der Informationsasymmetrie". Durch direkte Mietüberweisung, elektronische Verträge, den Verzicht auf verpflichtende Vertragspartner für Bauleistungen und ein System der Echtzeitberichterstattung schaffen wir Strukturen, mit denen Eigentümerinnen und Eigentümer den gesamten Verwaltungsprozess transparent nachvollziehen können.
F: Was versteht man unter dem Mietverwaltungsmodell mit regionalen Talenten?
Es handelt sich um ein Modell, bei dem hochqualifizierte Talente aus ländlichen Regionen die Verwaltung von Immobilien in Ballungsräumen per Remote-Arbeit übernehmen. Es löst gleichzeitig den Fachkräftemangel und fördert die Regionalentwicklung, während die Standardisierung von Telearbeit zugleich als Vorsorgemaßnahme im Rahmen des Business Continuity Managements im Katastrophenfall dient.
